CHƯƠNG IV QUI TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN
II. QUI TRÌNH THỰC HIỆN THEO DÕI VÀ ðÁNH GIÁ KẾ
2. Tổ chức theo dừi và ủỏnh giỏ
Một yếu tố quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua khi chuẩn bị công tác theo dừi, ủú là xõy dựng năng lực và quy trỡnh cho việc tổ chức thụng tin và công bố các kết quả theo dõi. Mặc dù việc tổ chức thông tin về kết quả theo dõi có vẻ tốn kém hoặc phiền toái, song nếu không làm tốt công việc này, kết quả hoạt ủộng theo dừi sẽ khụng thực sự cú ý nghĩ ủối với cỏc ủịa phương trong quỏ trỡnh ủiều hành thực hiện kế hoạch. Khi cỏc kết quả theo
dừi ủược ghi chộp thành văn bản, và cỏc thụng tin ủược tổ chức hợp lý (hướng dẫn, biểu mẫu, tần xuất,...) thỡ ủiều ủú sẽ mang lại sự tiết kiệm và cỏc lợi ớch lớn, khi kế hoạch ủược thực hiện, cho cỏc hoạt ủộng phõn tớch, ủỏnh giỏ và lập kế hoạch trong tương lai.
Cỏc kết quả Theo dừi cần ủược tuyờn truyền ủịnh kỳ trong ủịa phương ủể ủỏnh giỏ cỏc phản ứng và nõng cao nhận thức về sự tham gia, hỗ trợ cỏc họat ủộng phỏt triển kinh tế. Qua ủú, cỏc ý kiến phản hồi của ủịa phương, ủến lượt mỡnh, sẽ trở thành quan trọng trong quỏ trỡnh ủỏnh giỏ và giỳp cỏc bờn liờn quan ủiều chỉnh lại KHPT KTXH.
Việc lập kế hoạch ủỏnh giỏ cũng tương tự như lập kế hoạch theo dừi.
Phần lớn những gỡ ủó trỡnh bày về hoạt ủộng theo dừi cũng ủỳng với cụng tỏc ủỏnh giỏ. Tuy nhiờn, ủỏnh giỏ khụng phải là một quỏ trỡnh liờn tục, mà xảy ra tại cỏc thời ủiểm mang tớnh chiến lược trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch (chẳng hạn như vào thời ủiểm giữa hoặc cuối của cỏc giai ủoạn kế hoạch, cuối kế hoạch 5 năm, hoặc một số năm sau khi thực hiện kế hoạch).
Do vậy, trước khi bắt ủầu hoạt ủộng ủỏnh giỏ, cần lường tớnh trước ủược cả 4 bước của quy trình này.
2.2. Phân tích thông tin
Quỏ trỡnh theo dừi và ủỏnh giỏ khụng chỉ dừng ở việc thu thập cỏc thụng tin, hoạt ủộng mang tớnh cốt lừi của quỏ trỡnh này là phõn tớch cỏc thụng tin thu thập ủược, ủưa ra những nhận xột và gợi ý cho việc ra quyết ủịnh của nhà quản lý.
Cỏc thụng tin theo dừi sẽ ủược tập hợp theo cỏc chỉ số ủó ủược lựa chọn trong khung theo dừi. Sau khi ủó cú thụng tin về tỡnh hỡnh thực tế, người phõn tớch sẽ so sỏnh giỏ trị thực tế với giỏ trị mong ủợi (chỉ tiờu kế họach) tương ứng. Có một số khả năng xảy ra:
- Giỏ trị thực tế tốt hơn so với giỏ trị mong ủợi, ủõy là một tớn hiệu tốt cho việc ủạt ủược mục tiờu kế họach dự kiến. Trong trường hợp này, người phân tích phải tìm hiểu xem nguyên nhân của tình trạng này là gì, kết quả ủạt ủược là do yếu tố khỏch quan thuận lợi hay là do hiệu quả lớn hơn trong quỏ trỡnh thực hiện. Sự hiểu biết về cỏc nguyờn nhõn này sẽ là cơ sở ủể cho
- Giỏ trị thực tế xấu hơn so với giỏ trị mong ủợi, ủõy là tớn hiệu khụng tốt và cú thể làm ảnh hưởng ủến việc ủạt ủược mục tiờu kế họach. Trước những phát hiện này, người phân tích cần tập trung làm rõ các nguyên nhân có thể, bao gồm cả nguyên nhân khách quan (các yếu tố khách quan diễn biến bất lợi hơn so với dự kiến) và nguyên nhân chủ quan (các nỗ lực hoạt ủộng khụng ủạt hiệu quả mong ủợi). Sự hiểu biết này cũng sẽ là cơ sở quan trọng ủể nàh quản lý ủưa ra cỏc quyết ủịnh ủiều chỉnh cỏc nỗ lực hành ủộng và thậm chí cả các mục tiêu kế họach.
