CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.3.2.3. Tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
Qua nghiên cứu thực trạng tại các DNSX XM Bắc miền Trung về công tác thu thập dữ liệu KTQT đầu vào, tác giả nhận thấy một số hạn chế sau:
(1) Về tổ chức nguồn tin, tính chất thông tin: các DN hiện nay chủ yếu quan tâm đến nguồn thông tin bên trong mà ít quan tâm đến nguồn thông tin bên ngoài, chú trọng đến thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin dự báo (phụ lục 03D). Điều này dẫn đến sự thiết hụt lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ
cho quá trình xử lý thông tin, chất lượng thông tin đầu ra không đảm bảo. Với mục tiêu cung cấp thông tin để phân tích, dự báo, kiểm soát, ra quyết định, dữ liệu đầu vào phải được tổ chức từ nhiều nguồn tin, thu thập nhiều loại thông tin. Cần phải xây dựng quy trình tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu khoa học, tránh tình trạng thiếu dữ liệu hoặc quá tải thông tin.
(2) Về phương thức thu nhận thông tin: Sự phân luồng tuyến thông tin, đầu mối tổng hợp, kiểm soát thông tin, phân quyền khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu trong các DN hiện nay chưa hợp lý, đang chồng chéo ảnh hưởng khá lớn đến khả năng thu thập dữ liệu đầu vào của KTQT. Thời gian thu thập lâu, dữ liệu không đồng nhất cần nhiều thời gian chuẩn hóa dẫn đến hạn chế đối với tính kịp thời, chính xác của thông tin đầu ra.
2.3.2.3.2. Tổ chức hệ thống xử lý thông tin
Khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống xử lý thông tin trong các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy hiện nay chỉ có 27% (3/11) DN áp dụng mô hình KTQT gắn với hệ thống quản lý theo quá trình hoạt động, 73% DN còn lại đang vận hành mô hình gắn với hệ thống quản lý theo bộ phận chuyên môn hóa (phụ lục 03E). Xử lý thông tin theo mô hình gắn với quản lý theo bộ phận chuyên môn sẽ không phát huy được vai trò của HTTT KTQT hiện đại, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng giải pháp hệ thống ERP. Với mô hình này, sẽ rất khó để KTQT xử lý thông tin theo hướng cung cấp cho mục tiêu phân tích, kiểm soát và tăng cường khả năng dự báo theo từng hoạt động SXKD của DN.
Tổ chức thiết lập hệ thống dự toán ngân sách tại các DN đã đáp ứng được nhu cầu thông tin cho các cấp quản trị trong công tác quản lý, đã phân bổ được nguồn lực vào kế hoạch hàng năm. Tuy nhiên, hiện nay các DN chỉ lập dự toán tĩnh, không chú trọng lập dự toán linh hoạt (phụ lục 03D) làm cho khả năng kiểm soát, phân tích và dự báo các chỉ tiêu tài chính gặp nhiều khó khăn.
HTTT thực hiện trong các DN hiện nay chủ yếu được thiết lập theo bộ phận chuyên môn, chưa đáp ứng cho việc phân tích theo từng hoạt động, theo từng loại sản phẩm (phụ lục 03D). Do đó, ảnh hưởng đến quá trình thiết lập HTTT phân tích, kiểm soát và hỗ trợ ra quyết định để đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
Tổ chức thiết lập HTTT hỗ trợ hoạch định chiến lược phát triển, kiểm soát quá trình thực thi chiến lược và ra quyết định tại các DN hiện nay chỉ chú trọng vào đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu và kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch, ít chú trọng đến việc đánh giá trách nhiệm các cấp quản trị, phân tích mối quan hệ giữa chi phí và kết quả, phân tích thông tin thích hợp để hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị, hoạch định chiến lược phát triển (phụ lục 03E). Điều này dẫn đến những hạn chế trong việc sử dụng thông tin KTQT của các cấp quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý: (1) Phân tích thông tin về môi trường kinh doanh, khả năng sử dụng nguồn lực giúp DN hoạch định và thực hiện mục tiêu chiến lược phát triển; (2) thành quả quản lý của các cấp quản trị phải được đánh giá, tổng kết để xác định hiệu quả công tác quản lý, bộ phận nào thực hiện tốt mục tiêu, bộ phận nào gây lãng phí, chưa hiệu quả để có giải pháp tác động lên bộ phận đó, ngoài ra đó còn là căn cứ để khen thưởng, khuyến khích nhà quản trị các cấp đóng góp vào lợi ích chung của DN; (3) Báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí và kết quả giúp nhà quản trị phân tích, dự báo sự thay đổi các nhân tố ảnh hưởng lên lợi nhuận, khai thác khả năng tiềm ẩn của DN và sử dụng tối ưu hóa nguồn lực để thực hiện mục tiêu; (4) phân tích thông tin thích hợp hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu, sử dụng hợp lý nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD, cải tiến hiệu quả công tác quản lý hướng đến tinh gọn và hiệu quả.
