Nếu chương trình quản lý dẫn tới những thay đổi quan trọng trong, hoặc những thay đổi thêm vào các biện pháp giảm nhẹ hoặc hành động được mô tả trong Kế hoạch Hành động đối với các vấn đề liên quan đến các cộng đồng bị ảnh hưởng, thì các biện pháp giảm thiểu cập nhật hoặc các hành động cũng sẽ được công bố. Tần suất của các báo cáo này sẽ tương ứng với mức độ quan tâm của các cộng đồng chịu ảnh hưởng nhưng không được ít hơn 1 lần 1 năm.
Hướng dẫn 112. Khách hàng nên có báo cáo cập nhật định kỳ cho Cộng đồng bị ảnh hưởng ít nhất một lần một năm về tiến độ triển khai các hạng mục cụ thể trong chương trình quản lý, bao gồm cả Kế hoạch hành động liên quan đến rủi ro hoặc tác động hiện có xảy ra với Cộng đồng bị ảnh hưởng.
Nếu cần thiết, trong trường hợp việc điều chỉnh và cập nhật chương trình quản lý làm thay đổi rủi ro và tác động vật chất tới Cộng đồng bị ảnh hưởng, khách hàng phải thông báo về những thay đổi này cho Cộng đồng bị ảnh hưởng. Ngoài ra, phải thông báo cho Cộng đồng bị ảnh hưởng biết về cách giải quyết các ý kiến hoặc khiếu nại của cộng đồng và tiếp tục đảm bảo sự tham gia của Cộng đồng bị ảnh hưởng trong các hoạt động môi trường và xã hội của dự án.
Hướng dẫn 113. Khách hàng có thể cân nhắc việc sử dụng các báo cáo bền vững để thông báo về khía cạnh tài chính, môi trường và xã hội của các hoạt động, bao gồm cả các lĩnh vực có các hoạt động thành công và lĩnh vực tăng cường hoạt động tích cực của dự án, cũng như các lĩnh vực chưa đạt được kết quả và bài học được rút ra. Các sáng kiến về việc báo cáo, hướng dẫn, bao gồm cả các hướng dẫn chuyên ngành, và tập quán tốt đang xuất hiện ngày càng nhiều trong lĩnh vực này. Đáng chú ý nhất là Sáng kiến Báo cáo Toàn cầu (xem danh mục tham khảo).
Phụ lục A
Thông tin nền về Tập quán quốc tế được công nhận
về Thực hiện và Biên soạn Báo cáo Kiểm toán Môi trường, Thông tin Tham chiếu và Mối liên hệ với ví dụ
Kiểm toán môi trường là công cụ được dùng để xác định mức độ phù hợp của hoạt động, quá trình, thao tác, sản phẩm hay dịch vụ so với yêu cầu được quy định.
Các yêu cầu được quy định được coi là tiêu chí kiểm toán. Đó là các yêu cầu được dùng để kiểm toán, và các yêu cầu này có thể thay đổi tùy theo nhu cầu/kết quả của kiểm toán. Các yêu cầu này có thể tập trung vào yếu tố môi trường (ví dụ là nước hoặc không khí), yêu cầu của một quy định cụ thể nào đó, yêu cầu của giấy phép hoặc yếu tố của hệ thống quản lý, có thể chỉ tập trung vào một khu vực địa lý có giới hạn (ví dụ nhà máy hoặc khu vực hoạt động cụ thể đang được xem xét mua) hoặc có thể được dùng để đánh giá hoạt động đang diễn ra hoặc đặc điểm hoặc hoạt động kinh doanh khác nếu cần. Tiêu chí và tổ chức hoặc thực thể được kiểm toán sẽ quyết định quy mô kiểm toán. quy mô sẽ xác định những hạng mục được kiểm toán và (bằng định nghĩa) hạng mục nào sẽ không. Nên cân nhắc kỹ lưỡng quy mô để đảm bảo là những gì quan trọng với quy trình kiểm toán sẽ được xem xét trong quá trình kiểm toán.
