VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 7 QUẢN LÝ GIÁ THÀNH DỰ ÁN
3. NGÂN SÁCH DỰ ÁN
3.2. Dự toán ngân sách dự án
3.2.1. Khái niệm dự toán ngân sách dự án
Ngân sách bao gồm cả phần thu và phần chi. Vì vậy, dự toán ngân sách là dự toán cả phần thu và phần chi. Nhưng do ngân sách chỉ ra các hạn chế nguồn lực của dự án nên phần chi ủược chỳ ý hơn. Sau ủõy chỳng ta nghiờn cứu dự toỏn ngõn sỏch trong phạm vi phần chi của nú. Thụng thường nú ủược gọi dưới tờn ủơn giản là dự toỏn.
Dự toỏn ngõn sỏch là kế hoạch phõn phối nguồn quỹ cho cỏc hoạt ủộng dự ỏn nhằm ủảm bảo thực hiện tốt cỏc mục tiờu chi phớ và tiến ủộ dự ỏn.
Dự toỏn ngõn sỏch là việc xỏc ủịnh cỏc chỉ tiờu giỏ trị của cỏc cụng việc ủược thực hiện trong phạm vi dự ỏn, là quỏ trỡnh hỡnh thành việc phõn chia kinh phớ theo cỏc hoạt ủộng, cỏc khoản mục chi phí, theo thời gian thực hiện... và theo các dạng cơ cấu khác.
Thụng thường cơ cấu ngõn sỏch dự ỏn ủược xỏc ủịnh bởi hệ thống tài khoản kế toỏn của dự ỏn cụ thể ủú.
3.2.2. Các phương pháp dự toán ngân sách dự án
Lập ngõn sỏch là quỏ trỡnh chuyển hoỏ mục tiờu của tổ chức thành kế hoạch, trong ủú chỉ rừ cỏc nguồn lực, trỡnh tự và kế hoạch cụ thể ủể thực hiện mục tiờu ủề ra. Quỏ trỡnh lập ngõn sách cần tuân thủ theo hệ thống phân cấp quản lý trong tổ chức. Thông tin và mục tiêu của các bộ phận chức năng cần ủược phối hợp với nguồn thụng tin và mục tiờu của nhà quản lý ủể lập ngân sách dự án. Ngân sách gắn liền với những mục tiêu về kết quả cũng như phản ánh những nguồn lực sẵn cú và cỏc giới hạn. ðồng thời ngõn sỏch cũng phải ủược cụ thể hoỏ bằng những chỉ tiờu ủịnh lượng nhằm mục ủớch dễ dàng so sỏnh với kỳ gốc hoặc cỏc tài liệu liờn quan.
a. Phương pháp dự toán ngân sách từ trên xuống
Trờn cơ sở chiến lược dài hạn, ủồng thời dựa vào kinh nghiệm, yờu cầu, nhiệm vụ và nguồn số liệu quỏ khứ liờn quan ủến cỏc dự ỏn tương tự, cỏc nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch ủịnh việc sử dụng ngõn sỏch chung của tổ chức. Họ ước tớnh toàn bộ chi phớ cũng như chi phớ cho cỏc nhúm cụng việc lớn của từng dự ỏn. Sau ủú cỏc số liệu này ủược chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp dưới lại tiếp tục tính toán chi phí cho từng hoạt ủộng cụ thể liờn quan. Quỏ trỡnh tớnh toỏn cứ thế tiếp diễn cho ủến cấp quản lý thấp nhất. Quỏ trỡnh dự toỏn ngõn sỏch từ trờn xuống ủược thể hiện trong bảng 7.6.
Bảng 7.6. Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống Thứ tự Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách
1 Quản lý cấp cao Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và các hạn chế về nguồn lực
2 Quản lý chức năng Lập ngân sách trung hạn cho bộ phận chức năng phụ trách 3 Quản lý dự án Lập ngân sách cho toàn dự án và từng công việc cụ thể
Ưu ủiểm của phương phỏp lập ngõn sỏch từ trờn xuống:
- Tổng ngõn sỏch ủược dự toỏn phự hợp với tỡnh hỡnh chung của tổ chức và với yờu cầu của dự ỏn. Ngõn sỏch của dự ỏn ủược xem xột trong mối quan hệ với cỏc dự ỏn khác, giữa chi tiêu cho dự án và khả năng tài chính của tổ chức.
