VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 10 GIÁM SÁT VÀ ðIỀU CHỈNH DỰ ÁN
1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ GIÁM SÁT DỰ ÁN
1.1.1. Khái niệm giám sát
Giỏm sỏt dự ỏn là quỏ trỡnh theo dừi, ủo lường, ủỏnh giỏ và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm ủảm bảo cho cỏc mục tiờu, kế hoạch của dự ỏn ủược hoàn thành một cỏch cú hiệu quả.
Như vậy, giỏm sỏt ủược thực hiện khụng phải chỉ nhằm phỏt hiện cỏc sai sút, ỏch tắc trong hoạt ủộng của dự ỏn ủể cú giải phỏp xử lý kịp thời, mà cũn nhằm tỡm kiếm cỏc cơ hội, tiềm năng cú thể khai thỏc ủể tận dụng, thỳc ủẩy dự ỏn nhanh chúng ủạt tới mục tiờu dự ủịnh.
Giỏm sỏt giỳp cỏc nhà quản lý xem xột hiệu quả của cỏc hoạt ủộng lập kế hoạch, tổ chức và ủiều hành. Giỏm sỏt dự ỏn gồm việc xem xột lại, thanh tra và kiểm soỏt cỏc cụng việc ủang ủược tiến hành trong giai ủoạn thực hiện dự ỏn. Giỏm sỏt dự ỏn là hoạt ủộng tớch cực của nhà quản lý dự ỏn ủể ủảm bảo rằng dự ỏn ủược hoàn thành ủỳng thời hạn, trong phạm vi ngõn sỏch ủó cho và ủỏp ứng ủược cỏc yờu cầu về chất lượng và quy cỏch kỹ thuật.
1.1.2. Vai trò của giám sát
Giám sát là chức năng tất yếu của quản lý dự án. Vai trò của giám sát thể hiện ở các khía cạnh:
- Giỏm sỏt là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện cỏc quyết ủịnh trong quản lý dự ỏn.
Giỏm sỏt thẩm ủịnh tớnh ủỳng sai của ủường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trỡnh của dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý ủó và ủang sử dụng ủể ủưa dự ỏn tiến tới mục tiờu của mỡnh.
- Giỏm sỏt ủảm bảo cho cỏc kế hoạch dự ỏn ủược thực hiện với hiệu quả cao.
Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng cú thể ủược thực hiện khụng như ý muốn.
Cỏc nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ ủều cú thể mắc sai lầm và giỏm sỏt cho phộp chủ ủộng phỏt hiện, sửa chữa cỏc sai lầm ủú trước khi chỳng trở nờn nghiờm trọng ủể mọi hoạt ủộng của dự ỏn ủược tiến hành theo ủỳng kế hoạch ủó ủề ra.
- Giỏm sỏt ủảm bảo thực thi quyền lực quản lý của nhà quản lý dự ỏn.
Nhờ giỏm sỏt, cỏc nhà quản lý cú thể kiểm soỏt ủược những yếu tố sẽ ảnh hưởng ủến sự thành cụng của dự ỏn. Mất quyền kiểm soỏt cú nghĩa là nhà quản lý ủó bị vụ hiệu hoỏ.
- Giỏm sỏt giỳp dự ỏn theo sỏt và ủối phú với sự thay ủổi.
Chức năng giỏm sỏt giỳp cỏc nhà quản lý luụn nắm ủược bức tranh toàn cảnh về mụi trường và cú những phản ứng thớch hợp trước cỏc vấn ủề và cơ hội thụng qua việc phỏt hiện kịp thời những thay ủổi ủang và sẽ ảnh hưởng ủến dự ỏn.
- Giỏm sỏt tạo tiền ủề cho quỏ trỡnh hoàn thiện và ủổi mới.
1.2. Hệ thống giám sát dự án 1.2.1. Mô hình lý thuyết
Hệ thống giám sát dự án là một phần của hệ thống quản lý dự án. Giữa các phần tử của hệ thống quản lý dự ỏn luụn luụn tồn tại cỏc mối quan hệ ngược và khả năng thay ủổi cỏc chỉ tiờu ủó cho trước. ðiều này cú nghĩa là ủối với bất kỳ trục trặc nào của tiến trỡnh thực hiện dự
ỏn cũng sẽ hỡnh thành hành ủộng ủỏp lại nhằm tối thiểu hoỏ cỏc sai lệch so với kế hoạch, cú tớnh ủến những thay ủổi của mụi trường xung quanh.
