Chương 3. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐA PHÂN HIỆU Ở VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH KINH TẾ - XÃ HỘI HIỆN NAY
3.2. Các giải pháp quản lý của trường đại học đa phân hiệu ở Việt Nam trong bối cảnh kinh tế - xã hội hiện nay
3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý
Mục đích của giải pháp này là hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của trường đại học đa phân hiệu để các phân hiệu hoạt động hiệu quả hơn.
Trong một tổ chức, sau khi đã xác định được mục tiêu, thì vấn đề cốt yếu là phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý, một trong những yếu tố nền tảng tạo ra các tác nhân để thực hiện mục tiêu và đảm bảo chất lượng các hoạt động. Mặt khác, nếu cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý được thiết kế chuẩn mực, phù hợp với thực tiễn thì sẽ tạo điều kiện cho tổ chức phát huy và sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức triển khai giải pháp
Như đã trình bày tại chương 1, cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của một tổ chức xã hội nói chung, trường đại học đa phân hiệu nói riêng không tách rời nhau. Điều đó có nghĩa là cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của trường đại học đa phân hiệu không tách rời với việc thực hiện các nguyên tắc thiết kế một tổ chức xã hội, các nguyên tắc quản lý. Tuy nhiên, để hoàn thiện mô hình về cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của trường đại học đa phân hiệu theo sự phân chia một cách tương đối thành hai nội dung như sau:
a) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trường, trong đó có cơ cấu tổ chức của các phân hiệu
- Trước hết, chủ thể quản lý trường đại học đa phân hiệu (hiệu trưởng) phải xem xét:
+ Các dạng mô hình cơ cấu tổ chức trong lý thuyết quản lý một tổ chức xã hội.
+ Các nguyên tắc thiết kế một tổ chức trong hoạt động quản lý.
+ Các quy định có trong Luật Giáo dục đại học và Điều lệ Trường đại học về bộ máy tổ chức một cơ sở giáo dục đại học.
+ Các cơ hội và thách thức của bối cảnh bên ngoài đối với nhà trường và đặc biệt là đối với mỗi phân hiệu của trường.
+ Mục tiêu hoạt động của trường, các chức năng và nhiệm vụ, cùng với các yêu cầu của các trường.
+ Các chức năng của mỗi phân hiệu, trong đó có chức năng trung tâm là đào tạo và các chức năng hỗ trợ cho chức năng trung tâm đó.
+ Những thuận lợi và khó khăn về đội ngũ CBQL và giảng viên của trường và tại các phân hiệu.
+ Những thuận lợi và khó khăn về cơ sở vật chất và thiết bị đào tạo.
+ Những thuận lợi và khó khăn về môi trường hoạt động của các phân hiệu.
+ Những thuận lợi và khó khăn về năng lực hoạt động của hệ thống thông tin quản lý...
- Tiếp đến là chủ thể quản lý lựa chọn một mô hình cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý sao cho đồng thời phải đảm bảo sự liên hợp các chức năng của các đơn vị trong phân hiệu với các đơn vị trong cơ sở chính trở thành chức năng chung của cả trường, trên cơ sở chỉ huy trực tuyến. Theo kết quả khảo sát thực trạng quản lý các trường đại học đa phân hiệu ở Việt Nam thì cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý có đặc trưng cơ cấu trực tuyến - chức năng liên hợp. Mặt khác, theo nhiều chuyên gia tham gia Hội thảo khoa học “Mô hình trường đại học đa phân hiệu ở Việt Nam trong bối cảnh KT - XH hiện nay” đã thống nhất về cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của các trường đại học đa phân hiệu tại Việt Nam hiện nay nên theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng liên hợp trong mối quan hệ giữa các đơn vị chuyên môn và đơn vị chức năng giữa cơ sở chính và phân hiệu. Các quan điểm này của các chuyên gia đã thể hiện trong biên bản hội thảo (xem phụ lục). Trong đó:
+ Các Khoa, Trung tâm, Viện, Bộ môn (gọi chung là các Khoa chuyên môn - KCM) thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
+ Các Phòng, Ban, Bộ phận (gọi chung là các Phòng chức năng - PCN): Thực hiện chức năng tham mưu, hỗ trợ, phục vụ về phương tiện và điều kiện cho nhiệm vụ trung tâm là dạy và học.