- Cỏc chi phớ dự nhỏ hay lớn ủều ủược cõn nhắn trong mối tương quan chung.
Nhược ủiểm:
- Từ ngân sách dài hạn chuyển sang nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng ủể ủạt ủược một kế hoạch ngõn sỏch chung hiệu quả là một cụng việc khụng dễ dàng vỡ nú ủũi hỏi phải cú sự kết hợp cỏc loại ngõn sỏch này.
- Có sự cạnh tranh giữa các nhà quản lý dự án và các nhà quản lý chức năng về lượng ngõn sỏch ủược cấp và thời ủiểm ủược nhận. ðiều này khụng thỳc ủẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án và các nhà quản lý chức năng.
- Dự toán ngân sách của cấp dưới chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí trong kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ cụ thể của dự án.
b. Phương pháp dự toán ngân sách từ dưới lên
Ngõn sỏch ủược dự toỏn từ thấp ủến cao, từ cỏc bộ phận (chức năng hoặc dự ỏn) theo cỏc nhiệm vụ và kế hoạch tiến ủộ. Sử dụng cỏc dữ liệu chi tiết sẵn cú ở từng cấp quản lý, trước tiờn dự tớnh ngõn sỏch cho từng cụng việc, từng nhiệm vụ trờn cơ sở cỏc ủịnh mức, ủơn giỏ sẵn có. Nếu có sự khác biệt thì thảo luận bàn bạc, thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự ỏn và cỏc nhà quản lý chức năng. Sau ủú, tổng hợp kinh phớ ủó dự tớnh cho cỏc cụng việc và nhiệm vụ ủể cú ngõn sỏch chung cho toàn bộ dự ỏn. Bảng 7.7 mụ tả quỏ trỡnh lập ngân sách từ dưới lên.
Bảng 7.7. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên Thứ tự Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách
1 Quản lý cấp cao Xõy dựng khung ngõn sỏch, ủặt mục tiờu và lựa chọn dự ỏn Quản lý chức
năng
Xây dựng ngân sách trung hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách
2
Quản lý dự án Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng công việc của dự án 3 Quản lý cấp cao Tổng hợp, ủiều chỉnh và phờ duyệt ngõn sỏch dài hạn
Ưu ủiểm của phương phỏp lập ngõn sỏch từ dưới lờn:
- Những người tham gia lập ngân sách là những người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với cụng việc cụ thể nờn dự tớnh của họ cú mức ủộ chớnh xỏc cao về nguồn lực và chi phí cần thiết.
- Tạo ủiều kiện ủào tạo cỏc nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toỏn ngõn sỏch.
Nhược ủiểm:
- Ngõn sỏch ủược phỏt triển cho từng nhiệm vụ nờn cần phải cú danh mục ủầy ủủ cỏc cụng việc của dự ỏn. ðõy là ủiều khú thực hiện.
- Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới.
- Cấp quản lý bên dưới vì lý do sợ cấp trên cắt giảm mức chi cho các công việc nên thường có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.
c. Phương pháp kết hợp
Hai phương phỏp lập ngõn sỏch trỡnh bày trờn ủõy cú ưu và nhược ủiểm của chỳng. ðể phỏt huy ưu ủiểm và hạn chế nhược ủiểm của 2 phương phỏp này, người ta cú thể kết hợp chúng lại.
Dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp trước tiên cấp quản lý cao nhất xây dựng khung ngân sách cho mỗi năm tài chính của kế hoạch chiến lược. Trên cơ sở này, các nhà quản lý cấp trờn yờu cầu cấp dưới lập ngõn sỏch cho ủơn vị, bộ phận do họ phụ trỏch. Người ủứng ủầu bộ phận lại chuyển yờu cầu dự toỏn xuống cỏc tổ nhúm... ðồng thời với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như
khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc cần ưu tiên, các hạn chế nguồn lực... làm cơ sở cho cấp dưới lập ngân sách chuẩn xác hơn.