Độc lập với quy mô kiểm toán, quá trình kiểm toán phải tuân thủ chặt chẽ quy trình kiểm toán để đảm bảo quy trình được kế hoạch, cung cấp nhân lực, và tiến hành theo cách thức thích hợp để sau này số liệu có thể được dùng một cách tự tin. Tự tin có nghĩa là khi kiểm toán cho thấy có sự khác biệt giữa những gì đáng lẽ xảy ra (yêu cầu) và những gì đang hoặc đã thực sự xảy ra (dựa trên quan sát, nghiên cứu ghi chép hoặc phỏng vấn những người cung cấp chứng cứ khách quan) thì kết quả trên có thể được tin chắc là trung thực và chính xác. Kết quả phải được chi tiết hóa trong báo cáo kiểm toán và tổng hợp lại trong kết luận kiểm toán. Thông thường chỉ có kết luận mới được những người yêu cầu kiểm toán ban đầu xem xét, và được dùng để ra quyết định. vì vậy, điều quan trọng là phải tiến hành kiểm toán theo cách thức đảm bảo bên tiếp nhận kết luận có thể hoàn toàn tin tưởng vào nó.
ISO 19011 có quy định tốt về cách thức tiến hành kiểm toán và có thể tải về từ địa chỉ http://www.iso.org/iso/
home.htm của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO).
Như đã đề cập ở trên, báo cáo kiểm toán, và thông
thường chỉ có phần kết luận của kiểm toán là kết quả mấu chốt của kiểm toán môi trường. Nên điều chỉnh nội dung báo cáo tùy theo quy mô kiểm toán. Tuy vậy, những nét chính sau là ví dụ tốt về những gì có thể được đưa vào trong báo cáo kiểm toán môi trường.
Báo cáo tóm tắt: luận bàn ngắn gọn về các vấn đề môi trường và sức khỏe và an toàn chuyên ngành nên quan tâm. Thông tin tóm tắt bổ sung có thể bao gồm các biện pháp giảm nhẹ và thứ tự ưu tiên, giá thành của biện pháp đó, và lịch trình đáp ứng. Phần này đôi khi do bên kiểm toán đưa ra, nhưng cũng có khi được dành cho các tổ chức “sở hữu” vấn đề quyết định vì các tổ chức này có ưu thế để có dữ liệu chính xác hơn. việc bổ sung thông tin trên phụ thuộc vào yêu cầu của phần định nghĩa công việc đối với quá trình kiểm toán và phải được thống nhất trước khi tiến hành kiểm toán.
Quy mô kiểm toán: Miêu tả kiểm toán phải tập trung vào đâu (lĩnh vực kiểm toán), nội dung kiểm toán (quy trình, tổ chức, hoạt động, v.v...), thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động (liệu kiểm toán có xét đến một tháng, một năm hoặc toàn bộ các hoạt động từ lúc bắt đầu?).
Bối cảnh pháp lý: Bảng tổng hợp luật lệ, quy định, hướng dẫn, và chính sách về môi trường và sức khỏe và an toàn chuyên ngành của quốc gia, địa phương hoặc luật lệ, quy định, hướng dẫn, và chính sách khác được áp dụng đối với quy mô kiểm toán.
Quy trình Kiểm toán và Điều tra Khu vực: Miêu tả sơ bộ về phương pháp tiến hành kiểm toán. Thảo luận về việc đánh giá số liệu ghi chép, thăm dò khu vực, và hoạt động phỏng vấn; miêu tả kế hoạch lấy mẫu khu vực và kế hoạch kiểm tra hóa chất, điều tra tại chỗ, lấy mẫu môi trường và phân tích hóa chất và các phương pháp, nếu cần.
Kết luận và Lĩnh vực cần chú ý: Thảo luận chi tiết về mọi lĩnh vực sức khỏe và an toàn môi trường và chuyên ngành cần chú ý. lĩnh vực cần chú ý nên đề cập tới cả cơ sở hạ tầng và các hoạt động hiện có và sự nhiễm bẩn hoặc thiệt hại do các hoạt động trước đó, bao gồm cả môi trường bị ảnh hưởng và chất lượng môi trường, và
tới cả các khuyến nghị đối với việc tiếp tục điều tra và khắc phục, nếu cần. Báo cáo cũng có thể xem xét việc sắp xếp kết luận theo thứ tự ưu tiên từng hạng mục:
hoạt động áp dụng ngay; hoạt động áp dụng giữa kỳ; và hoạt động lâu dài.