- Theo chúng tôi, nếu mô hình hóa cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của một trường đại học đa phân hiệu tại Việt Nam trong bối cảnh KT-XH hiện nay theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng liên hợp, trong đó không tính đến các tổ chức chính trị và các đoàn thể hoạt động trong trường, không tính đến các bộ phận hoặc tổ chức tư vấn khác, thì mô hình đó được biểu thị bằng sơ đồ 3.1 dưới đây.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức trường đại học đa phân hiệu
NGƯỜI QUẢN LÝ TUYẾN A
(Cơ sở chính)
NGƯỜI QUẢN LÝ TUYẾN B
(Phân hiệu)
Các Phòng chức năng PCN1, PCN2,
..., PCNm:
có cả chức năng của BCN1,BCN2,
..., BCNy Các Khoa
chuyên môn KCM1, KCM 2, ..., KCMn:
có cả chức năng BCM1, BCM2, ..., BCMx và có
một số chức năng của PCN1, PCN2,
..., PCNm
Các Ban chức năng BCN1,BCN2,
..., BCNy có một số chức năng
của PCN1, PCN2,
..., PCNm
Các Khoa chuyên môn KCM1, KCM2,
..., KCMx:
có một số chức năng KCM1, KCM 2,
..., KCM n và có một số chức năng
của BCN1,BCN2,
..., BCNy HIỆU TRƯỞNG
HỘI ĐỒNG TRƯỜNG
Theo sơ đồ 3.1:
- Các mũi tên có nét liền, hai chiều chỉ sự chỉ đạo trực tiếp và mô tả về mối quan hệ trực tuyến.
- Các mũi tên có nét liền, một chiều chỉ sự chỉ đạo, tư vấn hoặc tham mưu hoặc liên hệ ngang.
- Các mũi tên nét đứt, một chiều chỉ sự có mối liên hệ phụ thuộc vào các quy định của các tổ chức theo hướng mũi tên.
- Các mũi tên nét đứt, hai chiều chỉ sự có những liên quan về một số chức năng.
- Số tuyến A, B hoặc C, D nếu có phải phụ thuộc vào số lượng các phân hiệu.
- Người quản lý tuyến A là người quản lý các hoạt động ở cơ sở chính (cơ sở chính có thể coi là một phân hiệu - hiểu theo nghĩa tương đối trong một chừng mực nào đó). Người quản lý tuyến B là người quản lý các hoạt động tại phân hiệu. Ở đây không có nghĩa là ngang cấp quản lý theo nghĩa tuyệt đối, mà cả hai người quản lý ở hai tuyến này đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng và có quan hệ quản lý trực tuyến với Hiệu trưởng.
- Số lượng các chức năng của nhà trường mà hai người này phải chịu trách nhiệm quản lý là khác nhau và khối lượng công việc của họ cũng khác nhau. Trong đó:
+ Người quản lý tuyến A (cơ sở chính) phải quản lý tất cả các hoạt động của các Khoa chuyên môn (hoạt động mang tính trung tâm của một trường đại học); đồng thời phải quản lý hoạt động của các Phòng chức năng (hoạt động mang tính điều kiện và phương tiện cho các hoạt động trung tâm của trường đại học). Hai mảng hoạt động nêu trên không chỉ có tại cơ sở chính, mà có cả tại các phân hiệu. Như vậy, tuy người quản lý cơ sở chính không trực tiếp quản lý phân hiệu, nhưng có trách nhiệm quản lý gián tiếp (theo phân quyền của Hiệu trưởng) vì “Phân hiệu của cơ sở giáo dục đại học thuộc cơ cấu tổ chức và chịu sự quản lý, điều hành của cơ sở giáo dục đại học” [46].
