CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT XI MĂNG BẮC MIỀN TRUNG
2.2.3. Thực trạng tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị
2.2.3.1. Thực trạng tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào
Thu nhận dữ liệu đầu vào là giai đoạn quan trọng của KTQT trong quy trình HTTT, nó liên quan đến tính kịp thời, đầy đủ và hữu ích của thông tin đầu ra cho việc thực hiện các mục tiêu quản lý. Nhận thức được vai trò quan trọng của hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào trong quy trình xử lý HTTT KTQT, các DNSX XM Bắc miền Trung đều đánh giá cao việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu. Các DN hiện nay đã và đang hoàn thiện hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
Các loại dữ liệu thu thập cho hệ thống thông tin kế toán quản trị
Dữ liệu đầu vào cần thu thập bao gồm cả thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai. Thực tế khảo sát bộ phận kế toán tại các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy hiện nay 100% (35/35) thu thập thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch, chỉ 26% (9/35) thu thập thông tin tương lai, bên cạnh đó thông tin phi tài chính cũng ít được quan tâm thu thập (34%) (phụ lục 03D).
Thông tin thực hiện: Đây là dữ liệu quan trọng để thiết lập HTTT thực hiện nhằm cung cấp cho các nhà quản trị về kết quả hoạt động trong các kỳ đã qua. Tại DNSX XM Bắc miền Trung, thông tin thực hiện là các sự kiện kinh tế đã xảy ra được KTQT ghi nhận trên hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo của DN như các dữ liệu thực tế về tình hình sản xuất, tiêu thụ, công nợ, tiêu hao các yếu tố đầu vào như vật liệu, năng lượng, nhân công, tài sản… nhìn chung, dữ liệu thực hiện được kế toán tại các DN này thu thập đa dạng, đầy đủ cho việc thiết lập HTTT thực hiện.
Nó không chỉ là dữ liệu của bản thân DN mà còn bao gồm cả thông tin tài chính của nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh phục vụ cho việc phân tích, đánh giá các chỉ tiêu tài chính của DN và đối thủ (phụ lục 03D). Ví dụ, tại XM Nghi Sơn để
cung cấp thông tin giá thành sản xuất thực hiện trong tháng, bộ phận kế toán thu thập tất cả các thông tin liên quan đến quá trình sản xuất trong DN như sản lượng sản xuất, thực tế tiêu hao các yếu tố chi phí sản xuất, thực tế vận hành thiết bị sản xuất… bên cạnh đó, kế toán còn thu thập thông tin thực hiện của các DN XM khu vực lân cận như chi phí sản xuất, chất lượng mác nền clinker của XM Hoàng Mai, XM Công Thanh, The Vissai, XM Bỉm Sơn để giúp cho công tác hoạch định, phân tích và dự báo của quản trị DN.
Thông tin kế hoạch: Trong DNSX XM Bắc miền Trung thông tin kế hoạch là những dữ liệu về kế hoạch huy động và sử dụng nguồn lực cho hoạt động SXKD, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, định mức giá được KTQT thu thập để thiết lập hệ thống dự toán ngân sách. Nó bao gồm kế hoạch tiêu thụ, chính sách giá bán, kế hoạch sản xuất, định mức kỹ thuật, kế hoạch giá cả của các yếu tố đầu vào, kế hoạch phân bổ nguồn lực, kế hoạch hoạt động quản lý, kế hoạch đầu tư, mua sắm trang thiết bị… Qua quan sát trực tiếp, tác giả thực nhận thấy hệ thống định mức kỹ thuật được các DNSX XM Bắc miền Trung rất quan tâm, quản lý chặt chẽ và luôn có xu hướng kiểm soát định mức trong điều kiện biến động của quá trình SXKD.
Việc xây dựng định mức kỹ thuật của các DN (đặc biệt là DN thuộc khối VICEM) được căn cứ vào định mức của ngành và các điều kiện sản xuất đặc thù của DN.