2.3.2.3.3. Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin
Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin trong các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay đã hướng vào việc cung cấp thông tin theo nhu cầu của các cấp quản trị, hướng đến việc thực hiện mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản lý.
Tuy nhiên, còn một số hạn chế cần phải được hoàn thiện:
(1) Tốc độ cung cấp thông tin chậm, chưa đáp ứng tính kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
(2) Phương thức cung cấp thông tin hiện nay chủ yếu dựa trên truyền thống bằng báo cáo quản trị cũng ảnh hưởng khá lớn đến việc sử dụng thông tin.
Các hạn chế này dẫn đến việc sử dụng thông tin KTQT của các nhà quản trị kém hiệu quả. Tổ chức HTTT KTQT chưa thực sự hữu ích trong công tác quản trị doanh nghiệp, chưa đáp ứng tính kịp thời trong việc thực hiện các mục tiêu quản lý.
2.3.2.3.4. Tổ chức sử dụng thông tin KTQT cho mục tiêu quản lý
Thông tin KTQT hiện nay đã được các cấp quản trị trong các DN sử dụng cho các mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Tại các DNSX XM Bắc miền Trung, thông tin KTQT được sử dụng chủ yếu cho mục tiêu đánh giả, phân tích, kiểm soát kết quả thực hiện kế hoạch. Ít được sử dụng để đánh giá thành quả quản lý của các cấp quản trị, phân tích, dự báo kết quả theo mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, lựa chọn phương án kinh doanh trên cơ sở phân tích thông tin thích hợp (phụ lục 03E). Như vậy, việc sử dụng thông tin KTQT trong công tác quản lý hiện nay chưa thực sự hữu ích, chưa gắn kết với mục tiêu hoạch định chiến lược, kiểm soát việc thực hiện mục tiêu và ra quyết định quản lý của các cấp quản trị.
(1) Thông tin KTQT hiện nay ít được sử dụng trong hoạch định chiến lược phát triển. KTQT ngày càng có vai trò quan trọng trong công tác quản trị chiến lược DN, thông tin KTQT cần phải được phát huy trong phân tích môi trường kinh doanh và đánh giá tiềm năng các nguồn lực của DN, cũng như kiểm soát quá trình thực thi chiến lược của DN.
(2) Sử dụng thông tin KTQT trong việc thực hiện mục tiêu kiểm soát kiểm soát kết quả thực hiện mục tiêu đã được các cấp quản trị quan tâm đề cao, thông tin được sử dụng để đánh giá, phân tích kết quả thực hiện mục tiêu theo từng loại sản phẩm, từng bộ phận và trên toàn DN. Tuy nhiên, việc sử dụng thông tin hiện nay là định kỳ, chưa thường xuyên, do vậy khả năng dự báo và thực hiện các biện pháp quản lý để đạt mục tiêu quản trị đang gặp hạn chế.
