CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.1.1.2. Thông tin kế toán quản trị
Khái quát về thông tin kế toán quản trị
Quan điểm về kế toán quản trị trong từng giai đoạn phát triển, từng phương thức quản trị DN là khác nhau. Các quan điểm truyền thống xem xét vị trí của KTQT là một hoạt động chuyên môn với chức năng tham mưu cho quản trị DN, hướng trọng tâm của KTQT vào việc xác định chi phí và đo lường lợi nhuận của DN. Quan điểm hiện đại coi KTQT là một bộ phận trong quá trình quản trị với vai trò quan trọng hỗ trợ thông tin nhằm quản trị nguồn lực chiến lược và tạo ra giá trị cho DN (IFAC, 2002). Giá trị mà thông tin KTQT tạo ra cho DN được thể hiện ở giá trị gia tăng của sản phẩm, dịch vụ cung ứng cho khách hàng và giá trị gia tăng của cổ phiếu trên thị trường chứng khoán.
Có nhiều khái niệm khác nhau về kế toán quản trị được đưa ra dựa trên nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau. Theo Ronald W. Hilton “Kế toán quản trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý dựa vào thông tin kế toán quản trị để hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức” [71]. Giáo sư Henri Bouquin cho rằng “Kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng cung cấp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao”. Robert S. Kaplan định nghĩa “Kế toán quản trị là hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho những người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của họ” [61]. Theo Hiệp hội Kế toán quản trị Hoa Kỳ (IMA)
“Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị để điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn”. Luật Kế toán Việt Nam (2015) cũng đã định nghĩa “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và ra các quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” [32]. Các giáo sư Kim Langfield–Smith, H.
Thorne và R. Hilton cho rằng “KTQT liên quan đến quá trình và kỹ thuật tập trung vào hiệu quả và kết quả sử dụng nguồn lực của DN nhằm hỗ trợ các nhà quản trị gia tăng giá trị khách hàng và giá trị cổ đông” [63].
Nghiên cứu KTQT trong mối quan hệ với HTTT quản lý, trong sự phát triển của công nghệ hiện nay, tác giả đồng tình với các quan điểm nghiên cứu trên và cho rằng: Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý giúp các nhà quản trị thực hiện hoạt động quản lý nhằm đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN và nâng cao hiệu quả công tác quản trị doanh nghiệp. KTQT có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, là công cụ hữu hiệu của quản trị doanh nghiệp nhằm phát huy hiệu quả công tác quản lý.
Thông tin được KTQT xử lý, cung cấp cho nhà quản trị sử dụng cho các mục tiêu quản lý là những thông tin liên quan đến tuần hoàn vốn và các nguồn lực kinh tế của DN được chi tiết theo từng hoạt động, từng bộ phận, từng mục tiêu cụ thể theo yêu cầu quản trị. Trong điều kiện hội nhập kinh tế và cạnh tranh hiện nay, nhà quản trị cần đến rất nhiều thông tin hữu ích như thông tin thị trường, thị phần tiêu thụ;
thông tin về kinh doanh, khách hàng; thông tin về chính sách, cơ chế quản lý của Nhà nước đối với ngành nghề hoạt động; thông tin về năng lực sản xuất; thông tin về các đối tác, đối thủ cạnh tranh; thông tin về quản lý nhân sự; thông tin quản lý tài chính kế toán. Thông tin KTQT cung cấp nhấn mạnh đến trách nhiệm của các cấp quản lý, gắn trách nhiệm của các nhà quản trị với hoạt động của DN. Hệ thống KTQT đo lường, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin tài chính, phi tài chính cho hoạt động quản trị DN. Thông tin KTQT bao gồm:
Thông tin thực hiện: là thông tin được KTQT thu nhận từ các sự kiện kinh tế tài chính đã phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là thông tin được ghi nhận trên hệ thống báo cáo kế toán các kỳ thực hiện và sự kiện kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán.
