CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.3. Tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.2.3.4. Tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý
1.2.3.4.1. Tổ chức sử dụng thông tin KTQT cho mục tiêu hoạch định chiến lược Trong môi trường kinh tế luôn biến động, đầy rủi ro và cạnh tranh khốc liệt hiện nay, công tác hoạch định chiến lược phát triển luôn được các nhà quản trị DN đặt lên hàng đầu. KTQT với vai trò chủ đạo trong thực hiện các mục tiêu quản lý cần hỗ trợ thông tin giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu chiến lược.
- Sử dụng thông tin KTQT đánh giá cơ hội và rủi ro trong tương lai trên cơ sở các báo cáo KTQT về phân tích môi trường kinh doanh, đo lường ảnh hưởng của các chính sách vĩ mô, xu hướng ngành nghề kinh doanh, sự thay đổi công nghệ sản xuất lên hiệu quả hoạt động của DN.
- Sử dụng thông tin KTQT xác định điểm mạnh, điểm yếu và các lợi thế cạnh tranh của DN trên cơ sở thông tin về khả năng nguồn lực của DN như khả năng huy động vốn, tỷ lệ vốn, tính linh hoạt của cơ cấu vốn đầu tư, chi phí sử dụng vốn, các chỉ tiêu tài chính của DN so với toàn ngành và đối thủ cạnh tranh…
1.2.3.4.2. Tổ chức sử dụng thông tin KTQT cho mục tiêu kiểm soát quá trình thực hiện chiến lược phát triển
Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị DN, nó được hiểu là một tiến trình gồm nhiều hoạt động kiểm tra, giám sát như đo lường kết quả thực hiện, so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các hoạt động quản trị để đảm bảo hoạt động được thực hiện như mục tiêu đã đề ra. Thông qua việc kiểm soát nhà quản trị nắm được tiến độ, mức độ hoàn thành công việc của từng khâu, từng cấp quản trị, chất lượng công việc đã thực hiện, phát hiện những tồn tại, tiềm ẩn để từ đó đưa ra những giải pháp tác động nhằm đưa hoạt động đạt được kế hoạch đề ra, điều chỉnh các sai lệch, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu quản lý, nhà quản trị sử dụng thông tin trên hệ thống báo cáo KTQT để đánh giá về mức độ thực hiện kế hoạch, sự ảnh hưởng của nó lên kết quả hoạt động, nguyên nhân gây ra chênh lệch từ đó thực hiện các hoạt động quản lý phù hợp nhằm tạo ra hiệu quả quản lý. Nếu nguyên nhân là do việc thực hiện chưa thỏa mãn, nhà quản trị sẽ ra các quyết định điều chỉnh liên quan đến các bộ phận, hệ thống trong DN. Nếu nguyên nhân là do mục
tiêu chưa phù hợp, nhà quản trị cần điều chỉnh lại định mức, dự toán phù hợp với tình hình thực tế của DN. Thông tin trình bày trên báo cáo KTQT là sự khác biệt giữa kết quả thực hiện và dự toán của DN, nguyên nhân của sự chênh lệch đó cũng như hiệu quả điều hành của các cấp quản trị. Hệ thống báo cáo này bao gồm:
- Hệ thống báo cáo phân tích chênh lệch;
- Hệ thống báo cáo phân tích nhân tố ảnh hưởng;
- Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả quản lý.
1.2.3.4.3. Tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị cho mục tiêu ra quyết định Ra quyết định là một trong các chức năng cơ bản và quan trọng của quản trị doanh nghiệp, một quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả, sự ổn định, phát triển và đảm bảo được mục tiêu hoạt động. Để có được quyết định đúng hướng, ngoài kinh nghiệm quản lý, nhà quản trị cần nhiều loại thông tin, trong đó HTTT KTQT đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong quá trình ra quyết định.
Thứ nhất, Sử dụng thông tin KTQT ra quyết định tác nghiệp
Quyết định tác nghiệp là quyết định liên quan đến hoạt động SXKD của DN trong thời gian ngắn, thường trong vòng một năm. Quyết định này có đặc điểm:
+ Chỉ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động trong thời gian ngắn, cho nên phương án được lựa chọn thường là lợi nhuận cao nhất hoặc chi phí thấp nhất trong điều kiện hiện tại của DN.
+ DN sử dụng năng lực hiện tại mà không cần phải đầu tư mua sắm trang thiết bị để tăng năng lực hoạt động.
(1) Sử dụng hệ thống báo cáo phân tích mối quan hệ CVP
Hệ thống báo cáo phân tích mối quan hệ CVP nhằm hỗ trợ thông tin kịp thời, hữu ích cho các cấp quản lý trong việc khai thác tối ưu nguồn lực của DN, là cơ sở trong việc đưa ra các quyết định về chính sách giá, chiến lược sản phẩm, mở rộng hoặc thu hẹp thị trường, kế hoạch sử dụng nguồn lực, phương án SXKD nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Cụ thể [24]:
- Hoạch định lợi nhuận mục tiêu dựa trên điều kiện sản xuất kinh doanh;
- Quyết định mức sản lượng sản xuất và tiêu thụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường và khai thác khả năng sử dụng nguồn lực;
- Quyết định giá bán phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận;
- Quyết định liên quan đến thay đổi định phí, biến phí, giá bán, khối lượng, cơ cấu tiêu thụ, cơ cấu chi phí và phân tích điểm hòa vốn.
(2) Sử dụng hệ thống báo cáo phân tích thông tin thích hợp
Thông tin thích hợp được sử dụng trong một số quyết định tác nghiệp như:
quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng; quyết định mua ngoài hay tự sản xuất; quyết định bán ngay hay tiếp tục chế biến; định giá bán sản phẩm; xác định giá chuyển nhượng; quyết định loại bỏ một sản phẩm hay một hoạt động... [13].
Thứ hai, Sử dụng thông tin KTQT ra quyết định chiến lược
Các quyết định liên quan đến chiến lược phát triển của DN thường đem lại hiệu quả kinh doanh trong dài hạn. Nó ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh trên thị trường, năng lực hoạt động, năng lực tối ưu hóa nguồn lực và đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi và khả năng sinh lợi trong nhiều năm, tính rủi ro cao.
Vì vậy, các quyết định chiến lược đòi hỏi nhà quản trị phải thận trọng, có sự hiểu biết về vốn đầu tư dài hạn cũng như khả năng sử dụng các phương pháp tính toán đặc thù liên quan đến nó làm cơ sở cho việc ra quyết định [24].
Thông tin KTQT được sử dụng trong các quyết định chiến lược như: quyết định cơ cấu tổ chức quản lý, lựa chọn lĩnh vực kinh doanh, phát triển sản phẩm mới;
quyết định phát triển hệ thống phân phối, phát triển thương hiệu, tổ chức lực lượng bán hàng, marketing; quyết định thay thế thiết bị để giảm chi phí, quyết định mở rộng sản xuất, quyết định đầu tư trang thiết bị, đổi mới quy trình công nghệ, quyết định phát triển nguồn nguyên liệu, quyết định phát triển nguồn nhân lực, quyết định phát triển năng lực thông tin… [48].