Việc xõy dựng ngõn sỏch ủược thực hiện ở cỏc cấp. Sau ủú, quỏ trỡnh tổng hợp ngõn sỏch ủược bắt ủầu từ cấp thấp nhất dần lờn trờn cấp cao hơn. Cuối cựng ủược tổng hợp thành một bản ngõn sỏch của cả tổ chức. Bản ngõn sỏch này lại ủược cấp quản lý cao nhất soỏt xột, và nếu cần thỡ cú thể sửa ủổi. Dựa vào bản ngõn sỏch ủó ủược phờ duyệt sơ bộ ủú, cỏc nhà quản lý chức năng và cỏc nhà quản lý dự ỏn ủiều chỉnh cỏc bản ngõn sỏch tương ứng của mỡnh, rồi lại trỡnh lờn nếu chưa khớp. Quỏ trỡnh này cú thể ủược thực hiện một số lần cho ủến khi ủạt ủược cỏc ngõn sỏch ở cả 3 cấp ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Ưu ủiểm của phương phỏp:
Ngõn sỏch ủược hỡnh thành với sự thạm gia của cỏc cấp quản lý và tạo cơ hội cho cỏc bộ phận phát huy tính sáng tạo của mình, cũng như phối hợp với nhau tốt hơn.
Nhược ủiểm:
- Quá trình lập ngân sách có thể kéo dài tốn kém chi phí và thời gian.
- Mặc dự cấp dưới cú thờm thụng tin ủể lập ngõn sỏch nhưng họ vẫn cú xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.
3.2.3. Cỏc dự toỏn chủ yếu cho một dự ỏn ủầu tư xõy dựng cụng trỡnh
ðối với các dự án có xây dựng công trình người ta lập các loại dự toán theo các giai ủoạn của quỏ trỡnh ủầu tư và xõy dựng. Cỏc loại dự toỏn ủú là:
1- Tổng mức ủầu tư (ở giai ủoạn chuẩn bị ủầu tư):
Tổng mức ủầu tư là toàn bộ chi phớ dự tớnh ủể ủầu tư xõy dựng cụng trỡnh ủược xỏc ủịnh ở giai ủoạn chuẩn bị ủầu tư, là mức ước lượng tổng chi phớ xõy dựng cụng trỡnh dự tớnh ủể thực hiện toàn bộ quỏ trỡnh ủầu tư và xõy dựng, ủược hỡnh thành và quyết ủịnh với mục ủớch khống chế qui mụ vốn của dự ỏn. Núi cỏch khỏc, ủõy là giới hạn chi phớ tối ủa của dự ỏn ủược xỏc ủịnh trong quyết ủịnh ủầu tư.
Tổng mức ủầu tư dự ỏn ủược ghi trong quyết ủịnh ủầu tư là cơ sở ủể lập kế hoạch và quản lý vốn ủầu tư, xỏc ủịnh hiệu quả ủầu tư của dự ỏn. ðối với dự ỏn sử dụng vốn ngõn sỏch Nhà nước, Tổng mức ủầu tư là giới hạn chi phớ tối ủa mà Chủ ủầu tư ủược phộp sử dụng ủể ủầu tư xõy dựng cụng trỡnh.
