QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG 3 BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. TỔ CHỨC HOẠT ðỘNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.2. Văn hoá tổ chức của ban QLDA
Văn hoá tổ chức - thuộc tính mang tính liên kết của ban QLDA như một cơ cấu tổ chức.
Văn hoá tổ chức bao gồm các thành tố: hệ thống các giá trị, các mẫu ứng xử, các phương pháp ủỏnh giỏ kết quả và kiểu quản lý.
Bảng 3.2. Tổ chức hoạt ủộng chung và hành vi của thành viờn trong ban QLDA
Quá trình Hành vi của thành viên trong ban
Các quá trình mục tiêu hoạt ủộng sỏng
tạo
ủưa ra cỏc cỏch giải quyết, ý tưởng mới, cỏch tiếp cận mới trong ủặt vấn ủề và giải quyết vấn ủề
tìm tòi thông tin tìm những thông tin cần thiết, phân loại và trình bày cho các thành viên khác
tập hợp ý kiến thu nhận ý kiến của các thành viên và của những người liên quan, làm rõ các giá trị và các ý tưởng
trao ủổi thụng tin truyền ủạt cho ban cỏc sự kiện và tổng kết, trỡnh bày kinh nghiệm của mỡnh trong giải quyết vấn ủề hoặc minh hoạ vấn ủề
xử lý các ý kiến và các phương án
phõn tớch, ủưa vớ dụ, phỏt triển suy nghĩ, dự bỏo tỡnh huống cho cỏc ủề xuất và cỏc quyết ủịnh
phối hợp giải quyết mâu thuẫn giữa ý tưởng của các thành viên; tổng hợp thông tin và cỏc ý kiến ủể hỡnh thành một bức tranh toàn cảnh về ban quản lý và ủể hoạt ủộng cú hiệu quả
tổng kết ủưa ra tổng kết trong thảo luận, làm rừ cỏc quyết ủịnh của ban quản lý Các quá trình hỗ trợ
khuyến khích thân thiện trong quan hệ với các thành viên khác, thành tâm thật sự, khen ngợi người khỏc khi họ ủưa ra ý tưởng và quyết ủịnh, luụn nghĩ tốt về người khác
ủảm bảo sự tham gia của mọi người
tạo khụng khớ cho mọi người cựng tham gia vào giải quyết vấn ủề, ủiều hoà và hướng dẫn thảo luận chung
xỏc ủịnh cỏc tiờu chí
xỏc ủịnh cỏc tiờu chớ cho ban về nội dung hoạt ủộng, về cỏc thủ tục, về cỏc tiờu chuẩn ủạo ủức và tinh thần; nhắc nhở mọi người tuõn thủ cỏc tiờu chí này
tớnh chấp hành tuõn thủ quyết ủịnh của ban, cú thể ủưa ra ý tưởng của mỡnh vào quỏ trỡnh thực hiện
thể hiện tình cảm tập thể
thể hiện cỏc xỳc cảm của tập thể ủối với cỏc sự kiện, ý tưởng, quyết ủịnh;
giữ liên hệ của tập thể với các thành viên
Ban QLDA hoạt ủộng như một cơ thể thống nhất và là ủối tượng của hoạt ủộng quản lý.
Văn hoỏ tổ chức là một cụng cụ chiến lược mạnh ủể hướng ban QLDA tới cỏc mục tiờu và kết quả chung. Thành phần của văn hoá tổ chức có:
- biết vị trớ của mỡnh trong ban (ủối với cỏc thành viờn của ban);
- giá trị và các tiêu chuẩn hành vi;
- cỏc thụng lệ hoạt ủộng thực tế;
- hệ thống truyền thông và văn hoá giao tiếp;
- nguyên tắc, tiêu chí của quyền hạn và trách nhiệm, của quy chế và quyền lực;
- nguyên tắc của các mối quan hệ không chính thức;
- các thông lệ và truyền thống hình thành trong ban;
- mối quan hệ giữa mọi người với nhau;
- ủạo ủức cụng việc và lao ủộng.
