Chương 7: TIẾN TRÌNH THƯƠNG LƯỢNG
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
Muốn thương lượng được tốt thì cần phải chuẩn bị thật kỹ, chuẩn bị càng chu đáo càng đầy đủ thì cơ hội nắm được thế chủ động trên trường đàm phán càng nhiều. Bạn cần phải tìm hiểu tường tận về hoàn cảnh của bản thân cũng như của đối tác và có sự phân tích cụ thể về những hoàn cảnh đó, từ đó xác định phương pháp thương lượng. Bạn cần phải lường trước những tình huống có thể xảy ra, từ đó bạn sẽ chủ động trong đàm phán, khiến phần lớn các mối mâu thuẫn và xung đột được hóa giải trong lúc chuẩn bị.
1. Tìm hiểu bản thân
Trước hết bạn cần tìm hiểu những ưu, nhược điểm, những mặt mạnh, mặt yếu của mình. Có biết người biết ta thì trăm trận mới trăm thắng được.
Bạn cũng cần tự nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán. Nếu bạn là người dễ bị kích động, bạn sẽ rất dễ bị lừa vào một tình thế khó khăn chỉ vì trạng thái cảm xúc của bạn. Những người ở trạng thái bị kích động không còn muốn suy xét, và họ dễ bị lung lạc bởi một đối thủ khôn khéo. Người nóng giận không dễ thay đổi một chiều hướng kịp thời, dù cho người đó có nhận ra được sai lầm của mình và rất dễ bị xỏ mũi bởi một nhà thương thuyết điềm tĩnh. Chính vì những điều trên mà một sự chuẩn bị cho cuộc đàm phán phải được bắt đầu bằng hình thức tự đánh giá mình. Nó bao gồm việc xét duyệt chân thật năng khiếu phán đoán, triết lý sống của bạn. Về phương diện nào đó nó đồng nghĩa với việc kiểm điểm lại cơ bản trí thức và cảm tính của bạn.
Trong khi chuẩn bị, bạn cũng cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán. Bạn cần có sự kiên nhẫn và óc chính xác của một nhà khoa học trong việc tìm tòi những dữ kiện. Cần kết hợp tính khoa học với óc nhạy bén của một thám tử trong việc tìm hiểu những gì liên quan đến đối tác. Bạn cần phải tập kiềm chế cảm xúc, tập tính nhạy cảm để có thể tiên đoán những
gì đối tác của bạn sẽ làm. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất là nghệ thuật lắng nghe.
2. Tìm hiểu đối tác
Trong khi chuẩn bị, bạn cần tìm hiểu về đối tác những mặt sau:
Thứ nhất là thực lực của họ: bao gồm lịch sử của công ty ảnh hưởng, xã hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, các loại phẩm chất, chất lượng, số lượng của sản phẩm.
Thứ hai là nhu cầu và ý định của đối tác: đối tác muốn hợp tác với ta có ý đồ gì? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Mức độ bức thiết của sự hợp tác này của họ như thế nào? Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nào nữa hay không?…
Thứ ba là tìm hiểu nhân viên đàm phán của họ: tức là đoàn đàm phán của họ gồm những ai? Địa vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm đàm phán của mỗi người? Ai là người có tính chất quyết định trong số họ? năng lực, tính từng trải, sở trường và những nhược điểm?:.. Đối với những cuộc thương lượng phức tạp, thậm chí còn phải dùng tình báo để tìm hiểu đối phương như: cách nghĩ và tính toán của mỗi người đàm phán,quan hệ giữa họ ra sao? có tồn tại mâu thuẫn hay không? có người thao túng ở phía sau hay không?
3. Tổ chức đội ngũ thương lượng
Tùy thuộc vào nội dung thương lượng mà bạn nên lựa chọn một đội ngũ đàm phán thích hợp. Trong đàm phán thương mại, sự lựa chọn mỗi thành viên trong tổ thương lượng, kể cả phiên dịch viên đều phải hết sức thận trong. Họ không chỉ cần phù hợp với yêu cầu về những phẩm chất nhất định, và còn phải hình thành được kết cấu bổ sung cho nhau về các mặt.
