CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị
1.1.2.3.1. Các nhân tố bên trong
Theo Vvchudovets (2013), các nhân tố bên trong là những nhân tố nội tại trong DN chi phối đến tổ chức HTTT KTQT như đặc điểm kinh doanh, phân cấp quản lý, con người và trang thiết bị. Nguyễn Bích Hương Thảo (2016) cũng đã chỉ ra những nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến tổ chức KTQT trong DNSX gồm thứ nhất: quy mô, ngành nghề, mục tiêu, chiến lược kinh doanh của DN, thứ hai: tổ chức sản xuất, công nghệ sản xuất, trình độ phát triển khoa học kỹ thuật, cơ sở vật chất, hệ thống thông tin, thứ ba: nhận thức của nhà quản lý, trình độ cán bộ áp dụng KTQT, cơ cấu lao động, khả năng lao động, tổ chức quản lý DN [22]. Tác giả cho rằng để tổ chức HTTT KTQT khoa học, đảm bảo đạt được định hướng cấu trúc của thông tin và mục tiêu hệ thống, cần nghiên cứu đến sự chi phối của các nhân tố bên trong bao gồm: (1) Chiến lược phát triển của DN; (2) Nhu cầu thông tin KTQT của các nhà quản lý; (3) Cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý; (4) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ; (5) Hạ tầng công nghệ thông tin.
Chiến lược phát triển của doanh nghiệp
Chiến lược phát triển thể hiện sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của DN, đó là việc tạo dựng cho DN một vị thế duy nhất và có giá trị nhờ việc triển khai một hệ thống các hoạt động khác biệt với đối thủ thực hiện bao gồm các yếu tố mục tiêu, phạm vi chiến lược, lợi thế cạnh tranh và năng lực cốt lõi (Ngô Quý Nhâm, 2012).
Mục tiêu chiến lược là những đích mong muốn đạt tới, là sự cụ thể hóa nhiệm vụ của DN về hướng phát triển, quy mô, cơ cấu và tiến trình triển khai. Mục tiêu chiến lược là một hệ thống các mục tiêu khác nhau cả ở tính tổng quát và phạm vi, tác động một cách biện chứng lẫn nhau trong đó mỗi mục tiêu lại đóng vai trò khác nhau cho sự tồn tại và phát triển của mỗi DN. Một mục tiêu đúng đắn cần đạt được các tiêu thức về tính nhất quán, tính cụ thể, tính khả thi và tính linh hoạt. Các mục tiêu phải được quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất, các chiến lược phải kết hợp được các nguồn lực và năng lực của DN. Nhà quản trị cần xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu theo đuổi để làm căn cứ quyết định các nội dung chiến lược và tổ chức thực thi chiến lược đó.
Để xây dựng chiến lược phát triển đúng đắn, thực thi và kiểm soát việc thực hiện chiến lược nhà quản trị cần rất nhiều thông tin ở mức độ tổng quát và chi tiết.
Đây là yếu tố quan trọng, mấu chốt mà nhà quản trị cần phải tính đến để phát triển tổ chức HTTT KTQT. Trong việc xây dựng mục tiêu chiến lược, KTQT phải cung cấp các thông tin giúp nhà quản trị phân tích môi trường kinh doanh, tiềm năng các nguồn lực của DN. Trong quá trình thực thi và kiểm soát việc thực hiện mục tiêu, KTQT hướng đến việc cung cấp thông tin tư vấn nhà quản trị phân bổ nguồn lực thực hiện các hoạt động, thông tin đo lường, phân tích, đánh giá để kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu quản lý.
Nhu cầu thông tin kế toán quản trị của các nhà quản lý
Mục tiêu của tổ chức HTTT KTQT được thể hiện thông qua việc đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Nó làm nổi bật vai trò của thông tin KTQT là một công cụ quản lý hữu hiệu, một sự trợ giúp cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. HTTT KTQT được tổ chức tốt hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin và quan điểm của nhà quản trị. Nhu cầu thông tin KTQT là nhân tố mang tính
định hướng cho nội dung tổ chức HTTT KTQT, nó quyết định đến việc tổ chức HTTT KTQT như thế nào? Mức độ thực hiện ra sao?. Đối với những nhà quản trị có quan điểm và nhận thức ở mức độ cao thì nhu cầu thông tin cung cấp đòi hỏi tính đa dạng, đầy đủ, kịp thời, do đó tổ chức HTTT KTQT trong DN sẽ khoa học, hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định quản lý. Đối với những nhà quản trị có nhận thức thấp, ít có nhu cầu về thông tin KTQT thì công tác tổ chức HTTT KTQT chỉ được đề cập ở một số nội dung nhất định.