Thụng thường Tổng mức ủầu tư là khỏi toỏn chi phớ của toàn bộ dự ỏn ủựơc xỏc ủịnh trong giai ủoạn lập dự ỏn bao gồm: chi phớ xõy dựng, chi phớ thiết bị, chi phớ ủền bự giải phúng mặt bằng, tỏi ủịnh cư, chi phớ quản lý dự ỏn, chi phớ tư vấn ủầu tư xõy dựng, chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng. Cụ thể chi phớ theo cỏc giai ủoạn như sau:
a)Chi phớ trong giai ủoạn chuẩn bị ủầu tư:
Là chi phớ cho việc nghiờn cứu sự cần thiết phải ủầu tư, xỏc ủịnh quy mụ ủầu tư, thăm dũ thị trường, lựa chọn ủịa ủiểm xõy dựng, lập và thẩm ủịnh dự ỏn... ủến khi ra quyết ủịnh ủầu tư.
b)Chi phớ cho việc thực hiện ủầu tư xõy dựng:
Chi phớ giải phúng mặt bằng, ủền bự hoa màu, ủất ủai...
Chi phớ khảo sỏt thiết kế, lập và thẩm ủịnh thiết kế, lập tổng dự toỏn, hoàn tất thủ tục ủầu tư, xõy dựng hạ tầng cơ sở, lỏn trại...
Chi phớ nghiờn cứu khoa học, cụng nghệ liờn quan ủến dự ỏn.
Chi phí xin giấy phép xây dựng, phá dỡ, xây dựng công trình phụ trợ, khởi công, nghiệm thu bàn giao, bảo hiểm công trình,…
Chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí dự phòng.
c)Chi phớ cho cụng tỏc kết thỳc xõy dựng, vận hành và ủưa cụng trỡnh vào sử dụng:
Chi phí vận hành thử, sản xuất thử.
Chi phớ bỏo cỏo quyết toỏn vốn ủầu tư, thẩm tra, phờ duyệt quyết toỏn vốn ủầu tư.
Chi phí tháo dỡ công trình phụ tạm.
Chi phí tổ chức nghiệm thu, bàn giao...
2- Dự toỏn, tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh (ở giai ủoạn thực hiện ủầu tư):
Dự toỏn xõy dựng ủược xỏc ủịnh theo cụng trỡnh xõy dựng cụ thể. Dự toỏn xõy dựng công trình bao gồm dự toán xây dựng các hạng mục, dự toán các công việc của các hạng mục công trình.
Dự toỏn cụng trỡnh ủược lập căn cứ trờn cơ sở khối lượng cỏc cụng việc xỏc ủịnh theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trỡnh và ủơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, ủịnh mức chi phớ tớnh theo tỷ lệ phần trăm(%) cần thiết ủể thực hiện khối lượng, nhiệm vụ cụng việc ủú. Nội dung dự toỏn cụng trỡnh bao gồm chi phớ xõy dựng, chi phớ thiết bị, chi phớ quản lý dự ỏn, chi phớ tư vấn ủầu tư xõy dựng, chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng. Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh là cơ sở ủể ký kết hợp ủồng, thanh toỏn giữa Chủ ủầu tư và cỏc Nhà thầu trong trường hợp chỉ ủịnh thầu, là cơ sở ủể xỏc ủịnh giỏ thành công trình.
Trong trường hợp dự ỏn gồm nhiều cụng trỡnh thỡ chủ ủầu tư xỏc ủịnh Tổng dự toỏn ủể phục vụ cho việc quản lý dự ỏn. Tổng dự toỏn của dự ỏn ủược xỏc ủịnh bằng cỏch cộng cỏc dự toán của các công trình thuộc dự án.
Tuy nhiờn, dự toỏn cụng trỡnh (hay tổng dự toỏn ủối với dự ỏn gồm nhiều cụng trỡnh) vẫn chưa phải là mức chi phí xây dựng hoàn toàn chính xác khi mà trên thực tế, chất lượng khảo sỏt, thiết kế cũn chưa hoàn chỉnh, cơ sở tớnh toỏn chưa ủủ và cũn sai sút, cho dự từ cỏc dữ liệu tớnh toỏn dự toỏn như hiện nay ủó hỡnh thành mức dự trữ sai số tớnh toỏn thể hiện ở khoản chi phí dự phòng về các khối lượng xây dựng chưa thể hiện hết, có khả năng phát sinh do sai số về khối lượng, trượt giỏ. Do ủú, chưa thể coi dự toỏn là giỏ cả sản phẩm xõy dựng trong quan hệ trao ủổi hàng hoỏ theo cơ chế thị trường.
