CHƯƠNG III. XÂY DỰNG QUY TRÌNH ỨNG DỤNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
4. CÁC QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ ỨNG DỤNG TMĐT TRONG DOANH NGHIỆP
4.4. Quy trình ứng dụng TMĐT theo cấp độ 3
Liên kết tích hợp một số ứng dụng với hoạt động thương mại phục vụ cho quản trị Ứng dụng CNTT trong các hoạt động của
doanh nghiệp
Vận hành và bảo trì các ứng dụng
Bắt đầu nghiên cứu thị trường Lấy và cung cấp thông tin trên mạng
Sử dụng thư điện tử, quảng cáo, quảng bá thương hiệu trên mạng phục vụ cho mục đích nghiên cứu thị trường Khai thác các thông tin về đối thủ cạnh trang thông qua
internet
Hình III-15 Quy trình ứng dụng TMĐT theo cấp độ 3
98
Ứng dụng CNTT trong các hoạt động của doanh nghiệp: Dựa vào những thông tin này doanh nghiệp có thể tiến hành phân tìch ngành của mính để từ đó xây dựng các mục tiêu chiến lược. Phân tìch và đưa ra giải pháp ứng dụng CNTT trong toàn hoạt động doanh nghiệp bằng cách thành lập hoặc nâng cấp phòng CNTT trong doanh nghiệp để có thể đảm bảo tốt được vai trò của mính hoặc thuê nhà cung cấp tư vấn giải pháp ứng dụng tổng thể CNTT trong doanh nghiệp. Ứng dụng CNTT trong các hoạt động của doanh nghiệp như ứng dụng các phần mềm kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM, hệ thống phần mềm cộng tác & cổng thông tin…Tùy vào nguồn lực doanh nghiệp cũng như chiến lược doanh nghiệp để có thể ứng dụng hợp lý. Thường thí doanh nghiệp khi triển khai phải mất tầm từ 1 đến 2 năm và phải trải qua 4 giai đoạn: xây dựng chiến lược, tiến hành mua sắm, triển khai, bảo trí và nâng cấp.
Sử dụng các giải pháp tìch hợp các ứng dụng riêng lẻ để thông tin có thể luân chuyển giữa các ứng dụng một cách nhanh tróng. Với mục đìch các ứng dụng phục vụ cho lĩnh vực thương mại phải tìch hợp thông tin với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp như ERP, CRM, SCM… để luồng thông tin luân chuyển nhanh kịp thời cho việc phân tìch ra quyết định và quản lý.
Xây dựng trung tâm vận hành và khai thác hệ thống nhằm ứng dụng sâu sắc vào từng hoạt động để tăng hiệu quả lao động.
Tổ chức đội ngũ nghiên cứu thị trường: Tùy vào mô hính của doanh nghiệp cũng như chiến lược kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có hính thức nghiên cứu thị trường khác nhau và mục đìch nghiên cứu của mỗi doanh nghiệp cũng có đặc thí riêng mà doanh nghiệp có thể tổ chức đội ngũ nghiên cứu thị trường hoặc thuê các đối tác thực hiện nghiên cứu thị trường. Các hoạt động nghiên cứu thị trường có thể bao gồm: Cách thức tím kiếm và cung cấp thông tin trên mạng: Thông tin trên mạng là rất phong phú từ hàng triệu triệu trang web hiện có trên mạng. Doanh nghiệp có thể tra cứu tím kiếm moi nguồn thông tin trên mạng internet. Việc tím kiếm thông tin từ các trang web cho doanh nghiệp một phương tiện nghiên cứu thị trường. Mặt khác, doanh nghiệp muốn nhiều doanh nghiệp khác tím đến mính, ví vậy để cung cấp những thông tin có giá trị cho mọi người thí doanh nghiệp phải (đảm bảo rằng những trang Web của mính được đăng ký với những phương tiện tím kiếm, quảng cáo trên những tạp chì in ấn hoặc tạp chì chuyên môn trực tuyến, đẩy mạnh việc cung cấp miễn phì các thông tin giá trị đến nhóm khách hàng tiềm năng thông qua
99
email và các tin tức được cập nhật kịp thời liên quan đến ngành nghề kinh doanh).
