CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
2.3.1. Những kết quả đạt được
Bắc miền Trung, với điều kiện tự nhiên thuận lợi cho việc sản xuất, tiêu thụ xi măng, như có nhiều núi đã vôi, đá sét trữ lượng cao, chất lượng tốt, các DN đều có vị trí thuận lợi cho việc khai thác, vận chuyển vật liệu đến phân xưởng sản xuất, vị trí địa lý thuận lợi trong việc vận chuyển sản phẩm XM cả về đường bộ và đường thủy, tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn với các DN trong cùng ngành XM. Đặc điểm tổ chức sản xuất của các DN sản xuất XM hiện nay, công nghệ sản xuất hiện đại với phương pháp lò quay khô, quy trình sản xuất được phân thành 5 công đoạn đảm bảo công tác quản lý phù hợp với dây chuyền sản xuất khép kín. Các phân xưởng và tổ sản xuất phụ trợ được chia theo các mảng công việc để trợ giúp cho các hoạt động sản xuất chính được thông suốt. Phó giám đốc các phụ trách các mảng công việc được sự tham mưu của các bộ phận chức năng nên quản lý vừa có tầm bao quát, vừa có sự chuyên sâu trên từng nội dung. Mô hình quản lý phù hợp cho việc hình thành các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp rất rõ. Các phân xưởng sản xuất hình thành trung tâm chi phí, xí nghiệp tiêu thụ, xí nghiệp bê tông, vật liệu xây dựng hình thành nên trung tâm doanh thu, cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý tài chính đứng đầu là Hội đồng quản trị và ban giám đốc hình thành nên trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư. Qua khảo sát về tổ chức HTTT KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung, tác giả đánh giá một số mặt đạt được như sau:
Thứ nhất, Con người và trang thiết bị vật chất: Nhân viên KTQT được trang bị cả về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức CNTT, ngoại ngữ, kiến thức về lĩnh vực xi măng để am hiểu về ngành nghề sản xuất, tạo điều kiện ứng dụng công nghệ hiện đại trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị. Sự phân công công việc giữa các bộ phận trong các DN tương đối rõ ràng, tránh nhiệm, quyền hạn về thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin giữa phòng kế toán, các phòng ban, bộ phận liên quan được quy định một cách cụ thể.
Tổ chức bộ máy KTQT trong DNSX XM Bắc miền Trung theo hình thức kết hợp, điều này tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí đảm bảo cung cấp thông tin thiết thực, hữu ích cho quản lý, tránh chồng chéo khi phân công công việc. Nhân viên kế toán vừa được phân công làm nhiệm vụ KTTC, xử lý và cung cấp thông tin tài chính trên phạm vi toàn DN cho các đối tượng liên quan vừa thực hiện công việc KTQT để cung cấp thông tin thiết thực, kịp thời, đáng tin cậy cho nhà quản trị để thực hiện mục tiêu điều hành, kiểm soát và ra quyết định quản lý.
Hiện nay, hầu hết các DNSX XM Bắc miền Trung đã vận hành giải pháp hoạch định nguồn lực tổng thể ERP, chỉ còn một vài DN đang trong quá trình thiết kế triển khai để áp dụng giải pháp ERP. Đây là một sự đầu tư lớn nhằm thay đổi phương thức, quy trình quản lý, quy trình hoạt động SXKD. Với việc vận hành giải pháp ERP, thông tin được tích hợp từ nhân sự đến sản xuất, kinh doanh và tài chính, điều này tạo điều kiện rất thuận lợi trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên phạm vi toàn DN. Hệ thống dữ liệu riêng lẻ các bộ phận được tích hợp thành một hệ thống thống nhất và được chia sẻ trên toàn DN, các bộ phận đều có thể khai thác, kiểm soát, sử dụng cho các mục đích riêng theo phạm vi quản lý để thực hiện mục tiêu chung toàn DN. Điều này tạo điều kiện để xây dựng và phát triển luồng thông tin thông suốt, khoa học nhằm tăng tốc độ, tính chính xác cho các quyết định của nhà quản trị.
