VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 10 GIÁM SÁT VÀ ðIỀU CHỈNH DỰ ÁN
5. QUẢN LÝ CÁC THAY ðỔI
5.5. Quỏ trỡnh kiểm soỏt thay ủổi
Quỏ trỡnh kiểm soỏt thực hiện thay ủổi là cụng việc với tập hợp cỏc tài liệu quy ủịnh ghi nhận và kốm theo từng thay ủổi từ khi xuất hiện nhu cầu ủối với nú cho ủến khi thực hiện nú ủầy ủủ. Quỏ trỡnh thực hiện cỏc thay ủổi cú thể khỏc nhau ủỏng kể khụng những tuỳ theo lĩnh vực hoạt ủộng và hệ thống quản lý trong từng tổ chức mà cũn cú thể là tuỳ theo từng dự ỏn trong khuôn khổ một tổ chức.
Một thành viờn nào ủú của dự ỏn, vớ dụ như chủ ủầu tư, nhúm dự ỏn hoặc một bờn thứ 3 cú thể ủưa ra ý tưởng về thay ủổi. Tất cả cỏc yờu cầu này cần phải ủược lập thành văn bản theo ủỳng chức năng, trỡnh tự cần thiết và trải qua toàn bộ quỏ trỡnh kiểm soỏt thực hiện thay ủổi.
Thiếu sự kiểm soát này, nhà quản lý dự án sẽ gặp khó khăn trong kiểm soát quá trình thực hiện các công việc của phần còn lại của dự án.
Trong một dạng chung nhất quỏ trỡnh kiểm soỏt thực hiện thay ủổi cần phải trải qua 5 giai ủoạn cơ bản sau:
a. Mô tả
Trong giai ủoạn ủầu cần phải làm rừ và mụ tả thay ủổi dự kiến. Cỏc ủề xuất ủược lập thành văn bản và phải ủược thảo luận.
b. đánh giá
Giai ủoạn thứ 2 là phõn tớch ủầy ủủ ảnh hưởng của thay ủổi dự kiến. ðể phõn tớch cần thu thập và thống nhất tất cả cỏc thụng tin cần thiết cho việc ủỏnh giỏ hậu quả của thay ủổi này. Kết quả của cỏc phõn tớch ủược lập thành văn bản và ủược thảo luận.
c. Chấp nhận, từ chối hay trỡ hoón thay ủổi
Cỏc kết quả phõn tớch ủược xem xột và ủưa ra kết luận về chấp nhận, từ chối hay trỡ hoón thay ủổi. Nếu quyết ủịnh ủược ủưa ra là trỡ hoón thực hiện thay ủổi thỡ cần thiết phải tiến hành cỏc nghiờn cứu và tớnh toỏn bổ sung. Nếu quyết ủịnh là chấp nhận thay ủổi thỡ cần phải chỉ ủịnh người thực hiện và phương tiện thực hiện thay ủổi. Cỏc quyết ủịnh ủưa ra ủược văn bản hoá.
d. Thực hiện
Thay ủổi ủược ủưa vào kế hoạch dự ỏn và ủược thực hiện.
e. Xác nhận sự hoàn thành
Kiểm soỏt sự thực hiện ủầy ủủ và cụ thể cỏc cụng việc trong khuụn khổ của thay ủổi ủang xột. Trong trường hợp kết quả thành cụng tốt ủẹp, thay ủổi ủược ủưa ra khỏi quỏ trỡnh kiểm soát.
Cú thể ủưa ra vớ dụ sau về cỏc tài liệu quy ủịnh và biờn bản của quỏ trỡnh diễn ra thay ủổi:
- Bỏo cỏo về vấn ủề (mụ tả vấn ủề nảy sinh trong tiến trỡnh thực hiện dự ỏn) - ủược hỡnh thành trong giai ủoạn ủầu;
- Yờu cầu thực hiện thay ủổi - ủược hỡnh thành ở giai ủoạn ủầu;
Hình 10.10. Chu kỳ kiểm soát thay đổi
Đầu vào Quá trình Đầu ra
Nhận diện vấn đề Mô tả vấn đề Vấn đề
§¨ng ký
thay đổi Phân tích và mô tả
thay đổi
Thay đổi dù kiÕn
Thay đổi
dự kiến Xem xét, phê
duyệt
- đề xuất bị gạt bỏ - đề xuất cần tu sửa - cần phê chuẩn về tài trợ - phê duyệt thay đổi
Thay đổi dự kiến Các đàm phán Phê duyệt tài trợ Thay đổi
dù kiÕn Ph©n tÝch chi tiÕt hậu quả
mô tả chi tiết thay
đổi và các hậu quả của nã
Thay đổi đã
phê duyệt Thực hiện Thay đổi đã
thực hiện
Thay đổi đã
thực hiện Xác nhận Sự thay đổi đ−ợc
chÊp nhËn
Xác nhận sự đúng đắn
trong thực hiện Kết thúc Dỡ bỏ khỏi
kiểm soát
- Mụ tả thay ủổi dự kiến - thụng tin về thay ủổi, về thực trạng vấn ủề, về người yờu cầu, người chịu trỏch nhiệm thực hiện và kiểm soỏt - ủược hỡnh thành trong giai ủoạn ủầu và ủiều chỉnh ở cỏc giai ủoạn tiếp sau;
- Tổng hợp về kiểm soỏt thay ủổi - gồm thụng tin tổng quỏt về thay ủổi.