(3) Sử dụng thông tin KTQT cho mục tiêu kiểm soát trung tâm trách nhiệm chưa được chú trọng. Qua khảo sát, chỉ có lãnh đạo của 3/11 DN sử dụng thông tin KTQT để đánh giá thành quả quản lý của các cấp quản trị (phụ lục 03E). Chủ yếu các trung tâm trách nhiệm hiện nay được xác lập theo từng bộ phận quản lý, rất ít các DN kiểm soát theo từng hoạt động (phụ lục 03D). Điều này ảnh hưởng khá lớn đến khả năng kiểm soát hiệu quả của từng cấp nhà quản trị đối với việc thực hiện mục tiêu chiến lược, khả năng khai thác và sử dụng nguồn lực cho từng hoạt động SXKD và thực hiện công tác quản trị đối với từng cấp quản lý.
(4) Sử dụng thông tin KTQT trong việc phân tích mối quan hệ CVP trong công tác kiểm soát, dự báo ảnh hưởng của các nhân tố lên lợi nhuận, khai thác và sử dụng hợp lý nguồn lực chưa được đề cao (phụ lục 03E). Phân tích mối quan hệ CVP là công cụ của KTQT để đo lường các nhân tố ảnh hưởng lên kết quả hoạt động qua đó giúp DN lựa chọn dây chuyền, phương án SXKD tối ưu, giúp DN dự báo và đo lường sự thay đổi của lợi nhuận tiềm tàng trong môi trường kinh doanh luôn biến động, giúp tăng cường hiệu quả quản lý của các cấp quản trị.
(5) Sử dụng thông tin KTQT hỗ trợ ra quyết định tác nghiệp và quyết định chiến lược chưa được nhà quản trị quan tâm. Hiện nay chỉ có 4/11 DN được khảo sát, các nhà quản trị sử dụng báo cáo phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định quản lý (phụ lục 03E). Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác quản lý của nhà quản trị, ảnh hưởng đến khả năng phân tích thông tin, tốc độ và hiệu quả trong việc ra quyết định để khai thác tối đa nguồn lực của DN.
2.3.2.3.5. Tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin
Giải pháp lưu trữ tài liệu trong các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay thực hiện trên phân vùng cloud và tủ tài liệu. Đây là giải pháp hữu hiệu hiện nay để quản lý kho dữ liệu của DN, đảm bảo cho quá trình khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, lưu trữ trên hệ thống mạng sẽ không đảm bảo tính an toàn, dữ liệu có thể bị xâm nhập trái phép, khả năng bảo mật không cao, có thể bị mất mát, tổn thất do các sự cố về mạng internet, virus, harker… điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình khai thác, kiểm soát, bảo mật thông tin.
2.3.2.3.6. Tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin
Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin trong các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay cũng đang tồn tại một số hạn chế trên khía cạnh phân quyền kiểm soát, khai thác hệ thống dữ liệu và bảo mật thông tin KTQT.
(1) Việc phân quyền kiểm soát, khai thác dữ liệu hiện nay đang chồng chéo, chưa hợp lý giữa các bộ phận dẫn đến việc tổ chức thu nhận, sử dụng dữ liệu đang gặp nhiều khó khăn. Dữ liệu được thu nhận không đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ sẽ dẫn tới việc xử lý thông tin không đáp ứng được mục tiêu của hệ thống, độ tin cậy và tốc độ cung cấp thông tin.
(2) Thông tin KTQT là thông tin chỉ được cung cấp cho nhà quản trị trong việc thực hiện mục tiêu quản lý. Khả năng bảo mật của hệ thống sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, cơ hội kinh doanh của DN.
Tóm lại, tổ chức HTTT KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay chưa được thực hiện một cách đồng bộ và chưa có hệ thống. Tổ chức HTTT KTQT với mục tiêu cung cấp thông tin thiết thực, kịp thời, đáng tin cậy cho nhà quản lý trong công tác hoạch định, kiểm soát và ra quyết định nhằm phát huy hiệu quả sử dụng nguồn lực chưa được thể hiện rõ nét trong các DNSX XM Bắc miền Trung.