CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.1.1.3. Hệ thống thông tin kế toán quản trị
HTTT KTQT bao gồm con người, công cụ hỗ trợ, các dữ liệu và phương thức xử lý nhằm biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin KTQT cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu của quản trị DN. Hệ thống này tồn tại trong vùng giao thoa của hai lĩnh vực là KTQT và HTTT, thực hiện chức năng thu thập, xử lý nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản lý. HTTT KTQT là một bộ phận của HTTT quản lý nhằm hướng đến việc cung cấp thông tin cho việc
ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong DN. Tác giả khái quát HTTT KTQT theo sơ đồ 1.3 sau:
Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và hệ thống thông tin
Xuất phát từ lý thuyết hệ thống, từ vai trò của thông tin KTQT, tác giả cho rằng HTTT KTQT là một tập hợp bao gồm con người, thông tin và công cụ hỗ trợ tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin KTQT cho quản trị DN nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và làm gia tăng giá trị của DN. HTTT KTQT là một phần của HTTT quản lý, là công cụ hữu hiệu nhằm thực hiện các mục tiêu quản trị. Mỗi quy trình xử lý thông tin KTQT được coi là một hệ thống con, chúng tương tác với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của HTTT KTQT, bao gồm: (1) hệ thống thu nhận dữ liệu, (2) hệ thống xử lý thông tin, (3) hệ thống cung cấp thông tin, (4) hệ thống lưu trữ và (5) hệ thống kiểm soát thông tin.
Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Để đạt được mục tiêu chung của HTTT KTQT là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện mục tiêu hoạch định chiến lược, thực thi và kiểm soát việc
Hệ thống thông tin Kế toán
quản trị
HTTT KTQT
Nhà quản
trị
- Hoạch định - Kiểm soát - Ra quyết định Nhu cầu
thông tin
Cung cấp thông tin Môi
trường HTTT KTQT
- Thông tin nội bộ - Thông tin bên ngoài
Hệ thống lưu trữ
HT thu nhận
HT xử lý
Quy trình HTTT KTQT
thực hiện chiến lược và ra quyết định, tác giả cho rằng cần phân tích các yếu tố: con người; công cụ hỗ trợ; thông tin KTQT gắn với môi trường của HTTT KTQT.
- Con người: Trong HTTT KTQT, con người là yếu tố bao trùm và quyết định. Con người với sự chủ động thực hiện quy trình xử lý nhằm biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin hữu ích cho việc điều hành, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị. Khi nghiên cứu yếu tố con người, cần xem xét đến: (1) trình độ của người làm KTQT hội tụ đủ trí lực, thể lực và tâm lực; (2) tổ chức bộ máy KTQT hướng đến tinh gọn và hiệu quả; (3) sự phối hợp thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong DN để xây dựng những luồng thông tin thông suốt theo chiều ngang và chiều dọc, đảm bảo thống nhất nguồn thông tin.
- Công cụ hỗ trợ: Trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng và các phần mềm xử lý tự động là rất cần thiết đối với HTTT KTQT. Trong môi trường CNTT hiện đại ngày nay, để phát triển HTTT KTQT doanh nghiệp cần thực hiện giải pháp phần mềm. Việc lựa chọn giải pháp phần mềm cần căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động, đặc điểm kinh doanh, khả năng tài chính, trình độ nhân viên kế toán... Hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm hữu hiệu hiện nay, nó cho phép DN tích hợp các hoạt động kinh doanh từ nhiều phân hệ thành một hệ thống thống nhất với một cơ sở dữ liệu chung. Ngoài ra, hệ thống ERP hướng tới lập kế hoạch tới cả người cung cấp nguồn lực cho DN (Shehab et al, 2004) [77].
- Dữ liệu kế toán quản trị: Đây được coi là nguyên liệu của HTTT KTQT nhằm chế biến thành thông tin hữu ích hỗ trợ nhà quản lý trong việc hoạch định chiến lược, kiểm soát quá trình thực thi chiến lược và ra quyết định. Dữ liệu KTQT bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Thông tin tài chính là những thông tin liên quan đến sự tuần hoàn vốn được biểu hiện bằng các thước đo hiện vật, lao động và tiền tệ, như thông tin về hàng mua, thông tin về giá cả, thông tin về nguồn lực cho sản xuất, thông tin về sản phẩm tiêu thụ, thanh toán... Thông tin phi tài chính giúp người sử dụng có cách nhìn toàn diện về hoạt động của DN và phân tích hoạt động kinh doanh. Các thông tin phi tài chính trong DN chủ yếu bao gồm các thông tin về hoạt động quản trị, điều kiện tự nhiên, quan hệ xã hội và cộng đồng, con người và tri thức.