Mỗi giai ủoạn diễn ra thay ủổi ủược thực hiện phự hợp với quy ủịnh ủó ủược duyệt. Mỗi giai ủoạn này ủều ủề ra sự phõn vai giữa cỏc thành viờn dự ỏn. Vớ dụ, trong nhúm quản lý dự ỏn chỉ ra người chịu trỏch nhiệm thu thập và xử lý cỏc bỏo cỏo về cỏc vấn ủề hiện tại và cỏc yờu cầu thực hiện thay ủổi. ðể kiểm soỏt quỏ trỡnh diễn ra thay ủổi thường chỉ ủịnh người chịu trách hiệm chính cho quá trình này.
Tài liệu quy ủịnh tiến trỡnh ủàm phỏn và ra quyết ủịnh về thực hiện thay ủổi cần phải cú tính chuyên nghiệp. Trong quá trình này có sự tham gia của nhà quản lý dự án, người chịu trỏch nhiệm thực hiện phần dự ỏn cú thay ủổi, ủại diện chủ ủầu tư và trong trường hợp cần thiết thỡ cả ủại diện của cỏc bờn liờn quan.
Túm lại, trong trường hợp lý tưởng kiểm soỏt thực hiện thay ủổi là một cụng nghệ tổng hợp quản lý tiến trỡnh thay ủổi dự ỏn với tập hợp cỏc tài liệu, với sự phõn chia trỏch nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
CÂU HỎI ÔN TẬP
37.Giỏm sỏt là gỡ? Mục ủớch, vai trũ của giỏm sỏt?
38.Trình bày các nguyên tắc xây dựng hệ thống giám sát dự án.
39.Quá trình giám sát gồm những nội dung gì?
40.Anh (chị) hiểu thế nào là theo dõi (monitoring) dự án? Hãy trình bày các phương phỏp chủ yếu dựng ủể theo dừi tiến trỡnh thực hiện dự ỏn.
41.Lập bỏo cỏo tiến ủộ dự ỏn là gỡ? Theo anh (chị) cú thể cú cỏc loại bỏo cỏo nào?
42.Trỡnh bày cỏc loại phõn tớch cỏc bỏo cỏo tiến ủộ về thời gian, chi phớ, chất lượng.
43.Anh (chị) hiểu thế nào là thay ủổi thiết kế?
44.Trỡnh bày sự kết hợp của cỏc phõn tớch về thời gian, chi phớ, chất lượng và thay ủổi thiết kế?
45.Phõn biệt cỏc loại quyết ủịnh ủiều chỉnh cú thể ủưa ra trong quỏ trỡnh giỏm sỏt dự ỏn.
46.Hiểu thế nào là thay ủổi? Những ai và trong trường hợp nào cú thể ủề xuất cỏc thay ủổi, loại thay ủổi mà họ ủề xuất?
47.Tại sao khi thay ủổi nội dung dự ỏn lại bắt buộc phải ủiều chỉnh kế hoạch cơ sở?
Trỡnh bày những dạng thay ủổi khụng ủược ủưa vào ủiều chỉnh kế hoạch cơ sở?
48.Phõn biệt thay ủổi mong muốn và thay ủổi bắt buộc?
49.Trỡnh bày nội dung của quỏ trỡnh kiểm soỏt thay ủổi và cỏc tài liệu liờn quan.
50.Tại sao, theo anh (chị) quỏ trỡnh kiểm soỏt thay ủổi luụn luụn phải ủược văn bản cỏc vấn ủề phỏt sinh?
BÀI TẬP
Bài tập 10.1. Theo bài tập 7.4:
Cho một kế hoạch dự án với các công việc như bảng sau:
Cụng việc Ngày bắt ủầu Ngày kết thỳc Chi phớ/ngày (1000 VNð)
A 1 3 1.000
B 1 5 5.000
C 4 8 3.000
D 6 15 1.000
E 9 22 2.000
F 9 24 4.000
Cỏc bỏo cỏo sơ bộ cho cỏc tuần 1, 2 và 3 ủược tập hợp trong bảng sau:
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3
c/v Ngày
bắt ủầu
thực tế (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3)
A 1 ðTH 3.000 100 - - - -
B 1 ðTH 25.000 80 HT 30.000 100 - - -
C 4 ðTH 700 40 HT 20.000 100 - - -
D 7 CBð 0 0 ðTH 4.000 30 ðTH 8.000 70
E 11 CBð 0 0 CBð 0 0 ðTH 10.000 30
F 10 CBð 0 0 ðTH 6.000 10 ðTH 30.000 40
Chú thích:
Cột (1) - trạng thái:
ðTH - ủang thực hiện HT - ủó hoàn thành CBð - chưa bắt ủầu
Cột (2) - chi phí tích luỹ (1000 VNð)
Cột (3) - phần trăm khối lượng công việc hoàn thành (%) Tuần làm việc 5 ngày.
a. Hóy phõn tớch xu hướng cỏc chờnh lệch về chi phớ cho từng tuần và ủưa ra cỏc khuyến cỏo cần thiết nếu giới hạn về chi phớ ủặt ra là ±20%.
b. Lập bỏo cỏo tiến ủộ thời gian dạng bảng cho thời ủiểm cập nhật thụng tin cuối cựng có chỉ rõ các nhanh/chậm so với kế hoạch và dự kiến thời gian thực hiện các công việc chưa hoàn thành cũng như dự kiến thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án.
Bài tập 10.2. Hãy cho biết trong các dự án xây dựng xưởng thực tập cơ khí và dự án xây dựng Cầu Thanh trỡ, cỏc hoạt ủộng nào cần ủược kiểm soỏt và hỡnh thức giỏm sỏt là gỡ? Trong cỏc dự ỏn này cú thể xảy ra cỏc loại thay ủổi nào và do ai ủưa ra, trong giai ủoạn nào của dự án?