Doanh nghiệp có thể sử dụng các ứng dụng khai thác tin như các ứng dụng khai tác tin theo chuẩn RSS để lấy thông tin trên mạng. Các nguồn thông tin nghiên cứu thị trường điện tử trên Internet, các nguồn thông tin về các thị trường nước ngoài. Đây là những ngồn thông tin mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tím kiếm được trên internet thông qua các công cụ tím kiếm như www.google.com, www.bing.com hay www.yahoo.com.
Những nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể tím kiếm về những đối thủ cạnh tranh, điều quan trọng nhất của những nguồn thông tin sơ cấp về những gí mà đối thủ cạnh tranh đang thực hiện là những bản tin thương mại thuộc lĩnh vực họ đang kinh doanh. Các bản tin này cung cấp cập nhật thông tin về tính trạng thị trường (nội địa và/hoặc quốc tế) cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, cũng như tin tức, phân tìch, mô tả sơ lược công ty. Doanh nghiệp cũng có thể mua các nguồn tin thứ cấp về phân tìch thị trường tại từ các nhà cung cấp như PTSP - Gale Group PROMT http://ds.datastarweb.com/ds/products/datastar/sheets/ptsp.htm
Nghiên cứu thị trường dựa vào email, đây là công cụ hữu ìch để tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng. Cũng như khảo sát thị trường đối với sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp dựa vào sự quan tâm của khách hàng khi click từ các đường link trên thông điệp mà khách hàng nhận được.
4.4.1. Những điểm mấu chốt nhằm phân tích để ứng dụng CNTT và TMĐT
Về cải tiến các hoạt động trong quy trình
Cải tiến các hoạt hoạt động là tập trung vào tối ưu hóa những hoạt động đơn trong một quy trính kinh doanh. Hai trong số đó được quan tâm đặc biệt là:
- Xóa bỏ hoạt động: Xóa các công việc không làm tăng thêm giá trị từ quan điểm của một khách hàng.
- Tự động hóa các hoạt động: Giới thiệu công nghệ tự động hóa các hoạt động nếu có thể được thực hiện nhanh hơn với chi phì và chất lượng tốt hơn.
Về định hướng
Định hướng là cố gắng cải tiến trên định hướng câu trúc của quy trính kinh doanh. Hiệu quả nhất trong số này trong TMĐT là:
100
- Vòng loại: Thực hiện những kiểm tra đầu tiên, kiểm tra này có tỉ lệ ưa chuộng nhất cho việc mong đợi ở vòng loại có sác xuất so với nguồn lực mong đợi để kiểm tra các điều kiện .
- Kiểm soát di chuyển: Di chuyển các bước kiểm soát trong quy trình tới chỗ khác, vì dụ: các khách hàng hoặc nhà cung cấp, để giảm sự gián đoạn trong tiến trính.
- Xử lý song song: Hoạt động đồng thời các tác vụ trong một quy trình kinh doanh để giảm thời gian lãng phì.
Về chỉ định nhiệm vụ
Chỉ định nhiệm vụ liên quan đến việc phân bổ cụ thể nguồn lực hoạt động.
- Người quản lý: Thiết lập cho mỗi người chịu trách nhiệm về việc xử lý một trường hợp cụ thể.
Về nguồn lực
Kinh nghiệm về nguồn lực tập trung vào sự sẵn có và các loại nguồn lực.
Trong TMĐT những nguồn lực tốt nhất có thể được xem xét:
- Trao quyền: Cung cấp cho nhân viên hầu hết các quyết định và giảm bớt quản lý cấp trung.
Về các hoạt động bên ngoài công ty
Đây là kinh nghiệm tốt nhằm cố gắng cải tiến trên sự cộng tác và giao tiếp với khách hàng và bên thứ ba.
- Gia công: Giao một phần công việc cho bên thứ ba đó là cách hiệu quả hơn trong việc thực hiện các hoạt động, để giảm chi phì, tránh rủi ro.
- Cộng tác: Kết hợp trao đổi thông tin trong nội bộ và đối tác để giảm số lần, thời gian chờ đợi và các lỗi có thể xuất hiện.
- Thông tin: Cập nhập thông tin trên hệ thống cộng tác, thay ví trao đổi thông tin đầy đủ.