Kiểu quản lý thể hiện ủặc ủiểm của việc ra quyết ủịnh quản lý như thế nào (hỡnh thức quản lý) và phương phỏp thực hiện quyết ủịnh quản lý (ủũn bẩy trong quản lý). Kiểu quản lý phải phự hợp với văn hoỏ tổ chức của ban QLDA và ủặc ủiểm của con người làm việc trong ban. Có các kiểu quản lý sau (bảng 3.3):
Kiểu 1: hỡnh thức quản lý tập trung với cỏc quyết ủịnh ủược ủưa ra bởi một cỏ nhõn là lãnh tụ của ban. Hình thức này phù hợp với văn hoá tổ chức hữu cơ, nghĩa là thành viên của ban là những người thi hành vâng lời, thuộc dạng quan hệ gia ựình. đòn bẩy quản lý chắnh trong trường hợp này là uy tớn của người lónh ủạo.
Kiểu 2: hỡnh thức quản lý thị trường, cỏc quyết ủịnh ủược ủưa ra theo quy luật thị trường và thị trường là thước ựo cơ bản cho hiệu quả của các quyết ựịnh. đòn bẩy cơ bản tác ựộng lên con người là tiền và vật chất, tương ứng với việc coi các cộng tác viên là chủ thể của thị trường lao ủộng. Người lónh ủạo sẽ là mạnh và hiệu quả nếu ủảm bảo cho cỏc cộng tỏc viờn sự ủền bự vật chất, tương ứng với sức lực họ ủó bỏ ra, cú lợi hơn so với cỏc nhà lónh ủạo khỏc.
Hình thức quản lý này phù hợp với văn hoá tổ chức thương mại. Trong văn hoá tổ chức thương mại, các thành viên tích cực hướng tới sự tăng tiến chức vụ cùng với tăng thêm trách nhiệm, khối lượng cụng việc và mức ủộ tăng trưởng vật chất tương ứng.
Bảng 3.3. Mối quan hệ giữa văn hoỏ tổ chức, hỡnh thức quản lý và dạng hoạt ủộng chung Dạng hoạt ựộng chung Hình thức quản lý đòn bẩy trong quản lý
phối hợp cộng ủồng tập trung uy tớn
phối hợp theo cá thể thị trường tiền, vật chất
phối hợp theo trình tự hành chính quan liêu sức mạnh, quyền lực
dân chủ quy tắc
phối hợp sáng tạo
ủối thoại kiến thức
Kiểu 3: hỡnh thức quản lý quan liờu bao cấp. Quyết ủịnh ủược ủưa ra bởi người lónh ủạo cấp trên. đòn bẩy cơ bản tác ựộng lên con người là quyền lực, thường dựa trên phương pháp tỏc ủộng trực tiếp (mệnh lệnh và trừng phạt). Hỡnh thức này phự hợp với văn hoỏ tổ chức hành chớnh quan liờu, trong ủú cú cỏc thành viờn tuõn thủ kỷ luật cụng nghệ, nghiờm chỉnh thực hiện các chức năng của mình và mệnh lệnh của thủ trưởng.
Kiểu 4: hỡnh thức quản lý dõn chủ. Kiểu quản lý này sử dụng quy tắc như một ủũn bẩy cơ bản. ðối với văn hoỏ tổ chức kiểu này thường cú cỏc nhà chuyờn nghiệp, một mặt, ủịnh hướng ủạt tới kết quả (ủể nhận ủược thờm kiến thức), mặt khỏc, hướng tới sự phỏt triển chuyờn mụn cỏ nhõn. ðạt ủược mục tiờu trong tập thể những cỏ nhõn tớch cực với cỏc ủịnh hướng khỏc nhau là khụng thể ủược nếu khụng cú những nguyờn tắc ứng xử nhất ủịnh - cỏc quy tắc. Nhưng cỏc quy tắc này cần thiết phải dõn chủ ủể ủảm bảo ủạt ủược quyền lợi cho ủa số tuõn thủ theo quy tắc và ủảm bảo cỏc quyền hợp phỏp cho thiểu số.
Kiểu 5: Thời gian gần ủõy người ta bắt ủầu nhắc ủến một kiểu quản lý mới với hỡnh thức quản lý ủối thoại. Trong kiểu quản lý này, chức năng quản lý ủược phõn chia và ủược thực hiện một cách có hiệu quả bởi các nhà chuyên nghiệp với sự tham gia tích cực và ngang hàng của mỗi người trong số họ như những chủ thể quản lý. ðặc ủiểm cơ bản của kiểu quản lý này là việc sử dụng kiến thức như ủũn bẩy quản lý chớnh. Hoạt ủộng quản lý chỉ cú thể cú hiệu quả với kiến thức của tập thể các nhà chuyên nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau.