VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 8 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN
3. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN
3.2. Nội dung và công cụ quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án bao gồm tất cả các chức năng như lập kế hoạch chất lượng, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ủiều chỉnh cỏc hoạt ủộng trong dự ỏn nhằm thoả món nhu cầu của khách hàng. Hình 8.7 thể hiện các nội dung của công tác quản lý chất lượng (vòng tròn W. E.
Deming)
3.2.1. Lập kế hoạch chất lượng
ðõy là giai ủoạn ủầu tiờn của quản lý chất lượng dự ỏn nhằm hỡnh thành chớnh sỏch chất lượng của dự ỏn. Lập kế hoạch chất lượng chớnh xỏc và ủầy ủủ sẽ giỳp ủịnh hướng tốt cỏc hoạt ủộng tiếp theo. Nú cho phộp xỏc ủịnh mục tiờu, phương hướng phỏt triển chất lượng cho cả dự án theo một hướng thống nhất.
Lập kế hoạch chất lượng bao gồm các công việc:
- Xỏc lập mục tiờu chất lượng tổng quỏt và chớnh sỏch chất lượng mà dự ỏn theo ủuổi;
- Xỏc ủịnh cỏc khỏch hàng bờn trong và bờn ngoài, cỏc ủối tỏc mà dự ỏn cú liờn hệ, chủ thể sẽ tiêu dùng sản phẩm của dự án;
- Xỏc ủịnh cỏc nhu cầu và ủặc ủiểm nhu cầu của khỏch hàng;
- Phỏt triển cỏc ủặc ủiểm của sản phẩm và dịch vụ thoả món cỏc nhu cầu ủú;
- Phỏt triển cỏc quỏ trỡnh tạo ra cỏc ủặc ủiểm cần thiết của sản phẩm và dịch vụ;
- Xỏc ủịnh trỏch nhiệm của từng bộ phận của dự ỏn với chất lượng dự ỏn và chất lượng sản phẩm dự án và chuyển giao các kết quả lập kế hoạch cho các bộ phận.
ðể bắt ủầu quỏ trỡnh lập kế hoạch cần cú thụng tin về: chớnh sỏch của dự ỏn về lĩnh vực chất lượng; nội dung dự ỏn; mụ tả sản phẩm dự ỏn (tốt nhất là những ủặc ủiểm cụ thể từ phớa người tiờu dựng); cỏc tiờu chuẩn và yờu cầu ủối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ, ủối với cỏc quá trình công nghệ; tài liệu về hệ thống chất lượng.
Cải tiến
Giữ vững – Cải tiến (Lập và xét lại tiêu chuẩn)
Giữ vững
A P
C D
A P
C D
Hình 8.7. Nội dung công tác quản lý chất lượng theo vòng tròn Deming Ghi chú:
P (plan) - lập kế hoạch chất lượng;
D (do) - tổ chức thực hiện;
C (check) - kiểm tra;
A (act) - ủiều chỉnh.
Trong quá trình lập kế hoạch chất lượng có thể áp dụng các công cụ sau:
- Phân tích lợi ích - chi phí;
- Xỏc lập cấp ủộ mong muốn của cỏc chỉ tiờu chất lượng dự ỏn, xuất phỏt từ sự so sỏnh với các chỉ tiêu tương ứng của các dự án khác;
- Cỏc dạng biểu ủồ:
* Biểu ủồ nguyờn nhõn - hậu quả (biểu ủồ xương cỏ hay biểu ủồ I-xi-ka-va) mụ tả mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và các hậu quả hiện thời và tiềm ẩn. Hình 8.8 mụ tả dạng chung nhất của dạng biểu ủồ này;
* Sơ ủồ khối mụ tả mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau của cỏc phần tử khỏc nhau của hệ thống hay quá trình;
- Các thử nghiệm.