+ Người quản lý tuyến B (phân hiệu) phải quản lý một số hoạt động chuyên môn (của các Khoa chuyên môn) và hoạt động chức năng (của các Phòng chức năng) của nhà trường tại phân hiệu. Tuy hoạt động quản lý của người quản lý phân hiệu có tính độc lập tương đối với hoạt động quản lý của người quản lý tại cơ sở chính, nhưng khi chỉ đạo thực hiện các hoạt động chuyên môn và hoạt động chức năng phải tuân thủ các quy định đang thực thi tại cơ sở chính do người quản lý cơ sở chính (tuyến A) thực thi theo sự điều hành của Hiệu trưởng; vì “Phân hiệu của cơ sở giáo dục đại học thực hiện các nhiệm vụ theo sự điều hành của Hiệu trưởng, báo cáo với Hiệu trưởng về các hoạt động của phân hiệu” [46].
- Ở cơ sở chính:
+ Số lượng các Khoa chuyên môn (KCM1, KCM2, ..., KCMn) tùy thuộc số lượng các khoa và trung tâm nghiên cứu khoa học của nhà trường.
+ Số lượng Phòng chức năng (PCN1, PCN2, ..., PCNm) tùy thuộc số các hoạt động mang tính phục vụ cho các hoạt động của các Khoa chuyên môn của nhà trường.
- Ở phân hiệu:
+ Số lượng các Khoa chuyên môn (KCM1, KCM2, ..., KCMx) ở phân hiệu tùy thuộc vào cách ghép một số nhiệm vụ của các Khoa chuyên môn (KCM) tại cơ sở chính mà ở phân hiệu có những nhiệm vụ đó.
+ Số lượng các Ban chức năng (BCN1. BCN2, ..., BCNy) ở phân hiệu tùy thuộc cách ghép một số nhiệm vụ của các Phòng chức năng (PCN) của cơ sở chính mà ở phân hiệu cũng có các nhiệm vụ đó.
- Nếu liên hợp các chức năng của những Khoa chuyên môn, Phòng chức năng ở trường chính với các chức năng của các Khoa chuyên môn và Ban chức năng ở phân hiệu sẽ có được các chức năng chung của toàn trường.
b) Cơ chế quản lý của phân hiệu trong mối quan hệ với cơ sở chính Như phần cơ sở lý luận về quản lý trường đại học đa phân hiệu đã trình bày, cơ chế quản lý của một tổ chức thường được thể hiện trong Quy chế tổ
chức và hoạt động của nhà trường. Cho nên, ngay khi soạn thảo về Quy chế tổ chức và hoạt động của một trường đại học đa phân hiệu phải có quy định về mức độ phân cấp, phân quyền cho các phân hiệu theo hướng tăng cường tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm ở các lĩnh vực: tài chính, đào tạo, nhân sự… nhằm phát huy và sử dụng hiệu quả nguồn lực tại chỗ, phục vụ tốt cho hoạt động đào tạo tại phân hiệu, đảm bảo cho các phân hiệu phát triển, phát huy tính năng động sáng tạo của mình trong việc thực hiện các chức năng của phân hiệu. Cụ thể:
- Đối với Hội đồng trường:
Trường đại học đa phân hiệu tại Việt Nam nhất thiết phải có Hội đồng trường với các thành phần:
+ “Hiệu trưởng, các phó Hiệu trưởng, bí thư đảng ủy, chủ tịch công đoàn, bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, đại diện một số khoa, đại diện cơ quan chủ quản cơ sở giáo dục đại học”, “một số thành viên hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, khoa học, công nghệ, sản xuất, kinh doanh” [46].