Kế hoạch Điều chỉnh, Chi phí và Lịch trình (CAP):
Đối với mỗi lĩnh vực cần chú ý, báo cáo kiểm toán có thể bao gồm các chi tiết về các hoạt động điều chỉnh cần thiết để giảm nhẹ và lý do cần áp dụng. Nếu có, thì báo cáo nên chỉ định thứ tự ưu tiên cho các hoạt động, lập
dự trù chi phí cho việc áp dụng những hoạt động trên, và lịch trình áp dụng, nếu điều này được thống nhất giữa bên kiểm toán và bên bị kiểm toán. lịch trình nên được khuyến nghị dựa trong khuôn khổ của các chi phí cơ bản được dự trù cho cơ sở hạ tầng đó.
Phụ lục: Nên bao gồm thông tin tham chiếu, bản sao các biểu phỏng vấn, mọi chi tiết liên quan mà quy trình kiểm toán chưa đề cập, và dữ liệu có được trong quá trình kiểm toán nhưng chưa được đề cập trực tiếp ở trên.
Phụ lục B
Kế hoạch có sự tham gia của các bên liên quan (Nội dung mẫu)
Kế hoạch có sự tham gia của các bên liên quan có chất lượng tốt nên:
Miêu tả yêu cầu về quy chế, yêu cầu của bên cho vay,
• doanh nghiệp và các yêu cầu khác về tham vấn và công bố;
Xác định và xếp thứ tự ưu tiên theo nhóm có
• liên quan chính, tập trung vào Cộng đồng bị ảnh hưởng;
Cung cấp chiến lược và lịch trình chia sẻ thông tin
• và tham vấn với mỗi nhóm trên;
Miêu tả nguồn lực và trách nhiệm để thực hiện các
• hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan;
Miêu tả cách thức mà hoạt động có sự tham gia
• của các bên liên quan được tích hợp vào trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp;
quy mô và mức độ chi tiết của kế hoạch nên được
• điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của dự án (hoặc hoạt động của công ty).
Giới thiệu
Miêu tả sơ bộ về dự án (hoặc hoạt động của công ty) bao gồm các yếu tố thiết kế và các vấn đề môi trường và xã hội tiềm năng. Nếu có điều kiện thì cung cấp thêm bản đồ địa điểm dự án và khu vực xung quanh.
Quy định và Yêu cầu
Tổng hợp các yêu cầu về luật pháp, quy chế, yêu cầu của bên cho vay, hoặc yêu cầu của doanh nghiệp gắn liền với với sự tham gia của các bên liên quan được áp dụng đối với dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp. Điều
này có thể bao gồm các yêu cầu về tham vấn công chúng và công bố thông tin liên quan tới quá trình đánh giá môi trường và xã hội.
Tổng kết các hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan cho đến thời điểm đó. Nếu doanh nghiệp đã có các hoạt động trước đó, bao gồm cả việc công bố thông tin và /hoặc tham vấn thì cung cấp thêm chi tiết sau:
loại thông tin được công bố, hình thức công bố (thông
• báo miệng, tài liệu giới thiệu, báo cáo, áp-phích, đài phát thanh, v.v...) và được công bố thế nào;
Địa điểm và ngày tháng của các cuộc gặp được tổ
• chức cho đến thời điểm đó;
Cá nhân, nhóm, và/hoặc tổ chức được tham vấn.
• vấn đề chính được thảo luận và mối quan ngại
• chính được nêu;
doanh nghiệp phản hồi thế nào về các vấn đề
• được nêu, bao gồm mọi cam kết hoặc hành động sau đó;
quá trình được áp dụng để lưu hồ sơ về các hoạt
• động trên và báo cáo lại với các bên liên quan.
Các bên liên quan của dự án
Liệt kê các nhóm liên quan chính của dự án sẽ được công bố thông tin và tham vấn về dự án (hoặc hoạt động của doanh nghiệp). Danh sách nên bao gồm các cá nhân và nhóm:
Bị tác động trực tiếp hoặc gián tiếp từ dự án (hoặc
• hoạt động của doanh nghiệp);
Có “lợi ích” từ dự án hoặc công ty mẹ để được xác
• định là bên liên quan;
Có tiềm năng tác động tới kết quả dự án hoặc hoạt
• động của công ty (ví dụ về bên liên quan tiềm năng là Cộng đồng bị ảnh hưởng, các tổ chức địa phương, tổ chức phi chính phủ, và cơ quan chính phủ, nhóm tôn giáo, các cơ quan môi trường và xã hội của quốc gia và của khu vực công, và truyền thông).
