CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT XI MĂNG BẮC MIỀN TRUNG
2.2.2. Thực trạng tổ chức con người và bộ máy kế toán quản trị
Nguồn nhân lực luôn là nhân tố quan trọng, quyết định quá trình thiết lập, vận hành HTTT KTQT trong DN hướng đến tinh gọn và hiệu quả. Phát triển nguồn nhân lực nói chung và năng lực cán bộ KTQT được các DNSX XM Bắc miền Trung rất quan tâm đầu tư. Trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực, các DN đều nhấn mạnh về phát triển năng lực nghề nghiệp đảm bảo thuần thục chuyên môn chính và am hiểu chuyên môn các lĩnh vực có liên quan [39], [40], [44], [45]. Các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay đang tập trung xây dựng nguồn nhân lực có chất lượng đáp ứng yêu cầu thực hiện chiến lược phát triển của DN, tạo sự gắn bó, động lực, cam kết của đội ngũ công nhân viên, phát triển mô hình làm việc tổ đội. Đây là cơ sở để phát triển năng lực của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong DN nói chung
và nhân viên KTQT nói riêng. Đánh giá về sự cần thiết phát triển đội ngũ lao động kế toán và quản lý, kết quả khảo sát cho thấy mức độ quan tâm của nhà quản trị đối với chất lượng nguồn nhân lực là rất lớn (phụ lục 03B), cụ thể:
1 Đào tạo chuyên môn: Không cần thiết: 0%; Cần thiết: 44%; Rất cần thiết: 56%
2 Môi trường làm việc: Không cần thiết: 0%; Cần thiết: 60%; Rất cần thiết: 40%
3 Truyền thông nội bộ: Không cần thiết: 0%; Cần thiết: 72%; Rất cần thiết: 28%
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ số liệu điều tra Về chất lượng lao động kế toán, đánh giá của các cấp quản trị về chất lượng nhân lực kế toán, trình độ năng lực cán bộ kế toán là chưa cao, 88% (22/25) lãnh đạo DN cho rằng, hiện nay trình độ cán bộ kế toán chỉ đáp ứng về cơ bản yêu cầu của công việc (phụ lục 03B), 65% (22/34) quản lý các cấp cho rằng chất lượng nhân lực kế toán chỉ ở mức trung bình (phụ lục 03C). Kết quả khảo sát cho thấy trong những năm gần đây 100% (35/35) cán bộ kế toán thường xuyên được tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ bằng nhiều hình thức khác nhau như công ty tổ chức các lớp bồi dưỡng (91%) hoặc tham gia hội thảo chuyên môn (60%) hoặc được cử đi học (11%) với chi phí đào tạo do công ty chi trả (phụ lục 03D). Trong môi trường làm việc hiện nay, nhân viên KTQT ngoài việc nắm vững chuyên môn, phải được trang bị kiến thức về CNTT, phân tích thông tin, kiến thức ngoại ngữ, kiến thức về lĩnh vực XM. Phải có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong DN để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thiết thực cho việc điều hành của nhà quản trị.
Tại các DNSX XM Bắc miền Trung, tổ chức bộ máy KTQT kết hợp với KTTC nên khối lượng công tác KTQT không được tách biệt rõ ràng. Cán bộ kế toán quản trị vừa đảm nhận chức năng lập dự toán ngân sách, vừa xử lý HTTT thực hiện, vừa thực hiện phân tích thông tin, tư vấn ra quyết định đối với phần hành kế toán do mình phụ trách (phụ lục 03D), vì vậy tính chuyên môn hóa trong công tác KTQT không cao, điều này cũng ảnh hưởng đến chất lượng thông tin KTQT cung cấp nhằm hỗ trợ cho các cấp quản lý ra quyết định chính xác và hiệu quả.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán quản trị Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán với sự sắp xếp nguồn nhân lực, phân quyền, phân
nhiệm để thực hiện công tác tài chính, kế toán và thống kê trong DN có vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Nó giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu, ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, giúp DN khai thác nguồn tài chính đảm bảo yêu cầu kinh doanh, sử dụng vốn có hiệu quả. Qua khảo sát, 100% DNSX XM Bắc miền Trung tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (phụ lục 03E). Đứng trên góc độ quản lý, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thực hiện quản lý theo trực tuyến với sự chỉ đạo của kế toán trưởng xuống từng nhân viên kế toán không thông qua trung gian nào cả, vì vậy sự chỉ đạo của kế toán trở nên nhanh chóng, gọn nhẹ, hiệu quả. Theo mô hình này, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều được thực hiện tại phòng kế toán của DN.
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị có vai trò rất lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý. Kết quả khảo sát cho thấy, 100% (11/11) DNSX XM Bắc miền Trung tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo mô hình kết hợp (Phụ lục 03E). Mô hình này có ưu điểm là kết hợp chặt chẽ thông tin KTQT với thông tin KTTC, thông tin cung cấp chi tiết theo từng phần hành, thời gian thu thập thông tin nhanh tuy nhiên khối lượng công việc của từng cán bộ kế toán là lớn, hiệu quả thông tin KTQT không cao. Nhân viên kế toán vừa làm công tác KTTC nhằm cung cấp thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN, vừa làm công tác KTQT để cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp trong việc điều hành, kiểm soát và ra quyết định quản lý.
