CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.3. Tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.2.3.2. Tổ chức hệ thống xử lý thông tin
Trong hệ thống ERP, xử lý thông tin thường do phần mềm thực hiện trên cơ sở các chương trình, thuật toán của phần mềm nhằm biến dữ liệu đầu vào thành thông tin KTQT hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý. Khi thiết kế quy trình hệ thống xử lý thông tin trên ERP, nhân viên KTQT cần phối hợp với chuyên gia phân tích hệ thống ERP để xây dựng chương trình, thủ tục xử lý dữ liệu nhằm tạo lập HTTT KTQT đáp ứng nhu cầu thông tin của các cấp quản trị.
Nội dung của hệ thống xử lý thông tin bao gồm việc vận dụng mô hình KTQT, các kỹ thuật, phương pháp nghiệp vụ của KTQT và gắn nó lên hệ thống ERP để thiết lập HTTT KTQT hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý.
1.2.3.2.1. Tổ chức vận dụng mô hình kế toán quản trị
Trong hệ thống xử lý thông tin các kỹ thuật, phương pháp KTQT để nhận
diện, đo lường chi phí, phân tích và dự báo đóng vai trò quyết định đến chất lượng thông tin đầu ra. Tổ chức HTTT KTQT trong DN vận dụng các mô hình sau [31]:
- Mô hình gắn với hệ thống quản lý theo bộ phận chuyên môn. Mô hình này được vận dụng trong các DN có hệ thống quản lý dựa trên nền tảng chuyên môn hóa sâu theo từng bộ phận SXKD, quản lý. HTTT KTQT của mô hình này được xây dựng theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình tài chính theo từng bộ phận chuyên môn để phục vụ việc thực hiện các chức năng quản lý các cấp quản trị.
Kỹ thuật nghiệp vụ KTQT của mô hình này cơ bản bao gồm việc nhận diện chi phí, lập dự toán, đo lường và đánh giá sử dụng nguồn lực, phân tích và dự báo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng bộ phận chuyên môn hóa, từng cấp bậc quản trị.
- Mô hình gắn với hệ thống quản lý theo quá trình hoạt động. Quá trình hoạt động có thể bao gồm tất cả các công đoạn, bộ phận hoặc bao gồm một nhóm công đoạn, bộ phận gắn kết nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN như hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm, thiết kế tiến trình sản xuất, marketing, phân phối sản phẩm.HTTT KTQT được xây dựng nhằm cung cấp thông tin về tình hình kinh tế, tài chính theo từng quá trình hoạt động để thực hiện mục tiêu hoạch định, tổ chức thực hiện, đánh giá hiệu quả và ra quyết định quản lý từng hoạt động.
Nội dung của mô hình này bao gồm các kỹ thuật, phương pháp KTQT sau:
Thứ nhất, nhận diện chi phí: Chi phí được phân loại, phân tích theo từng quá trình hoạt động. Ngoài tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng hoạt động (chi phí trong sản xuất và ngoài sản xuất), theo tính chất hoạt động, mô hình này hướng vào việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (biến phí và định phí), theo quá trình ra quyết định (chi phí thích hợp, chi phí dự kiến, chi phí cơ hội).
Thứ hai, đo lường và đánh giá: Chi phí được tổng hợp, phân tích và đánh giá theo từng quá trình hoạt động kinh doanh. Ngoài phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng hoặc theo quá trình sản xuất, KTQT xác định chi phí dựa trên hoạt động (ABC) hay theo mô hình chi phí mục tiêu, thu thập thông tin, lập dự toán theo từng hoạt động, đánh giá hiệu quả quản lý theo từng trung tâm trách nhiệm.
Thứ ba, phân tích và dự báo: Hướng tới việc xử lý nhằm cung cấp thông tin phân tích, dự báo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng hoạt động. Thiết lập thông tin thích hợp để định giá bán, ra quyết định quản lý theo từng hoạt động.