Chương trình có sự tham gia của bên liên quan
Tổng hợp mục đích và mục tiêu của chương trình (của riêng dự án hoặc của doanh nghiệp).
Miêu tả sơ bộ thông tin gì sẽ được công bố, hình thức thông tin, và phương pháp được áp dụng để truyền tải thông tin trên tới mỗi nhóm liên quan được xác định trong phần 4 ở trên. Các phương pháp áp dụng có thể khác nhau tùy theo đối tượng, ví dụ:
Báo chí, áp-phích, đài phát thanh, vô tuyến truyền
• hình;
Trung tâm thông tin và triển lãm hoặc các cách
• trình bày bằng hình ảnh khác;
Tài liệu giới thiệu, tờ rơi, áp-phích, tài liệu và báo
• cáo tóm tắt phi kỹ thuật.
Miêu tả sơ bộ về phương pháp tham vấn mỗi nhóm liên quan được xác định trong phần 4. Các phương pháp có thể khác nhau tùy theo đối tượng, ví dụ:
Phỏng vấn đại diện các bên liên quan và các bên
• cung cấp thông tin chính;
Điều tra, thăm dò ý kiến, và bảng câu hỏi;
• Cuộc gặp, hội thảo với công chúng và/hoặc điều
• tra nhóm với các nhóm cụ thể;
Các phương pháp tham gia;
• Các cơ chế truyền thống khác về tham vẫn và
• quyết định
Miêu tả các quan điểm của nữ giới và các nhóm nhỏ (ví dụ dân tộc thiểu số, người cao tuổi, giới trẻ, v.v...) được xem xét thế nào trong quá trình.
Miêu tả mọi hoạt động tham gia khác sẽ được thực hiện, bao gồm cả quá trình tham gia, quyết định chung, và/
hoặc sự hợp tác với cộng đồng địa phương, NGO, hoặc các bên liên quan khác của dự án. ví dụ bao gồm các chương trình chia sẻ lợi ích, sáng kiến phát triển bên liên quan, chương trình tái định cư và phát triển, và/
hoặc chương trình đào tạo và tín dụng quy mô nhỏ.
Lịch trình
Cung cấp thời gian biểu xác định thời điểm/chu kỳ và
địa điểm đối với các hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan, bao gồm tham vấn, công bố, và hợp tác và thời hạn để các hoạt động trên được tích hợp vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp (ở cấp độ của dự án hoặc doanh nghiệp).
Nguồn lực và Trách nhiệm
Nêu rõ nhân viên và nguồn lực nào được dành cho việc quản lý và thực hiện Chương trình có sự Tham gia của Bên liên quan của doanh nghiệp.
ai trong nội bộ công ty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện những hoạt động trên? Nguồn ngân sách được dành cho các hoạt động trên là thế nào?
Đối với các dự án (hoặc các hoạt động của doanh nghiệp) có tác động đáng kể hoặc tiêu cực và có nhiều nhóm có liên quan, tập quán tốt cho doanh nghiệp là nên thuê một hoặc nhiều Sỹ quan liên lạc với Bên liên quan đủ năng lực để tổ chức và thực hiện các hoạt động trên ở cấp độ dự án và/hoặc doanh nghiệp. việc tích hợp chức năng liên lạc với bên liên quan vào trong số các chức năng kinh doanh chính cũng quan trọng như việc lãnh đạo tham gia và theo dõi quá trình.
Cơ chế khiếu nại
Miêu tả quá trình cho phép những người bị dự án (hoặc hoạt động của dự án) gây ảnh hưởng có thể khiếu nại với doanh nghiệp để doanh nghiệp xem xét và xử lý.
ai sẽ tiếp nhận khiếu nại, các khiếu nại đó sẽ do ai xử lý và xử lý thế nào, và sẽ được phản hồi lại thế nào với người khiếu nại.
Giám sát và Báo cáo
Miêu tả mọi kế hoạch có sự tham gia của các bên liên quan với dự án (bao gồm Cộng đồng bị ảnh hưởng) hoặc sự giám sát của bên thứ ba trong quá trình giám sát tác động của dự án và giám sát chương trình giảm nhẹ.
