CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.1. Tổ chức hệ thống ERP
Hệ thống ERP là một phương thức quản lý kinh doanh, là một giải pháp công nghệ giúp DN tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý SXKD vào một hệ thống duy nhất, tự động hóa các quy trình quản lý. Tất cả hoạt động của DN như quản trị nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, quản lý bán hàng, trao đổi với đối tác, khách hàng đều được thực hiện trên hệ thống ERP.
Tổ chức HTTT KTQT trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP mang lại cho DN những công cụ quản lý và phân tích tài chính hữu hiệu cùng với khả năng luôn mở rộng và phát triển. Cơ chế dữ liệu tập trung của hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất dữ liệu của DN trở nên thuận tiện và dễ dàng. Hệ thống ERP gồm các thành phần cơ bản như quy trình quản lý để xử lý hoạt động kinh doanh; phần mềm ERP;
hệ thống trang thiết bị kết nối với nhau tạo thành một hệ thống mạng và truyền thông nội bộ; dữ liệu tất cả bộ phận của DN được lưu trữ chung và con người tham gia vào các quy trình của hệ thống. Hệ thống ERP có các đặc điểm sau [23]:
- Tính phân hệ và tích hợp: ERP là sự tích hợp nhiều phân hệ để xử lý hoạt động kinh doanh, chia sẻ và cung cấp thông tin thông qua một hệ thống dữ liệu chung. Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ xử lý cơ bản như phân hệ quản lý tài chính, kế toán; quản trị nguồn nhân lực; hoạch định và kiểm soát sản xuất; quản trị chuỗi cung ứng; quản trị quan hệ nhà cung cấp, khách hàng; quản trị thông minh (Marnewick and Labuschagne, 2005), trong đó phân hệ quản lý tài chính kế toán là phân hệ xương sống, không thể thiếu trong bất cứ hệ thống ERP nào.
Tên và số lượng phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP là khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Trong quản lý tài chính kế toán, hệ thống SAP ERP thiết kế hai phân hệ là tài chính kế toán (FI) và kế toán quản trị (CO), còn hệ thống Oracle ERP lại thiết kế chung một phân hệ là quản lý tài chính kế toán (Finacial Management). Về phía DN căn cứ vào đặc điểm hoạt động, khả năng tài chính để sử dụng nhiều hay ít phân hệ của hệ thống ERP, tuy nhiên phải đảm bảo vận hành được các phân hệ xử lý cơ bản kể trên.
- Cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung và chia sẻ: Hệ thống dữ liệu của DN được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu quản trị cơ sở dữ liệu, các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này.
- Hoạch định tổng thể nguồn lực của DN: Đây là đặc điểm cốt lõi của hệ thống ERP, nguồn lực của DN bao gồm nguồn nhân lực, vật lực và tài lực. Thông tin về một nguồn lực sẽ được luân chuyển qua nhiều bộ phận, từ khi hình thành yêu cầu cho đến quá trình sử dụng nguồn lực, kết thúc quy trình luân chuyển là thông tin về việc sử dụng nguồn lực ảnh hưởng tới tình hình tài chính. Có thể mô tả quy trình xử lý thông tin trong hệ thống ERP như sau:
+ Ghi nhận kế hoạch, yêu cầu của hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm tra kế hoạch trong hệ thống dữ liệu đầu vào hay cho phép thực hiện hoạt động kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến các nguồn lực liên quan.Trường hợp các nguồn lực này đã sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh, ERP sẽ cập nhật thông tin đánh dấu nguồn lực sẽ được sử dụng cho hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra. Ngược lại, nếu nguồn lực không đủ để đáp ứng nhu cầu hoạt động thì hệ thống ERP sẽ tạo ra một kế hoạch yêu cầu bổ sung nguồn lực. Từ đó ERP sẽ tính toán và lập kế hoạch
sản xuất cụ thể bao gồm nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, các yếu tố đầu vào khác, kế hoạch tài chính để phục vụ sản xuất.
