CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT XI MĂNG BẮC MIỀN TRUNG
2.2.3. Thực trạng tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
2.2.3.4. Thực trạng sử dụng thông tin kế toán quản trị thực hiện các mục tiêu quản lý
Mục tiêu của HTTT KTQT là cung cấp thông tin để quản trị, điều hành DN.
Thông tin KTQT cung cấp hướng tới mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản lý của nhà quản trị DN thông qua hệ thống báo cáo KTQT. Kết quả khảo sát thực trạng sử dụng hệ thống báo cáo KTQT của các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay cho thấy, các DN tập trung chủ yếu đến hệ thống báo cáo kiểm soát kết quả hoạt động, chưa chú trọng nhiều đến hệ thống báo cáo đánh giá thành quả quản lý, báo cáo phân tích mối quan hệ CVP, báo cáo phân tích thông tin thích hợp (phụ lục 03E). Tiến hành phân nhóm phiếu khảo sát Hội đồng quản trị và Ban giám đốc theo khối DN ở các ý kiến trả lời cho câu hỏi “Trong công tác quản trị doanh nghiệp, Ông (Bà) có nhu cầu thông tin trên các loại báo cáo kế toán nào?” (phụ lục 03B), tác giả nhận thấy có sự khác biệt khá lớn giữa các khối DN về nhu cầu sử dụng thông tin KTQT để thực hiện các mục tiêu quản lý.
Thứ nhất, khối DN liên doanh: XM Nghi Sơn, Luks Việt Nam có xu hướng sử dụng thông tin KTQT cho cả mục tiêu hoạch định mục tiêu chiến lược, kiểm soát kết quả thực hiện mục tiêu, đánh giá thành quả quản lý các cấp quản trị và ra quyết định quản lý. Báo cáo KTQT sử dụng đều hướng tới việc phân tích chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch, phân tích sự ảnh hưởng của các nhân tố chính lên các chỉ tiêu kinh tế; Phân tích kết quả của từng quá trình hoạt động, đánh giá thành quả của từng trung tâm trách nhiệm, từng cấp quản lý qua đó kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch và thực hiện các hoạt động quản trị. Quản trị DN ra quyết định quản lý dựa trên chủ yếu thông tin do kế toán cung cấp. Thông tin KTQT được thiết lập nhằm tạo ra giá trị cho DN thông qua việc kiểm soát và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của DN.
Thứ hai, khối DN thuộc Vicem: XM Bỉm Sơn, XM Hoàng Mai, XM Hải Vân (Áng Sơn 2) đang hoàn thiện HTTT quản lý, thông tin KTQT chủ yếu sử dụng cho mục tiêu kiểm soát kết quả hoạt động, đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch theo từng chỉ tiêu kinh tế, phân tích nhân tố ảnh hưởng lên kết quả hoạt động, báo cáo đánh giá mức độ rủi ro tài chính. Hệ thống báo cáo phân tích mối quan hệ CVP, phân
tích thông tin thích hợp ít được sử dụng trong việc ra quyết định quản lý. HTTT KTQT đang được cải tiến theo quy trình quản lý chuỗi giá trị và xác lập mục tiêu.
Thứ ba, khối DN địa phương, tập đoàn kinh tế: XM Sông Lam 2, XM Công Thanh, XM Sông Gianh, Cosevco 6, XM Quảng Phúc, XM Đồng Lâm về cơ bản đã ứng dụng HTTT KTQT trong công tác quản lý, sử dụng thông tin KTQT cho mục tiêu kiểm soát hoạt động kinh doanh và ra quyết định quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh các DN truyền thống lâu đời như XM Sông Gianh, XM Quảng Phúc, các DN mới đi vào hoạt động, công suất nhỏ như Sông Lam 2, Cosevco 6... thông tin KTQT đang dừng lại ở việc cung cấp cho mục đích hoạch định và quản trị chi phí.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy nhu cầu thông tin KTQT trong công tác điều hành, quản lý, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản trị cũng có sự khác biệt.
Lãnh đạo DN sử dụng thông tin KTQT để hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trên phạm vi toàn DN, báo cáo quản trị được cung cấp hàng quý (phụ lục 03B). Hệ thống báo cáo quản trị nhằm tổng kết, đánh giá việc thực hiện mục tiêu hàng năm của DN, kiểm soát nguyên nhân và điều chỉnh mục tiêu phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, thông tin trong hệ thống báo cáo còn được sử dụng để ra các quyết định điều hành như định giá bán sản phẩm, thuê gia công, mua ngoài clinker để sản xuất XM, bán clinker và các quyết định chiến lược như mua sắm tài sản, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, đầu tư đổi mới công nghệ, phát triển mỏ đá vôi, đá sét…
Quản lý các bộ phận sử dụng thông tin KTQT để điều hành hoạt động hàng ngày, kiểm soát và ra quyết định quản lý đối với hoạt động, bộ phận phụ trách, báo cáo được cung cấp hàng tháng (phụ lục 03C). Trên cơ sở dự toán ngân sách hàng năm và tình hình thực tế hoạt động, nhà quản trị lập kế hoạch hàng tháng và triển khai kế hoạch cho bộ phận phụ trách. Căn cứ vào báo cáo phân tích hàng tháng để đánh giá kết quả hoạt động, kiểm soát nguyên nhân và thực hiện các biện pháp quản lý.