Mụ hỡnh ủơn giản nhất của hệ thống quản lý cú mối quan hệ ngược ủược biểu diễn trờn hình 10.1.
Mô hình này có thể tương ứng với bộ phận, gói công việc hay công việc bất kỳ của dự ỏn. Cỏc chỉ tiờu ủầu ra ủược theo dừi, ủo lường và so sỏnh với cỏc số liệu mong muốn. Nếu cú sai khỏc thỡ theo mối liờn hệ ngược sẽ hỡnh thành cỏc tỏc ủộng ủiều chỉnh tỏc ủộng lờn ủầu vào ủể triệt tiờu cỏc sai lệch và ủiều chỉnh cỏc tham số ủầu vào. Quỏ trỡnh giỏm sỏt ủược thể hiện chi tiết hơn trong hình 10.2.
1.2.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống giám sát dự án
Cỏc yờu cầu ủối với hệ thống giỏm sỏt ủược hỡnh thành từ trước khi bắt ủầu thực hiện dự ỏn với sự tham gia của tất cả cỏc bờn liờn quan. Tại ủõy người ta xỏc ủịnh thành phần thụng tin phân tích; cơ cấu các báo cáo; trách nhiệm thu thập thông tin, phân tích thông tin và ra quyết ủịnh. ðể hỡnh thành một hệ thống giỏm sỏt cú hiệu quả cần phải:
Các tiêu chuẩn
Không cần ủiều chỉnh
so sánh
Xỏc ủịnh các sai lệch Phân tích
nguyên nhân sai lệch Xây dựng
chương trình ủiều chỉnh Thực hiện
ủiều chỉnh
Hình 10.2. Hệ thống giám sát
không có sai lệch
có sai lệch
Kết quả mong muốn
Kết quả thực tế
ðo lường kết quả thực tế
Thực thi dự án
ðầu vào ðầu ra
Liên hệ ngược
Hình 10.1. Hệ thống quản lý với mối liên hệ ngược
- Lập kế hoạch kỹ lưỡng tất cả các công việc dự án.
- đánh giá chắnh xác thời gian thực hiện các công việc, nguồn lực và chi phắ cần thiết.
- Tớnh ủến cỏc ủiều kiện thực tế trong thực hiện cụng việc dự ỏn, tớnh toỏn chi phớ theo tiến ủộ thời gian.
- Liờn tục, theo chu kỳ ủỏnh giỏ lại thời gian và chi phớ cần thiết ủể hoàn thành phần công việc còn lại của dự án.
- Nhiều lần và theo chu kỳ so sánh việc hoàn thành cũng như chi phí thực tế với biểu ủồ tiến ủộ và ngõn sỏch.
Hệ thống quản lý dự ỏn cần cú cỏc tỏc ủộng ủiều chỉnh ở nơi cần thiết và vào lỳc cần thiết. Vớ dụ, khi cú cụng việc nào ủú bị chậm hoàn thành, thỡ cú thể, vớ dụ, ủẩy nhanh thực hiện cụng việc ủú nhờ bổ sung thờm nhõn lực, MMTB từ cỏc cụng việc ớt găng hơn. Nếu chi phớ cho nguyờn vật liệu, MMTB tăng, cỏc nhà thầu phụ khụng ủảm bảo tiến ủộ hợp ủồng... thỡ có thể cần phải xem lại kế hoạch dự án. ðiều chỉnh kế hoạch dự án có thể chỉ là chỉnh sửa một vài thụng số, mà cũng cú thể phải lập hẳn một kế hoạch mới hoàn toàn kể từ thời ủiểm xem xột ủến thời ủiểm hoàn thành dự ỏn.
