Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, HỌC VIỆN
1.2. Một số khái niệm công cụ của đề tài
1.2.5. Quản lý hoạt động đào tạo
a. Khái niệm
Quản lý là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung. Người ta lập ra các tổ chức để thực hiện những mục tiêu mà các cá nhân riêng lẻ không thể thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả. Các tổ chức này phải được quản lý. Chức năng của quản lý là điều hoà, phối hợp hoạt động của các cá nhân nhằm tạo ra nỗ lực chung để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi con người càng lệ thuộc nhiều vào những nỗ lực chung và khi quy mô tổ chức càng lớn, càng phức tạp, số lượng tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động quản lý ngày càng trở nên quan trọng.
Trong quá trình hình thành và phát triển của lý luận quản lý, khái niệm quản lý đã được các nhà nghiên cứu nước ngoài đưa ra dưới nhiều góc độ khác nhau.
F.W.Taylor (1911) cho rằng: quản lý là biết chính xác điều muốn người khác làm và sau đó thấy rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất [8].
Theo H. Koontz (2004), quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực hoạt động cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm (tổ chức) [28].
Peter Drucker (1999) trong tác phẩm "Những thách thức quản lý đối với thế kỷ 21" đưa ra luận cứ: quản lý là một thực thể, một cơ quan chức năng cụ thể và phân biệt rõ ràng của bất kỳ tổ chức nào, dù đó là đơn vị sản xuất, kinh doanh, cơ quan chính phủ, trường học, bệnh viện hay nhà hát... [9]. Theo Drucker phải thực hành những nguyên tắc sau để đảm bảo đúng tinh thần xuyên suốt của quản lý:
phải có yêu cầu cao về kết quả công việc, không chấp nhận kết quả kém hay tầm thường, chế độ thưởng phải dựa vào kết quả công việc [74].
Ở trong nước cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý. Theo Đặng Quốc Bảo thì “Quản lý gồm hai quá trình tích hợp vào nhau, quá trình
“quản” gồm sự coi sóc giữ gìn để duy trì tổ chức ở trạng thái ổn định, quá trình “lý”. Theo các tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các chức năng kế hoạch hoá, chỉ đạo và kiểm tra” [8]. Còn tác giả Hà Sĩ Hồ thì cho rằng: “Quản lý là quá trình tác động có định hướng, có tổ chức lựa chọn trong số các tác động có thể có, dựa trên các thông tin về thực trạng của đối tượng và môi trường, nhằm giữ cho sự vận hành của đối tượng được ổn định và làm cho nó phát triển tới mục đích đã định” [50] .
Chúng tôi cho rằng, những định nghĩa nói trên tuy khác nhau về cách diễn đạt, về góc độ tiếp cận, song đều gặp nhau ở nội dung cơ bản của khái niệm quản lý mà theo chúng tôi đó là: Tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm tối đa hóa hiệu quả sử dụng các nguồn lực và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra.
b. Các chức năng quản lý
Hoạt động quản lý là loại hoạt động gắn liền với việc thực hiện các chức năng chính sau đây:
- Chức năng hoạch định: Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản lý, tất cả các nhà quản lý đều phải thực hiện chức năng hoạch định. “Một nhà quản lý không lập kế hoạch có nghĩa là anh ta đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Hoạch định bao gồm thiết lập các mục tiêu hoạt động của tổ chức, định ra chương trình giải pháp, bước đi và việc triển khai các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
- Chức năng tổ chức: Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức, bố trí nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu, là việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các thành viên trong tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ hữu cơ giữa chúng trong quá trình hoạt động.
- Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo: Chức năng này gắn liền với việc thực hiện các hành vi (như ban hành các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh hay thực hiện việc động viên, khuyến khích) nhằm tạo động lực thúc đẩy các bộ phận, các thành viên trong tổ chức tự giác, tích cực thực hiện các mục tiêu đề ra.
- Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là đo lường kết quả hoạt động trên cơ sở đó so sánh với mục tiêu đặt ra, phát hiện sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa ra các chương trình điều chỉnh, nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Các chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản lý. Là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường đại học, một cảnh sát trưởng hay một trưởng phòng chức năng, tổ trưởng một tổ gồm 5 - 7 nhân viên cũng đều phải thực hiện cả 4 chức năng nói trên. Tuy nhiên, ở các lĩnh vực quản lý khác nhau, các cấp quản lý khác nhau thì mức độ quan tâm đến mỗi chức năng cũng khác nhau. Theo sự phân tích của Mohoney thì các nhà quản lý ở mọi cấp đều phải thực hiện tất cả các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, nhưng mức độ dành thời gian và công sức cho mỗi chức năng không giống nhau. Nhà quản lý cấp cao dành đến 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc đó nhà quản lý cấp thấp chỉ dành 39% thời gian cho 2 chức năng đó. Trái lại nhà quản lý cấp thấp phải dành đến 51% thời gian cho lãnh đạo, điều khiển công việc còn nhà quản lý cấp trung gian chỉ dành 36% thời gian và nhà quản lý cấp cao chỉ dành 22%
thời gian cho thực hiện chức năng này [28].