Nhìn chung, việc thu thập thông tin kế hoạch đã đáp ứng được yêu cầu xây dựng dự toán ngân sách hoạt động của DN (hàng tháng, quý, năm), đáp ứng được yêu cầu thiết lập HTTT dự toán cho nhà quản trị, thể hiện được mục tiêu hoạt động của DN và liên kết mục tiêu của từng bộ phận với mục tiêu chung toàn DN (phụ lục 03A).
Thông tin tương lai: giúp cho các DNSX XM Bắc miền Trung có cách nhìn hệ thống về những sự kiện dự kiến sẽ xảy ra qua đó hoạch định mục tiêu, chương trình hành động. Trong DNSX XM Bắc miền Trung, thông tin tương lai bao gồm các dự báo về thị trường, nhu cầu sử dụng XM, xu hướng phát triển, khả năng cạnh tranh, dự báo thay đổi công nghệ, khả năng sản xuất, nguồn cung ứng vật liệu, khả năng sử dụng vật liệu mới, chính sách quản lý của ngành, của Nhà nước….
Tác giả tổng hợp và phân tích các loại dữ liệu đầu vào của HTTT KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung theo bảng 2.1 như sau:
Bảng 2.1: Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán quản trị
TT Hệ thống dữ liệu Thông tin
thực hiện
Thông tin kế hoạch
Thông tin tương lai
1 Sản lượng tiêu thụ x x x
2 Giá bán, chính sách giá x x x
3 Doanh thu tiêu thụ x x
4 Thị phần tiêu thụ x x x
5 Nhu cầu xi măng và định hướng thị
trường tiêu thụ x x x
6 Chi phí bán hàng, quản lý DN x x
7 Sản lượng sản xuất Clinker, XM x x
8 Chi phí sản xuất và giá thành XM x x x
9 Tiêu hao năng lượng (than, điện…) x x
10 Tiêu hao các yếu tố sản xuất x x
11 Giá đầu vào vật liệu (dầu, bazan…) x x x
12 Thiệt hại dừng thiết bị sản xuất x x
13 Chi phí sửa chữa thiết bị x x
14 Chất lượng mác nền clinker x x x
15 Chi phí lãi vay ngắn, dài hạn x x
16 Dư nợ vay x x
17 Kết quả hoạt động tài chính x x
18 Chính sách tỷ giá, lãi suất x x
19 Lợi nhuận hoạt động x x
20 Thu nhập trước thuế, chi phí lãi
vay và khấu hao (EBITDA) x x
21 Các chính sách của Nhà nước ảnh
hưởng đến hoạt động SXKD x x
… ……… …… ….. …….
Nguồn: Tác giả tổng hợp và phân tích Tổ chức xây dựng nguồn thông tin
Kết quả khảo sát cho thấy 100% DNSX XM Bắc miền Trung thu nhận dữ liệu từ nguồn bên trong, 31% (11/35) nhân viên kế toán thu nhận dữ liệu từ nguồn bên ngoài DN (phụ lục 03D). Việc tổ chức nguồn tin trong các DN cũng khác nhau phụ thuộc vào mức độ vận hành hệ thống ERP.
Dữ liệu bên trong DN: Kết quả khảo sát cho thấy tất cả các DN tổ chức thu nhận dữ liệu đầu vào cho HTTT KTQT từ bộ phận kế toán, các bộ phận khác trong doanh nghiệp như các phân xưởng sản xuất, xí nghiệp vật liệu, bê tông, xí nghiệp tiêu thụ, phòng vật tư và cung ứng, phòng kỹ thuật và nghiên cứu, phòng thí nghiệm, phòng hành chính quản trị, phòng nhân sự, ban quản lý dự án… Đối với các DN đã vận hành hệ thống ERP, dữ liệu bên trong DN của HTTT KTQT được thu nhận ngay trên hệ thống ERP thông qua HTTT đã được tích hợp và chia sẻ. Đối với các DN đang sử dụng phần mềm kế toán, dữ liệu bên trong được thu nhận tại các bộ phận bằng các phương pháp nghiệp vụ của KTQT (phụ lục 03D).