ðể có một hệ thống giám sát dự án có hiệu quả cần thiết kế, xây dựng và áp dụng một hệ thống giỏm sỏt ủược tổ chức tốt. Nghĩa là phải cú một hệ thống cỏc mối liờn hệ ngược hiệu quả. Cú một số nguyờn tắc cơ bản ủể xõy dựng hệ thống giỏm sỏt dự ỏn cú hiệu quả. Cỏc nguyờn tắc ủú là:
a. Có các kế hoạch cụ thể
ðể ủảm bảo cơ sở cho kiểm tra, giỏm sỏt, cỏc kế hoạch cần phải thực chất, ổn ủịnh và cú cơ cấu rừ ràng. Nếu kế hoạch thay ủổi thường xuyờn, lại thiếu giỏm sỏt, kiểm tra thỡ coi như dự ỏn ủó vượt ra khỏi tầm kiểm soỏt.
b. Có hệ thống thông tin báo cáo
Cỏc bỏo cỏo phải phản ỏnh trung thực thực trạng của dự ỏn so với kế hoạch ban ủầu trờn cơ sở cỏc tiếp cận và tiờu chớ thống nhất. ðể ủảm bảo ủược ủiều ủú, thủ tục chuẩn bị, giao nhận bỏo cỏo phải ủược xỏc ủịnh rừ ràng và tương ủối ủơn giản. Phải xỏc ủịnh rừ ràng cả quóng cỏch thời gian (chu kỳ) cho tất cả cỏc loại bỏo cỏo. Cỏc bỏo cỏo cần phải ủược bàn bạc, thảo luận trong các cuộc họp.
c. Có hệ thống phân tích có hiệu quả các chỉ tiêu và khuynh hướng thực tế
Từ kết quả phõn tớch cỏc thụng tin ủó thu thập, lónh ủạo dự ỏn phải xỏc ủịnh tỡnh huống hiện hành cú phự hợp với kế hoạch hay khụng? Nếu khụng, thỡ phải xỏc ủịnh ủộ lớn và tớnh nghiờm trọng hậu quả của cỏc sai lệch ủú.
Hai chỉ tiờu cơ bản ủể phõn tớch là thời gian và chi phớ. ðể phõn tớch cỏc khuynh hướng trong cỏc ủỏnh giỏ về thời gian và chi phớ của cỏc cụng việc dự ỏn cần phải sử dụng cỏc bỏo cáo chuyên môn. Dự báo có thể, ví dụ, chỉ ra sự tăng lên của chi phí hay kéo dài thời hạn.
Song, thường thường, cỏc sai lệch về thời gian và chi phớ cú ảnh hưởng cả ủến cỏc cụng việc tiếp theo và chất lượng của các kết quả.
d. Có hệ thống phản ứng có hiệu quả
Bước cuối cựng trong quỏ trỡnh giỏm sỏt là cỏc hành ủộng do lónh ủạo dự ỏn ủưa ra trong cỏc quyết ủịnh của mỡnh nhằm khắc phục cỏc sai lệch trong tiến trỡnh cỏc cụng việc dự ỏn. Cỏc hành ủộng này cú thể là ủể sửa chữa cỏc sai sút ủó ủược phỏt hiện, cú thể là ủể khắc phục cỏc khuynh hướng tiờu cực diễn ra trong khuụn khổ dự ỏn. Song, một số trường hợp ủũi hỏi phải xem xột lại kế hoạch. Thay ủổi kế hoạch yờu cầu tiến hành loại phõn tớch: "nếu..., thỡ..." nhằm dự bỏo và tớnh toỏn hậu quả của cỏc hành ủộng ủang ủược lờn kế hoạch. ðộng cơ làm việc và sự ủồng lũng nhất trớ của nhúm dự ỏn về sự cần thiết của hành ủộng này hay hành ủộng khỏc phụ thuộc rất nhiều vào chủ nhiệm dự ỏn.
1.3. Quá trình giám sát dự án
Giỏm sỏt dự ỏn ủược phõn ra làm cỏc quỏ trỡnh cơ bản và cỏc quỏ trỡnh bổ trợ (hỡnh 10.3).
- Giỏm sỏt chung những thay ủổi - ủịnh vị cỏc thay ủổi trong toàn bộ dự ỏn.
- Các báo cáo tiến trình - thu thập và giao nhận thông tin báo cáo về tiến trình thực hiện dự ỏn, kể cả cỏc bỏo cỏo về cỏc cụng việc ủó thực hiện, về thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch, dự bỏo cú tớnh ủến cỏc kết quả hiện cú.