+ Có thành viên hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, khoa học, công nghệ, sản xuất, kinh doanh tại địa phương phân hiệu đóng trụ sở; vì phân hiệu
“chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt phân hiệu”[46].
Hội đồng trường có nhiệm vụ, quyền hạn: “quyết nghị chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển và quy chế về tổ chức và hoạt động của nhà trường;
quyết nghị phương hướng hoạt động đào tạo, KH&CN, hợp tác quốc tế, bảo đảm chất lượng giáo dục; quyết nghị cơ cấu tổ chức và phương hướng đầu tư phát triển của nhà trường; quyết nghị việc thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể các tổ chức của cơ sở giáo dục đại học; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của hội đồng trường, việc thực hiện quy chế dân chủ trong các hoạt động của nhà trường” [46].
- Đối với Hội đồng khoa học và đào tạo:
Thẩm quyền thành lập, nhiệm kỳ, cơ cấu thành phần, nhiệm vụ và hoạt động của Hội đồng KH&ĐT đúng như quy định trong Luật Giáo dục đại học và Điều lệ Trường đại học.
Thành phần Hội đồng khoa học và đào tạo gồm có: Hiệu trưởng, các Phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo, nghiên cứu khoa học; trưởng các đơn vị đào tạo, nghiên cứu khoa học và các nhà khoa học có uy tín đại diện cho các lĩnh vực, ngành chuyên môn; phải có thêm người quản lý cao nhất của trường tại phân hiệu (Giám đốc phân hiệu).
Hội đồng khoa học và đào tạo của trường đại học đa phân hiệu có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng về việc xây dựng: quy chế, quy định về đào tạo, hoạt động KH&CN; tiêu chuẩn tuyển dụng giảng viên, nghiên cứu viên, nhân viên thư viện, phòng thí nghiệm; kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên của trường; đề án mở ngành, chuyên ngành đào tạo, triển khai và hủy bỏ các chương trình đào tạo; định hướng phát triển KH&CN, kế hoạch hoạt động KH&CN, phân công thực hiện các nhiệm vụ đào tạo, KH&CN [46].
Thẩm quyền thành lập, nhiệm kỳ, cơ cấu thành phần, nhiệm vụ và hoạt động của các Hội đồng tư vấn khác đúng như quy định tại Điều 40 của Điều lệ trường đại học.
Trong cơ cấu thành phần các Hội đồng tư vấn khác của trường đại học đa phân hiệu, ngoài quy định tại Điều 40, Điều lệ trường đại học, nhất thiết phải có đại diện của phân hiệu.
- Đối với Bộ máy quản lý cấp trường:
Bộ máy quản lý cấp trường của trường đại học đa phân hiệu gồm Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng theo quy định của Luật Giáo dục đại học và của Điều lệ Trường đại học về tư cách pháp nhân, tiêu chuẩn, nhiệm vụ và quyền hạn.
Đối với phân hiệu của trường có chức danh Giám đốc phân hiệu, Phó giám đốc phân hiệu. Giám đốc phân hiệu có thể là Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng kiêm nhiệm. Giám đốc phân hiệu, Phó giám đốc phân hiệu do Hiệu trưởng bổ nhiệm, Giám đốc phân hiệu thay mặt Hiệu trưởng trực tiếp quản lý các hoạt động của trường tại phân hiệu và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng; Giám đốc phân hiệu có tính độc lập tương đối trong quản lý, nhưng
mọi sự chỉ đạo của Giám đốc phân hiệu đối với các hoạt động chuyên môn và các hoạt động phục vụ, hỗ trợ chuyên môn tại phân hiệu phải thực hiện theo đúng chức năng do Hiệu trưởng quy định.
- Đối với bộ máy quản lý cấp khoa, bộ môn trực thuộc trường:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cấp khoa, bộ môn trực thuộc trường đại học đa phân hiệu (từ đây gọi chung là cấp khoa) có các chức danh trưởng và phó khoa. Việc bổ nhiệm các chức danh trưởng và phó khoa thuộc trường theo quy định của Luật Giáo dục đại học và Điều lệ trường đại học.
