VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ THỜI GIAN
3. LẬP TIẾN ðỘ VÀ QUẢN LÝ TIẾN ðỘ BẰNG SƠ ðỒ MẠNG
3.2. Quản lý tiến ủộ bằng sơ ủồ mạng
Sau khi ủó ủiều chỉnh sơ ủồ mạng theo cỏc tiờu chuẩn tối ưu và ủó cú cỏc biểu ủồ nhu cầu nhõn lực và cỏc nguồn lực khỏc thỡ cụng việc tiếp theo là quản lý tiến ủộ, tỡm cỏch thực hiện cỏc cụng việc ủó tớnh toỏn trờn sơ ủồ mạng ủể hoàn thành dự ỏn ủỳng thời hạn ủó vạch ra.
Muốn vậy phải tập trung chỉ ủạo cỏc cụng việc găng, coi ủú là cỏc cụng việc then chốt, cần ủược ưu tiờn về vật tư, nhõn lực và sự giỏm sỏt chặt chẽ về kỹ thuật và tổ chức. ðường găng mang yếu tố khách quan, nó phản ánh sự "găng" về lô-gic công việc chứ không phụ thuộc vào tên công việc là quan trọng hay không quan trọng. Có trường hợp, công việc găng lại là cụng việc ảo khụng ủũi hỏi chi phớ nguồn lực, nếu theo kinh nghiệm thụng thường thỡ chắc chắn khụng ủược xếp vào cụng việc quan trọng cần chỳ ý.
Trong thực tế, việc hoàn thành cỏc cụng việc như ủó tớnh toỏn trờn sơ ủồ mạng là khú ủạt ủược hoàn hảo. Cú rất nhiều lý do khỏch quan, chủ quan, ủụi khi là bất khả khỏng (vớ dụ mưa, bóo...) làm cho cỏc cụng việc bị chậm lại và cũng cú thể cú cụng việc lại ủược hoàn thành sớm hơn. Vỡ vậy, thường xuyờn phải kiểm tra lại và nếu cần thỡ cú thể phải ủiều chỉnh mạng.
ðể thực hiện tốt cụng việc quản lý tiến ủộ, thụng thường trong cỏc Ban quản lý dự ỏn (hoặc Ban ủiều hành dự ỏn) thành lập nờn "nhúm sơ ủồ mạng" chịu sự chỉ huy trực tiếp của lónh ủạo. Lónh ủạo dự ỏn phải cựng nhúm sơ ủồ mạng quản lý chặt chẽ nội dung chủ yếu của sơ ủồ mạng, nghiờn cứu những diễn biến thực tế, ủưa ra cỏc biện phỏp cụ thể khắc phục cỏc khú khăn nảy sinh, kịp thời giải quyết những vấn ủề thuộc quyền hạn và bỏo cỏo cấp trờn những gỡ khụng giải quyết ủược càng nhanh càng tốt. Cựng với nhúm sơ ủồ mạng, lónh ủạo dự ỏn phải kiểm tra, ủụn ủốc thực hiện cỏc biện phỏp ủó dề ra.
Cỏc cụng việc cần làm ủể quản lý tiến ủộ trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn:
- Tổ chức phổ biến rộng rãi cho cán bộ, công nhân về kế hoạch tổ chức thực hiện dự án.
- Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng ủơn vị bằng "phiếu cụng việc".
- Tổ chức mạng lưới theo dừi, ủụn ủốc và nắm tỡnh hỡnh sản xuất.
- Nhận ủịnh tỡnh hỡnh, ủề ra biện phỏp xử lý khi cú thay ủổi.
- Bỏo cỏo ủịnh kỳ và ủột xuất cho lónh ủạo.
3.2.1. Phổ biến và giao nhiệm vụ
Phổ biến và giao nhiệm vụ tới từng tổ, ủội (nếu cú cỏn bộ phụ trỏch thỡ giao cho cỏn bộ phụ trách) bằng "phiếu công việc" theo mẫu bảng 5.4.
Bảng 5.4. Mẫu phiếu công việc PHIẾU CÔNG VIỆC
Dự án: ...
ðơn vị nhận công việc: ...
Thời gian: Tuần từ ... ủến ...
t/t Tên công
việc
Ký hiệu
ủ/v tính
Khối lượng
MM TB
Nhâ n lực
Ngày bắt ủầu
Ngày hoàn thành
Ngày hoàn thành chậm nhất
có thể 1
2
Người giao nhiệm vụ Chức danh - chức vụ
Ký và ghi rõ họ tên Khi giao nhiệm vụ cần giải thớch rừ tầm quan trọng và ảnh hưởng của cụng việc này ủối với các công việc khác, cũng như tới thời gian thực hiện cả dự án. Giải thích về ngày hoàn thành chậm nhất cho phộp ủối với cụng việc ủú. Chỉ khi xuất hiện những khú khăn khụng thể khắc phục mới phải thay ủổi tiến ủộ, ngoài ra khụng cú lý do nào khỏc ủể khụng hoàn thành ủỳng thời hạn ủó giao.
3.2.2. Tổ chức theo dừi tiến ủộ, nắm tỡnh hỡnh sản xuất
Bảng 5.5. Mẫu báo cáo tình hình thực hiện công việc BÁO CÁO
V/v thực hiện công việc: ....
Thuộc dự án: ....
ðơn vị báo cáo: ...
Ngày báo cáo: ....