1.2.3.2.2. Tổ chức thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị
Kết quả tổ chức hệ thống xử lý thông tin là hệ thống báo cáo KTQT giúp các nhà quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý. Việc lựa chọn mô hình KTQT, phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ, gắn nó lên quy trình xử lý của hệ thống ERP đều hướng đến thiết lập thông tin KTQT hỗ trợ nhà quản trị thực hiện hoạt động quản lý, bao gồm: (1) HTTT hoạch định chiến lược phát triển, (2) HTTT kiểm soát quá trình thực thi chiến lược và (3) HTTT hỗ trợ ra quyết định quản lý.
(1) Thiết lập HTTT KTQT hoạch định chiến lược phát triển
Thông tin KTQT trong hoạch định chiến lược phát triển được các nhà nghiên cứu đề cập trong những năm gần đây thể hiện vai trò của KTQT trong công tác quản trị chiến lược. Theo Simmonds (1981), KTQT chiến lược nhằm cung cấp và phân tích dữ liệu KTQT về DN và đối thủ cạnh tranh của mình, để sử dụng trong kiểm soát và phát triển chiến lược kinh doanh. Kỹ thuật và phương pháp KTQT sử dụng trong hoạch định chiến lược cũng đã được nghiên cứu ứng dụng như chi phí hoạt động (ABC), chi phí chu kỳ vòng đời, chi phí chuỗi giá trị, chi phí chiến lược, thẻ điểm cân bằng (BSC), phân tích lợi nhuận khách hàng… (Cinquini & Tenucci, 2010). Tác giả cho rằng để hoạch định chiến lược phát triển đúng đắn, nhà quản trị cần phải được cung cấp các thông tin phân tích môi trường kinh doanh và tiềm năng các nguồn lực của DN. Cùng với sự hỗ trợ của hệ thống ERP, theo tác giả HTTT KTQT được thiết lập hỗ trợ nhà quản trị xây dựng chiến lược bao gồm:
(i) Thông tin đánh giá, phân tích, dự báo về môi trường kinh doanh. KTQT sử dụng các công cụ hỗ trợ hiểu biết thị trường, công cụ đánh giá kết quả để xử lý theo nhu cầu thông tin của quản trị chiến lược.
- Thông tin phân tích, dự báo ảnh hưởng của các chính sách vĩ mô lên khả năng phát triển của DN, hoạch định mục tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
- Thông tin phân tích, dự báo ảnh hưởng của xu hướng ngành nghề kinh doanh, nhu cầu thị trường. Những thông tin hỗ trợ phân tích, dự báo về tăng trưởng thị trường, khả năng cạnh tranh, hệ thống phân phối, nhu cầu khách hàng, thói quen và khả năng chuyển đổi sang sử dụng thương hiệu khác, sản phẩm thay thế, sự điều chỉnh về chính sách ngành ảnh hưởng đến việc hoạch định mục tiêu chiến lược.
- Thông tin phân tích, dự báo ảnh hưởng của sự thay đổi công nghệ lên quy trình sản xuất, các yếu tố chi phí thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và chất lượng sản phẩm.
- Thông tin phân tích, dự báo ảnh hưởng của giá cả các yếu tố đầu vào, thị trường cung ứng lên giá thành sản phẩm, kết quả hoạt động.
(ii) Thông tin phân tích khả năng sử dụng nguồn lực của DN. KTQT xử lý, cung cấp thông tin nhằm phân tích, dự báo về khả năng huy động vốn, tỷ lệ vốn, tính linh hoạt của cơ cấu vốn đầu tư, chi phí vốn so với toàn ngành và đối thủ cạnh tranh, tình hình vay, thuê tài chính, các vấn đề về thuế.