2.2.3.4.1. Thực trạng sử dụng thông tin KTQT hoạch định chiến lược phát triển Đối với công tác quản trị chiến lược, thông tin KTQT ngày nay có vai trò quan trọng. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy hiện nay các nhà quản trị tại các DNSX XM Bắc miền Trung ít sử dụng thông tin KTQT trong hoạch định chiến lược phát triển. Chỉ có 16% (4/25) lãnh đạo DN sử dụng thông tin KTQT trong việc lập
kế hoạch chiến lược, bao gồm hệ thống báo cáo phân tích môi trường kinh doanh và báo cáo phân tích tiềm năng nguồn lực của DN (phụ lục 03B), cụ thể là hai DN liên doanh gồm XM Nghi Sơn và Luks Việt Nam. Lý giải vấn đề này lãnh đạo các DN cho rằng, trách nhiệm cung cấp thông tin cho hoạch định chiến lược là của phòng kế hoạch chiến lược, các bộ phận trong DN và phòng kế toán chịu trách nhiệm cung cấp thông tin theo yêu cầu của phòng kế hoạch chiến lược để lập kế hoạch cũng như đánh giá, kiểm soát việc thực hiện các mục tiêu quản lý (phụ lục 03A).
2.2.3.4.2. Thực trạng tổ chức sử dụng thông tin KTQT kiểm soát thực hiện mục tiêu chiến lược
Kiểm soát là quá trình phân tích sự biến động giữa thực tế với kế hoạch, giữa thực tế các kỳ hoạt động và đánh giá thành quả quản lý của các cấp nhà quản trị.
Trên cơ sở đó, tìm ra nguyên nhân và tiến hành hoạt động quản trị nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp về quỹ đạo của nó.
- Sử dụng thông tin KTQT để kiểm soát kết quả thực hiện mục tiêu hàng năm được các DNSX XM Bắc miền Trung rất quan tâm. Kết quả khảo sát cho thấy, 100% nhà quản trị các cấp đều sử dụng báo cáo phân tích chênh lệch, báo cáo phân tích nhân tố ảnh hưởng để tổng kết, đánh giá kết quả của DN trên các hoạt động tiêu thụ, sản xuất, tài chính, đầu tư qua đó đề xuất phương hướng phấn đấu và mục tiêu cho các bộ phận trong thời gian tới (phụ lục 03B, phụ lục 03C).
- Sử dụng thông tin KTQT đánh giá thành quả quản lý: Kết quả khảo sát cho thấy, hiện nay có 28% (7/25) nhà quản trị kiểm soát trách nhiệm các cấp quản lý, sử dụng báo cáo đánh giá thành quả quản lý, số còn lại 72% không đánh giá trách nhiệm của các cấp quản trị (phụ lục 03B). Phân tích kết quả khảo sát lãnh đạo các DN cho thấy chỉ có 3/11 DN gồm XM Nghi Sơn, Vicem Bỉm Sơn, Vicem Hoàng Mai sử dụng báo cáo đánh giá thành quả quản lý theo các trung tâm trách nhiệm dựa trên mục tiêu, kế hoạch đề ra. Các DN còn lại chưa sử dụng báo cáo đánh giá thành quả quản lý, chỉ xem xét kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng khâu trong quy trình quản trị. Đối với các DN này, kết quả hoạt động được đánh giá trên phạm vi toàn DN, các bộ phận thực hiện nhiệm vụ một cách khá riêng lẻ, không gắn kết nhiều với mục tiêu chung của DN.
2.2.3.4.3. Thực trạng sử dụng thông tin kế toán quản trị ra quyết định quản lý
Thông tin KTQT là mảng thông tin quan trọng trong việc ra quyết định quản lý. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy, đây là mảng yếu nhất trong tổ chức HTTT KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung. Khảo sát ban lãnh đạo các DN về sử dụng thông tin KTQT cho việc ra quyết định, kết quả cho thấy chỉ 28% (7/25) sử dụng báo cáo phân tích mối quan hệ CVP, 40% (10/25) sử dụng báo cáo phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định (phụ lục 03B), tỷ lệ sử dụng các loại báo cáo này đối với nhà quản lý các bộ phận lần lượt là 32% và 41% (phụ lục 03C).