Quản lý, cơ chế quản lý, chức năng quản lý, quản lý nhà trường

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐA PHÂN HIỆU

1.2. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận án

1.2.2. Quản lý, cơ chế quản lý, chức năng quản lý, quản lý nhà trường

Quản lý xuất hiện từ phân công lao đô ̣ng trong một tổ chức để giúp người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức để đạt tới mu ̣c tiêu chung . Quản lý có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc điều hành các đơn vị và cá nhân trong tổ chức thực hiện các hoạt động để đạt tới mục tiêu mong muốn . Trong tiến trình hình thành và phát triển khoa học quản lý , các nhà khoa học đã đưa ra nội hàm của khái niê ̣m quản lý theo những góc đô ̣ tiếp câ ̣n đối với các lĩnh vực hoa ̣t đô ̣ ng xã hội khác nhau. Ví dụ:

- Theo một số nhà khoa học nước ngoài:

+ Tác giả Frederic Wiliam Taylor (1856-1915) đã viết “quản lý là nghê ̣ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm cái đó thế nào bằng

phương pháp tốt nhất và rẻ tiền nhất” [63]; hoặc tác giả Henri Fayol (1841- 1925) cho rằng “quản lý là đưa xí nghiệp tới đích, cố gắng sử dụng các nguồn lực (nhân, tài, vật lực) của nó” [63].

+ Các tác giả Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich đã chỉ ra “Quản lý là một hoạt động thiết yếu; nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm. Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất, và sự bất mãn cá nhân ít nhất” [26; tr.29].

- Theo một số nhà khoa học Việt Nam:

+ Tác giả Nguyễn Minh Đạo đã nêu “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý (người quản lý, tổ chức quản lý) lên khách thể quản lý (đối tượng quản lý) về các mặt chính trị, văn hoá, xã hội, kinh tế ... bằng một hệ thống các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phương pháp và các giải pháp cụ thể nhằm tạo ra môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng” [20; tr.7].

+ Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang, “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động (nói chung là khách thể quản lý) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến” [42; tr.24].

+ Theo tác giả Nguyễn Mỹ Lộc, “Đi ̣nh nghĩa kinh điển và đơn giản nhất quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) - trong một tổ chức - nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”[33; tr.51].

Nhìn nhận nội hàm của khái niệm quản lý mà các nhà khoa học trong và ngoài nước đã nêu trên, có thể thấy quản lý có các thành tố chủ yếu:

- Hoạt động của tổ chức tạo nên sự phân công lao động; nếu không có tổ chức thì không có quản lý.

- Mục tiêu của tổ chức (cái đích mà tổ chức phải đạt tới theo chức năng và nhiệm vụ của mình) và mục tiêu quản lý của chủ thể (là cái đích mà người quản lý hướng mọi nỗ lực của tổ chức để đạt được) luôn tiếp cận với nhau.

- Chủ thể quản lý là người có trách nhiệm quản lý tổ chức; khách thể quản lý gồm các người bị quản lý trong tổ chức.

- Phương thức, nội dung và quy trình tác động của chủ thể quản lý là tự giác, có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống và phải hợp với các quy luật...

- Môi trường hoạt động của tổ chức (có thể coi là môi trường của hoạt động quản lý) là môi trường luôn thay đổi.

Như vậy, có thể hiểu quản lý một tổ chức là sự tác động có ý thức, có chủ đích, có kế hoạch và hợp quy luật của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (những người bị quản lý) nhằm huy động và điều phối mọi nguồn lực cho các hoạt động của tổ chức để tổ chức hoạt động đạt tới mục tiêu đã định trong một môi trường luôn luôn thay đổi.

1.2.2.2. Cơ chế quản lý

Trước hết, cơ chế là cách thức thực hiện một quá trình theo một mưu lược được đặt ra có tính chuẩn mực để hành động [38; tr.234].

Nhìn nhận từ góc độ lý thuyết tổ chức, một số tác giả đã chỉ ra cơ chế hoạt động hay cơ chế vận hành của một tổ chức. Ví dụ: “Cơ chế vận hành của tổ chức có thể được hiểu là chế độ hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Chế độ này là những nguyên tắc, những quy định bắt buộc tất cả các bộ phận, các yếu tố của tổ chức phải phục tùng” [24; tr.15].