- Thông tin phân tích, dự báo khả năng huy động vốn. Thông tin KTQT cần phải trình bày rõ khả năng huy động nguồn lực tài chính thông qua phân tích mô hình tài trợ vốn thường xuyên, vốn tạm thời; nguồn tài trợ ngắn hạn từ tín dụng nhà cung cấp, tín dụng ngân hàng, chiết khấu thương phiếu, bán nợ, thư tín dụng, các khoản cho vay theo từng hợp đồng; nguồn tài trợ dài hạn như nguồn tài trợ bên trong, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay dài hạn ngân hàng, thuê tài chính.
- Thông tin phân tích, dự báo chi phí sử dụng vốn, cơ cấu vốn đầu tư so với toàn ngành và đối thủ cạnh tranh. Chi phí sử dụng vốn là vấn đề quan trọng tạo ra tầm nhìn cho nhà quản trị khi xem xét chiến lược huy động vốn của DN. KTQT cần phải đo lường, phân tích chi phí sử dụng vốn của các nguồn tài trợ riêng biệt như vốn vay, cổ phiếu, sử dụng lợi nhuận giữ lại; phân tích chi phí sử dụng vốn bình quân và chi phí cận biên sử dụng vốn; phân tích cơ cấu nguồn vốn, đòn bẩy tài chính trên cơ sở đó so sánh với đối thủ cạnh tranh và toàn ngành để thấy được hiệu quả hoạt động, tỷ suất sinh lời và mức độ rủi ro của các khoản đầu tư.
- Thông tin phân tích các chỉ tiêu tài chính so với toàn ngành và đối thủ cạnh tranh. KTQT hướng vào việc đo lường, phân tích các chỉ tiêu tài chính quan trọng như hệ số khả năng thanh toán, chỉ số dòng tiền từ các hoạt động, lợi nhuận hoạt động/doanh thu, EBITDA/doanh thu, tỷ suất sinh lời trên tài sản (ROA), tỷ suất sinh lời trên cổ phần thường (ROCE), tỷ suất lợi nhuận vốn chủ sở hữu (ROE) …
(2) Thiết lập HTTT KTQT kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược Thực hiện mục tiêu chiến lược là giai đoạn có ý nghĩa quan trọng đảm bảo sự
thành công của quá trình quản trị chiến lược, là giai đoạn khó khăn nhằm biến ý tưởng chiến lược thành hiện thực. Mục tiêu chiến lược cần phải được cụ thể hóa bằng các mục tiêu hàng năm, trên cơ sở đó phân phối các nguồn lực tổ chức thực hiện, đánh giá mức độ hoàn thành công việc và kiểm soát tiến trình thực hiện. Nội dung HTTT kiểm soát quá trình thực hiện chiến lược bao gồm:
Thứ nhất, Hệ thống dự toán ngân sách
Trong hệ thống ERP, dự toán ngân sách được thiết lập trên cơ sở các bộ phận xây dựng định mức tiêu hao, kế hoạch SXKD và cập nhật lên hệ thống, KTQT nhập phương thức xử lý, kỹ thuật nghiệp vụ trên phần mềm ERP. Hệ thống dự toán ngân sách có ý nghĩa quan trọng trong DN, nó cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch hoạt động của DN, phân phối nguồn lực thực hiện mục tiêu [48]; là cơ sở quan trọng để kiểm soát kết quả thực hiện, qua đó phát hiện ra những tồn tại để có biện pháp điều chỉnh kịp thời; là sự kết hợp toàn bộ hoạt động của DN bằng kế hoạch của từng bộ phận khác nhau, nhờ vậy đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của DN. Tác giả khái quát quá trình thiết lập hệ thống dự toán ngân sách theo sơ đồ 1.10 như sau:
Sơ đồ 1.10: Quy trình thiết lập hệ thống dự toán ngân sách
+ Hệ thống định mức: Định mức là chi phí đơn vị ước tính, được sử dụng làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phí căn cứ trên giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn về nguồn lực. Quá trình xây dựng hệ thống định mức là một công việc vừa đòi hỏi năng lực chuyên môn, vừa đòi hỏi tính trách nhiệm cao. Trên thực tế,
Kế hoạch SXKD Hệ thống
Định mức
Hệ thống dự toán ngân sách Hệ thống ERP
(Phân hệ KTQT) Kế toán quản trị
- Phương pháp định giá;
- Kỹ thuật nghiệp vụ KTQT.