Số lượng các khoa và tên mỗi khoa phụ thuộc vào số lượng các chuyên ngành đào tạo của mỗi trường đại học đa phân hiệu.
- Bộ máy các đơn vị chuyên môn tại phân hiệu (Khoa chuyên môn):
+ Tên gọi khoa chuyên môn khác với cơ sở chính, vì mỗi khoa là tổ hợp các ngành hoặc các khoa ở cơ sở chính. Ví dụ: Khoa Công nghệ, Khoa Kinh tế, Khoa Khoa học cơ bản (đối với các phân hiệu của Trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh); hoặc Bộ môn Nghiệp vụ; Bộ môn Cơ bản;
Bộ môn Cơ sở; Bộ môn Tiếng Anh; Bộ môn Tiếng Nhật (đối với các phân hiệu của Trường Đại học Ngoại thương), hoặc Khối Sinh học; Khối Công nghệ; Tổ Ngoại ngữ (đối với các phân hiệu của Trường Đại học Nông Lâm thành phố Hồ Chí Minh).
Các Khoa chuyên môn tại các phân hiệu hoạt động chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc phân hiệu, tuy nhiên phải thực hiện thống nhất về chương trình, về giáo trình, kế hoạch, tiến độ đào tạo,... theo các khoa tại cơ sở chính.
- Đối với bộ máy quản lý cấp phòng, ban chức năng:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cấp phòng, ban chức năng (từ đây gọi chung là phòng) có trưởng phòng và phó trưởng phòng. Việc bổ nhiệm các chức danh trưởng và phó phòng của trường đại học đa phân hiệu theo quy định của Luật Giáo dục đại học và Điều lệ trường đại học.
Số lượng các phòng chức năng và tên mỗi phòng phụ thuộc vào khối lượng công việc của trường và phụ thuộc vào “kỹ thuật” ghép một số chức
năng gần nhau vào một phòng. Nhìn chung, trong trường đại học đa phân hiệu có các Phòng chức năng cơ bản như sau:
+ Phòng Hành chính;
+ Phòng Tổ chức - Cán bộ;
+ Phòng Đào tạo;
+ Phòng Quản lý khoa học
+ Phòng Quản lý đào tạo sau đại học;
+ Phòng Đối ngoại và Hợp tác quốc tế;
+ Phòng Khảo thí - Đảm bảo chất lượng;
+ Phòng Quản trị - Thiết bị;
+ Phòng Tài chính - Kế toán;
+ Phòng Công tác học sinh, sinh viên;
+ Trung tâm Thông tin - Tư liệu (thư viện);
+ Trung tâm Thực hành - Thí nghiệm.
Tại các phân hiệu có các Ban (Phòng, Bộ phận) chức năng dưới đây.
+ Ban quản lý đào tạo và công tác sinh viên:
Thực hiện một số chức năng quản lý của các Phòng Đào tạo và Phòng Quản lý sinh viên của trường. Ban này hoạt động tương đối độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc phân hiệu, nhưng tuân thủ các quy định chung về quản lý đào tạo, quản lý sinh viên mà các khoa và phòng chức năng tại cơ sở chính. Các kết quả hoạt động của Ban này phải báo cáo không những với Giám đốc phân hiệu, mà còn báo cáo về cơ sở chính thông qua các phòng chức năng tương ứng của cơ sở chính.
+ Ban quản lý khoa học và học liệu:
Thực hiện các chức năng chủ yếu như quản lý nghiên cứu KH&CN, quản lý các hoạt động thư viện, thí nghiệm... Ban này hoạt động tương đối độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc phân hiệu, nhưng tuân thủ các quy định chung về quản lý khoa học, quản lý thư viện, phòng thí nghiệm của các phòng