Dữ liệu thu thập từ bộ phận kế toán là các sự kiện kinh tế đã phát sinh và được ghi nhận trên chứng từ, sổ kế toán của DN. Đây chủ yếu là thông tin thực hiện được ghi chép lại theo các phương pháp nghiệp vụ của KTQT, bao gồm các thông tin định lượng về doanh thu, thu nhập và chi phí, các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh, các quá trình kinh tế của DN. Dữ liệu thu thập từ các bộ phận khác chủ yếu là thông tin kế hoạch và các dữ liệu phi tài chính. Đây là những thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, các báo cáo thực hiện về tình hình sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động tại các bộ phận…
Dữ liệu bên ngoài DN: Dữ liệu bên ngoài DN chủ yếu là thông tin thực hiện của nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và thông tin tương lai nhằm giúp nhà quản trị phân tích môi trường, đưa ra định hướng, mục tiêu phát triển và ra quyết định quản lý. Thông tin bên ngoài gồm dự báo nhu cầu sử dụng xi măng, thị phần của các DN, khả năng phát triển sản phẩm mới, sản phẩm thay thế xi măng trong xây dựng, biến động giá cả các yếu tố đầu vào, tâm lý khách hàng về sản phẩm xi măng, sự thay đổi về công nghệ sản xuất, sự thay đổi về chính sách ngành xi măng, các chính sách của Nhà nước tác động lên hoạt động kinh doanh… Kết quả khảo sát cho thấy 31%
(11/35) kế toán thu thập dữ liệu từ cơ quan quản lý Nhà nước, 11% (4/35) thu thập từ Hiệp hội XM Việt Nam, 100% thu thập từ khách hàng, nhà cung cấp, 17% thu thập từ đối thủ cạnh tranh, 14% thu thập từ các báo cáo chuyên ngành, ý kiến chuyên gia phân tích (phụ lục 03D). Kết quả phỏng vấn tại Vicem Hoàng Mai, XM Sông Gianh về lý do tại sao không chú trọng nhiều đến thông tin bên ngoài DN, tác
giả nhận được câu trả lời khá giống nhau: Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm cung cấp thông tin hỗ trợ các cấp quản lý ra các quyết định tài chính, các thông tin từ bên ngoài hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định quản lý, phòng kế hoạch chiến lược và các bộ phận khác chịu trách nhiệm thu thập, phân tích thông tin (phụ lục 03A).
Phương pháp thu thập thông tin
Để thu nhận dữ liệu đầu vào gồm cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, các DNSX XM Bắc miền Trung sử dụng các phương pháp chứng từ, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp phỏng vấn. Kết quả khảo sát cho thấy 100%
(35/35) nhân viên kế toán sử dụng phương pháp chứng từ, 43% (15/35) sử dụng phương pháp khác như quan sát, điều tra, phỏng vấn (phụ lục 03D).
Phương pháp chứng từ: 100% DNSX XM Bắc miền Trung sử dụng phần mềm (hệ thống ERP và phần mềm kế toán) để hạch toán và xử lý thông tin. Qua quan sát trực tiếp, tác giả nhận thấy: (1) đối với dữ liệu thực hiện, nghiệp vụ kinh tế được nhập trực tiếp vào phần mềm sau đó mới in chứng từ vì vậy, các chỉ tiêu hạch toán rất chi tiết để đáp ứng yêu cầu quản trị. Chứng từ kế toán được thiết kế một cách khoa học vừa đảm bảo tính pháp lý theo yêu cầu thông tin của KTTC, vừa đảm bảo tính trung thực của nghiệp vụ theo yêu cầu thông tin của KTQT; (2) đối với thông tin kế hoạch, thông tin tương lai, bộ phận kế toán căn cứ từ dữ liệu trên hệ thống ERP để kết xuất thông tin (những DN vận hành ERP) hoặc đề nghị các bộ phận liên quan kết xuất thông tin từ phần mềm quản lý của bộ phận đó. Hệ thống chứng từ hướng dẫn phong phú để bao quát toàn bộ nghiệp vụ trong nội tại DN cũng như thuận tiện trong việc thu nhận thông tin cho KTQT.
