VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 10 GIÁM SÁT VÀ ðIỀU CHỈNH DỰ ÁN
3.3. Phân tích kết quả
Phõn tớch kết quả là quỏ trỡnh so sỏnh cỏc kết quả thu ủược trong cỏc bỏo cỏo với kế hoạch nhằm phỏt hiện cỏc sai lệch, phõn tớch xu hướng cỏc sai lệch ủể cú thể cú cỏc phản ứng kịp thời nhằm mục ủớch giảm thiểu tỏc hại của chỳng cũng như ngăn ngừa cỏc sai lệch cú thể xảy ra.
3.3.1. Phõn tớch về tiến ủộ thời gian
Thụng tin thực tế ủược sử dụng ủể lập những biểu ủồ mới. Tỡnh hỡnh ủược ủỏnh giỏ ủối với mỗi cụng việc (về thời ủiểm khởi cụng, thời ủiểm hoàn thành, thời gian ủó thực hiện, thời gian cũn lại), tớnh toỏn lại thời gian thực hiện cụng việc cho cỏc cụng việc ủang thực hiện.
Những thời gian thực hiện cụng việc ủược tớnh toỏn lại này cú thể ngắn hơn hoặc dài hơn so với thời gian thực hiện cỏc cụng việc theo kế hoạch ban ủầu. ðiều này làm xỏo trộn kế hoạch, cú thể dẫn ủến sự thay ủổi ngày thỏng của cỏc cụng việc chưa bắt ủầu. Cuối cựng, nú cú thể dẫn ủến một ngày hoàn thành dự ỏn khỏc so với kế hoạch ban ủầu.
Ngay sau bỏo cỏo thứ nhất với những số liệu thực tế, nhà quản lý dự ỏn ủó cú 2 biểu ủồ/sơ ủồ thực hiện cụng việc. Biểu ủồ thứ nhất là biểu ủồ xuất phỏt ban ủầu. Biểu ủồ thứ 2 là biểu ủồ hiện hành cú tớnh ủến ảnh hưởng của cỏc dữ liệu thực tế cuối cựng mới nhận ủược (hình 10. 7).
c/v Néi dung
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
a Làm móng nhà (0/-1)
b VËn chuyÓn cÇn trôc (-1/-1)
c Lắp dựng cần trục (-1/0)
d Vận chuyển cấu kiện (0/1)
e Lắp ghép khung nhà (-1/-1)
Hình 10.7. So sánh biểu đồ xuất phát và biểu đồ hiện hành của tiến độ lắp ghép nhà
Đối với mỗi công việc, đường trên là biểu đồ hiện hành bao gồm:
Các công việc đã hoàn thành vẽ nét liền
Các công việc ch−a hoặc đang thực hiện vẽ nét đôi
Đường dưới là biểu đồ xuất phát ban đầu
Hai số trong ngoặc là sai lệch (theo ngày) của thời điểm khởi công và thời điểm hoàn thành Số mang dấu âm nghĩa là chậm, dấu d−ơng là nhanh hơn so với kế hoạch ban đầu
Theo biểu đồ trên, tiến độ lắp ghép nhà dự kiến chậm so với kế hoạch ban đầu 1 ngày.
Thời gian (ngày)
Trong quá trình thực hiện dự án nhà quản lý dự án phải thường xuyên phân tích thực trạng dự án. Trong quá trình phân tích nhà quản lý dự án có thể sử dụng trong tính toán các số liệu về cỏc cụng việc ủó hoàn thành, hoặc cỏc kết quả trung gian của cỏc cụng việc ủang thực hiện hoặc cỏc cụng việc ủang thực hiện khỏc cú thể ủo lường ủược mức ủộ hoàn thành.