Thứ hai, tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào: Các DNSX XM Bắc miền Trung đã thực hiện giải pháp quản lý nguồn lực tổng thể, các bộ phận đều tham gia trong quy trình hệ thống thông tin. Thông tin đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của bộ phận khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho KTQT trong việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào, sự liên kết về thông tin trong toàn DN từ dự báo, dự toán đến thông tin thực hiện giúp cho quá trình thu nhận, phân tích thông tin nhanh chóng, tăng tốc độ truyền tin qua đó tăng hiệu quả của các quyết định quản lý. Nguồn thông tin đáng tin cậy từ bên trong và bên ngoài DN, phương pháp thu thập thông tin đa dạng cũng là sự thuận lợi trong việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu. Kết quả khảo sát thực trạng tổ chức HTTT KTQT
tại các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy, hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong DN khá đa dạng, được thiết kế để có thể thu nhận thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật được xây dựng hợp lý, căn cứ trên việc đo lường tiêu hao các yếu tố sản xuất, gắn với đặc thù ngành XM trong từng DN, thông tin dự báo, chính sách của Nhà nước, báo cáo phân tích môi trường ngành xi măng của các chuyên gia… cũng được các DN rất quan tâm thu thập.
Thứ ba, tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Hệ thống xử lý thông tin trong các DNSX XM Bắc miền Trung được tổ chức hiệu quả dựa trên việc tổng hợp và phân tích bằng phần mềm ERP. Xu hướng xử lý thông tin trong các DN là đặt yêu cầu về xử lý thông tin KTQT cho đơn vị thiết kế phần mềm trên cơ sở nhu cầu thông tin đầu ra, áp dụng phương pháp kỹ thuật, cơ chế vận hành thông tin KTQT. Qua đó phần mềm sử dụng các thuật toán tổng hợp và phân tích nhằm biến dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra đáp ứng mục tiêu của KTQT. Việc vận hành hệ thống ERP tạo điều kiện rất lớn trong việc tổ chức hệ thống xử lý thông tin, quá trình tính toán số liệu đều dựa trên ứng dụng CNTT nên đảm bảo tính chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí, thông tin KTQT cơ bản đã đáp ứng được các mục tiêu kiểm soát và ra quyết định quản lý.
Thứ tư, tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Trong các DNSX XM Bắc miền Trung, đối tượng nhận thông tin KTQT được xác định một cách rõ ràng, tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ điều hành thường xuyên, kiểm soát hay hoạch định mục tiêu, chiến lược để xác định nội dung thông tin cung cấp. Phương thức cung cấp thông tin hiện đại trên nền tảng ứng dụng CNTT, nhà quản lý các cấp vừa có thể truy cập phần mềm để sử dụng thông tin và phân tích chúng theo quan điểm cá nhân, vừa tiếp nhận các báo cáo KTQT có sự phân tích, tư vấn, tham mưu của bộ phận chuyên môn trên cơ sở đó ra quyết định chính xác, hiệu quả.
Thứ năm, tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin: Hệ thống lưu trữ thông tin trong DN được thiết lập hiệu quả, quá trình lưu trữ dữ liệu được tiến hành trước, trong và sau quá trình xử lý thông tin. toàn bộ dữ liệu KTQT được lưu trữ an toàn trên phần mềm, trên máy tính và bằng báo cáo, chứng từ trong tủ tài liệu của DN.
Thứ sáu, tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin: Tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin KTQT trong các DNSX XM Bắc miền Trung đã đảm bảo được sự an toàn của HTTT KTQT. Sự phân quyền nhập dữ liệu, khai thác thông tin trên phần mềm khoa học, không chồng chéo. Cấu trúc dữ liệu, số liệu được kiểm tra bằng các thuật toán của phần mềm. Đảm bảo được yêu cầu bảo mật thông tin KTQT, tránh sự xâm nhập từ bên ngoài hệ thống.