- Giỏm sỏt thay ủổi nội dung - giỏm sỏt những thay ủổi về quy mụ, phạm vi dự ỏn và từ ủú là nội dung cỏc cụng việc của dự ỏn.
- Giỏm sỏt tiến ủộ - giỏm sỏt những thay ủổi trong thời gian thực hiện cỏc cụng việc, gói công việc của dự án (chương 3).
Các quá trình giám sát
Các báo cáo tiến trình
Giám sát chung các
thay ủổi
Hình 10.3. Các quá trình giám sát Từ các
giai ủoạn thực hiện dự án
ðến các giai ủoạn thựchiện dự án Các quá trình bổ trợ
Giám sát chất lượng
Giám sát tiến ủộ Giám sát
thay ủổi nội dung
Giám sát rủi ro
Giám sát chi phí
- Giỏm sỏt chi phớ - giỏm sỏt chi phớ cho cỏc cụng việc dự ỏn và cỏc thay ủổi ngõn sỏch dự án (chương 7).
- Giỏm sỏt chất lượng - theo dừi cỏc kết quả cụ thể của dự ỏn ủể xỏc ủịnh xem chỳng cú phự hợp với cỏc tiờu chuẩn ủó ủịnh hay khụng và ủưa ra cỏc biện phỏp cần thiết ủể ngăn ngừa, triệt tiờu cỏc nguyờn nhõn dẫn ủến sự khụng ủảm bảo chất lượng ủú (chương 8).
- Giỏm sỏt rủi ro - phản ứng ủối với sự thay ủổi cấp ủộ rủi ro trong tiến trỡnh thực hiện dự án (chương 9).
Cỏc quỏ trỡnh giỏm sỏt dự ỏn liờn quan mật thiết với nhau và khi cần thiết cú thể ủược thể hiện như một quá trình thống nhất. Ví dụ, các quá trình lập báo cáo tiến trình, giám sát thay ủổi nội dung, giỏm sỏt tiến ủộ và giỏm sỏt chi phớ cú thể ủược thể hiện như một quỏ trỡnh thống nhất bao gồm 3 giai ủoạn. Cỏc giai ủoạn ủú là: theo dừi thực trạng cụng việc; phõn tớch kết quả và ủo lường tiến trỡnh; tiến hành cỏc hoạt ủộng ủiều chỉnh ủể ủạt ủược mục tiờu của dự án (hình 10.4).
Theo hình 10.4 quá trình giám sát có thể mô tả như sau:
1. Theo dừi: thu thập và văn bản hoỏ cỏc số liệu thực tế; xỏc ủịnh trong cỏc bỏo cỏo chớnh thức và khụng chớnh thức mức ủộ phự hợp của quỏ trỡnh thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch.
2. Phõn tớch: ủỏnh giỏ tỡnh trạng hiện hành của cỏc cụng việc và so sỏnh cỏc kết quả ủạt ủược với kế hoạch; xỏc ủịnh cỏc nguyờn nhõn và hướng tỏc ủộng lờn cỏc sai lệch trong thực hiện dự án.
Cỏc thay ủổi, cỏc rủi ro, cỏc vấn ủề
Theo dừi, ủo lường - Các kết quả
- Các chỉ tiêu thực tế Thực hiện
dự án - Kế hoạch tổng quan
- Các kế hoạch thực hiện - Các nguồn lực
- Các công nghệ
1 Thu thập thông tin,
báo cáo 2
Phân tích thựctrạng 3
Cỏc hoạt ủộng ủiều chỉnh
Hỡnh 10.4. Sơ ủồ quỏ trỡnh giỏm sỏt thực hiện dự ỏn
3. ðiều chỉnh: lờn kế hoạch và thực hiện cỏc hoạt ủộng nhằm thực hiện cỏc cụng việc phù hợp với kế hoạch, nhằm tối thiểu hoá các sai lệch tiêu cực và thu nhận các thuận lợi của các sai lệch tích cực.
Quỏ trỡnh giỏm sỏt dự ỏn ủược trỡnh bày chi tiết ở cỏc mục tiếp sau.