QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG 3 BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1. Mô hình và nguyên tắc hình thành ban QLDA
2.1.1. Mô hình hình thành cơ cấu tổ chức ban QLDA
Mối quan hệ và liên hệ của các thành viên trong ban QLDA thể hiện cơ cấu tổ chức của ban. Có 2 mô hình cơ bản hình thành ban quản lý QLDA là:
a. Những thành viờn chủ yếu của dự ỏn - chủ ủầu tư, nhà thầu (ngoài ra, cú thể cú cỏc thành viên khác) thành lập các ban quản lý riêng của mình, có người chỉ huy riêng, chịu trách nhiệm về dự án. (Trưởng ban quản lý từ phía nhà thầu, trong thực tế QLDA ở Việt nam, thông thường ủược gọi là giỏm ủốc ủiều hành dự ỏn). Trưởng những ban quản lý nhỏ này lại chịu sự ủiều hành bởi một chủ nhiệm (Project Manager) duy nhất của dự ỏn. Tuỳ thuộc hỡnh thức tổ chức thực hiện dự ỏn mà trưởng ban quản lý từ nhà thầu hay trưởng ban quản lý từ chủ ủầu tư sẽ là chủ nhiệm cả dự ỏn. Chủ nhiệm dự ỏn ủiều hành hoạt ủộng của tất cả cỏc thành viờn của các ban quản lý, và như vậy tạo nên một ban quản lý duy nhất từ các ban quản lý nhỏ, gọi là
"ban QLDA".
b. Hỡnh thành một ban QLDA duy nhất chịu sự ủiều hành của chủ nhiệm dự ỏn. Trong thành phần của ban quản lý cú ủại diện của tất cả cỏc thành viờn tham gia dự ỏn. Cỏc ủại diện của cỏc thành viờn dự ỏn thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ của mỡnh theo như trỏch nhiệm ủó ủược phõn cụng.
2.1.2. Nguyên tắc hình thành ban QLDA
Khi thành lập ban QLDA cần chú ý các yếu tố sau:
a. ðặc thự của dự ỏn: Ban QLDA lập ra ủể thực hiện dự ỏn, vỡ vậy ủặc thự của dự ỏn là một trong những yếu tố chớnh phải tớnh ủến khi thành lập ban. ðặc thự của dự ỏn xỏc ủịnh cơ cấu chính thức của ban QLDA; cơ cấu vai trò của các thành viên; danh mục các hiểu biết, kỹ năng và tay nghề mỗi thành viờn phải cú. ðặc thự của dự ỏn cũn là cỏc thời hạn, giai ủoạn và các loại công việc của dự án.
b. Môi trường tổ chức - văn hoá của dự án: Môi trường tổ chức - văn hoá của dự án phân ra thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
Mụi trường bờn ngoài của dự ỏn bao gồm cỏc vấn ủề về kinh tế, xó hội, phỏp lý, kỹ thuật, công nghệ...
Mụi trường bờn trong hay văn hoỏ tổ chức của ban QLDA bao gồm cỏc vấn ủề:
(i) các tiêu chuẩn chung của ban;
(ii) phương pháp phân chia quyền lực, phân chia vai trò;
(iii) sự đồn kết và liên kết của các thành viên trong ban; và
(iv) phương phỏp ủặc thự của ban ủể tổ chức và thực hiện cỏc quỏ trỡnh, cỏc hoạt ủộng chung như truyền thụng, giải quyết xung ủột, ra quyết ủịnh, quan hệ ngoại giao...
c. ðặc ủiểm phong cỏch cỏ nhõn của người lónh ủạo ban: ðặc ủiểm phong cỏch cỏ nhõn của người lónh ủạo ban QLDA ảnh hưởng ủến cả hệ thống mối quan hệ giữa người chỉ huy và các thuộc cấp.
Lý thuyết lónh ủạo hiện ủại cho rằng phương thức lónh ủạo tốt nhất là nõng cao khả năng tự lónh ủạo của cỏc thuộc cấp. Người lónh ủạo giỏi là người biết giao cho thuộc cấp những công việc mà chính bản thân họ (thuộc cấp) cũng muốn làm, hướng cho họ như chính họ muốn thế.