Mặc dự vậy, dự toỏn ủó ủược tớnh toỏn tương ủối chi tiết và chớnh xỏc hơn so với Tổng mức ủầu tư, và vỡ thế, dự toỏn cụng trỡnh hiện ủang ủược xem là chỉ tiờu quan trọng nhất trong việc khống chế toàn bộ chi phí thực hiện dự án và thiết lập quan hệ giao nhận thầu trong xây dựng, là căn cứ chủ yếu ủể lập dự toỏn hạng mục cụng trỡn và; hỡnh thành giỏ xột thầu của Chủ ủầu tư hoặc giỏ dự thầu của ủơn vị ủơn vị tham gia dự thầu.
Thực chất dự toỏn là toàn bộ cỏc khoản chi phớ dự tớnh ủể xõy dựng cỏc cụng trỡnh và hạng mục cụng trỡnh trong một dự ỏn ủầu tư. Dự toỏn cụng trỡnh bao gồm chi phớ xõy dựng,
chi phớ thiết bị, chi phớ quản lý dự ỏn, chi phớ tư vấn ủầu tư xõy dựng, chi phớ khỏc và chi phớ dự phòng của công trình.
a) Chi phí xây dựng
Chi phớ xõy dựng trong dự toỏn cụng trỡnh là toàn bộ chi phớ xõy dưng ủược lập cho công trình, hạng mục công trình, công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công hoặc bộ phận, phần việc, công tác của công trình, hạng mục công trình. Chi phí xây dựng bao gồm:
- Chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình;
- Chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ;
- Chi phí san lấp mặt bằng xây dựng;
- Chi phí xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công;
- Chi phớ nhà tạm tại hiện trường ủể ở và ủiều hành thi cụng.
b) Chi phí thiết bị
Chi phí thiết bị trong dự toán công trình bao gồm chi phí mua sắm thiết bị công nghệ (kể cả thiết bị cụng nghệ phi tiờu chuẩn cần sản xuất, gia cụng); chi phớ ủào tạo và chuyển giao cụng nghệ; chi phớ lắp ủặt thiết bị và thớ nghiệm, hiệu chỉnh.
c) Chi phí quản lý dự án
Chi phớ quản lý dự ỏn bao gồm cỏc chi phớ ủể tổ chức thực hiện cỏc cụng việc quản lý dự ỏn từ giai ủoạn chuẩn bị dự ỏn, thực hiện dự ỏn ủến khi hoàn thành nghiệm thu bàn giao ủưa công trình vào khai thác sử dụng.
d) Chi phớ tư vấn ủầu tư xõy dựng
Chi phớ tư vấn ủầu tư xõy dựng là những chi phớ cho hoạt ủộng tư vấn ủầu tư xõy dựng bao gồm: chi phí tư vấn khảo sát, thiết kế, giám sát xây dựng, tư vấn thẩm tra và các chi phí tư vấn ủầu tư xõy dựng khỏc.
e) Chi phí khác GK
Chi phí khác là các chi phí cần thiết không thuộc chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phớ bồi thường giải phúng mặt bằng, tỏi ủịnh cư; chi phớ quản lý dự ỏn và chi phớ tư vấn ủầu tư xây dựng nói trên, bao gồm:
- Chi phớ thẩm tra tổng mức ủầu tư;
- Chi phí rà phá bom mìn, vật nổ;
- Chi phí bảo hiểm công trình;
- Chi phớ di chuyển thiết bị thi cụng và lực lượng lao ủộng ủến cụng trường;
- Chi phớ ủăng kiểm chất lượng quốc tế, quan trắc biến dạng cụng trỡnh;
- Chi phớ ủảm bảo an toàn giao thụng phục vụ thi cụng cỏc cụng trỡnh;
- Chi phớ kiểm toỏn, thẩm tra, phờ duyệt quyết toỏn vốn ủầu tư;
- Cỏc khoản phớ và lệ phớ theo quy ủịnh;