Chương 5: GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG TY
III. PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN
2. Tiến trình phỏng vấn
- Nghiên cứu kỹ bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc, xem xét kỹ hồ sơ xin việc, vạch ra những điểm mạnh, điểm yếu và những điều còn nghi vấn cần phải làm sáng tỏ về ứng viên.
- Thông báo về cuộc phỏng vấn ít nhất trước 1 tuần. Nếu 1 phỏng vấn nhiều ứng viên trong một buổi hay một ngày, thì cần thiết phải xây dựng thời gian biểu cho hợp lý. Không nên mời tất cả ứng viên đến dụng một lúc làm cho họ phải chờ đợi, tạo ra sự căng thẳng tâm lý không cần thiết. Thời gian biểu tốt nhất là làm cho những ứng viên đến vào những thời điểm khác nhau, và sau mỗi đợt phỏng vấn cần có ít phút để xem lại các giấy tờ và chấn chỉnh những điều mà mình đã ghi.
- Cần bố trí bối cảnh phỏng vấn một hợp lý, vừa nghiêm trang, nhưng cũng vừa tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên. Phòng phỏng vấn phải phù hợp với một cuộc nói chuyện thân tình, không bị quấy rầy và đứt đoạn. Chỗ ngồi của ứng viên phải rõ ràng, cần bố trí ghế của ứng viên và của người phỏng vấn cao ngang bằng nhau và để họ có thể trông thấy nhau một cách dễ dàng. Cần dẹp bỏ bớt những gì xung quanh có thể gây cản trở cho việc trả lời của ứng viên.
b. Tạo bầu không khí tiếp xúc
Người phỏng vấn cần chủ động tạo nên bầu không khí thoải mái cho cuộc nói chuyện và duy trì bầu không khí để trong suốt cuộc phỏng vấn. Để làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái có thể sử dụng các phương pháp sau:
- Dùng những cử chỉ hữu nghị, thoải mái như bắt tay thân tình, kéo ghế mời ngồi…
- Hỏi chuyện vặt: tức là hỏi đối tượng về những chuyện không có nội dung quan trọng, thông thường nhất là hỏi về thời tiết, thể thao, những vấn đề vô thưởng vô phạt để tạo cảm giác tin tưởng, thoải mái trong quan hệ.
- Tỏ ra bình tĩnh, không vội vàng: Người phỏng vấn cần tạo ra một không khí thong thả sẽ tạo được cuộc tiếp xúc nhanh hơn so với việc tạo ra sự vội vàng, bận bịu.
- Giải thích về thủ tục: thông thường ứng viên hay trở nên hồi hộp vì không biết mình sẽ phải làm những gì trong cuộc phỏng vấn. Vì vậy việc nêu rõ thủ tục phỏng vấn sẽ cung cấp cho ứng viên một bức tranh để bước vào cuộc một cách thoải mái. Họ cần hiểu rõ đây là cuộc phỏng vấn loại gì sẽ kéo dài bao lâu, liệu sau đó còn có cuộc phỏng vấn nào nữa không và bao giờ người ta sẽ quyết định và quyết định.
Việc tạo ra mối quan hệ hài hòa không nên kéo dài quá, nếu không sẽ mất tự nhiên. Sau một vài phút, cuộc phỏng vấn cần chuyển qua giai đoạn thực chất.
c. Giai đoạn thực chất
Nhiệm vụ của người phỏng vấn trong gia đoạn này là duy trì bầu không khí thoải mái và thu thập được những thông tin về đối tượng một cách hữu hiệu. Muốn làm được điều đó có thể áp dụng những phương pháp sau:
- Vừa nghe vừa quan sát: thông tin về đối tượng không chỉ được thu thập thông qua lời nói, mà còn thông qua diện thạo trang phục, những hành vi, cử chỉ, ánh mắt, nét mặt… Chính thông qua những đặc điểm đó mà người phỏng vấn có thể biết thêm những vấn đề quan trọng mà có khi không tìm thấy trong lời nói.
- Chú ý lắng nghe và phản hồi: phỏng vấn tuyển chọn là nhằm thu thập những thông tin về ứng viên, để thông qua đó phỏng vấn viên đánh giá về họ.
Bởi vậy trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cần hạn chế khẩu khí của mình, đồng thời quan tâm và chú ý tới những điều ứng viên nói để khuyến khích họ trả lời.
- Việc đưa ra các câu hỏi là phần trọng tâm của phỏng vấn (kỹ năng đặt câu hỏi đã trình bày ở chương trước). Về nội dung câu hỏi thì cực kỳ đa dạng, tùy vào tính chất của cuộc phỏng vấn, nhưng hầu hết trong các cuộc phỏng vấn người ta thường đưa ra các câu hỏi về động cơ xin việc, về kiến thức hiểu biết, quan điểm sở thích, về khả năng giao tiếp, năng lực làm việc, về tính trung thực và tham vọng… Khi đặt câu hỏi cần lưu ý:
- Câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng. Không nên dùng những biệt ngữ khó hiểu.
- Câu hỏi không mang sự gợi ý trả lời hoặc lộ rõ quan điểm, ý định.
- Không nên đặt những câu hỏi để ứng viên trả lời có hoặc không.
- Không nên đặt những câu hỏi về đời tư, có tính khiêu khích, nhạo báng ứng viên.
- Không tra hỏi ứng viên như hỏi cung.
d. Đánh giá, lựa chọn
Sau các cuộc phỏng vấn, phỏng vấn viên hoặc các thành viên của tiểu ban sẽ quyết định nên lựa chọn ai. Sự đánh giá lựa chọn tiến hành bằng cách đối chiếu bản tiêu chuẩn công việc và qui định nhân sự với những thông tin về phẩm chất của những người xin việc và quyết định trường hợp nào là ăn khớp nhất. Không nên quyết định ngay trong các cuộc phỏng vấn và cũng không quyết định về từng người giữa các cuộc phỏng vần, vì làm thế là gạt bỏ các cuộc phỏng vấn sắp tới.
Khi đánh giá về các ứng viên, cần tránh những sai lầm sau đây:
- Đánh giá một cách vội vàng, chỉ dựa vào hồ sơ, bằng cấp và hình thức bên ngoài.
- Đánh giá dựa trên những định kiến cá nhân về ứng viên. Phỏng vấn viên chỉ chú tâm tới những chứng cớ bất lợi cho ứng viên.
- Ảnh hưởng từ thứ tự phỏng vấn (thường người đầu tiên bị đánh giá khắt khe hơn những người sau).
- Phỏng vấn viên không hiểu rõ về công việc.
e. Thông báo cho những người bị loại
Việc thông báo cho những người bị loại là cần thiết. Việc làm này không những tốt cho người xin việc mà còn tránh khỏi mang tiếng xấu trong thị trường lao động.