Kết quả của lập kế hoạch chất lượng là bản kế hoạch chất lượng (kế hoạch các biện pháp kỹ thuật - tổ chức ủảm bảo hệ thống chất lượng dự ỏn). Bản kế hoạch này phải trỡnh bày cỏc biện pháp cụ thể thực hiện chính sách chất lượng gắn với thời hạn thực hiện cụ thể, với người chịu trỏch nhiệm thực hiện, ngõn sỏch và cỏc chỉ tiờu ủỏnh giỏ.
Trong kế hoạch chất lượng cần có các thủ tục tiến hành các biện pháp kiểm tra và thử nghiệm, danh mục cỏc chỉ tiờu kiểm tra ủối với tất cả cỏc cụng việc và loại sản phẩm.
Trong kế hoạch chất lượng cú thể gồm cả bản ủồ cụng nghệ của một số quỏ trỡnh phức tạp nhất ủịnh, cỏc phiếu kiểm tra hướng dẫn thực hiện một số bước cụ thể hay quỏ trỡnh cụ thể thực hiện công việc.
hạn chế về thời
máy móc, thiết bị
công nghệ
ủảm bảo vật chất hạn chế về
thời gian
hạn chế về
năng lượng ủảm bảo côngnghệ
ủảm bảo nguồn nhân lực
môi trường bên ngoài
sai lệch so với yêucầu
Hỡnh 8.8. Biểu ủồ xương cỏ về nguyờn nhõn và hậu quả
3.2.2. Tổ chức thực hiện
ðõy là quỏ trỡnh ủiều khiển cỏc hoạt ủộng tỏc nghiệp của dự ỏn thụng qua cỏc kỹ thuật, phương tiện, phương phỏp cụ thể nhằm ủảm bảo chất lượng sản phẩm theo ủỳng những yờu cầu, kế hoạch ủó lập. Tổ chức thực hiện cú ý nghĩa quyết ủịnh ủến việc biến kế hoạch chất lượng thành hiện thực.
Tổ chức thực hiện cú thể ủược thực hiện theo cỏc bước sau:
- ðảm bảo mọi nhõn viờn, mọi bộ phận trong dự ỏn phải nhận thức một cỏch ủầy ủủ các mục tiêu, các kế hoạch phải thực hiện của mình;
- Giải thích cho mọi người trong dự án biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện;
- Tổ chức những chương trỡnh ủào tạo, cung cấp những kiến thức kinh nghiệm cần thiết ủối với việc thực hiện kế hoạch;
- Cung cấp ủầy ủủ cỏc nguồn lực ở những lỳc và những nơi cần thiết, thiết kế những phương tiện kỹ thuật dựng ủể kiểm soỏt chất lượng.
3.2.3. Kiểm tra
Kiểm tra chất lượng dự ỏn là hoạt ủộng theo dừi, thu thập, phỏt hiện và ủỏnh giỏ những trục trặc, khuyết tật của quỏ trỡnh, của sản phẩm và dịch vụ ủược tiến hành trong mọi khõu, mọi cấp, mọi giai ủoạn xuyờn suốt vũng ủời dự ỏn
Mục ủớch của kiểm tra khụng phải là tập trung vào việc phỏt hiện sản phẩm hỏng mà là phỏt hiện những trục trặc, khuyết tật ở mọi khõu, mọi cụng ủoạn, mọi quỏ trỡnh, tỡm kiếm
giới hạn trung bình của giá trị thông số kiểm tra
ngày, tháng giới hạn trên
của giá trị thông số kiểm tra
giới hạn dưới của giá trị thông
số kiểm tra
Hình 8.9. Mô hình phiếu kiểm tra thực hiện các công việc dự án
những nguyờn nhõn gõy ra những trục trặc, khuyết tật ủú ủể cú những biện phỏp ngăn chặn và ủiều chỉnh kịp thời.
