Chương 4: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP
V. CÁC KỸ NĂNG XÃ GIAO THÔNG THƯỜNG
3. Kỹ năng gây thiện cảm trong giao tiếp
Ngoài việc dùng những phép xã giao như trình bày ô trên, bạn cũng cần phải để ý tới cách tiếp chuyện thông thường. Qua cách nói chuyện, người khác đánh giá trình độ hiểu biết, tính có giáo dục và văn hóa của bạn. Bạn muốn gây ấn tượng ở người khác thì đặc biệt chú ý tới cách nói chuyện, chứ không phải chỉ là chú ý tới cách ăn mặc, dáng vẻ bên ngoài không thôi.
Tốt nhất là bạn nên tham khảo những lời khuyên sau đây của Da le Carnegie (Đọc “Đắc nhân tâm"- Nguyễn Hiến Lê dịch):
a. Làm sao để gây thiện cảm với người khác?
- Hãy thành thật chú ý tới người khác. Nếu các bạn sốt sắng thành thật quan tâm tới người khác thì chỉ trong vòng hai tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn là hai năm gắng công bắt người khác quan tâm tới các bạn.
- Hãy giữ nụ cười trên môi. Một nụ cười không làm nghèo người phát nó nhưng làm giàu người nhận nó. Trong kinh doanh hãy nhớ rằng “Người nào không biết mỉm cười, đừng nên mở tiệm".
- Hãy nhớ tên người đối thoại. Người ta cho cái tên của mình là một âm thanh êm đềm nhất, quan trọng nhất trong các âm thanh.
- Hãy biết lắng nghe người khác nói và khuyến khích họ nói về họ.
Muốn được người khác chú ý tới, trước hết phải biết chú ý tới người. Hãy đặt những câu hỏi mà người ta thích thú trả lời.
- Thành thật làm cho họ thấy sự quan trọng của họ. Luôn luôn phải làm cho người khác cảm thấy sự quan trọng của họ.
b. Làm sao cho người khác nghe mình?
- Đừng ham tranh luận. Hãy để khách hàng, bạn bè, người yêu, bạn trăm năm của ta thắng ta trong những cuộc tranh luận nho nhỏ mà không thể tránh được.
- Hãy trọng ý kiến người khác, đừng bao giờ bảo họ lầm. Muốn thuyết phục người khác, phải lập luận một cách khi đảo đừng cho người ta nhận thấy chủ ý của bạn, phải khéo léo lắm, tế nhị lắm. đừng cho người ta đoán được bạn muốn chứng minh bạn đúng còn họ thì sai.
- Nếu bạn lầm lỗi, hãy nhận lỗi ngay. Nếu phản kháng lại thì có được cũng không bõ vào đâu. Còn cứ nhịn đi thì được nhiều hơn cái mình muôn có.
- Hãy ôn tồn, ngọt ngào, không nên xẵng. Muốn cho một người theo ý ta, thì trước hết ta phải làm cho người đó tin rằng ta là một người bạn thành
thật của họ. Và lời nói ngọt ngào sẽ chiếm được trái tim của họ và do trái tim, ta sẽ chiến thắng được lý trí của họ.
- Hãy bắt đầu từ câu hỏi để. Hãy dẫn dụ cho đối tượng đáp “phải” ngay từ đầu câu chuyện.
- Hãy để cho người ta nói cho thỏa thích. Phải để cho người ta trút bầu tâm sự của họ ra, đừng ngọt lời họ mà hãy khuyến khích cho họ bày tỏ hết tư tưởng sâu kín của họ ra, sau đó họ mới chịu nghe bạn.
- Hãy để họ tin rằng họ hành động hoàn toàn theo sáng kiến của họ.
Roosevelt luôn hỏi ý kiến những người cộng sự và tôn trọng ý kiến của họ.
Mỗi lần ông định bổ nhiệm một người vào địa vị quan trọng, ông để cho thủ lĩnh các đảng phái tưởng rằng chính họ đã lựa người đó.
- Hãy thành thật xem xét quan điểm của người khác. Hãy tự đặt mình vào địa vị để suy xét quan điểm của họ.
- Hãy tỏ ra bạn có nhiều thiện cảm với những ý tưởng cùng ước vọng của họ. Câu thần chú để ngưng các cuộc cãi lộn, làm tan bất bình, gây thiện cảm là “Tôi không trách ông một chút nào hết. Nếu ở địa vị ông, chắc chắn tôi cũng làm như vậy”.
- Hãy thách đố họ, khêu gợi tức khí của họ. Muốn có kết quả bạn phải khuyến khích lòng ganh đua, không phải là lòng ganh đua tự tiện để kiếm tiền, mà là lòng ganh đua cao thượng hơn, lòng muôn mỗi ngày mỗi tiến, chẳng những thắng người mà thắng cả chính mình nữa.
c. Làm sao để sửa tính người mà không làm cho họ giận dữ, phật ý?
- Trước khi phê hãy tặng cho họ vài lời khen. Hãy nhớ rằng trước khi cạo râu cần thoa một lớp xà bông cho đỡ rát.