Nhìn nhận từ góc độ quản lý, có thể hiểu cơ chế quản lý làcách thức chủ thể quản lý thực hiện một quá trình hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của tổ chức với một mưu lược được đặt ra có tính chuẩn mực.

Cơ chế quản lý luôn luôn có sự gắn kết với cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là những vấn đề chủ yếu về việc thiết lập các bộ phận (đơn vị), xác định

chức năng và nhiệm vụ có các đơn vị và cá nhân trong nội bộ tổ chức để thực hiện sự điều hoà, phối hợp cần thiết nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu tổng thể của tổ chức. Tuy nhiên, nếu chỉ có cơ cấu tổ chức thì không đủ mà cơ cấu tổ chức đó phải thông qua cơ chế quản lý để vừa tăng cường sự hỗ trợ cho cơ cấu tổ chức, vừa đảm bảo thực hiện ý đồ thiết lập cơ cấu tổ chức đã có.

1.2.2.3. Chức năng quản lý

Có nhiều cách diễn đạt khác nhau của các nhà khoa học về chức năng quản lý. Ví dụ:

- “Chức năng quản lý là dạng hoạt động quản lý, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định” [42; tr.58];

- “Chức năng quản lý là tập hợp các nhiệm vụ mà chủ thể quản lý phải thực hiện để đạt mục đích và mục tiêu quản lý đã đề ra”[49; tr.141], ...

Xem xét nội hàm khái niệm chức năng quản lý ở các ví dụ nêu trên, có thể hiểu chức năng quản lý là khái niệm mô tả về phương thức, nội dung và quy trình tác động của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong quá trình quản lý.

Có nhiều quan điểm phân định các chức năng cơ bản của quản lý của các nhà khoa học. Cụ thể:

- Henri Fayol đưa ra 5 chức năng: kế hoạch hoá; tổ chức; chỉ đạo và ra lệnh (hay chỉ huy); phối hợp và kiểm tra [42; tr.60];

- Tại hội nghị của UNESCO tổ chức tại BangKok Thái Lan vào năm 1982, một số nhà khoa học tham dự hội nghị này đã đưa ra 7 chức năng quản lý là: kế hoạch hoá, tổ chức, bố trí biên chế, chỉ đạo, phối hợp, tổng kết và quyết toán ngân sách [42; tr.60];

- Đến năm 1990, Higgins James M đã khẳng định trong công trình The Management Challenge, An Introduction to Management của ông: quản lý có

bốn chức năng cơ bản là: kế hoạch hóa (planning), tổ chức (organizing), chỉ đạo (leading) và kiểm tra (controlling) [66; tr 6];

- Tại Việt Nam, một số nhà khoa học cho rằng quản lý có năm chức năng cơ bản là “kế hoạch hóa, tổ chức, kích thích, kiểm tra và điều phối” [49; tr.375]; hoặc

“kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp, điều chỉnh - kích thích và kiểm tra - hạch toán” [20; tr.65].

Xem xét khái niệm chức năng quản lý và cách phân định các chức năng cơ bản của quản lý trong một số công trình khoa học nêu trên, thì quản lý có 4 chức năng cơ bản là: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Trong đó:

- “Kế hoạch hoạch hóa là xác định mục tiêu, mục đích đối với các thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, giải pháp, cách thức để đạt mục tiêu, mục đích đó”[33; tr.53]. Trong đó, chủ thể quản lý dựa trên cơ sở kết quả đánh giá cơ hội và thách thức từ bối cảnh bên ngoài, thuận lợi và khó khăn, chức năng và nhiệm vụ của tổ chức mà đặt ra các mục tiêu, dự kiến nguồn lực và thời gian, lựa chọn các phương pháp để đạt tới mục tiêu đó.

- “Tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công kế hoạch và đạt được mục tiêu của tổ chức”[33; tr.55]. Trong đó chủ thể quản lý có các quyết định về thiết lập cơ cấu tổ chức, định ra cơ chế quản lý để làm rõ chức năng, nhiệm vụ và sự phối hợp của từng đơn vị và cá nhân, phân bổ nguồn lực vật chất cho từng hoạt động của tổ chức.

- “Chỉ đạo bao hàm việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt mục tiêu của tổ chức”[33;tr.54].

Trong đó chủ thể quản lý tập trung vào phát huy các mối quan hệ, thực hiện liên kết, liên hệ, hướng dẫn, uốn nắn và động viên khuyến kích các đơn vị và cá nhân hoàn thành nhiệm vụ.