Thông thường tổ thương lượng được tổ chức,theo ba chức năng: chức năng thương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát. Các thành viên sẽ được phân công theo những chức năng như vậy tùy vào sở trường của họ. Người đóng vai trò chủ yếu là trường đoàn thương lượng. Anh ta sẽ
trình bày ý kiến của tổ về từng điểm, xem xét ý kiến đối tác và có một loạt xét đoán tại chỗ về việc khi nào nên đưa ra tài liệu mới, thay đổi cách xử trí tất cả những quyết định khác để định hình chất lượng và phương hướng của cuộc gặp gỡ. Chuyên viên thương lượng là người không có vai trôi quyết định toàn bộ vấn đề, nhưng có chức năng phân tích và xử lý từng điểm riêng biệt thuộc lĩnh vực mà anh ta am hiểu. Chẳng hạn, khi thương lượng về vấn đề lương bổng, chuyên viên về tiền lương sẽ đứng ra giải thích, phân tích những vấn đề liên quan. Có thể có nhiều chuyên viên hoặc mỗi chuyên viên phụ trách mỗi công đoạn khác nhau trong thương lượng.
Trong tổ thương lượng cần có những quan sát viên. Những quan sát viên chỉ có nhiệm vụ là quan sát và phát hiện ra vấn đề. Những người này thường có ưu thế hơn so với các thành viên khác vì họ không phải tham gia vào các cuộc tranh cãi, nên họ không phải chịu đựng mức độ xúc động và thương tổn về tinh thần. Hơn nữa, họ không phái đối phó với công việc chuẩn bị phát biểu và đi vào đối thoại, nên họ rảnh rang để quan sát. Chính họ là người có cơ hội phát hiện ra nhiều vấn đề mà nhiều khi trưởng đoàn hay các chuyên viên không nhìn thấy, và trong các cuộc thảo luận nửa chừng chính nó là những người khởi xướng để tìm ra những chiến lược và xem xét các chiến thuật mới. Những quan sát viên thường là những người có tư duy tổng hợp và phân tích đều tốt, có tầm quan sát rộng nhạy bén trong việc phát hiện vấn đề.
Trưởng đoàn thương lượng phải có tinh thần trách nhiệm cao, có ý thức và lập trường kiên định, tri thức quảng bác, tinh thông thương vụ và các nghiệp vụ liên quan, kinh nghiệm phong phú, có kỹ năng sách lược thông thạo, tư duy nhạy bén, giỏi tùy cơ ứng biến, giỏi tập hợp được sức mạnh của tập thể.
Khi chọn nhân viên thương lượng cần chú ý tới những phẩm chất sau đây:
Thứ nhất là vế kiến thức và năng lực: Chuyên viên thương lượng cần có kiến thức và khả năng gần như toàn diện. Anh ta trước hết là một nhà kinh
doanh, vừa là một luật gia, một nhà ngoại giao, vừa là nhà tâm lý học, chính trị học, vừa am hiểu thương pháp quốc tế, văn hóa phong tục tập quán…
Thứ hai là về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia thương lượng cần có tư duy nhạy bén, giỏi cả suy nghĩ giỗi cả hành động; phải có nghị lực và sự nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp; biết kiềm chế cảm xúc. Phải không tự ti, không kiêu căng, có lý lẽ có khí tiết. Có khả năng sáng tạo dồi dào.
Thứ ba là về kỹ năng thương lượng: Chuyên viên thương lượng cần có khả năng ngôn ngữ tốt: giỏi diễn đạt ý kiến của mình, trình bày vấn đề sáng tỏ, dùng từ chuẩn xác rõ ràng. Cần có khả năng thuyết phục đối tác tiếp thụ quan điểm của mình, giỏi thông qua lý lẽ để bác bỏ lập trường của đối phương vừa bảo vệ lợi ích cho mình. Kỹ năng quan sát cũng rất cần thiết: từ quan sát diện mạo bên ngoài, những hành vi cử chỉ, lời nói của đối tác, nhà thương lượng cần nắm bắt được những thay đổi về mặt tâm lý, những thông tin tiềm ẩn nhưng hết sức quan trọng để kịp thời điều chỉnh sách lược một cách nhanh chóng.