Thực tế tại Việt Nam hiện nay, nhu cầu thông tin KTQT để thực hiện các mục tiêu quản lý từ phía nhà quản trị là chưa thực sự rõ ràng. Các quyết định của nhà quản trị thường chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên rất khó kiểm soát được hiệu quả hoạt động của DN. Điều này dẫn tới việc tổ chức HTTT KTQT trong các DN còn gặp nhiều hạn chế.
Cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp với sự phân cấp quản lý, phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các cấp quản lý là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức HTTT KTQT. Với mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý, sự phân chia các bộ phận và trách nhiệm của từng hệ thống là khác nhau, mô hình quản lý tập trung thì HTTT quản lý sẽ được thiết kế theo kiểu đơn cấp, ngược lại mô hình quản lý phi tập trung thì HTTT sẽ được thiết kế đa cấp. Mô hình cơ cấu tổ chức của DN chịu ảnh hưởng bởi mục tiêu, loại hình kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động và trình độ quản lý.
HTTT KTQT sẽ được thiết lập tương ứng nhằm thực hiện các mục tiêu của quản lý.
Theo Jonas Gerdin (2005), khi thiết kế hệ thống KTQT cần phải nghiên cứu đến sự ảnh hưởng của các nhân tố gồm (1) cơ cấu tổ chức như các quy tắc nội bộ, mức độ phức tạp trong các cấp quản lý, mức độ phân quyền quản lý, quy mô, nguyên tắc hoạt động của các bộ phận và (2) sự phụ thuộc thúc đẩy và tương hỗ lẫn nhau giữa các bộ phận trong tổ chức. Tác giả cho rằng, phân cấp quản lý và sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong DN là cơ sở để thiết kế HTTT KTQT, tổ chức bộ máy KTQT, hình thành các trung tâm trách nhiệm, xây dựng các tuyến thông tin thông suốt, khoa học đảm bảo cho quá trình thu nhận dữ liệu, xử lý, kiểm soát và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của các cấp quản trị.
Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ
Quy trình công nghệ sản xuất trong từng DN là khác nhau phụ thuộc vào nhiệm vụ, quy mô và cách thức tổ chức sản xuất. Đặc điểm tổ chức sản xuất cho thấy cơ cấu tổ chức sản xuất, loại hình sản xuất, phương pháp tổ chức sản xuất, tính chất phân công lao động. Trình độ quản lý của nhà quản trị sẽ quyết định phương thức quản lý quy trình công nghệ sản xuất của DN. Các DN thường phân chia quy trình công nghệ thành các giai đoạn và công đoạn sản xuất để quản lý. Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất, DN có thể tổ chức theo giai đoạn công nghệ hoặc theo đối tượng sản phẩm hoặc tổ chức kết hợp cả hai hình thức trên.
Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sẽ quyết định phương thức quản lý sản xuất, cách thức xây dựng trung tâm trách nhiệm chi phí, đối tượng tập hợp chi phí, nhận diện, xác định chi phí, đo lường, đánh giá và kiểm soát chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng ổn định, tăng khả năng sản xuất và nâng cao hiệu quả quản lý.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Tổ chức HTTT KTQT chịu ảnh hưởng rất lớn từ hạ tầng CNTT của DN. Tổ chức HTTT KTQT trong các DN chưa ứng dụng giải pháp CNTT đòi hỏi bộ máy cồng kềnh, nhiều nhân sự, chi phí tổ chức cao, thông tin thu thập, xử lý và cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của nhà quản trị, không đáp ứng được yêu cầu kịp thời, đáng tin cậy do việc thiếu hụt thông tin đầu vào và phương pháp xử lý mang tính thủ công. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ về CNTT, việc tổ chức HTTT KTQT dưới sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp và dữ liệu kế toán được quản trị một cách hợp lý nhất. Điều này, tạo điều kiện để DN tổ chức HTTT KTQT một cách tinh gọn, hiệu quả nhằm cung cấp thông tin KTQT đáng tin cậy, đầy đủ, kịp thời, hữu ích cho nhà quản lý. DN căn cứ vào khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động để đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp với HTTT quản trị DN.
1.1.2.3.2. Các nhân tố bên ngoài
Nhân tố bên ngoài cũng tác động không nhỏ đến tổ chức HTTT KTQT trong DN. Theo Colin Drury (2001), môi trường kinh doanh trong đó đặc biệt là sự cạnh tranh khốc liệt không chỉ với các đối thủ trong nước mà còn phải cạnh tranh với các
đối thủ nước ngoài buộc các DN phải tập trung vào việc quản trị nguồn lực và phát triển HTTT KTQT [54]. Kim Langfield-Smith et al (2006) cũng cho rằng môi trường kinh doanh như sự gia tăng cạnh tranh toàn cầu, dỡ bỏ rào cản tạo sự phát triển trong lĩnh vực dịch vụ, tư nhân hóa và thương mại hóa lĩnh vực dịch vụ công, chính sách thuế… thay đổi đã buộc DN phải thay đổi theo, KTQT cũng liên tục phát triển để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý [63]. Nguyễn Bích Hương Thảo (2016) khi nghiên cứu về hệ thống KTQT trong DN cũng chỉ ra các nhân tố khách quan gồm các quy định pháp lý, quản lý ngành nghề kinh doanh; môi trường kinh doanh và hội nhập quốc tế [22]. Tác giả cho rằng ngoài những nhân tố trên, cần phải làm rõ vai trò của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA) và các trường Đại học trong việc đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, tư vấn pháp lý và hỗ trợ DN trong việc tổ chức HTTT KTQT hiệu quả.