Thông tin kế hoạch: là những thông tin dự toán nhằm cung cấp một cách có hệ thống về toàn bộ kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới. Nó là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện, qua đó phát hiện ra nhân tố khác biệt để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông tin kế hoạch được thu nhận từ dự toán của các bộ phận trong DN, là cơ sở quan trọng gắn liền với mục tiêu và chương trình hoạt động của DN, là cơ sở để DN định hướng hoạt động và lập kế hoạch huy động nguồn lực cho việc tổ chức thực hiện.
Thông tin tương lai: là thông tin mang tính dự báo, dự đoán được thu thập, xử lý và cung cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý, ra quyết định của nhà quản trị. Thông tin tương lai là thông tin chưa xảy ra nên công tác thu thập, tổng hợp và phân tích sẽ gặp khó khăn, đòi hỏi KTQT phải chủ động, linh hoạt trong việc xử lý, cung cấp và sử dụng. Kinh nghiệm và tính hệ thống là yếu tố đòi hỏi đối với KTQT khi thu nhận và xử lý thông tin tương lai vì nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả các quyết định của quản trị DN.
Vai trò của thông tin kế toán quản trị
Thông tin KTQT cung cấp có vai trò chủ đạo trong việc hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng quản lý [13]. Hoạt động quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp được khái quát theo sơ đồ 1.2 như sau:
Sơ đồ 1.2: Hoạt động quản trị doanh nghiệp [63]
Xuất phát từ vị trí của thông tin KTQT trong mối quan hệ với các hoạt động quản lý của nhà quản trị, có thể thấy được thông tin KTQT có vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ thông tin thực hiện các hoạt động quản trị. KTQT có vai trò: (1) Hỗ trợ việc xây dựng và thực thi chiến lược của DN; (2) Tham gia cải tiến lợi thế cạnh tranh của DN; (3) cung cấp thông tin quản trị nguồn lực và (4) cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý (Kim Langfield–Smith et al, 2006) [63].
- Hỗ trợ xây dựng và thực hiện chiến lược của DN [63]: Chiến lược là phương hướng hoạt động nhằm đạt được những mục tiêu trong tương lai, phù hợp với sứ mạng và tầm nhìn của DN. Chiến lược thường tập trung vào cách thức quản
Kiểm soát Tổ chức
thực hiện Lập kế hoạch
Xây dựng chiến lược
Thiết lập mục tiêu
Sứ mạng Tầm nhìn
lý nguồn lực để tạo ra giá trị, nội dung chiến lược bao gồm chiến lược công ty và chiến lược kinh doanh. KTQT cung cấp thông tin hỗ trợ xây dựng và thực hiện chiến lược bởi hệ thống tính giá, hệ thống dự toán, hệ thống kiểm soát và hệ thống quản trị nguồn lực và được xử lý từ thông tin cả bên trong và bên ngoài DN.
- Góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh của DN [63]: Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, nâng cao khả năng cạnh tranh là yêu cầu bức thiết của DN. Thông tin KTQT giúp nhà quản trị xây dựng và duy trì nguồn gốc của lợi thế cạnh tranh. Nếu DN cạnh tranh bằng giá, thông tin KTQT phải tập trung vào kiểm soát chi phí, giúp DN tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm làm cơ sở cho việc hạ giá bán. Nếu DN cạnh tranh thông qua việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, thông tin KTQT hướng vào các nhân tố thõa mãn khách hàng như nâng cao chất lượng sản phẩm, chính sách bán hàng, hậu mãi, cải tiến kênh phân phối…
- Cung cấp thông tin quản trị nguồn lực của DN [48]: Quản trị nguồn lực được thể hiện thông qua chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị. Để giúp quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, KTQT sử dụng thông tin phản hồi để thiết lập báo cáo quản trị. Giúp nhà quản trị đánh giá kết quả thực hiện và những nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động SXKD từ đó đưa ra các giải pháp kiểm soát, điều chỉnh và đánh giá đúng trách nhiệm của các cấp quản trị.
- Hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định quản lý. Thông tin KTQT có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định chiến lược và tác nghiệp của các cấp quản trị.
KTQT giúp nhà quản lý tăng cường khả năng phân tích và dự báo trong hoạt động quản trị, tối ưu hóa hiệu quả các quyết định quản lý dựa trên việc phân tích chi phí và lợi ích của từng phương án phù hợp với mục tiêu hoạt động của DN [24].