Hình 8.10. Biểu đồ Pareto
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
1 2 3 4 5 6
0 20 40 60 80 100 120 Sè
l−ợng sai háng, (cái)
L−ợng sai háng, (%)
tần suất xuất hiện sai háng theo tõng nguyên nhân, (cái)
®−êng cong tÝch luü tần suất xuất hiện sai háng, %
các nguyên nhân gây sai hỏng
Những nhiệm vụ chủ yếu của kiểm soát chất lượng là:
- đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác ựịnh mức ựộ chất lượng ựạt ựược trong thực tế dự án;
- So sỏnh chất lượng thực tế với kế hoạch ủể phỏt hiện ra cỏc sai lệch và ủỏnh giỏ cỏc sai lệch ủú trờn cỏc phương diện kinh tế, kỹ thuật và xó hội;
- Phân tích các thông tin về chất lượng làm cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lượng;
- Tiến hành cỏc hoạt ủộng cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, ủảm bảo thực hiện ủỳng những yờu cầu ban ủầu.
Kiểm tra chất lượng dự án có thể áp dụng các phương pháp và công cụ sau:
- Cỏc cuộc kiểm tra ủịnh kỳ và ủột xuất;
- Sử dụng phiếu kiểm tra mụ tả bằng biểu ủồ kết quả của quỏ trỡnh (hỡnh 8.9);
- Biểu ủồ Pareto biểu diễn cỏc nguyờn nhõn gõy sai lệch, sắp xếp chỳng theo thứ tự tần suất xuất hiện.
Hỡnh 8.10 trỡnh bày một mụ hỡnh biểu ủồ Pareto.
3.2.4. ðiều chỉnh và cải tiến
Hoạt ủộng ủiều chỉnh nhằm làm cho cỏc hoạt ủộng của dự ỏn cú khả năng thực hiện ủược cỏc tiờu chuẩn chất lượng ủề ra, ủồng thời cũng là hoạt ủộng ủưa chất lượng dự ỏn thớch ứng với tỡnh hỡnh mới nhằm giảm dần khoảng cỏch giữa những mong ủợi của khỏch hàng và thực tế chất lượng ủạt ủược, thoả món nhu cầu của khỏch hàng ở mức cao hơn.
Cỏc bước cụng việc ủiều chỉnh và cải tiến chủ yếu bao gồm:
- Xõy dựng những ủũi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng, từ ủú xõy dựng cỏc kế hoạch cải tiến chất lượng;
- Cung cấp cỏc nguồn lực cần thiết như tài chớnh, kỹ thuật, lao ủộng;
- ðộng viên, khuyến khích các quá trình thực hiện cải tiến chất lượng.
Khi chỉ tiờu về chất lượng khụng ủạt ủược cần phõn tớch xỏc ủịnh sai sút ở khõu nào ủể tiến hành cỏc hoạt ủộng ủiều chỉnh. ðiều chỉnh về thực chất là quỏ trỡnh cải tiến chất lượng cho phự hợp với ủiều kiện mụi trường hiện tại của dự ỏn.
CÂU HỎI ÔN TẬP
24.Người ta ủó hiểu nhầm về vấn ủề chất lượng như thế nào?
25.Trình bày mối quan hệ giữa chi phí và chất lượng.
26.Chất lượng là gỡ? Trỡnh bày cỏc ủặc ủiểm của nú.
27.Trình bày khái niệm quản lý chất lượng. Hệ chất lượng bao gồm các nội dung gì?
28.Trình bày vắn tắt các nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng theo quan niệm hiện ủại. Theo anh (chị) trong cỏc nguyờn tắc trờn nguyờn tắc nào là quan trọng nhất? Vỡ sao?
29.Phõn biệt kiểm tra chất lượng, kiểm soỏt chất lượng và bảo ủảm chất lượng. Tại sao phải ủảm bảo chất lượng?
30.Hiểu thế nào là TQM? Trình bày sự khác biệt giữa TQM và ISO 9000: 2000.
31.Hiểu thế nào là chất lượng dự án?
32.Trình bày nội dung công tác quản lý chất lượng dự án.
CHƯƠNG 9