Việc ủỏnh giỏ sẽ chỉ tập trung vào phõn tớch kết quả thực hiện một số chỉ tiờu quan trọng của KH. Cỏc phõn tớch trong quỏ trỡnh ủỏnh giỏ, cỏc nguyờn nhõn ủược phỏt hiện sẽ phải ủược ủỳc kết thành cỏc bài học và kinh nghiệm. Cỏc kinh nghiệm và bài học này, kể cả tốt và xấu sẽ là cơ hội ủể cỏc nhà quản lý học hỏi và là cơ sở ủể ủề xuất cỏc phương ỏn ủiều chỉnh quỏ trỡnh thực hiện KH (ủối với ủỏnh giỏ giữa kỳ) và ỏp dụng vào cỏc kỳ KH tiếp theo (ủối với ủỏnh giỏ cuồi kỳ và ủỏnh giỏ tỏc ủộng).
2.3. Sử dụng các phát hiện trong TD&ðG
Những phỏt hiện trong quỏ trỡnh TD&ðG phải ủược thụng bỏo kịp thời cho những người cú trỏch nhiệm, làm cơ sở ủể ủưa ra cỏc quyết ủịnh quản lý phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế và ủảm bảo hướng tới thực hiện mục tiêu kế hoạch.
Bỏo cỏo theo dừi và ủỏnh giỏ cú thể ủúng nhiều vai trũ khỏc nhau, và thụng tin mà chỳng ủưa ra cú thể ủược sử dụng cho nhiều mục ủớch khỏc nhau.Tuy nhiờn, mục ủớch trọng tõm là ủể “truyền thụng ủiệp” – thụng tin cho cỏc ủối tượng liờn quan về cỏc phỏt hiện và kết luận rỳt ra từ việc thu thập, phõn tớch và lý giải cỏc thụng tin ủỏnh giỏ.
Trong quỏ trỡnh tỡm tũi cỏc phỏt hiện từ việc theo dừi và ủỏnh giỏ ủang diễn ra, ủiều quan trọng là phải ủảm bảo ủược rằng tất cả mọi người ủều ủược thụng bỏo về tiến ủộ và khụng khiến ai phải ngạc nhiờn. Kết quả theo dừi và ủỏnh giỏ cần ủược truyền bỏ khụng ngừng nhằm cung cấp những thụng tin phản hồi cho những người ra quyết ủịnh. Cỏc hỡnh thức liờn lạc khụng chớnh thống (ủiện thoại, thư ủiện tử, fax, ủối thoại) và chớnh thống (bỏo cỏo sơ bộ, trỡnh bày, bỏo cỏo bằng văn bản) ủều cú thể ủược sử dụng.
Dữ liệu cần ủược trỡnh bày một cỏch ngắn gọn, chớnh xỏc và liờn quan ủến cỏc ủối tượng mục tiờu. Cụ thể, nếu chuỗi ra mệnh lệnh càng ở cấp cao thì càng ít cần những thông tin quá chi tiết; các số liệu tổng hợp, súc tích liờn quan ủến một vấn ủề cụ thể sẽ thớch hợp hơn. Càng xuụi xuống dọc theo
cấp quản lý thì càng nên có những dữ liệu tác nghiệp nhiều hơn.
Bỏo cỏo liờn tục về cỏc phỏt hiện cú thể và nờn ủược mở rộng ủể ủịnh hướng cho những người ra quyết ủịnh thụng qua quỏ trỡnh thực hiện cỏc ủề xuất.
So sỏnh cỏc kết quả thực tế với chỉ tiờu ủề ra là vấn ủề trung tõm của hoạt ủộng bỏo cỏo kết quả. Bảng 5.1 minh họa giỏ trị tại kỳ gốc của cỏc chỉ số, cỏc thước ủo hiện tại và chỉ tiờu ủặt ra, cũng như tỉ lệ phần trăm khỏc biệt so với kết cục dự kiến.
Bảng 5.1: Ví dụ Mẫu báo cáo các kết quả Chỉ số phản ánh kết cục Kỳ
gốc (%)
Hiện tại (%)
Chỉ tiêu (%)
Chênh lệch (%) Tỉ lệ mắc bệnh viêm gan (mẫu = 6.000)
Tỉ lệ trẻ em có tình trạng sức khoẻ chung ủược cải thiện (mẫu = 9.000) Tỉ lệ trẻ em có kết quả tốt từ bốn trong năm lần khám sức khoẻ (mẫu = 3.500) Tỉ lệ trẻ em có tình trạng dinh dưỡng ủược cải thiện (mẫu = 14.000)
30 20 50 80
25 20 65 85
20 24 65 83
- 5 - 4 0 +2 Việc báo cáo các dữ liệu về kết quả, có so sánh với các dữ liệu trước ủú và dữ liệu tại kỳ gốc là cực kỳ quan trọng. Việc so sỏnh qua thời gian cũng không thể thiếu.