Các bộ phận trong DN
trách nhiệm xây dựng hệ thống định mức không chỉ thuộc về nhân viên KTQT mà còn cả những chuyên gia kỹ thuật, nhà quản trị DN.
Khi xây dựng hệ thống định mức có thể áp dụng một trong hai phương pháp là (1) Phương pháp thống kê kinh nghiệm dựa trên số liệu thống kê về tình hình sản xuất kinh doanh nhiều kỳ hoạt động của DN, sự biến động giá cả thị trường; (2) Phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật dựa trên hoạt động thực tế của DN về nguồn lực, quy trình công nghệ, trình độ quản lý, giá cả thị trường của các yếu tố đầu vào... Trong thực tế, DN có thể áp dụng kết hợp cả hai phương pháp trên để xây dựng định mức tuỳ theo các tình huống cụ thể [24].
+ Hệ thống dự toán ngân sách: Dự toán ngân sách là hình thức biểu hiện về mặt lượng của các mục tiêu quản lý trong tương lai gần. Hệ thống dự toán trong DN rất phong phú và đa dạng, căn cứ vào mối quan hệ với mức độ hoạt động dự toán được chia thành hai loại là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Trên thực tế, mức hoạt động dự kiến hiếm khi trùng với mức hoạt động thực tế do đó dự toán tĩnh thường phù hợp với những DN sản xuất theo đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh ổn định. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập cho nhiều mức hoạt động có thể xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt rất hữu ích cho việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức độ hoạt động nhằm kiểm soát các hoạt động xảy ra [42].
DN có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm với quá trình lập dự toán được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp lập dự toán từ trên xuống); hoặc phương pháp tỷ lệ (phương pháp lập dự toán từ dưới lên) để xây dựng hệ thống dự toán ngân sách. Cơ sở xây dựng dự toán là: kết quả hoạt động của kỳ trước; điều kiện thực tế của DN; điều kiện dự kiến trong tương lai; và trình độ chuyên môn của các chuyên gia xây dựng dự toán [24].
Hệ thống dự toán ngân sách được KTQT thiết lập hàng năm, là cơ sở để nhà quản trị phân bổ nguồn lực một cách tốt nhất cho đối tượng sử dụng và đánh giá sự thay đổi đối với việc phân bổ nguồn lực đó nhằm thực hiện chiến lược phát triển.
Dự toán ngân sách trong DN bao gồm: dự toán tiêu thụ; dự toán sản xuất; dự toán chi phí; dự toán tồn kho, dự toán tiền; dự toán báo cáo kết quả kinh doanh; dự toán bảng cân đối kế toán... [48].
Thứ hai, Hệ thống thông tin thực hiện
HTTT thực hiện được hệ thống ERP xử lý bằng phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ của KTQT nhằm cung cấp thông tin thực trạng về kết quả hoạt động SXKD, trách nhiệm của nhà quản trị đối với nhiệm vụ được giao. Tác giả khái quát quy trình thiết lập HTTT thực hiện theo sơ đồ 1.11 như sau:
Sơ đồ 1.11: Quy trình thiết lập hệ thống thông tin thực hiện
HTTT thực hiện được xử lý bằng các phương pháp của KTQT như phương pháp tài khoản để hệ thống hóa thông tin theo từng chỉ tiêu kinh tế phục vụ yêu cầu thông tin của nhà quản trị; phương pháp tính giá nhằm phản ánh chính xác các đối tượng chịu chi phí để đưa ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu; phương pháp tổng hợp cân đối giúp thiết lập hệ thống báo cáo quản trị đa dạng và phong phú xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của DN và nhu cầu quản trị của từng cấp quản lý.
