CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT XI MĂNG BẮC MIỀN TRUNG
2.2.3. Thực trạng tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
2.2.3.2. Thực trạng tổ chức hệ thống xử lý thông tin
Tổ chức hệ thống xử lý với đầu vào là dữ liệu được KTQT thu thập, mã hóa và cập nhật trên phần mềm, đầu ra là thông tin KTQT phục vụ cho các mục tiêu quản lý. Quy trình xử lý của hệ thống là giai đoạn quan trọng nhằm tạo ra thông tin có chất lượng đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị. Tại các DNSX XM Bắc miền Trung quy trình xử lý thông tin do phần mềm đảm nhận. Nhân viên kế toán kết hợp với các bộ phận trong DN tư vấn xây dựng quy trình, thuật toán cho phần mềm, đề xuất giải pháp phân tích thông tin trên cơ sở các phương pháp nghiệp vụ của KTQT.
2.2.3.2.1. Tổ chức vận dụng mô hình kế toán quản trị
Kết quả khảo sát tại các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy, hiện nay 73%
(8/11) DN đang vận dụng mô hình KTQT gắn với hệ thống quản lý theo bộ phận chuyên môn hóa, KTQT thu thập, xử lý và cung cấp thông tin dự toán, thông tin thực hiện và thông tin phân tích, dự báo theo từng bộ phận chuyên môn để hỗ trợ cho các quyết định quản lý. 27% (3/11) DN còn lại sử dụng mô hình KTQT gắn với hệ thống quản lý theo hoạt động, quá trình xử lý thông tin hướng vào từng hoạt động, từng trung tâm trách nhiệm theo các giai đoạn SXKD (phụ lục 03E).
Về tiêu thức phân loại chi phí: Kết quả khảo sát cho thấy các DN rất chú trọng đến việc phân loại chi phí phục vụ cho mục đích của KTTC, mặc dù phương pháp phân loại chi phí cho mục tiêu của KTQT cũng đã được quan tâm nhưng mức độ chưa phổ biến. 100% (35/35) kế toán được hỏi đều sử dụng phương pháp phân loại chi phí theo nội dung kinh tế, theo chức năng của chi phí, theo mối quan hệ với đối tượng tập hợp chi phí, theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh. Chỉ 29% (20/35) nhân viên kế toán trả lời DN có phân loại chi phí theo mức độ hoạt động (biến phí, định phí) và 42% (15/35) kế toán cho rằng DN có phân loại chi phí theo mức độ kiểm soát (phụ lục 03D).
Về phương pháp xác định chi phí: Tại các DNSX XM Bắc miền Trung, quy trình sản xuất XM được quản lý theo 5 công đoạn nên kế toán xác định chi phí theo quá trình sản xuất (phụ lục 2.3), tính giá thành theo phương pháp phân bước có tính giá thành giai đoạn trước chuyển sang và tính giá thành theo phương pháp hoàn nguyên (phụ lục 2.4). Kết quả khảo sát cho thấy 100% (35/35) nhân viên kế toán
cho rằng DN xác định chi phí theo quá trình sản xuất, 29% (10/35) xác định chi phí sản xuất theo phương pháp ABC, 69% (24/35) xác định chi phí theo phương pháp hoàn nguyên. 29% (10/35) kế toán trả lời DN tập hợp chi phí gián tiếp theo các hoạt động phát sinh chi phí từ đó lựa chọn tiêu thức và xác định mức phân bổ chi phí gián tiếp cho từng loại sản phẩm xi măng, 71% (25/35) kế toán tập hợp và phân bổ chi phí theo bộ phận phát sinh chi phí (phụ lục 03D).
2.2.3.2.2. Thực trạng thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị (1) Thực trạng thiết lập HTTT hoạch định chiến lược phát triển
Vai trò của HTTT KTQT trong công tác quản trị chiến lược tại các DNSX XM Bắc miền Trung chưa được đề cao, kết quả khảo sát cho thấy, chỉ 17% (6/35) kế toán có lập hệ thống báo cáo nhằm hỗ trợ thông tin cho công tác hoạch định chiến lược phát triển, tập trung vào các DN thuộc khối liên doanh (phụ lục 03D).
Hiện tại, KTQT trong hầu hết các DN này chỉ thiết lập thông tin tài chính về các nguồn lực của DN hỗ trợ bộ phận chiến lược đánh giá khả năng nguồn lực của DN trong công tác hoạch định chiến lược, chưa cung cấp thông tin tài chính của đối thủ cạnh tranh giúp cho công tác phân tích lợi thế cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh (phụ lục 03D). Thông tin hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược gồm hệ thống các báo cáo phân tích môi trường kinh doanh nhằm đánh giá thời cơ và thách thức của DN trong điều kiện cạnh tranh, xu hướng dư cung ngày một gia tăng, phân tích khả năng sử dụng nguồn lực nhằm xác định lợi thế cạnh tranh, thế mạnh và hạn chế của DN.
