Chương 5: GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG TY
III. PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN
3. Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi dự phỏng vấn
Muốn được trúng tuyển, ngoài trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, người xin việc phải có những tố chất như: lòng nhiệt tình, sự chủ động sáng tạo, ý thức trách nhiệm cao và có tính quyết đoán. Đó là những tính cách rất hấp dẫn người phỏng vấn. Nếu bạn có đầy đủ các phẩm chất trên thì cũng có thể được chấp nhận dù các kỹ năng khác của bạn còn hạn chế. Vì vậy trong suốt cuộc phỏng vấn bạn phải thể hiện được những phẩm chất đó ra bên ngoài.
a. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Chuẩn bị hồ sơ: Bộ hồ sơ của bạn sẽ gây ấn tượng đầu tiên cho người phỏng vấn. Vì vậy hồ sơ phải được chuẩn bị một cách hoàn hảo. Đừng gửi những tờ giấy được viết bằng tay với nét chữ ngoệch ngoạc, rách nát, dơ bẩn hoặc vấy mực.
Lý lịch trình bày rõ ràng, bao gồm những nét chính: trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc, các kiến thức bổ sung. Kèm theo các bản sao văn bằng tốt nghiệp, các chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính…
Cách ăn mặc: Một khi bạn đã có cái hẹn để phỏng vấn, điều đặc biệt là người ta sẽ đánh giá vẻ bên ngoài của bạn. Cách nhanh nhất để làm mất uy tín trong lĩnh vực kinh doanh là trước một người phỏng vấn mà áo quần bạn xộc xếch không chỉnh tề. Những nhà nghiên cứu chứng minh rằng hầu hết những nhà giám đốc kinh doanh hình thành trong tư tưởng của họ về người xin việc trong vòng 30 giây. Dù bạn là người được tuyển dụng thì mối quan hệ giữa bạn và người phỏng vấn sẽ bị ảnh hưởng bởi ấn tượng đầu tiên cho cả về sau này. Vì vậy khi tới phỏng vấn bạn nên ăn mặc chỉnh tề, tóc tai gọn
gàng sạch sẽ (nam nên thắt cavat, di giày; nữ đi giày dép có quai…), không nên ăn mặc quá model, quá lòe loẹt, quá cầu kỳ, nữ không nên trang điểm quá đậm. Để quyết định nên mặc như thế nào khi được phỏng vấn, bạn nên cố gắng thăm công ty và xem giám đốc và các nhân viên khác ăn mặc thế nào.
Thời gian: Bạn phải có mặt trước lúc phỏng vấn 10 phút (đừng nên sớm quá). Điều này sẽ đem lại cho bạn những phút thoải mái và an lòng trước một cuộc thi. Nếu bạn mất bình tĩnh, hãy thở sâu vào lồng ngực mấy cái, chịu khó suy nghĩ và tự tin hơn vào bản thân. Trong khi chờ đợi đến lượt mình, bạn không đi lại quá nhiều, không nói chuyện ồn ào với người khác gây mất trật tự. Điều đó sẽ tạo ấn tượng không tốt về tính kỷ luật của bạn.
Chuẩn bị những phương án trả lời cho những câu hỏi sau: Bạn nên sẵn sàng nghĩ về những câu hỏi mà hầu hết trong các cuộc phỏng vấn đều gặp.
Chẳng hạn như:
Hãy kể cho tôi về bản thân bạn? Bạn nên kể một cách ngắn gọn, đừng kể lể về toàn bộ lịch sử đời tư của bạn. Hãy kể về những nét chính yếu để làm nổi bật những ít điểm của mình lên, nhưng với thái độ khiêm tốn và trung thực. Nếu người phỏng vấn quay qua hỏi về những điểm yếu của bạn, thì hãy miêu tả chúng một cách mà chứng tỏ bạn đang khắc phục những điểm yếu một cách tốt đẹp.
Tại sao bạn muốn xin làm việc cho công ty chúng tôi? Bạn chú ý nhấn mạnh sự phù hợp công việc với năng lực sở trường, trả lời với sự quan tâm, hứng thú.
Bạn đã biết những gì về công ty chúng tôi? Muốn trả lời tốt câu hỏi này, bạn phải tự đặt mình vào đội ngũ của công ty, hãy tìm hiểu kỹ về công ty đó và khi trả lời thường xuyên đề cập đến vấn đề đó. Có thể nói “Vâng, tôi biết dự án đó, vấn đề đó, tôi đã đọc các mục nói về công ty của ông trong tạp chí/ báo…” Nếu bạn không biết về những điều đó thì bạn đừng ngại ngùng đặt câu hỏi về công ty, về công việc mà bạn đang đệ đơn trong lúc phỏng vấn. Tuy nhiên đừng hỏi quá nhiều, chỉ hỏi vừa đủ để nâng cao sự hiểu biết
của mình và chứng tỏ bạn là người quan tâm đến công ty. Khi gặp câu hỏi này tuyệt đối không bao giờ được trả lời kiểu như: “Tôi không biết gì về công ty của ông” Hay “Từ trước tới nay tôi không quan tâm đến công ty này”…
Bạn có kế hoạch gì cho tương lai? Bạn muốn gì từ vị trí này? Nếu bạn có nguyện vọng làm việc tại các cơ quan nước ngoài, bạn phải có những suy nghĩ rõ ràng về những lí tưởng trong tương lai. Sẽ rất khó cho bạn nếu bạn chẳng có ý niệm gì về tương lai, tỏ ra không có sự say mê và phát triển theo cách nào cũng được.