+ Thực hiện điều chỉnh kế hoạch hiện hành để phù hợp với khả năng đáp ứng nguồn lực, đồng thời thông báo cho các bộ phận về thông tin điều chỉnh kế hoạch.
+ Ghi nhận việc thực hiện kế hoạch đề ra, thông báo cho các bộ phận liên quan về việc thực hiện kế hoạch.
- Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh: Đặc điểm này giúp dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thu thập, xử lý và tăng tính kịp thời, hữu ích của thông tin. Nguyên tắc ghi nhận và xử lý dữ liệu trong hệ thống ERP là nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận thì hệ thống không cho phép thực hiện các bước của quy trình xử lý sau. Ví dụ, nếu yêu cầu mua nguyên vật liệu chưa được cấp trên phê duyệt và chuyển sang trạng thái được duyệt thì các thông tin về mua hàng chưa được chuyển sang các bộ phận hàng tồn kho và tài chính, kế toán.
- Hệ thống ERP tạo ra những thay đổi xử lý kinh doanh và quy trình kinh doanh: Xuất phát từ đặc điểm của ERP là xử lý kinh doanh theo quy trình, phải hình thành và xây dựng chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh hoàn chỉnh và ổn định.
Bao gồm: quy trình quản lý; quy trình thực hiện; và quy trình thông tin (thu thập, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin). Các DN khi triển khai hệ thống ERP đều tôn trọng quy trình dựng sẵn trên ERP và điều chỉnh các quy trình hoạt động kinh doanh của DN để tạo ra hiệu quả của HTTT quản lý.
Ngày nay, hệ thống ERP được mở rộng bao trùm các hoạt động liên quan đến quản trị thông minh, thương mại điện tử. DN có thể lựa chọn giải pháp ERP từ nhà cung cấp nước ngoài mà điển hình là Oracle (Mỹ), SAP (Đức) hoặc nhà cung cấp trong nước như FAST, Bravo, Misa… Các DN Việt Nam trong các ngành công nghiệp cũng đã vận hành thành công giải pháp ERP, ngành thép đã triển khai hệ thống SAP ERP từ những năm 2010 do FPT xây dựng và được SAP Châu Á - Thái Bình Dương chứng nhận là đạt chuẩn quốc tế năm 2014. Vinamilk đã vận hành giải pháp Oracle E Business Suite ERP từ tháng 1/2007 với quy mô lớn nhất vào thời điểm đó, hệ thống ERP được Vinamilk triển khai từ tháng 3/2005 gồm các phân hệ
chính là quản lý tài chính kế toán; quản lý mua sắm; quản lý bán hàng; quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động. Xi măng Nghi Sơn đã triển khai hệ thống Ora- cle ERP từ năm 2008, Xi măng Sông Gianh cũng đầu tư hơn một triệu USD cho hệ thống SAP ERP từ năm 2014, VICEM và các đơn vị thành viên như Hà Tiên, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, Hải Vân,... cũng đã đưa vào sử dụng dự án hệ thống Oracle ERP theo lộ trình triển khai các phân hệ từ năm 2015 đến 2017.
Trong hệ thống ERP, HTTT KTQT không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán trên ERP và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Hệ thống KTQT trở thành bộ phận kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. Hệ thống ERP phản ánh trung thực các hoạt động kinh tế của DN, nhờ đặc điểm này mà thông tin KTQT do hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Sự gắn kết giữa các hệ thống trong DN được thể hiện qua sơ đồ 1.5 như sau:
Sơ đồ 1.5: Thông tin tích hợp qua hệ thống ERP [47]
Quản lý tài chính, kế toán Quản lý
quan hệ khách hàng
Quản lý chuỗi cung ứng
Lập kế hoạch nguồn lực
sản xuất
Quản lý nguồn nhân
lực
HỆ THỐNG
ERP
Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán
quản trị