Miêu tả khi nào và bằng cách nào kết quả của các hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan sẽ được báo cáo lại với Cộng đồng bị ảnh hưởng cũng như với các nhóm liên quan diện rộng.
ví dụ bao gồm các báo cáo đánh giá môi trường và xã hội; bản tin của doanh nghiệp; báo cáo giám sát hàng năm dành cho các bên cho vay, báo cáo thường niêm của doanh nghiệp, báo cáo bền vững của doanh nghiệp.
Chức năng Quản lý
Các hoạt động có sự tham gia của các bên liên quan được tích hợp thế nào vào ESMS của doanh nghiệp và vào các chức năng kinh doanh chính khác?
Ai sẽ quản lý chung về dự án?
Kế hoạch về thuê, đào tạo, và triển khai nhân viên thực hiện sự tham gia của các bên liên quan là thế nào?
Tuyến báo cáo giữa nhân viên liên lạc với bên liên quan
và lãnh đạo cấp cao thế nào?
Chiến lược có sự tham gia của các bên liên quan sẽ được thông báo trong nội bộ thế nào?
Công cụ quản lý nào được sử dụng để lưu hồ sơ, tra cứu, và quản lý quá trình (ví dụ cơ sở dữ liệu về các bên liên quan, tài liệu đăng ký cam kết, v.v...)?
Đối với những dự án hoặc hoạt động doanh nghiệp có liên quan đến nhà thầu, mối liên hệ giữa nhà thầu và các bên liên quan địa phương sẽ được quản lý thế nào để đảm bảo quan hệ tốt?
Các yếu tố cần xem xét
Chiến lược doanh nghiệp, chính sách, nguyên tắc tham gia
Chiến lược, chính sách, hoặc nguyên tắc tham gia đối với các bên liên quan hiện tại, với phần nội dung dành riêng cho Cộng đồng bị ảnh hưởng và các tiêu chuẩn liên quan.
Xác định và phân tích các bên liên quan
Một phần của quá trình đánh giá môi trường và xã hội là việc xác định mọi Cộng đồng bị ảnh hưởng, chia nhóm cộng đồng (về số lượng, địa điểm) tùy theo mức độ dễ bị ảnh hưởng bởi tác động và rủi ro tiêu cực của dự án, và phân tích hậu quả của tác động và rủi ro tiêu cực đối với mỗi nhóm. Trong quá trình đánh giá môi trường và xã hội, việc phân tích phải xét tới các cộng đồng và cá nhân sẽ hưởng lợi từ dự án.
Sự tham gia của các bên liên quan
là sự tham vấn diễn ra trong quá trình kế hoạch của dự án (bao gồm cả quá trình đánh giá môi trường và xã hội), ví dụ như: (i) Cộng đồng bị ảnh hưởng tham gia: (a) xác định tác động và rủi ro tiềm năng; (b) đánh giá hậu quả của các tác động và rủi ro trên đối với tính mạng cộng đồng; và (c) đóng góp ý kiến đối với các biện pháp giảm nhẹ, chia sẻ lợi ích và cơ hội phát triển và các vấn đề trong thực hiện; và (ii) cộng đồng tham gia tham vấn về các tác động và rủi ro mới phát hiện trong quá trình kế hoạch và đánh giá.
Phụ lục C
ví dụ về Tiêu chí và Phương pháp Thẩm tra của quá trình Thẩm vấn và Tham gia trên cơ sở được Thông tin đầy đủ
Ví dụ về phương pháp thẩm tra
Chiến lược, chính sách hoặc nguyên tắc và các tài liệu hỗ trợ khác.
Tài liệu phân tích các bên liên quan trong SEIa và SEa.
Tài liệu kế hoạch của khách hàng đối với sự tham gia của các bên liên quan, ví dụ chiến lược truyền thông, kế hoạch tham vấn, Kế hoạch Tham vấn Công chúng và Công bố Thông tin, và kế hoạch có sự tham gia của các bên liên quan.
lịch trình và hồ sơ lưu của khách hàng về sự tham gia của các bên liên quan.
Hồ sơ lưu của khách hàng về quá trình thảo luận với đại diện được công nhận của các bên liên quan, các bên cung cấp thông tin chính, và đại diện hợp pháp của các nhóm nhỏ (ví dụ phụ nữ, dân tộc thiểu số).