Cần phải núi thờm rằng, bỏo cỏo tiến ủộ về % hoàn thành chưa chắc ủó cho nhà quản lý dự ỏn khả năng khẳng ủịnh vào tiến trỡnh cụng việc tương lai. Vớ dụ rất dễ thấy là cú những cụng việc ủó ủược hoàn thành tới 80% theo ủỳng tiến ủộ, nhưng 20% cũn lại ủược thực hiện với thời lượng bằng 50% thời gian dự kiến thực hiện toàn bộ công việc. Rút cục, công việc bị
chậm so với tiến ủộ dự kiến. Mặt khỏc, bỏo cỏo về thời gian cho phộp ủỏnh giỏ thời gian ủó thực hiện cụng việc nhưng khụng xem xột vấn ủề cũn cần bao nhiờu nỗ lực ủể kết thỳc cụng việc. ðể cú lượng thụng tin cần thiết phục vụ vấn ủề ra quyết ủịnh nhà quản lý dự ỏn phải sử dụng nhiều phương pháp và tập hợp nhiều báo cáo tiêu chuẩn với các thông tin giá trị.
Kiểm soỏt tiến ủộ là dạng thức ủơn giản nhất của giỏm sỏt dự ỏn. Cỏc dữ liệu về sự tiến triển thực tế ủược thu thập ủịnh kỳ (hàng tuần, hàng thỏng...) hoặc liờn tục (ngay khi một hoạt ủộng hoàn thành hoặc một mốc thời gian ủạt ủược) và ủược sử dụng làm ủầu vào cho hệ thống giỏm sỏt. Bằng việc so sỏnh kế hoạch ban ủầu với kế hoạch cập nhật hiện thời, nhà quản lý sẽ phỏt hiện ra cỏc sai khỏc. Cỏc sai khỏc này là cơ sở ủể khởi ủộng cỏc cỏc hành ủộng khắc phục, chẳng hạn như bố trớ lại cỏc nguồn lực nhằm ủẩy nhanh tiến ủộ cỏc hoạt ủộng bị chậm.
3.3.2. Phân tích về chi phí a. Kiểm soát chi phí tích luỹ
Kiểm soỏt chi phớ ủơn giản cú thể ủạt ủược bằng cỏch so sỏnh chi phớ thực tế của cỏc hoạt ủộng của dự ỏn với ngõn sỏch theo kế hoạch. Khi phỏt hiện cỏc chi phớ vượt quỏ nhà quản lý dự ỏn sẽ phõn tớch xu hướng và nếu chi phớ vượt quỏ ủú cú khả năng vượt ra ngoài tầm kiểm soỏt thỡ sẽ bắt ủầu cỏc biện phỏp khắc phục.
Hình 10.8. Đ−ờng chi phí thực tế, ngân sách tích luỹ và các giới hạn kiểm soát
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
1 2 3 4 5
tuÇn
chi phí và ngân sách tích luỹ
Giới hạn kiểm soát trên
Giới hạn kiểm soát d−ới
Ngân sách tích luỹ Chi phÝ tÝch luü
Vấn ủề ủặt ra ở ủõy là: như thế nào là khả năng vượt ra ngoài tầm kiểm soỏt. ðể xỏc ủịnh ủiều này, nhà quản lý ủặt ra cỏc giới hạn kiểm soỏt ủối với cỏc thụng số quan trọng.
Nhưng trong giỏm sỏt dự ỏn luụn gặp phải một vấn ủề khỏc là thiếu cỏc tiờu chuẩn rỳt ra từ cỏc kết quả thực hiện, kinh nghiệm quá khứ. Bản chất mang tính một lần của các dự án khuyến khích việc áp dụng các giới hạn kiểm soát dựa trên trực giác và phân tích rủi ro chứ không phải là dựa trên các dữ liệu và kinh nghiệm quá khứ như trong giám sát các quá trình theo thống kê.
Hỡnh 10.8 vẽ ủường chi phớ thực tế, ngõn sỏch tớch luỹ và cỏc giới hạn trờn dưới bằng
ổ10% so với ngân sách. Như ta thấy, giới hạn trên cần thiết là ựiều hiển nhiên. đó là sự ngăn ngừa các khoản vượt ngân sách. Nhưng giới hạn dưới cũng là cần thiết vì nó có thể báo hiệu một sự chậm tiến ủộ trong việc thực hiện dự ỏn.
b. Kiểm soát chi phí theo thời kỳ
Hỡnh 10.9 là ngõn sỏch hàng tuần ủược vẽ cho hoạt ủộng ủó vẽ trờn hỡnh 10.8, thể hiện bằng biểu ủồ dạng cột. Tại ủõy, cỏc ủường giới hạn cú vẻ ủược nhỡn rừ hơn.