Việc tổ chức xác định chi phí cho đối tượng tính giá là một nội dung quan trọng trong kế toán quản trị, DN căn cứ vào đặc điểm SXKD, quy trình quản lý công nghệ để tổ chức xác định chi phí theo các phương pháp phù hợp như phương pháp xác định chi phí theo công việc, phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, phương pháp xác định chi phí theo mô hình chi phí mục tiêu và phương pháp xác định chi phí theo quá trình hoạt động.
- Tổ chức xác định chi phí theo công việc [24]: Phương pháp này được vận dụng trong các DNSX có quy trình công nghệ khép kín, sản phẩm thực hiện theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của khách hàng riêng biệt. Tài khoản kế toán được mở chi tiết theo từng đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng được mở một tài khoản chi phí SXKD dở dang, tài khoản Thành phẩm gồm nhiều dòng chi phí chuyển đến từ
Dữ liệu thực hiện
Hệ thống báo cáo thực hiện Hệ thống ERP
(Phân hệ KTQT) Kế toán quản trị
- Phương pháp tính giá, tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán;
- Kỹ thuật, phương pháp nghiệp vụ của KTQT.
Nguồn bên trong DN Nguồn bên ngoài DN
các tài khoản chi phí SXKD dở dang của mỗi đơn hàng. Xác định chi phí theo công việc theo trình tự sau:
+ Bước 1: Xác định đối tượng tính giá là các đơn đặt hàng.
+ Bước 2: Xác định các chi phí trực tiếp để thực hiện đơn đặt hàng.
+ Bước 3: Xác định các chi phí gián tiếp, tiêu thức phân bổ chi phí cho từng đơn đặt hàng.
+ Bước 4: Tính toán mức phân bổ chi phí gián tiếp cho đối tượng tính giá theo công thức:
Mức phân bổ chi phí gián tiếp cho từng đơn hàng
=
Tổng chi phí gián tiếp
x
Tiêu thức phân bổ của từng
đơn hàng Tổng tiêu thức phân bổ chi phí
+ Bước 5: Tổng hợp toàn bộ chi phí và tính giá thành cho đơn đặt hàng.
Quá trình xác định chi phí và phiếu tính giá thành công việc được thể hiện tại các phụ lục 1.1A và phụ lục 1.1B.
- Tổ chức xác định chi phí theo quá trình sản xuất [24]: Phương pháp này áp dụng trong các DNSX sản phẩm theo quy trình công nghệ sản xuất liên tục hoặc song song qua nhiều bước chế biến, quy trình sản xuất có tính lặp đi lặp lại với đặc điểm sản phẩm thường có tính đồng nhất. Tài khoản kế toán được mở chi tiết theo từng giai đoạn công nghệ, phân xưởng và chi phí của một sản phẩm được xác định bằng cách phân bổ chi phí cho khối sản phẩm giống nhau. Tài khoản chi phí SXKD dở dang được mở chi tiết theo bộ phận phát sinh chi phí cần tập hợp, tài khoản Thành phẩm được mở chi tiết theo sản phẩm sản xuất và dùng để kết chuyển giá trị sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn chế biến cuối cùng. Quy trình xác định chi phí theo quá trình sản xuất được thể hiện tại các phụ lục 1.2A và phụ lục 1.2B.
- Xác định chi phí dựa trên hoạt động (ABC) [72]: Phương pháp ABC được sử dụng trong KTQT từ những năm 1980 gắn liền với lý thuyết quản trị dựa trên hoạt động (ABM). Trong điều kiện chi phí chung ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí của DN, việc lựa chọn đối tượng tập hợp chi phí không quan tâm đến mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận khác nhau, không xem xét nguồn phát sinh chi phí, các hoạt động tạo chi phí trong chuỗi giá trị không chỉ riêng bộ phận sản xuất mà còn nhiều hoạt động khác như thiết kế, marketing, phân phối... việc