Khảo sát Ban giám đốc về ý kiến nên tách KTQT và KTTC thành hai bộ phận riêng, theo hướng bộ phận KTQT cung cấp thông tin để thực hiện chức năng hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. 100% (25/25) lãnh đạo các DN đều cho rằng không cần thiết và hiện tại không có ý định chia tách bộ phận kế toán thành các bộ phận khác nhau (phụ lục 03B).
Thực hiện phỏng vấn Ban giám đốc, Kế toán trưởng về vai trò của thông tin KTQT trong công tác quản lý và lý do DN không tổ chức bộ phận KTQT riêng?
Tác giả nhận được các câu trả lời tương đối giống nhau (phụ lục 03A):
- Bộ máy kế toán hiện đã cung cấp khá đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
- Hiện DN đã sử dụng giải pháp ERP nên thông tin nhận được mang tính toàn diện, tổng thể đáp ứng được yêu cầu kịp thời, đáng tin cậy cho việc ra quyết định quản lý.
- Phòng kế toán, phòng kế hoạch chiến lược và các bộ phận khác đã phối hợp tốt trong việc cung cấp thông tin điều hành DN, lập kế hoạch, dự toán ngân sách cũng như kiểm soát việc thực hiện mục tiêu chiến lược.
- DN không muốn phát sinh thêm các chi phí quản lý điều hành, bộ máy quản lý cồng kềnh…
Tác giả khái quát mô hình tổ chức bộ máy KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung theo sơ đồ 2.3 như sau:
Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp
2.2.2.3. Tổ chức phối hợp thông tin giữa các bộ phận
Sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận hiện nay được các cấp quản trị đánh giá cao. Kết quả khảo sát cho thấy, 52% (13/25) lãnh đạo DN, 41% (14/34) quản lý các bộ phận đánh giá tốt; 28% nhà lãnh đạo, 24% quản lý các bộ phận đánh giá rất tốt về sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận (phụ lục 03B; phụ lục 03C). Quan sát trực tiếp tại các DNSX XM Bắc miền Trung, tác giả thấy có sự khác biệt về tổ chức phối hợp thông tin giữa các bộ phận trên cơ sở ứng dụng phần mềm.
Kế toán trưởng
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Hệ thống thu nhận dữ liệu
Hệ thống xử lý thông tin
Hệ thống cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin quản lý khác
- Đối với các DN đã vận hành hệ thống ERP: Hiện nay, về cơ bản các DN này đã tích hợp được dữ liệu, thông tin trong DN thành một hệ thống dữ liệu thống nhất để thực hiện các giải pháp quản trị. Vì vậy, dữ liệu toàn DN được các bộ phận khai thác chung để xử lý, tổng hợp và kiểm soát nhằm cung cấp thông tin thiết thực, kịp thời cho việc ra quyết định quản lý. Các bộ phận trong DN đều có thể truy cập vào hệ thống ERP, được phân quyền khai thác dữ liệu từ các phân hệ quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị kho, quản trị đầu tư, quản trị bán hàng, quản trị nhân sự…. Tác giả minh họa sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận qua nghiệp vụ mua thuốc nổ phục vụ sản xuất đá vôi tại XM Nghi sơn thực hiện thông qua hệ thống ERP theo quy trình: (1) Bộ phận kỹ thuật cập nhật định mức tiêu hao, kế hoạch sản xuất vào phân hệ quản trị sản xuất, giá thành (OPM), hệ thống ERP sẽ tính toán nhu cầu vật liệu và gửi thông báo tới giám đốc sản xuất, phòng vật tư và chuỗi cung ứng; (2) phụ trách phòng vật tư xây dựng kế hoạch mua, nhập các báo giá, tư vấn lựa chọn nhà cung cấp, nhập đơn đặt hàng; (3) phòng kế toán cập nhật thông tin nghiệp vụ mua, xử lý quá trình mua và đóng đơn hàng, hệ thống ERP tự động phát sinh định khoản, ghi sổ kế toán. Như vậy, dữ liệu KTQT từ nhu cầu vật tư, định mức kỹ thuật, kế hoạch sản xuất, khối lượng, giá cả, thời gian phát sinh, đối tượng công nợ, chính sách mua hàng… được lưu trữ trên hệ thống ERP, KTQT có thể truy cập để thu thập dữ liệu cần thiết cho quá trình xử lý thông tin.
- Đối với các DN đang sử dụng phần mềm kế toán: Các DN này chưa tích hợp được cơ sở dữ liệu trên một hệ thống thống nhất, quản lý dữ liệu, thông tin trên các hệ thống độc lập nhau, như kế toán quản lý dữ liệu trên phần mềm kế toán, bộ phận sản xuất quản lý dữ liệu trên phần mềm quản trị sản xuất…. Do đó, khả năng chia sẻ dữ liệu, thông tin đang gặp nhiều khó khăn. Việc kết nối thông tin giữa các bộ phận liên quan và phòng kế toán hiện đang xây dựng theo quy trình truyền thống, sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc thu nhận dữ liệu đầu vào tại các DN này cho thấy, khi nhân viên KTQT cần thông tin, họ sẽ gặp trực tiếp hoặc liên lạc qua điện thoại, thư điện tử… Tốc độ cung cấp thông tin, sự thống nhất biểu mẫu, phương thức cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong các DN này đang là vấn đề khá khó khăn và cần phải hoàn thiện.