- Trước khi chỉ trích ai, bạn hãy tự thú nhận những khuyết điểm của mình. Nếu ta khiêm tốn nhận trước rằng ta cũng chẳng hoàn hảo gì rồi mới trách kẻ khác, thì kẻ đó không thấy khó chịu lắm.
- Đừng ra lệnh, mà hãy dùng câu hỏi để khuyên bảo người khác.
- Khi phê bình hãy giữ thể diện cho người ta.
- Hãy thành thật công nhận những tiến bộ của họ, khen ngợi những tiến bộ nhỏ nhất của họ để khuyến khích họ trở thành tốt hơn.
- Bạn hãy gây cho người ấy một thanh danh rồi họ sẽ gắng sức để được xứng thanh danh đó. Nếu bạn muốn cho ai phát triển một đức tính nào đó, bạn nên hành động như đức tính đó đã là một đặc sắc rõ ràng nhất của người đó, từ đó họ sẽ gắng sức phi thường để xứng đáng với lời khen của bạn.
Câu hỏi ôn tập
4.1. Tại sao bạn cần phải lắng nghe trong giao tiếp?
4.2. Bạn hãy kể ra những thói quen xấu mà bạn mắc phải khi lắng nghe người khác? Làm sao mà khắc phục?
4.3. Thế nào là lắng nghe thấu cảm? Để nghe thấu cảm, bạn cần rèn luyện những kỹ năng gì?
4.4. Để thu thập thông tin có hiệu quả, bạn cần sử dụng những loại câu hỏi nào? Phân tích ưu, nhược điểm của các loại câu hỏi? Qua đó cho biết khi nào thì áp dụng loại nào?
4.5. Hãy nêu ưu nhược điểm của các kiểu bản ghi sẵn trong thuyết trình? Khi nào nên áp dụng loại nào?
4.6. Giữa thuyết trình trước công chúng và báo cáo miệng khác nhau chỗ nào?
4.7. Bạn hãy phân tích những nguyên tắc khi áp dụng những phép xã giao trong giao tiếp?
Tình huống thảo luận
4.a. Ông Hà một mình phụ trách một văn phòng luật. Một ngày kia, một phụ nữ gọi điện đến nhờ cố vấn cho một vụ kiện lớn. ông Hà đồng ý gặp cô ta
vào lúc 14h00. Khi cô ta đến ông Hà đang nói chuyện điện thoại. Ông ta không đứng dậy mà vẫy cô ấy vào và chỉ cho cô ta chỗ ngồi. Ông ta để cô ấy chờ khoảng 10 phút cho đến khi gọi xong. Khách hàng của ông Hà có vẻ bực mình, nhưng ông Hà không hiểu tại sao. Bạn cho rằng ông Hà đúng hay sai?
tại sao?
4.b. Danh là quản đốc của một nhà máy thực phẩm chế biến. Một hôm vào cuối tuần, anh ta đi ăn trưa về và thấy cô thư ký ngồi khóc ở hành lang.
Anh hỏi han có chuyện gì đó xảy ra phải không. Cô ta lắc đầu và tiếp tục khóc. Danh bối rối bước vào phòng và đóng cửa lại. Danh đúng hay sai? Tại sao?
Bài tập thực hành
1. Bạn hãy chuẩn bị một bài nói chuyện dài khoảng 10 phút về một đề tài nhảo mà bạn thích để trình bày trước lớp.
2. Bạn hãy nghiên cứu một chương nào đó trong giáo trình này, sau đó dựa vào phương pháp báo cáo miệng hãy trình bày trước lớp kết quả nghiên cứu.
3. Bạn hãy cắt từ một tờ báo 1 mẫu quáng cáo về một sản phẩm nào đó. Bạn hãy viết một bức thư bán hàng về sản phẩm đó. Đính kèm mẫu quảng cáo vào thư.
4. Hãy tìm một lá thư bán hàng nào đó. Bạn hãy liệt kê những nguyên tắc đã được sử đụng và không được sử dụng trong bức thư. Hãy viết lại lá thư đó.
5. Ông Tèo đã mua 1 chiếc đàn dương cầm. Sau khi thanh toán trước một lần, ông ta phải tiếp tục thanh toán số tiền còn lại trong 20 tháng, mỗi tháng 150 USD, lần tham toán thứ 3 trễ hạn vài ngày. Đến nay đã gần tới ngày thăm toán đợt thứ 5, nhưng số tiền thanh toán đợt 4 bạn vẫn chưa nhận được. Là một giám đốc tín dụng
a. Bạn hãy viết một lá thư nhắc nhở.
b. Bạn hãy viết một lá thư yêu cầu thanh toán, tiếp theo thư trên (đã không thấy hồi âm).
c. Bạn hãy viết một lá thứ gây áp lực thanh toán.
6. Một vị giám đốc nhân sự đã được mời đến lớp bạn nói về một số vấn đề cần lưu ý khi trả lời phỏng vấn xin việc. Vận dụng những kiến thức đó mà bạn đã trả lời rất tự một cuộc phỏng vấn và bạn đã được tuyển vào một công ty khác. Hãy viết một lá thư cảm ơn vị giám đốc nhân sự đó.