Tổ chức quản lý ban QLDA liờn quan ủến cỏc vấn ủề về hỡnh thành cơ cấu tổ chức hợp lý, ủảm bảo cho ban nguồn nhõn lực cú trỡnh ủộ chuyờn mụn cao, ủạt ủược mối quan hệ tối ưu giữa kiểm tra từ bờn ngoài và tớnh ủộc lập của ban. Người lónh ủạo ban QLDA phải mềm dẻo, tự tin vào bản thân và các thành viên của ban. Sự ảnh hưởng trong ban không dựa trên quyền lực hay vị trớ ủược giao mà phải dựa trờn uy tớn và trỡnh ủộ chuyờn mụn.
2.1.3. Quan hệ giữa các thành viên trong ban QLDA
ðể ban QLDA làm việc tốt cần phải tạo nên cho tất cả thành viên của nó một niềm tin vào "sứ mạng" của ban là ủược thành lập nờn ủể hoàn thành dự ỏn một cỏch hiệu quả.
Các thành viên của ban QLDA cần có tổ hợp các kỹ năng bổ khuyết cho nhau. Các kỹ năng ủú cú thể chia thành 3 nhúm:
(i) chuyên môn nghiệp vụ (kỹ thuật và/hoặc chức năng);
(ii) kỹ năng giải quyết vấn ủề và ra quyết ủịnh; và
(iii) kỹ năng giao tiếp, hành xử: biết chấp nhận rủi ro; biết phê phán một cách xây dựng; biết "nghe" một cách tích cực...
Ban QLDA có các dấu hiệu cơ bản sau:
- có tổ chức nội bộ, bao gồm các bộ phận về quản lý, kiểm tra, có quy chế nội bộ;
- cú cỏc giỏ trị chung: tớnh cộng ủồng trong ban, dư luận xó hội trong ban;
- cú nguyờn tắc riờng, ủộc lập, khỏc với cỏc nhúm người khỏc;
- cú ỏp lực nhúm, nghĩa là sự ảnh hưởng của cụng việc chung, mục tiờu chung ủến cách hành xử của các thành viên;
- có sự hướng tới tính bền vững trong mối quan hệ giữa người với người trong ban trong quá trình giải quyết các công việc chung;
ðầu vào Quá trình ðầu ra
- ủặc ủiểm của dự ỏn - môi trường dự án - các nguồn lực của dự án
- rủi ro của dự án
Các cơ cấu:
- phân chia công việc - phân chia quyền lực và trách nhiệm
- phõn chia quỏ trỡnh hoạt ủộng
Các yêu cầu:
- về chất lượng chuyên môn và cá nhân của ban - về quỏ trỡnh hoạt ủộng - về văn phòng dự án - về truyền thông của dự án
- tập hợp các nhà QLDA chính
- bắt ủầu cụng việc - hình thành cơ cấu tổ chức ban
- thành lập văn phòng dự án - lựa chọn và bổ nhiệm chủ nhiệm dự án và các nhà QLDA chính - phân chia quyền lực và trách nhiệm
Các ứng cử viên tiềm năng cho thành viên ban QLDA
- tổ chức hoạt ủộng chung - tổ chức trao ủổi thụng tin - tổ chức công việc quản lý nhân lực
- hình thành cơ cấu cán bộ - hình thành văn hoá trong tổ chức, cơng việc và đồn thể
- quỏ trỡnh ra quyết ủịnh - phát triển về mặt tổ chức, chuyên môn và công việc của ban QLDA.
Khởi công dự án
- quá trình thực hiện dự án
- các yếu tố gây bất ổn
Ban QLDA có khả năng hoàn thành công việc
Hoàn thành dự án
Hình 3.2. Mô hình quá trình hình thành ban QLDA
- cú thể hỡnh thành một số thụng lệ và truyền thống nhất ủịnh.