Chương 4: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP
IV. KỸ NĂNG GIAO DỊCH BẰNG THƯ TÍN
3. Các loại thư từ xã giao
Nhiều doanh nghiệp thỉnh thoảng đứng trước những hoàn cảnh phải viết những thư từ loại xã giao và coi đây là cơ hội biểu lộ sự quan tâm, thiện ý và tình cảm.
a. Thư chúc mừng
- Khi hay tin về đồng nghiệp trúng cử, thăng cấp hay nhân dịp sinh nhật, đám cưới, khai trương cửa hàng mới, đáng chúc mừng lắm chứ! Nhưng bạn bận công việc không thể đến chúc mừng được, viết thư chúc mừng cũng có thể nói lên tình cảm của mình, làm cho bạn bè hài lòng. Trang trọng hơn là hình thức một lá thư viết tay.
Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tràn đầy tình cảm, không uốn éo, giả tạo. Nội dung thư phải sát thực tế, đánh giá phải đúng mức, biểu thị quyết tâm phải thiết thực khả thi.
Nội dung thư bao gồm:
- Nhân danh ai?
- Chúc mừng ai? Nhân dịp gì?
- Chúc gì cho họ?
- Ngược lại người nhận thư liền viết thư đáp lại, có thể dùng hình thức thư đánh máy. Nội dung là cám ơn sự quan tâm, cảm ơn sự chúc mừng.
Ví dụ thư chúc mừng năm mới gửi cho một đơn vị bạn.
Thưa ông…
Năm 1997 đã qua đánh dấu một bước phát triển tốt đẹp trong quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị chúng ta. Với sự hỗ trợ của Ông, công ty chúng tôi đã thu được nhiều kết quả trong sản xuất kinh doanh. Nhân đây, cho tôi được thay mặt ban lãnh đạo công ty này tỏ lòng biết ơn đối với Ông và quí cộng sự.
Nhân dịp xuân mới, xin gửi tới Ông bà gia đình lời chúng sức khỏe, anh khang, hạnh phúc. Chúc Ông cùng cộng sự vững bước tiến lên và đạt nhiều thành công mỹ mãn.
Thân chào.
b. Thư mời
Là thư bày tỏ lòng mong muốn ai đến dự tiệc do cơ quan, đơn vị tổ chức nhân dịp gì? Thư thời dự tiệc cần ngắn gọn, chân tình.
Cũng như mọi thư xã giao khác, cách sắp xếp ý tứ nên theo kiểu diễn dịch.
Dù là thư mời hay thư đáp lại lời mời đều phải khẩn trương.
Nội dung:
- Kính mời ai đến dự lễ tiệc nhân dịp gì?
- Lễ tiệc được tổ chức tại đâu? Thời gian?
- Mong sự có mặt (sự hiện diện) của ai / (Sự hiện diện của quý ông/bà là một sự khích lệ to lớn đối với chúng tôi).
c. Thư cám ơn
Khi nhận được một món quà, phải viết thư cảm ơn, viết ngắn gọn, chân tình. Tốt nhất là thư viết tay. Trước tiên, thư phải chính xác, viết rõ người và sự kiện mình cảm ơn để họ còn nhớ ra. Bạn có thể bình luận đánh giá ý nghĩa sâu xa của sự việc với tình cảm nồng thắm và tỏ lời cảm ơn.
d. Thư chia buồn
Nên khẩn trương ngay khi biết tin: Có thể dùng hình thức thiếp chia buồn cũng được. Tốt nhất là thư viết tay.
Thư chia buồn nên ngắn gọn, tình cảm, chân thành.
Nội dung bao gồm:
- Nhân danh ai, chia buồn với ai khi nhận được tin buồn gì?
- Biểu cảm của mình khi nhận được tin buồn đó.
- Mong cho người đó, cơ quan đó điều gì?
Ví dụ: Thư chia buồn tới ông tổng giám đốc khi nghe tin bà vợ của ông qua đời.
Kính gởi: Ông tổng giám đốc.
Thưa ông,
Cho phép tôi thay mặt các bạn đồng nghiệp bày tỏ những lời chia buồn sâu sắc nhất đối với sự mất mát to lớn xảy đến đối với ông.
Tất cả những ai đã từng làm việc lâu năm trên cạnh ông đều nhận thấy bà nhà có đặc tính của người vợ hiền hiếm thấy. Nên việc mất đi đột ngột của bà đã gây cho anh em chúng tôi một sự xúc động, thương cảm.
Toàn thể anh em công nhân chúng tôi xin ông nhận nơi đây tấm lòng thành kính thiết tha.
Thay mặt tập thể công nhân XN
Thành thật chia buồn e. Thư thăm hỏi
Là thư bày tỏ sự cảm thông, sự thương cảm đối với cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân khi nhận được tin họ gặp những tai nạn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc những sự cố bất ngờ xảy ra.
Thư thăm hỏi cần ngắn gọn, tình cảm và thể hiện hành động thiết thực.
Nội dung thư thăm hỏi:
- Biểu cảm của mình (cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân) khi nhận được tin không vui gì.
- Lời thăm hỏi chân thành đối với những người bị nạn và hành động cụ thể của mình giúp người bị nạn vượt qua khó khăn mất mát, tổn thất nặng nề.
- Hy vọng người bị nạn (cơ quan, xí nghiệp, cá nhân) sớm khắc phục khó khăn, trở ngại đưa cuộc sống, sinh hoạt trở lại bình thường.
Ví dụ: Thư thăm hỏi đồng bào tỉnh X bị lũ lụt hết sức nặng nề.
Kính gởi: ông chủ tịch tỉnh X.
Thưa Ông,
Chúng tôi xin gửi tới ông cùng đồng bào Tỉnh nhà lời thăm hỏi và cảm thông sâu sắc nhất khi nhận được tin địa phương nhà bị lũ lụt kéo dài, mùa màng thất bát làm cho đời sống sinh hoạt của đồng bào gặp nhiều khó khăn trở ngại nhất là trẻ em trong những ngày bước nào năm học mới.
Để góp phần khôi phục lại những gì đã mất mát do thiên tai gây ra, với khả năng hiện có của mình, chúng tôi xin gởi tới đồng bào Tỉnh nhà và các em học sinh số tiền 50 triệu đồng cùng một số học cụ, tập vở để góp phần tái thiết lại môi trường học tập.
Chúng tôi hy vọng rằng với sự giúp đỡ của cả nước cùng với sự nỗ lực của đồng bào Tỉnh nhà, nhất định chúng ta sẽ nhanh chóng khắc phục hậu quả của lũ lụt, đưa cuộc sống của đồng bào trở lại bình thường.
Trân trọng kính chào.