Phương pháp khác: như phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn cũng được KTQT sử dụng để thu nhận dữ liệu đầu vào một cách nhanh chóng, độ tin cậy cao, tạo ra hiệu quả tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu. Ví dụ, để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, KTQT quan sát từ nhu cầu của các bộ phận, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, khả năng thực hiện đơn hàng, quá trình nhập hàng… hay để thực hiện giải pháp bán hàng, các DN thực hiện điều tra, khảo sát về nhu cầu tiêu dùng XM, phỏng vấn thu thập thông tin về nhà phân phối, tâm lý khách hàng…
Tổ chức nhân sự thu nhận, chuẩn hóa và nhập dữ liệu đầu vào
Trong các DNSX XM Bắc miền Trung, trách nhiệm thu nhận dữ liệu KTQT không chỉ thuộc về bộ phận kế toán. Kết quả khảo sát cho thấy 86% (30/35) kế toán cho rằng, DN quy định tất cả các bộ phận đều chịu trách nhiệm thu nhận dữ liệu, chuẩn hóa và nhập liệu trên ERP, thiết lập các đầu mối tổng hợp và kiểm soát thông tin. Phòng kế toán chịu trách nhiệm xử lý, cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị trong việc điều hành, kiểm soát và ra quyết định kịp thời. 14% (5/35) quy định bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thu thập, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý (phụ lục 03D). Phân tích kết quả khảo sát tại các DNSX XM Bắc miền Trung theo mức độ ứng dụng hệ thống ERP, tác giả nhận thấy sự khác biệt giữa các DN đã chia sẻ hệ thống thông tin chung và những DN chưa tích hợp được hệ thống dữ liệu quản lý chung (phụ lục 03D).
+ Đối với các DN đã vận hành hệ thống ERP (đã tích hợp, chia sẻ hệ thống dữ liệu chung): các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra, mã hóa, chuẩn hóa, quản lý và kiểm soát đối với dữ liệu phát sinh và được cập nhật vào hệ thống ERP tại bộ phận. Ví dụ tại XM Nghi Sơn: (1) phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng định mức, mã hóa danh mục định mức, cập nhật dữ liệu định mức trên hệ thống ERP và gán định mức cho sản phẩm theo các giai đoạn sản xuất; (2) các phân xưởng thực hiện kế hoạch sản xuất, nhập dữ liệu kế hoạch và thực tế sản xuất, quản lý quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, cập nhật yêu cầu cung ứng vật tư…, (3) phòng kế toán mã hóa các chỉ tiêu, xây dựng và cập nhật phương thức xử lý thông tin KTQT, kiểm soát và nhập dữ liệu thực tế phát sinh tại DN….
+ Đối với các DN đang sử dụng phần mềm kế toán (hệ thống dữ liệu chưa tích hợp): Phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, mã hóa dữ liệu và cập nhật dữ liệu lên phần mềm kế toán. Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu trước khi chuyển về phòng kế toán. Ví dụ, tại XM Sông Lam 2, sau khi thu nhận dữ liệu từ các bộ phận, phòng kế toán chịu trách nhiệm phân loại, mã hóa, cập nhật dữ liệu lên các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm.
Trên cơ sở dữ liệu của phần mềm, kế toán xử lý, tổng hợp và lập báo cáo kế toán quản trị theo nhu cầu thông tin quản trị DN.