(2) Thực trạng thiết lập HTTT kiểm soát thực hiện mục tiêu chiến lược
Mục tiêu chiến lược của các DN được cụ thể hóa theo từng giai đoạn hoạt động bằng các mục tiêu hàng năm. Trên cơ sở đó thiết lập hệ thống dự toán ngân sách để phân phối các nguồn lực cho các hoạt động, tổ chức thực hiện, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và kiểm soát tiến trình thực hiện.
Thứ nhất, Thực trạng thiết lập hệ thống dự toán ngân sách
(i) Thực trạng xây dựng hệ thống định mức: Kết quả khảo sát cho thấy, tại các DNSX XM Bắc miền Trung, trách nhiệm xây dựng định mức tiêu hao thuộc về bộ phận kỹ thuật (phụ lục 03D). 73% (8/11) DN xây dựng định mức kỹ thuật dựa trên định mức tiêu hao chung của ngành có sự điều chỉnh theo các điều kiện thực tế
của DN như quy trình công nghệ, đặc điểm nguồn lực, yêu cầu chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu kỹ thuật của thiết bị sản xuất, khả năng sử dụng thiết bị, trình độ quản lý… 27% DN xây dựng định mức kỹ thuật dựa trên điều kiện đặc thù của DN.
100% DN sử dụng kết hợp cả hai phương pháp thống kê kinh nghiệm và phân tích kỹ thuật trong xây dựng định mức (phụ lục 03E). Hiện nay, các DN đều rất quan tâm đến định mức tiêu hao, coi đó là một phương pháp hiệu quả để cắt giảm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh. Định mức tiêu hao được xây dựng cho từng loại sản phẩm, từng giai đoạn công nghệ.
+ Đối với định mức tiêu hao nguyên vật liệu: các DN xây dựng định mức tiêu hao cho toàn bộ vật liệu, chi phí năng lượng phù hợp với điều kiện thực tế của DN và định hướng của ngành XM. Đối với các nguyên vật liệu có tỷ lệ tiêu hao nhỏ, DN xây dựng định mức chung cho các vật liệu đó (phụ lục 2.5).
+ Đối với định mức chi phí nhân công: Đối với các DN áp dụng tính lương theo hình thức khoán, trên cơ sở tổng quỹ lương và khối lượng sản xuất, phân bổ theo từng giai đoạn để xác định định mức chi phí nhân công (phụ lục 2.6A). Còn đối với các DN áp dụng tính lương theo sản lượng thực tế sản xuất, định mức nhân công được xác định dựa trên đơn giá giờ công theo từng giai đoạn công nghệ, định mức giờ công cho từng công việc (phụ lục 2.6B).
+ Đối với chi phí sản xuất chung: Các DNSX XM Bắc miền Trung rất quan tâm đến quá trình lập và quản lý định mức cho thiết bị. Cơ sở để lập định mức thiết bị là tình hình hoạt động thực tế của thiết bị, công suất, chỉ tiêu kỹ thuật, thời gian huy động tối đa thiết bị cho quá trình sản xuất. Định mức chi phí chung được lập vào đầu năm, căn cứ vào tỷ trọng chi phí sản xuất chung so với chi phí nguyên vật liệu phát sinh kỳ trước (phụ lục 2.7).
(ii) Thực trạng thiết lập hệ thống dự toán: Các DNSX XM Bắc miền Trung đều rất quan tâm đến dự toán ngân sách, coi đó là một công cụ quan trọng để định hướng mục tiêu và kiểm soát kết quả hoạt động. Có thể mô tả quá trình thiết lập hệ thống dự toán ngân sách trong các DN như sau (phụ lục 03A): (1) bộ phận kỹ thuật xây dựng và quản lý hệ thống định mức, cập nhật lên phần mềm quản lý; (2) các bộ phận trong DN lập kế hoạch hàng năm, quản lý kế hoạch, sau khi được duyệt tiến
hành cập nhật lên phần mềm quản lý và gửi kế hoạch cho bộ phận kế toán (phụ lục 03C); (3) bộ phận kế toán tiến hành tổng hợp kế hoạch, căn cứ vào định mức tiêu hao, định mức giá lập dự toán ngân sách toàn DN cho cả năm và phân bổ cho các tháng, sau khi trình Ban giám đốc sẽ chuyển cho các bộ phận quản lý liên quan; (4) Các bộ phận căn cứ vào dự toán, tiến hành lập kế hoạch SXKD hàng tháng trình Ban giám đốc, sau khi được duyệt sẽ chuyển cho quản trị cấp cơ sở để thực hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy, 100% DN lập dự toán ngân sách trong đó 54%
(19/35) lập dự toán từ tổng thể đến chi tiết, 46% (16/35) lập dự toán từ chi tiết đến tổng thể (phụ lục 03D), kế hoạch của các bộ phận được xây dựng dựa trên dựa trên mục tiêu của DN hoặc kết hợp mục tiêu và sự tăng trưởng (phụ lục 03C) cho thấy mục tiêu của từng bộ phận được hoạch định gắn kết với mục tiêu chung của DN.