Dữ liệu cần phải ủược trỡnh bày theo một cỏch ủơn giản, rừ ràng và dễ hiểu. Chỉ nờn trỡnh bày những dữ liệu quan trọng nhất. Những ủiểm chớnh phải ủược nờu bật lờn ủầu tiờn. Cỏc phỏt hiện và kiến nghị phải ủược sẵp xếp trình bày xung quanh những kết cục chủ yếu và chỉ số của chúng.
Cú thể sử dụng phần phụ lục hoặc bỏo cỏo tỏch riờng ủể biểu ủạt cỏc dữ liệu chi tiết.
bản phải bao gồm phần giới thiệu (bao gồm cả mục tiêu báo cáo, câu hỏi ủỏnh giỏ, bối cảnh của kế hoạch, mục tiờu dài hạn và mục tiờu trước mắt của kế hoạch). Túm tắt này phải bao gồm cả phần mụ tả hoạt ủộng ủỏnh giỏ (trong ủú cú trọng tõm ủỏnh giỏ, phương phỏp ủỏnh giỏ và hạn chế của phương phỏp, việc ủỏnh giỏ do ai tiến hành và tiến hành khi nào). Bỏo cỏo phải trình bày có chọn lọc dữ liệu về các phát hiện dưới một hình thức dễ hiểu; sắp xếp cỏc dữ liệu xoay quanh cõu hỏi nghiờn cứu, cỏc chủ ủề chớnh, và sử dụng cỏc bảng, biểu, ủồ thị ủể minh họa.
Tóm tắt tổng quan
Tóm tắt tổng quan phải ngắn gọn. Những phát hiện và kiến nghị chính cần ủược trỡnh bày dưới dạng cỏc gạch ủầu dũng. Phần túm tắt cú thể chỉ dẫn cho người ủọc tham khảo bỏo cỏo hoặc phụ lục ủể biết thờm chi tiết.
Túm tắt tổng quan phải cú một phần khỏi lược chung, trong ủú nờu bối cảnh và mục ủớch nghiờn cứu. Cũng nờn mụ tả ngắn gọn thờm về những cõu hỏi, vấn ủề chớnh và phương phỏp nghiờn cứu.
Trình bày bằng lời
- Cú thể sử dụng ủộc lập hỡnh thức trỡnh bày bằng lời hoặc kết hợp với báo cáo bằng văn bản. Cũng như trình bày bằng văn bản, trình bày bằng lời cần ủơn giản, rừ ràng và thớch hợp với từng ủối tượng khỏn giả.
Trình bày trực quan
Trỡnh bày trực quan - bằng ủồ thị, hỡnh vẽ, bản ủồ – cũng rất hữu ớch ủể nờu bật những ủiểm chớnh và những phỏt hiện về kết quả hoạt ủộng. Cú rất nhiều dạng biểu ủồ (biểu ủồ hỡnh bỏnh, ủường, cột, chuỗi thời gian, biểu ủồ thanh, biểu ủồ miền…) và ủồ thị (ủường xu thế, thanh, hỡnh bỏnh, mặt phẳng, bỡnh ủộ, diện tớch, ủường trũn, cột…) nờn ủược cõn nhắc khi thể hiện cỏc dữ liệu cho ủối tượng khỏn giả mục tiờu.
Sử dụng biểu bảng là tốt nhất khi muốn trình bày các dữ liệu, làm nổi bật sự thay ủổi, muốn so sỏnh và thể hiện cỏc mối quan hệ. Cũn khi muốn truyền thụng ủiệp thỡ ủồ thị lại tốt hơn. Chỳng rất hữu ớch khi mụ tả cơ cấu tổ chức, minh họa các dữ liệu luồng, trình bày các dữ liệu dưới dạng các biểu tượng, chuyển tải cỏc khỏi niệm và ý tưởng, và biểu ủạt cỏc dữ liệu bằng số dưới hình thức trực quan.
Bảng 5.2: Bảng mẫu ủể bỏo cỏo cỏc dữ liệu mụ tả khác biệt giới trong bầu cử
Số người ủi bầu trong lần bầu cử
gần nhất Không Có
Nam (mẫu = 1.000) Nữ (mẫu = 700)
75%
55%
25%
45%
Có nhiều hình thức báo cáo khác nhau, kể cả báo cáo bằng văn bản lẫn trình diễn. ðiều quan trọng là phải kiểm tra với người sử dụng và các bên hữu quan về hình thức trình bày dữ liệu mà họ ưa chuộng. Cần thận trọng khụng sử dụng cỏc ủồ thị khụng thớch hợp nếu chỉ vỡ lý do là chỳng thụng dụng.