H×nh 10.9. Chi phÝ theo tuÇn
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
1 2 3 4 5
tuÇn
chi phÝ theo tuÇn
Giới hạn trên
Giới hạn d−ới
Cỏc bỏo cỏo tương tự cú thể ủược lập và phõn tớch cho một số hoạt ủộng hoặc cho toàn bộ dự án.
c. Một số phân tích khác
c1. Tích hợp cơ cấu phân tách công việc và cơ cấu tổ chức
Ngoài cỏc mẫu bỏo cỏo kể trờn, trong quản lý dự ỏn cú thể giỏm sỏt cỏc hoạt ủộng thụng qua việc tớch hợp cơ cấu phõn tỏch cụng việc WBS và cơ cấu tổ chức OBS. Vấn ủề này ủó ủược ủề cập trong xõy dựng ma trận trỏch nhiệm. ðõy là một mụ hỡnh tớch hợp 2 cơ cấu cho phộp kiểm soỏt cụng việc nào phải ủược bộ phận nào thực hiện.
c2. Kiểm soát giá thành/chi phí
Kiểm soỏt giỏ thành/chi phớ là quản lý những thay ủổi trong chi phớ thực hiện dự ỏn với mục ủớch làm giảm cỏc yếu tố tiờu cực và tăng cỏc yếu tố tớch cực trong sự thay ủổi ủú. Kiểm soát giá thành dự án bao gồm các nội dung sau:
- Theo dừi cỏc chỉ tiờu chi phớ thực hiện dự ỏn nhằm mục ủớch phỏt hiện cỏc sai lệch so với ngõn sỏch ủó hoạch ủịnh;
- Quản lý những thay ủổi trong ngõn sỏch nhằm mục ủớch thực hiện ngõn sỏch ủó hoạch ủịnh;
- Ngăn chặn những quyết ủịnh sai lầm ủó cú trước từ trong kế hoạch;
- Thụng tin cho cỏc bờn liờn quan về tiến trỡnh thực hiện dự ỏn từ gúc ủộ tuõn thủ ngõn sách.
Kiểm soỏt giỏ thành ủược trỡnh bày trong mục 4, chương 7.
3.3.3. Phõn tớch về chất lượng và cỏc thay ủổi thiết kế
Phân tích về chất lượng có nhiệm vụ phát hiện bất cứ sai khác nào so với các chỉ tiêu kỹ thuật và cỏc tiờu chuẩn mà chỳng cú thể thay ủổi trong vũng ủời của dự ỏn.
Như vậy, ủể ủạt ủược một mức ủộ hài lũng về kết quả ủạt ủược cần phải quan tõm tới 2 khớa cạnh của vấn ủề ủú là chất lượng và cỏc thay ủổi thiết kế.
a. Kiểm soát chất lượng
Như ủó ủề cập trong chương 8, quản lý chất lượng ủồng bộ là chỡa khoỏ quyết ủịnh thành cụng của một dự ỏn. Theo quan niệm về quản lý chất lượng ủồng bộ thỡ chất lượng phải là trọng tâm của bất kỳ bộ phận nào của tổ chức thực hiện dự án (bộ phận của tổ chức thực hiện dự án theo OBS), thực hiện công việc trong bất kỳ thành phần nào của dự án (thành phần dự ỏn theo WBS) tại bất kỳ thời ủiểm nào trong vũng ủời của dự ỏn.
