CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.1.1.1. Hệ thống thông tin quản lý
Khi nghiên cứu về hệ thống trên góc độ tiếp cận của khoa học quản lý, Giáo sư Harold Koontz cho rằng “Hệ thống là một tập hợp hoặc một bộ phận các sự vật có liên hệ hoặc phụ thuộc lẫn nhau để hình thành nên một tổng thể hoàn chỉnh. Các sự vật này có thể mang tính chất vật lý, sinh học hoặc chúng có thể mang tính chất lý thuyết” [57]. Trần Thị Minh Song cũng đã đưa ra khái niệm Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể thống nhất, nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định trước [37]. Một hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau để thực hiện mục tiêu và tạo ra tính mới của hệ thống là các yếu tố đầu vào (Inputs);
quá trình xử lý (Processing) và các yếu tố đầu ra (Outputs).
Trong hệ thống, các phần tử mang tính độc lập tương đối, thực hiện chức năng nhất định và được chi phối bởi phương thức xử lý, nó tạo ra mối quan hệ tác động qua lại giữa các phần tử để thực hiện mục tiêu chung. Khi nghiên cứu một hệ thống, cần xem xét đặc trưng của nó gồm tính tổ chức, tính vận động, tính mở, tính điều khiển và đặt trong môi trường hoạt động của nó để nhận biết sự tác động qua lại giữa hệ thống và môi trường, xác định các yếu tố đầu vào và đầu ra.
Donald W. Ramney cho rằng Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm con người, phương tiện, dữ liệu... được tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất thực hiện các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin [52]. Hệ thống thông tin được cấu thành nên từ ba thành phần cơ bản là con người, phương tiện và thông tin. Phương thức xử lý của HTTT có vai trò rất quan trọng trong việc cung
cấp các thông tin hữu ích, kịp thời và đáng tin cậy cho đối tượng sử dụng để thực hiện các mục tiêu quản lý. Quy trình xử lý của HTTT được mô tả theo sơ đồ 1.1:
Sơ đồ 1.1: Quy trình xử lý của hệ thống thông tin [46]
Quy trình xử lý của HTTT bao gồm bốn giai đoạn là thu thập thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin và lưu trữ thông tin. Trong đó, xử lý thông tin là giai đoạn trung tâm, có vai trò quyết định đối với việc thực hiện mục tiêu của HTTT.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT hiện đại, việc xử lý thông tin không chỉ bao gồm nhân lực, nó còn được sự hỗ trợ của các thiết bị, phần mềm hiện đại nhằm chuyển hóa dữ liệu đầu vào thành thông tin kịp thời, hữu ích và liên kết với bộ phận sử dụng thông tin để thực hiện các mục tiêu quản lý.
HTTT quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức (O'Brien, James A., 1993). Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống bao gồm con người, công cụ, dữ liệu và quy trình tổ chức nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời, chính xác cho nhà quản trị trong việc ra quyết định [37]. HTTT quản lý có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả quản lý. HTTT quản lý bao gồm các loại thông tin [46]:
- Thông tin điều hành: là thông tin cung cấp cho các nhà quản trị cấp tác nghiệp trong việc quản lý, điều hành, kiểm soát các hoạt động hàng ngày và các chính sách ngắn hạn của DN. Thông tin điều hành này đòi hỏi phải chi tiết, thường xuyên, liên tục và được xử lý chủ yếu từ nguồn dữ liệu bên trong tổ chức.
- Thông tin chiến thuật: là thông tin nhằm hỗ trợ nhà quản lý cấp phòng ban trong việc điều kiển và kiểm soát hoạt động kinh doanh, phân chia các các nguồn lực để đạt được mục tiêu do chiến lược đặt ra. Thông tin chiến thuật phải vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết và được cung cấp định kỳ.
Kho dữ liệu Nguồn
tin
Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phối
Đối tượng sử dụng
- Thông tin chiến lược: là thông tin cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao sử dụng để hoạch định chính sách dài hạn, dự đoán tương lai, xây dựng chiến lược phát triển của tổ chức. Thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao và được xử lý từ dữ liệu chủ yếu bên ngoài tổ chức.
Ngày nay, với sự phổ biến của CNTT bao trùm lên toàn bộ hoạt động quản lý, việc phát triển HTTT quản lý gắn với phần mềm quản trị là cơ sở để DN khai thác hiệu quả nguồn lực hiện có, tận dụng tối đa lợi thế và sự hỗ trợ từ bên ngoài, nâng cao khả năng cạnh tranh, phát huy hiệu quả công tác quản lý. DN căn cứ vào khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động để ứng dụng một trong các loại phần mềm sau để tổ chức HTTT quản lý:
- Phần mềm quản trị DN được lập trình trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung, cài đặt và vận hành trên mạng LAN, WAN.
- Phần mềm quản trị ứng dụng hệ quản trị dữ liệu phân tán, chạy trên duyệt trình Web, kết nối mạng Internet (công nghệ cloud). Giải pháp phần mềm này là tiền đề để tích hợp và chia sẻ hệ thống dữ liệu quản lý chung toàn DN.
- Phần mềm hoạch định nguồn lực tổng thể ERP (Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP là một giải pháp CNTT có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý SXKD vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của DN, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác, khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất, tích hợp và chia sẻ thông tin chung cho các hoạt động toàn DN. Hệ thống ERP là giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin (Laudon & Laudon, 2006) [64], hệ thống ERP là một phương thức quản lý giúp DN gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả quá trình xử lý kinh doanh, nó tác động làm thay đổi quy trình quản lý, tổ chức và văn hóa DN.
Hệ thống ERP được coi là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong DN hiện nay, là công cụ hỗ trợ tăng cường hiệu quả công tác quản lý. Do vậy, để thiết lập và vận hành HTTT quản lý hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, hữu hiệu cho việc thực hiện các mục tiêu quản lý, DN cần phải ứng dụng giải pháp ERP.