Nếu bạn thương lượng với nước ngoài, bạn cần quan tâm đến lựa chọn phiên dịch viên - là cây cầu cộng thông giữa hai bên. Người phiên dịch cần có một vốn từ vựng rất đa dạng, không những từ ngữ về chuyên môn, mà còn phải am hiểu từ ngữ thuộc các lĩnh vực khác nữa. Khi phiên dịch, cần phải lấy trung thực làm tiêu chuẩn đầu tiên: anh ta phải phiên dịch đúng ý của nhân viên thương lượng, phiên dịch đúng nguyên văn, không tự ý thêm bớt bình luận linh tinh. Cần có cử chỉ văn nhã, lời lẽ lịch sự, giỏi xã giao, am hiểu phong tục tập quán, đặc điểm văn hóa của đối tác. Phiên dịch viên cũng cần có sức khỏe dồi dào để đáp ứng những cuộc thương lượng căng thẳng kéo dài.
Nói tóm lại là tổ thương lượng phải bao gồm những thành viên có năng lực và kiến thức đa dạng, am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ thương lượng và cơ bản là kết hợp với nhau một cách chặt chẽ đảm báo nội bộ làm việc thống nhất.
4. Lập mục tiêu, sách lược, kế hoạch thương lượng
Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co giãn, nếu trong thương lượng thiếu chỗ để quay lại thì sẽ gặp phân rẽ khiến cho đàm phán bị
“đẻ non". Vì thế thông thường thục tiêu của một cuộc thương lượng có thể được chia ra làm ba cấp: mục tiêu cao nhất là mục tiêu ở cảnh giới lý tưởng, khi cần thiết có thể bỏ qua; mục tiêu trung gian là mục tiêu kỳ vọng cố sức tranh thủ thực hiện được, chỉ trong tình huống bất đắc dĩ mới có thể bỏ; mục tiêu thấp nhất là mục tiêu kỳ vọng thấp nhất để đạt thành giao dịch, nếu không chẳng thà là không thương lượng.
Việc xác định mục tiêu chính xác là hết sức phức tạp, trước hết cần phân tích điểm yếu, điểm mạnh của mình và đối tác tiếp đến là cần xét xem từ nay về sau có còn giữ mối quan hệ làm ăn với nhau nữa hay không, ngoài ra còn phụ thuộc vào tính quan trọng của cuộc đàm phán, hạn chế về thời gian thương lượng.
Cần chú ý rằng, mục tiêu thương lượng không phải cứ càng cụ thể càng tốt, mà còn phụ thuộc vào hoàn cảnh, đặc biệt là khi thương lượng về những vấn đề đang còn xa lạ, chưa có kinh nghiệm thì nên đặt mục tiêu hơn lỏng một chút để có chỗ quày khá lớn. Khi trong đàm phán có sự phân rẽ, thì có thể có lợi cho ta giữ được tính linh hoạt. Mỗi khi mục tiêu đã được vạch ra, thì tiến hành đưa ra những kế hoạch cụ thể để thực hiện cụ thể: có bao nhiêu giai đoạn và thời gian cho mỗi giai đoạn là bao nhiêu? mục tiêu tổng thể có thể chia ra làm bao nhiêu mục tiêu con và giai đoạn nào phải đạt được mục tiêu nào? Đưa ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá đầy đủ các phản ứng của đối tác, lường trước những tình huống có thể xảy ra và có cách giải quyết.
5. Thương lượng thử
Mặc dù bạn đã lập kế hoạch một cách tỷ mỉ chi tiết, nhưng những điều đó cũng chưa chắc đảm bảo cho sự thành công của thương lượng. Bởi vì kế hoạch dù lập kỹ thế nào cũng khó mà hoàn thiện hoàn mỹ, phía sau nó vẫn còn che dấu nhiều vấn đề chưa thể biết trước được. Để có thể nhìn thấy
trước những tình huống trong thương lượng, đối với những cuộc đàm phán lớn, phức tạp, bạn cần tiến hành thương lượng thử ở nhà với nhau.
Thương lượng thử là chia tổ thương lượng ra làm hai nhóm, một bộ phận đóng vai đối tác, và mang lập trường, quan điểm, lợi ích của đối tác; còn một bên đóng vai trò phía mình, diễn trước quá trình thương lượng. Sự tập đợt này có thể làm cho bạn phát hiện ra những trục trặc, sơ sót mà trước đây chưa từng lường trước được. Hơn nữa nó cũng tạo cơ hội để cho bạn đứng trên quan điểm của đối tác mà suy xét vấn đề.
Tuy nhiên, muốn thử nghiệm có kết quả, thì các thành viên trong tổ thương lượng phải đi sâu vào vai mình đóng, bàn bạc, tranh luận y như thật.
Có thế thì sự chuẩn bị mới có thể tin cậy được và có giá trị.