Môi trường kinh doanh và hội nhập quốc tế
Môi trường kinh tế là yếu tố quan trọng mà các nhà quản trị cần phải quan tâm, những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng DN trong các ngành khác nhau và ảnh hưởng đến các kế hoạch phát triển của DN. Hội nhập kinh tế quốc tế mang lại cho DN nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thách thức. Hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra cơ hội để nguồn lực của DN khai thông với thế giới bên ngoài, tranh thủ được các điều kiện phát triển về công nghệ, kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý. Tuy nhiên, DN phải đối mặt với sức ép cạnh tranh ngày một gay gắt của các DN kinh doanh cùng ngành nghề từ nước ngoài trên thị trường nội địa và quốc tế. Ngành xi măng Việt Nam hiện nay phải đối mặt với sự cạnh tranh của xi măng Trung Quốc, Thái Lan trên cả chất lượng và giá cả trong điều kiện dư cung trong nước ngày một gia tăng [9].
Môi trường kinh doanh và hội nhập quốc tế, tạo ra những cơ hội và thách thức cho sự phát triển của DN. Nó đòi hỏi DN phải biết tận dụng thời cơ, phát huy tối đa hiệu quả nguồn lực hiện có, nâng cao khả năng cạnh tranh. Phát triển HTTT KTQT hướng tới tinh gọn, hiệu quả nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý là giải pháp hữu hiệu DN cần tính đến trong điều kiện cạnh tranh.
Ngoài ra, thông qua quá trình hợp tác quốc tế, DN sẽ kế thừa những kinh nghiệm
quản lý, kỹ năng thực hành nghiệp vụ, phương pháp và mô hình KTQT hiện đại của các nước phát triển để vận dụng vào tổ chức HTTT KTQT nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của DN.
Chính sách pháp luật của Nhà nước và quy định của ngành nghề
Chính sách pháp luật của Nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động của các DN, đến tổ chức hệ thống kế toán và tổ chức HTTT KTQT trong DN. Hành lang pháp lý về kế toán như luật, nghị định, hệ thống chuẩn mực kế toán sẽ tác động trực tiếp đến tổ chức HTTT KTQT. Việc tạo dựng hành lang pháp lý là cần thiết giúp DN có định hướng trong việc lựa chọn mô hình, phương pháp kỹ thuật và tổ chức bộ máy KTQT. Các chính sách về thuế và quản lý Nhà nước cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính để phát triển HTTT KTQT.
Quy định của ngành nghề kinh doanh cũng ảnh hưởng đến việc xác định chiến lược phát triển HTTT, cách thức tổ chức HTTT KTQT. Ví dụ, trong định hướng phát triển ngành xi măng, Chính phủ khuyến khích đầu tư đổi mới công nghệ tiên tiến tiết kiệm nguyên liệu, năng lượng, phát triển các dự án công suất lớn [34].
Giải pháp của ngành xi măng về xây dựng mới định mức tiêu hao năng lượng, cải thiện hệ thống nhà phân phối, đổi mới công nghệ… [8], sẻ ảnh hưởng đến quy trình thông tin, phương thức đo lường, đánh giá và mô hình tổ chức KTQT.
Vai trò của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam và các trường Đại học HTTT KTQT trong các DN được tổ chức khoa học, hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào vai trò đào tạo, tư vấn, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA) và các trường Đại học. VAA và các trường Đại học với vai trò tư vấn khoa học và phản biện xã hội phải tham gia vào các dự án Luật, các quy định pháp lý về tài chính, kế toán, kiểm toán để tạo lập hành lang pháp lý cho tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức HTTT KTQT nói riêng. VAA với tư cách là thành viên chính thức của Liên đoàn Kế toán quốc tế và Liên đoàn Kế toán Đông Nam Á phải tăng cường hợp tác, trao đổi kinh nghiệm tổ chức HTTT KTQT với các nước phát triển. Đồng thời, VAA và các trường Đại học với vai trò là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ cần phải tăng cường nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KTQT,
thường xuyên thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, phổ biến kinh nghiệm tổ chức HTTT KTQT của quốc tế cho cán bộ KTQT nhằm nâng cao trình độ chuyên môn KTQT và lĩnh vực có liên quan, hướng tới việc phát triển nguồn nhân lực KTQT hội tụ đủ cả trí lực, thể lực và tâm lực.