Kiểm soỏt chất lượng ủược thực hiện trong mối liờn hệ gắn bú chặt chẽ với kiểm soỏt thiết kế.
b. Kiểm soát thiết kế
Kiểm soỏt thiết kế là việc nhận diện và kiểm soỏt cỏc ủặc tớnh về chức năng thiết kế của hệ thống (sản phẩm của dự án) và lập tài liệu hướng dẫn. đó là việc cung cấp các thông tin chớnh xỏc về ủối tượng ủó, ủang và sẽ ủược xõy dựng. Kiểm soỏt thiết kế hỗ trợ cho nhà quản lý dự ỏn trong việc ủỏnh giỏ và kiểm soỏt những thay ủổi về cụng nghệ, kỹ thuật ủược ủề xuất, ủảm bảo sự toàn vẹn của bản thiết kế và cỏc cụng tỏc lập tài liệu kỹ thuật, hỗ trợ sản xuất, hoạt ủộng và bảo dưỡng cho hệ thống/sản phẩm của dự ỏn. Kiểm soỏt thiết kế là một bộ phận quan trọng trong quản lý cỏc thay ủổi sẽ ủược trỡnh bày cụ thể tại mục 5 của chương này.
Hệ thống kiểm soỏt thiết kế cho phộp và ủảm bảo sự chuyển dịch ờm thuận và cung cấp các thông tin cập nhật về cấu hình của hệ thống/sản phẩm.
3.3.4. Tớch hợp cỏc phõn tớch về tiến ủộ thời gian, chi phớ, chất lượng và cỏc thay ủổi Một hệ thống giám sát có hiệu quả phải tích hợp cả 3 khía cạnh của giám sát là về tiến ủộ thời gian, chi phớ, chất lượng và cỏc thay ủổi trong suốt vũng ủời của dự ỏn.
Giao diện của kiểm soỏt tiến ủộ thời gian và chi phớ là khỏi niệm khối lượng hoàn thành, nú ủược ủo bằng BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) và ủược so sỏnh với ACWP và BCWS như ủó ủề cập trong chương 7, mục 4.
Giao diện giữa kiểm soỏt tiến ủộ thời gian, chi phớ và kiểm soỏt chất lượng ủảm bảo rằng chỉ cú cỏc cụng việc ủó ủược nhúm quản lý chất lượng phờ duyệt (tức là ủảm bảo chất lượng) mới ủược cụng nhận là khối lượng hoàn thành/giỏ trị thu ủược BCWP. Núi khỏc ủi, BCWP là chi phớ theo kế hoạch của cỏc cụng việc ủó hoàn thành ủảm bảo chất lượng tớnh ủến thời ủiểm báo cáo.
Giao diện giữa kiểm soỏt chất lượng và kiểm soỏt cỏc thay ủổi ủảm bảo rằng hoạt ủộng kiểm soỏt chất lượng ủược dựa trờn bản vẽ thiết kế mới nhất. Bản vẽ thiết kế mới nhất bao gồm thiết kế cơ sở và cỏc thay ủổi ủó ủược phờ duyệt
Tích hợp tất cả các khía cạnh trên cho nhà quản lý dự án một bức tranh toàn cảnh về hệ thống/sản phẩm dự ỏn cú chỉ rừ cỏc yờu cầu thay ủổi kỹ thuật ủược ủỏnh giỏ dựa trờn những ảnh hưởng của chỳng ủến chi phớ, tiến ủộ thời gian và kết quả thực hiện cuối cựng. Cỏc hệ thống kiểm soỏt về tiến ủộ thời gian, chi phớ, chất lượng và thiết kế này lại hoạt ủộng trong suốt vũng ủời của dự ỏn trong khuụn khổ ma trận trỏch nhiệm OBS-WBS. Tại ủõy, cỏc sai khỏc ủược phỏt hiện trong mối quan hệ tổng hợp một cỏch kịp thời. Dựa vào ma trận OBS- WBS có thể truy ra nguyên nhân nguồn gốc mang tính tổ chức của sai khác (bộ phận nào chịu trỏch nhiệm) và từ ủú, nhà quản lý dự ỏn cú thể ủưa ra cỏc biện phỏp tương ứng ủỳng lỳc và cú tớnh ủến mọi khớa cạnh của vấn ủề nảy sinh.