I. Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển
4. Xác định chủ đề của tài liệu
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong biên mục chủ đề là tìm ra chủ đề chính xác của tài liệu. Khái niệm về “chủ đề” không bao giờ nên tách khỏi tư duy của người biên mục chủ đề. Sai lầm nghiêm trọng khi nghĩ rằng phân tích chủ đề là vấn đề phân loại thông qua tài liệu và sắp xếp nó phù hợp với các thể loại giống như sắp xếp thư từ hơn là tập trung vào tài liệu và xác định những gì tài liệu đó nói về.
Thường thường chủ đề tác phẩm được xác định dễ dàng. Trong những trường hợp khác chủ đề khơng dễ nhận thấy được, vì nó có thể là một chủ đề phức tạp hoặc tác giả không thể hiện rõ đối với người chưa biết đến chủ đề này. Chủ đề của tác phẩm không thể luôn luôn được xác định chỉ từ nhan đề, thường là không được biết trước hoặc gây hiểu lầm. Cuốn Great Masters in Art được gợi ý ngay chủ đề “Nghệ sĩ” nhưng khi quan sát kỹ hơn về nội dung, cuốn này chỉ nói về “Họa sĩ”, khơng phải là “Nghệ sĩ” chung chung. Sau khi đọc trang nhan đề, người biên mục nên xem xét bảng nội dung và đọc lướt phần mở đầu, phần giới thiệu và nếu chủ đề vẫn chưa rõ ràng nên cẩn thận xem, đọc phần văn bản nếu cần thiết. Trong trường hợp, tài liệu không phải dạng sách, người biên mục nên xem hộp đựng tài liệu, nhãn, những hướng dẫn kèm theo... xem hoặc nghe nội dung nếu có thể. Sau những xem xét sơ bộ này thì có thể xác định chủ đề tác phẩm. Nếu nghĩa của thuật ngữ kỹ thuật không được hiểu rõ ràng, nên tra cứu nguồn tài liệu tham khảo.
Chỉ khi người biên mục xác định được nội dung chủ đề của tác phẩm và nhận ra nó với những từ cụ thể, lúc đó bộ Sears List mới được sử dụng hữu hiệu. Danh mục này được tra cứu để xác định 1 trong 3 khả năng. Nếu từ mà người biên mục chọn mô tả nội dung chủ đề tác phẩm là một tiêu đề đã có trong danh mục thì tiêu đề đó nên được chỉ định cho tác phẩm.
Nếu từ được chọn đồng nghĩa hoặc là dạng thay thế của tiêu đề đã có trong bộ danh mục thì người biên mục bỏ qua và trước tiên hãy quan tâm đến thuật ngữ trong danh mục. Khả năng thứ 3 là khơng có tiêu đề nào trong bộ danh mục phù hợp với chủ đề của tác phẩm, trong trường hợp đó, người biên mục phải tạo lập tiêu đề phù hợp, bổ sung nó vào tệp chủ đề kèm theo mục tham khảo, sau đó chỉ định tiêu đề đó cho tác phẩm.
Nhiều cuốn sách có nhiều hơn một chủ đề. Trường hợp đó, tiêu đề chủ đề thứ 2 và thứ 3 là cần thiết. Về lý thuyết, khơng có giới hạn số lượng mục từ chủ đề tạo lập cho một tác phẩm, nhưng trên thực tế, số lượng vượt quá của các mục từ là trở ngại đối với người sử dụng thư viện. Nhiều hơn 3 tiêu đề chủ đề nên được chỉ định cho một chủ đề riêng lẻ chỉ sau khi cân nhắc cẩn thận. Nhu cầu hơn 3 tiêu đề có thể là do người biên mục chưa thể xác định chính xác một tiêu đề bao quát hơn,
bao trùm tất cả đề tài của tác phẩm. Tương tự như vậy, một tiêu đề nên chỉ quy cho một đề tài bao gồm ít hơn một phần ba tác phẩm. Thực tế phổ biến nhất được biết đến là nguyên tắc 3 chủ đề như sau: càng nhiều tiêu đề chủ đề trong một lĩnh vực có thể được chỉ định cho một tác phẩm, nhưng nếu tác phẩm này đề cập đến hơn 3 chủ đề thì tiêu đề mở rộng hơn được sử dụng thay cho các tiêu đề cụ thể được bỏ qua.
Các tiêu đề chủ đề sử dụng cho tài liệu là những chủ đề rõ ràng hoặc có thể xác định được. Vài tác phẩm không rõ nội dung chủ đề của chúng thì tốt hơn là khơng xác định tiêu đề chủ đề gì cả. Tác phẩm như thế có thể là một bộ sưu tập tài liệu được nhiều cá nhân soạn thảo về nhiều đề tài hoặc suy nghĩ hoặc ý tưởng của một người nào đó. Nếu người biên mục khơng thể xác định chủ đề, người đọc khơng chắc tìm được mục từ bên dưới tiêu đề chung.