- “Kiểm tra là việc người quản lý theo dõi, giám sát các thành quả hoạt động và tiến hành các hoạt động sửa chữa, uốn nắn nếu cần thiết”[33; tr.54].

Trong đó có thu thập thông tin về kết quả các hoạt động, so sánh mức độ các kết quả đó với mục tiêu, tìm ra các mặt tốt, chưa tốt và các vi phạm; đồng thời có các quyết định quản lý nhằm phát huy mặt tốt, sửa chữa các mặt chưa tốt và xử lý các sai phạm.

Để thực hiện được các chức năng cơ bản trên, chủ thể quản lý phải thu thập đầy đủ, kịp thời và xử lý chính xác các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Các chức năng cơ bản của quản lý có mối quan hê ̣ chă ̣t chẽ, tác động, chi phối lẫn nhau ta ̣o thành mô ̣t chỉnh thể và được thực hiện theo một chu trình bắt đầu từ kế hoạch hóa, đến các bước tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra trên cơ sở nhận biết các thông tin quản lý. Mối quan hệ giữa các chức năng cơ bản của quản lý với nhau và với thông tin quản lý như sơ đồ 1.1. dưới đây.

Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa các chức năng cơ bản của quản lý với nhau và với thông tin quản lý

1.2.2.4. Quản lý nhà trường

Để nhận biết khái niệm quản lý nhà trường, trước hết phải hiểu khái niệm quản lý giáo dục. Nhiều tài tiệu khoa học cho rằng quản lý giáo dục là khái niệm được xem xét dưới hai cấp độ:

- Quản lý giáo dục ở cấp độ vĩ mô (quản lý hệ thống giáo dục).

KẾ HOẠCH HOÁ

KIỂM TRA

CHỈ ĐẠO

TỔ CHỨC THÔNG

TIN QUẢN LÝ

Ở cấp độ này, “quản lý giáo dục được hiểu là những tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống và hợp quy luật...) của chủ thể quản lý giáo dục đến tất cả các mắt xích của hệ thống giáo dục nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả việc tổ chức, huy động, điều phối, giám sát và điều chỉnh... các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin) để hệ thống giáo dục vận hành đạt được mục tiêu phát triển giáo dục”[6, tr.19].

- Quản lý giáo dục ở cấp độ vi mô (quản lý một cơ sơ giáo dục).

Ở cấp độ này, “quản lý giáo dục được hiểu là hệ thống những tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống và hợp quy luật...) của chủ thể quản lý một cơ sở giáo dục đến đội ngũ giảng viên, giáo viên, nhân viên, người học và các lực lượng tham gia giáo dục khác trong và ngoài cơ sở giáo dục đó, nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu đào tạo của cơ sở giáo dục”[6, tr.20].

Với hai cấp độ về quản lý giáo dục nêu trên, thì quản lý nhà trường (một cơ sở giáo dục) cũng phải nhìn nhận từ hai góc độ:

- Thứ nhất: quản lý nhà trường được hiểu theo nghĩa hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý giáo dục (chủ thể quản lý giáo dục) đối với các cơ sở giáo dục (nhà trường).

- Thứ hai: quản lý nhà trường được hiểu theo nghĩa hoạt động quản lý của chủ thể quản lý trực tiếp một nhà trường (hiệu trưởng) đối với các hoạt động của chính nhà trường mà họ được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý.

Trong luận án này, khái niệm quản lý nhà trường được hiểu và sử dụng theo góc độ thứ hai (nêu trên); nghĩa là “quản lý nhà trường (một cơ sở giáo dục) là những tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống và hợp quy luật) của chủ thể quản lý nhà trường (hiệu trưởng) đến khách thể quản lý nhà trường (giảng viên, nhân viên và người học…) nhằm đưa các hoạt động đào tạo và giáo dục của nhà trường đạt tới mục tiêu giáo dục”[6; tr.20].

Xem xét nội hàm các khái niệm quản lý, cơ chế quản lý, các chức năng cơ bản của quản lý và khái niệm quản lý nhà trường; thì yêu cầu đối với hoạt động quản lý của chủ thể quản lý một nhà trường là phải thiết lập được cơ cấu tổ chức, định ra cơ chế quản lý để từ đó huy động và điều phối được các nguồn lực mang tính phương tiện và điều kiện hoạt động nhằm làm cho vận hành của nhà trường đạt tới mục tiêu.