TÓM TẮT CHƯƠNG
1. Theo dừi và ủỏnh giỏ là một khõu trong quy trỡnh KHH phỏt triển kinh tế - xã hội, có vai trò rất quan trọng nhằm thu thập một cách hệ thống các số liệu tình hình thực hiện kế hoạch (theo dõi) và rút ra những kết luận về tình hình thực hiện, kết quả thực hiện, hiệu quả và hiệu lực thực hiện kế hoạch, làm cơ sở cho việc ủiều chỉnh kế hoạch và xõy dụng cỏc kế hoạch của giai ủoạn sau (ủỏnh giỏ).
2. Cú hai hỡnh thức theo dừi, ủỏnh giỏ là theo dừi, ủỏnh giỏ tuõn thủ (theo dừi, ủỏnh giỏ thực hiện) và theo dừi ủỏnh giỏ kết quả. Theo dừi, ủỏnh giỏ kết quả ngoài việc thực hiện theo dừi, ủỏnh giỏ thực hiện cũn cú nội dung theo dừi, ủỏnh giỏ tỏc ủộng của kế hoạch ủến mục tiờu cuối cựng mà quỏ trỡnh phỏt triển kinh tế xó hội cần ủạt tới. Ở Việt Nam, cụng tỏc theo dừi, ủỏnh giỏ trước kia chủ yếu thực hiện theo phương phỏp tuõn thủ, nú phự hợp với cơ chế kế hoạch húa tập trung. Trong giai ủoạn hiện nay, kế hoạch với những chức năng mới cần ủược chuyển ủổi theo phương phỏp theo dừi, ủỏnh giỏ dựa trờn kết quả.
3. Cụng tỏc theo dừi, ủỏnh giỏ dựa trờn kết quả cần thực hiện theo ba bước: theo dừi giữa kỳ, theo dừi ủỏnh giỏ cuối kỳ và theo dừi ủỏnh giỏ tỏc ủộng (sau khi kỳ KH kết thỳc ủược một số năm). Theo dừi, ủỏnh giỏ ủược thực hiện bằng theo dừi, ủỏnh giỏ trong và theo dừi ủỏnh giỏ ngoài (cú sự tham gia).
4. Cụng tỏc theo dừi, ủỏnh giỏ ủược tiến hành từ khõu lập KH và trong quá trình thựuc hiện KH. Quá trình lập kế hoạch bao gồm: xác dịnh cỏc chỉ số giỏm sỏt, ủỏnh giỏ, hỡnh thành khung theo dừi, ủỏnh giỏ. Quỏ trỡnh triển khai thực hiện kế hoạch cựng ủồng thời là quỏ trỡnh tổ chức theo dừi, ủỏnh giỏ, bao gồm thu thập số liệu, xử lý thụng tin và sử dụng những phỏt hiện từ kết quả theo dừi, ủỏnh giỏ.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1. Phõn biệt khỏi niệm và vị trớ theo dừi và ủỏnh giỏ trong quy trỡnh KHH. Mối quan hệ giữa hai mặt công tác này
2. Cú cỏc phương phỏp theo dừi, ủỏnh giỏ nào? so sỏnh cỏc phương pháp này. Sự thích ứng của từng hình thứuc trong các cơ chế kế hoạch. Tại sao cần chuyển từ theo dừi, ủỏnh giỏ thực hiện sang theo dừi ủỏnh giỏ kết quả?
3. Nờu cỏc phương thức thực hiện theo dừi ủỏnh giỏ. Tỏc dụng của từng phương thức thực hiện.
4. Phõn biệt chỉ tiờu kế hoạch và chỉ số theo dừi ủỏnh giỏ. Cú những loại chỉ số này trong phương phỏp ủỏnh giỏ dựa trờn kết quả. Phõn biệt cỏc chỉ số và mối quan hệ giữa chỉ số với mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch
5. Phõn tớch khung theo dừi, ủỏnh giỏ kế hoạch. Cỏc bộ phận cú liờn quan, nguồn thông tin thu thập và quy trình thời gian thực hiện nội dung trong khung theo dừi ủỏnh giỏ.
6. Cỏc bước quan trọng trong tổ chức theo dừi ủỏnh giỏ: trỡnh tự, nội dung, mối quan hệ giữa cỏc bước trong quy trỡnh tổ chức theo dừi, ủỏnh giỏ.
BÀI TẬP CHƯƠNG