Tuy nhiên, hiện nay 100% DN chỉ lập dự toán tĩnh, chưa lập dự toán ngân sách linh hoạt (phụ lục 03E), điều này ảnh hưởng lớn đến quá trình phân tích thông tin, so sánh số liệu thực tế và dự toán, kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch. Dự toán ngân sách được thể hiện tại các phụ lục 2.8, phụ lục 2.9, phụ lục 2.10, phụ lục 2.11.
Bảng 2.2: Hệ thống dự toán ngân sách
TT Danh mục dự toán ngân sách
1 Dự toán sản lượng sản xuất
2 Dự toán sản lượng và doanh thu tiêu thụ
3 Dự toán giá thành sản phẩm (Đá vôi, Đá sét, Clinker, XM) 4 Dự toán giá thành xi măng tại trạm nghiền
5 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 6 Dự toán chi phí bán hàng
7 Dự toán ngân sách tài chính
8 Dự toán chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa lớn thiết bị sản xuất 9 Dự toán tiền lương, các khoản theo lương và phân bổ tiền lương 10 Dự toán đầu tư xây dựng
11 Dự toán ngân sách chuyển giao bí quyết 12 Dự toán kết quả kinh doanh
13 Dự toán mua sắm thiết bị lẻ, phụ tùng………
Nguồn: Công ty Vicem Hoàng Mai
Thứ hai, Thực trạng thiết lập hệ thống thông tin thực hiện
Tại các DNSX XM Bắc miền Trung, thông tin thực hiện sau khi thu thập, tiến hành cập nhật vào phần mềm để xử lý. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trong DN, các bộ phận liên quan cập nhật vào phần mềm quản lý, chuyển dữ liệu về bộ phận kế toán để tính giá, hạch toán. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng bên ngoài, sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm trên các phân hệ nghiệp vụ, tổng hợp, xử lý và vào sổ kế toán.
Kết quả khảo sát cho thấy, 100% DN sử dụng phần mềm hạch toán nên nghiệp vụ kinh tế đã được theo dõi chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý ngay từ khi nhập dữ liệu, tạo điều kiện cho KTQT thiết lập HTTT thực hiện và phân tích theo các mục tiêu quản lý. Tài khoản và sổ kế toán được mở chi tiết theo từng tiêu thức quản lý (phụ lục 03D), phần mềm tự động xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thực hiện đã được nhập liệu, kế toán thiết lập các điều kiện lọc để kết xuất báo cáo thực hiện theo yêu cầu quản lý.
Hệ thống báo cáo thực hiện của các DN hiện nay là đa dạng, bao phủ được toàn bộ hoạt động của DN, báo cáo được lập chi tiết theo nhiều tiêu thức quản lý, đáp ứng nhu cầu thông tin của quản trị DN trong việc điều hành, kiểm soát và ra quyết định quản lý. Tác giả minh họa hệ thống báo cáo thực hiện thông qua một số báo cáo trình bày tại phụ lục 2.12, phụ lục 2.13 và phụ lục 2.14.
Bảng 2.3: Hệ thống báo cáo thực hiện trong các doanh nghiệp
TT Danh mục báo cáo
1 Báo cáo sản lượng sản xuất
2 Báo cáo tiêu hao năng lượng, vật tư 3 Báo cáo chi phí sản xuất
4 Báo cáo chất lượng mác nền clinker, xi măng 5 Báo cáo quản trị tiền lương
6 Báo cáo phân tích quá trình mua vật liệu 7 Báo cáo quản trị hàng tồn kho
8 Báo cáo quản trị bán hàng 9 Báo cáo quản trị công nợ…..
Nguồn: Công ty Cổ phần xi măng Sông Gianh
Thứ ba, Thực trạng thiết lập HTTT kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu Tại các DNSX XM Bắc miền Trung, việc tổng hợp dữ liệu KTQT do phần mềm thực hiện trên cơ sở chương trình, thuật toán của phần mềm đáp ứng kỹ thuật phân tích, phương pháp nghiệp vụ của KTQT (phụ lục 03D). Hiện nay, hệ thống dự toán ngân sách được lưu trữ và quản lý ở tệp tin trên Microsoft Excel riêng biệt với dữ liệu thực hiện trên phần mềm (phụ lục 03A).