1.2.5.2. Quản lý hoạt động đào tạo
a. Khái niệm về quản lý hoạt động đào tạo
Hoạt động đào tạo như trên đã định nghĩa là hoạt động truyền thụ kiến thức, huấn luyện kỹ năng, giáo dục thái độ nhằm giúp người học chiếm lĩnh
được một năng lực nghề nghiệp hoặc một năng lực liên quan đến những mặt khác của cuộc sống. Cũng như bất kỳ một hoạt động xã hội nào, hoạt động đào tạo cũng cần được tổ chức và quản lý với nhiều cấp độ khác nhau nhằm thực hiện có hiệu quả mục đích và các mục tiêu đào tạo phù hợp với từng giai đoạn phát triển của tổ chức cũng như của xã hội.
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý hoạt động đào tạo, nhưng theo chúng tôi: Quản lý hoạt động đào tạo là quá trình tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đào tạo ở các cấp khác nhau đến tất cả các khâu, các yếu tố của quá trình đào tạo cũng như quy trình đào tạo nhằm đạt đến mục tiêu đào tạo đã đề ra.
Quản lý hoạt động đào tạo trong nhà trường có nội dung hẹp hơn so với quản lý giáo dục theo nghĩa rộng, nhưng tương đồng với quản lý giáo dục theo nghĩa hẹp, tức là quản lý giáo dục có trường lớp, có chương trình, có người dạy và người học xác định diễn ra trong nhà trường cụ thể.
Quản lý hoạt động đào tạo rộng hơn so với quản lý hoạt động dạy - học.
Quản lý hoạt động dạy - học là nội dung trọng tâm của quản lý hoạt động đào tạo, song quản lý đào tạo còn bao gồm nhiều yếu tố khác như: quản lý yếu tố đầu vào, yếu tố đầu ra; quản lý đào tạo trong nhà trường có quan hệ chặt chẽ và chịu sự tác động của quản lý nhà nước về đào tạo.
b. Mục tiêu của quản lý hoạt động đào tạo
Mục tiêu quản lý đào tạo trước hết và trên hết là chất lượng đào tạo toàn diện với các tiêu chuẩn về nhận thức, năng lực và phẩm chất theo yêu cầu của chuẩn đầu ra hay mục tiêu đào tạo được xác định cho từng ngành từng hệ đào tạo.
c. Mô hình quản lý đào tạo
Mô hình quản lý đào tạo ở các nhà trường được mô tả theo sơ đồ CIPO và được diễn tả như sau:
Sơ đồ : Mô hình CIPO
Sơ đồ CIPO phản ánh ý tưởng về hệ thống điều khiển của Nobert Winner:
* Đầu vào (Input): Chương trình đào tạo, các quy chế, quy định, cơ chế, chính sách thể hiện quan điểm chiến lược của nhà trường, các nguồn lực: đội ngũ giáo viên, học viên, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác;
* Đầu ra (Output): Sản phẩm của quá trình học viên tốt nghiệp các chương trình đào tạo, các sản phẩm khác: phương pháp tổ chức, chính sách trong quá trình thực hiện một hay một số chương trình đào tạo và nghiên cứu khoa học;
* Quá trình (Process): Quá trình dạy - học, sự biến đổi các nguồn lực đầu vào thành sản phẩm đầu ra. Đây là đối tượng (Objective) của hệ thống quản lý gồm: các công đoạn thực hiện quy trình đào tạo theo những phương thức nhất định;
* Môi trường (Context) là yếu tố bên ngoài hệ thống, tác động ảnh hưởng vào tất cả các yếu tố bên trong hệ thống, tạo ra tính ổn định, cân bằng của hệ thống, thúc đẩy phát triển hoặc kìm hãm quá trình hoạt động nhằm đạt mục tiêu đào tạo. Môi trường của hệ thống bao gồm: các điều kiện kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, luật pháp, văn hoá nhà trường, dư luận, thái độ, tình cảm… của các tầng lớp xã hội, mà trực tiếp nhất là nhóm lợi ích có liên quan.
Ngoài ra, cần chú ý đến sự phản hồi (Feedback): đây là mối liên hệ ngược từ đầu ra quay trở lại đầu vào, cung cấp các thông tin phản hồi từ người sử dụng lao động, từ thị trường lao động, từ cơ quan kiểm định chất
C
I
P
O
I- Input : Đầu vào O- Output: Đầu ra
C - Context: Môi trường P - Process: Quá trình