Khối lượng Ngày bắt ủầu Ngày kết thỳc t/t Tên
công việc
Ký hiệu
ủ/v tính
kế hoạch
còn lại
% ủạt
kế hoạch
thực tế
kế hoạch
thực tế
Nguyên nhân nhanh
chậm 1
2
Người báo cáo Chức danh - chức vụ Ký và ghi rõ họ tên Phải quy ủịnh rừ trỏch nhiệm, nội dung, thời gian bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch dự ỏn cho nhúm sơ ủồ mạng. Cỏc cỏn bộ trực tiếp quản lý sản xuất ở hiện trường, tổ, ủội làm báo cáo theo mẫu bảng 5.5.
Trong bỏo cỏo cần ghi rừ những cụng việc ủó làm xong; những cụng việc mới; những công việc có trong kế hoạch nhưng thực tế không cần nữa; những công việc bị kéo dài... Tuỳ theo ủiều kiện cụ thể của sản xuất mà mẫu bỏo cỏo cú thể thay ủổi cho phự hợp.
3.2.3. Nhận ủịnh tỡnh hỡnh và ủề ra biện phỏp xử lý
Nhúm sơ ủồ mạng phải bỏo cỏo ủịnh kỳ toàn bộ tỡnh hỡnh cho lónh ủạo dự ỏn theo mẫu bảng 5.6.
Bảng 5.6. Mẫu bỏo cỏo ủịnh kỳ BÁO CÁO ðỊNH KỲ
V/v thực hiện dự án: ...
Hạng mục: ....
Ngày báo cáo: ....
Thời hạn bàn giao theo kế hoạch: ....
Thời hạn bàn giao dự kiến theo tình hình thực tế: ....
1. Những công việc trong thời gian 15 ngày (hoặc 7; 10; 30 ngày) gần nhất: ....
2. Những cụng việc cần ủược ưu tiờn sau cụng việc găng (theo hệ số găng của cụng việc):...
3. Nguyên nhân làm kéo dài ngày bàn giao hạng mục: ...
4. Những cụng việc trước cú ghi trong sơ ủồ mạng nay khụng cần làm nữa và lý do: ...
5. Những công việc mới phát hiện cần bổ sung: ....
Nguyên nhân xuất hiện công việc mới: ....
6. Những ủề nghị ủể ủảm bảo bàn giao hạng mục ủỳng kỳ hạn: ...
Thay mặt nhúm sơ ủồ mạng Chức danh - chức vụ Ký và ghi rõ họ tên Việc ỏp dụng sơ ủồ mạng vào tớnh toỏn và quản lý thời gian, tiến ủộ thực hiện dự ỏn thường gặp cỏc khú khăn phỏt sinh từ vấn ủề phõn phối nguồn lực cho cỏc cụng việc của dự ỏn. Vấn ủề này ủược xem xột trong chương 6.
CÂU HỎI ÔN TẬP
7. Cỏc loại sơ ủồ thể hiện tiến ủộ và ưu nhược ủiểm của chỳng?
8. Phõn biệt 2 phương phỏp biểu diễn sơ ủồ mạng AOA và AON.
9. Trỡnh bày trỡnh tự lập tiến ủộ bằng sơ ủồ mạng.
10.Nội dung cỏc cụng việc quản lý tiến ủộ bằng sơ ủồ mạng?
BÀI TẬP
Bài tập 5.1. Bảng sau liệt kê các công việc lập Báo cáo khả thi xây dựng cầu Thanh trì.
Hóy xỏc ủịnh mối liờn hệ giữa cỏc cụng việc và thiết lập sơ ủồ mạng.
t/t Tên công việc
Nội dung công việc Các công việc ngay
trước
Dự kiến thời gian thực
hiện 1 A ðiều tra kinh tế - xã hội và tình hình
hiện trạng ủường giao thụng
2 B Tổ chức ủếm xe và dự bỏo nhu cầu giao thông tương lai
3 C Khảo sát công trình
4 D Nghiên cứu các phương án tuyến 5 E Thiết kế cầu
6 F Thiết kế ủường
7 G Xây dựng kế hoạch thi công
8 H Xây dựng kế hoạch quản lý và khai thác công trình
9 I Khái toán kinh phí dự án
10 K Thực hiện phân tích kinh tế và phân tích tài chính dự án
11 L Nghiên cứu môi trường
12 M Xõy dựng kế hoạch ủền bự giải phúng mặt bằng
13 N Tập hợp hồ sơ và trình duyệt
Bài tập 5.2. Cho một dự án với các công việc như sau:
t/t Tên công việc Trình tự thực hiện Thời gian thực hiện
1 A làm ngay 15
2 B làm ngay 5
3 C làm ngay 5
4 D làm ngay 20
5 E sau A 5
6 F sau B; E 5
7 G sau C; F 10
8 H sau D; G 10
Hóy lập sơ ủồ mạng cho dự ỏn. Tớnh toỏn cỏc thụng số bằng 2 phương phỏp: trực tiếp trên nút và lập bảng.
Bài tập 5.3. Trên cơ sở cơ cấu phân tách công việc cho dự án xây dựng một phân xưởng thực tập cơ khớ của nhà trường anh (chị) ủó lập trong chương 4 hóy ước tớnh ủộ dài của từng cụng việc, xỏc ủịnh mối quan hệ giữa chỳng. Hóy lập sơ ủồ mạng, tớnh toỏn cỏc thụng số thời gian và lờn tiến ủộ cho dự ỏn này.
Bài tập 5.4. Tiếp bài tập 5.1. Hóy dự kiến thời gian thực hiện cỏc cụng việc, sau ủú tớnh toỏn cỏc thụng số thời gian cho sơ ủồ mạng thu ủược, chuyển nú sang sơ ủồ mạng ngang.
CHƯƠNG 6