(i) Thực trạng thiết lập HTTT kiểm soát kết quả thực hiện mục tiêu
- Thực trạng sử dụng phương pháp phân tích thông tin: Kết quả khảo sát cho thấy hiện nay các DN tổ chức phân tích thông tin theo nhiều phương pháp khác nhau. 100% (35/35) sử dụng cả phương pháp so sánh, phân tích nhân tố ảnh hưởng và phân tích chi tiết, 69% sử dụng phương pháp phân tích cân đối (phụ lục 03D).
Phân tích nhân tố ảnh hưởng hiện nay trong các DN sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn. Tổ chức phân tích thông tin trong các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay theo hai xu hướng.
+ Thứ nhất, phân tích thông tin dựa trên các chương trình, thuật toán của phần mềm như Nghi Sơn, Luks Việt Nam, Sông Gianh, Bỉm Sơn... Theo đó, khi triển khai hệ thống ERP đã xây dựng quy trình, thuật toán phân tích dữ liệu dựa trên yêu cầu thiết lập thông tin phục vụ công tác quản lý. Trên cơ sở dữ liệu từ hệ thống ERP, các chương trình phần mềm tổng hợp theo các chỉ tiêu quản lý, phân tích định lượng sự biến động của từng chỉ tiêu qua các thời kỳ hoặc giữa kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch và cung cấp cả bằng bảng biểu, đồ thị…..
+ Thứ hai, phân tích thông tin dựa trên dữ liệu kết xuất từ phần mềm, như Sông Lam 2, Covseco 6… Theo hướng này, nhân viên KTQT kết xuất dữ liệu từ phần mềm, căn cứ vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị để thiết lập các chỉ tiêu của báo cáo nhằm phân tích định lượng và định tính thông tin, kiểm soát nguyên nhân chênh lệch. Trên cơ sở thông tin KTQT sau quá trình xử lý tư vấn, tham mưu cho nhà quản trị trong việc thực hiện các mục tiêu quản lý.
- Hệ thống báo cáo phân tích kết quả thực hiện mục tiêu: Kết quả khảo sát cho thấy, 100% DN chú trọng đến hệ thống báo cáo phân tích chênh lệch, phân tích nhân tố ảnh hưởng. Hệ thống báo cáo được lập định kỳ (hàng tháng, quý) trên cơ sở
vừa phân tích chi tiết theo từng đối tượng của KTQT hỗ trợ công tác điều hành, vừa phân tích tổng thể trên phạm vi toàn DN hỗ trợ nhà quản trị đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu (phụ lục 03D).
Tác giả lấy ví dụ số liệu khảo sát tại Vicem Hoàng Mai trong 6 tháng đầu năm 2015 về hoạt động tiêu thụ để phân tích thực trạng thiết lập HTTT kiểm soát kết quả hoạt động tại các DNSX XM Bắc miền Trung. XM Hoàng Mai là công ty thành viên thuộc VICEM, hàng năm sản xuất và tiêu thụ khoảng 1,76 triệu tấn XM, Clinker trên cả nước với doanh số đạt 1.824 tỷ đồng. Trong 6 tháng đầu năm 2015, tình hình thuận lợi và khó khăn về tiêu thụ được đánh giá theo bảng 2.4 như sau:
Bảng 2.4: Những thuận lợi, khó khăn trong tiêu thụ của Vicem Hoàng Mai TT Đánh giá thuận lợi, khó khăn về tiêu thụ
1 Thuận lợi
1.1
Hoạt động kiểm soát trọng tải đường bộ được thực hiện nghiêm và Trạm thu phí Hoàng Mai hoạt động làm cho chi phí vận tải của các DN phía Bắc tăng cao, tạo điều kiện thuận lợi trong cạnh tranh.
1.2 Nhu cầu xi măng bao cho chương trình Giao thông nông thôn tại Nghệ An đang ở mức cao.
1.3 Chất lượng XM được duy trì ổn định, màu sắc hợp thị hiếu người tiêu dùng.
2 Khó khăn
2.1 Nhu cầu XM tại các tỉnh Bắc miền Trung trong năm 2015 giảm.
2.2 Địa bàn tiêu thụ bị thu hẹp theo hướng phối hợp thị trường VICEM.
2.3 Nhu cầu xi măng rời giảm do các dự án lớn sử dụng XM Hoàng Mai đã hoàn thành.
2.4 Khó khăn trong việc tiếp cận cung cấp XM vào các trạm trộn khu lọc hóa dầu Nghi Sơn.
Nguồn: Công ty Vicem Hoàng Mai + Báo cáo phân tích chênh lệch: Tại Công ty Vicem Hoàng Mai nói riêng và các DNSX XM Bắc miền Trung nói chung, báo cáo phân tích chênh lệch được lập kết hợp việc so sánh chênh lệch giữa thực tế và dự toán, so sánh chênh lệch giữa