Bạn có thể làm được những việc gì trong công ty chúng tôi? Nếu bạn là sinh viên vừa tốt nghiệp thì hãy trả lời một cách tự tin là bạn có thể đảm nhận những công việc như bạn đã được học (ví dụ: bạn tốt nghiệp ngành kinh tế ngoại thương, thì bạn có thể mạnh đạn trả lời là bạn có thể làm ở phòng xuất nhập khẩu, ở khâu thanh toán quốc tế…) phù hợp với công việc của công ty, chứ đừng quá khiêm tốn, quá “thật thà” mà trả lời rằng “Tôi mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, nên không biết liệu có làm được việc gì không, bởi vì học ở trường là một chuyện nhưng ngoài thực tế nó khác”. Nếu bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm thì nên nhấn mạnh những công việc của bạn đã đạt được kết quả tốt.
Bạn có điều gì muốn hỏi tôi nữa không? Nếu có thì hãy hỏi về công ty, về công việc, ở lần phỏng vấn đầu tiên bạn chưa nên hỏi về lương bổng hay chế độ nghỉ phép… (trừ khi người phỏng vấn chủ động đặt câu hỏi). Vấn đề lương bổng là hết sức tế nhị, trước khi đi phỏng bạn nên tìm hiểu xem mức lương của những người đang làm ở công ty đó là bao nhiêu để nếu người phỏng vấn có hỏi: Anh (chị) mong muốn được mức lương bao nhiêu?, thì có cơ sở để trả lời. Nếu trả lời thấp quá thì sau này vào làm việc người ta sẽ trả thấp lại ân hận, còn nếu trả lời cao quá thì người ta sẽ ngán.
b. Cư xử trong lúc phỏng vấn Những yếu tố phi ngôn ngữ:
Giữ sự giao tiếp bằng mắt, đừng nhìn chằm chằm, đừng nhìn quá lâu xuống sân nhà hoặc lên trần. Nếu bạn tìm câu trả lời ở đâu đó thì hãy tìm trên khuôn mặt của người phỏng vấn.
Ngồi thẳng không dựa ngửa vào ghế và hơi nghiêng về phía trước.
Đầu và mặt của bạn phải diễn đạt theo lời nói, nét mặt phải luôn vui vẻ, không quá căng thẳng, đừng coi cuộc phỏng vấn là một sự đày ải. Nếu bạn trông dường như bạn thích thú cuộc phỏng vấn, thì người phỏng vấn bạn sẽ có một nhận thức trong tiềm thức của họ rằng bạn sẽ thích thú công việc.
Tốc độ nói và âm lượng vừa phải, giọng phải tự tin.
Đừng nắm chặt tay lại với nhau hay bẻ ngón tay, tư thế không phải khúm núm
Đừng bắt chéo hai chân…
Thái độ: Trong cuộc phỏng vấn bạn phải luôn chăm chỉ lắng nghe người phỏng vấn, nếu bạn không hiểu bạn có thể đề nghị xin được nhắc lại.
Người phỏng vấn ưa sự thẳng thắng và đánh giá cao cách tiếp cận trực tiếp, có suy nghĩ của bạn, và họ cũng mong đợi ở bạn khả năng sẵn sàng học họ và tiếp cận những cái mới mẻ để làm việc có đặc tính, phẩm chất cao hơn.
Phải nhớ tên người phỏng vấn: Trước khi phỏng vấn người phỏng vấn thường trao cho bạn tấm danh thiếp. Bạn hãy đọc kỹ tên của họ và nhớ lấy, có thể hỏi họ nên gọi họ thế nào (gọi theo họ hay theo tên - nếu là người nước ngoài). Hãy gọi tên của họ nhiều lần trong cuộc phỏng vấn (nhưng không nên nhiều quá), bởi vì bạn nên biết rằng, ai ai cũng cho tên mình là đẹp nhất và âm thanh đó là êm ái nhất. Hãy gọi tên của người phỏng vấn một lần nữa khi bạn rời khỏi bàn phỏng vấn: “Ông Daviđ, rất thú vị được gặp ông”.
c. Kết thúc phỏng vấn:
Khi kết thúc cuộc phông vấn chớ quên nói “cám ơn” và chào ra về.
Câu hỏi ôn tập
5.1. Bạn hãy phân tích các nguyên tắc của “Họp hành tích cực"?
5.2. Bạn hãy phân tích vai trò của những người tham gia cuộc họp?
5.3. Bạn hãy trình bày mục đích và cách thức giao tiếp với nhân viên dưới quyền?
5.4. Để dùng người có hiệu quả, bạn cần chú ý tới những nguyên tắc nào?
5.5. Khi khen, chê cấp dưới, bạn lưu ý những điểm gì?
5.6. Khi giao tiếp với khách hàng, bạn cần tuân theo những nguyên tắc nào?
5.7. Có những hình thức giao tiếp nào với các cơ quan chính quyền?
5.8. Khi giao tiếp với báo chí, bạn cần chú ý những điều gì?
Bài tập thực hành
Mỗi nhóm hãy viết một bản thông báo tuyển nhân viên.
Mỗi nhóm hãy chọn ra hội đồng phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn những thành viên còn lại trong nhóm để tuyển vào vị trí mà đã thông báo ở trên (mỗi cuộc phỏng vấn tiến hành trong 10 phút).
Phần 2: KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG
“Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác
đôi bên cùng có lợi”
(I. Nierenberg).