- Đối tác tin cậy: Thay thế một hoạt động ra quyết định bằng quyết định của một đối tác bên ngoài.
Về tích hợp quy trình
Kiểu kinh nghiệm này ứng dụng cho quy trính kinh doanh nói chung. Nó có tầm quan trọng trong TMĐT.
- Phân loại hoạt động: Xác định các hoạt động có quan hệ vào cùng loại, nếu cần thiết thí phân biệt riêng.
101
- Dựa trên cơ sở công việc: Loại bỏ bớt các ràng buộc để xử lý hàng loại có thể tăng tốc độ đáng kể trong một số trường hợp.
4.4.2. Quy trình xây dựng nền tảng CNTT hỗ trợ phát triển TMĐT
Các hoạt động Chiến lược kinh
doanh
Danh sách khu vực ứng dụng
Danh sách các phương án (chi phí, kế hoạch, nguồn lực…) Các yêu cầu
ứng dụng Xây dựng các
phương án
Báo cáo hiệu quả hoạt động Vận hành
và cải tiến Lựa chọn các
phương án
Triển khai xây dựng nền tảng
Phương án tốt nhất
Hạ tầng phần cứng IT Manager
Board Director Board
Director
Xác định khu vực ứng dụng
Chiến lược kinh doanh
Hạ tầng phần mềm
Theo tháng Danh sách các
nhà cung cấp dịch vụ
Đề xuất cải tiến
IT Admin
IT Developer
IT Manager
IT Manager
IT Manager
IT Developer
IT Admin
IT Manager
IT Developer
IT Admin Quy tắc về tái
cầu trúc
Thực trạng của tổ chức
Nhu cầu thực tế
Hạ tầng mạng
Báo cáo thực trạng cải tiến Danh sách các nhà cung cấp chính
Hình III-16 Quy trình xây dựng nền tảng CNTT hỗ trợ phát triển TMĐT
Khái quát về quy trình
Tên Miêu tả
Vai trò Board Director Ban giám đốc
IT Manager Nhà quản lý CNTT
IT Developer Nhân viên phát triển phần mềm
IT Admin Nhân viên quản trị hệ thống
Đầu vào Chiến lược kinh doanh Các hoạt động
Quy tắc về tái cầu trúc Các yêu cầu ứng dụng Thực trạng của tổ chức Chiến lược kinh doanh Nhu cầu thực tế
Danh sách các nhà cung cấp dịch vụ Đề xuất cải tiến
Đầu ra Danh sách khu vực ứng dụng Danh sách các phương án (chi phì,
102 kế hoạch, nguồn lực…)
Phương án tốt nhất
Danh sách các nhà cung cấp chình Hạ tầng phần cứng
Hạ tầng phần mềm Hạ tầng mạng
Báo cáo thực trạng cải tiến Báo cáo hiệu quả hoạt động
Các bước thực hiện
- Xác định khu vực ứng dụng
Nhà quản lý CNTT công ty cùng với Ban giám đốc công ty xác định được các khu vực ứng dụng CNTT dựa trên tầm nhín chiến lược, các hoạt động hiện có trong công ty, các quy tắc về tái cấu trúc quy trính kinh doanh.
- Xây dựng các phương án
Nhà quản lý CNTT cùng với Nhân viên quản trị hệ thống và Nhân viên phát triển phần mềm để xây dựng các phương án ứng dụng CNTT trong tổ chức dựa trên thực trạng của tổ chức, các yêu cầu ứng dụng CNTT thông qua khảo sát để đưa ra các phương án ứng dụng.
- Lựa chọn các phương án
Ban giám đốc cùng với nhà quản lý CNTT xem xét đưa ra quyết định lựa chọn phương án phù hợp nhất đối với công ty dựa trên chiến lược kinh doanh và nhu cầu thực tế. Cùng với đó là danh sách các nhà cung cấp dịch vụ CNTT sẽ giúp công ty ứng dụng CNTT hiệu quả ở đây có thể nói đến một số công ty như (UG, FPT, CMC, Tinh Vân…)
- Triển khai xây dựng nền tảng
Nhân viên CNTT của công ty cùng với danh sách các nhà cung cấp dịch vụ và phương án ứng dụng CNTT công ty tiến hành xây dựng nền tảng phần cứng, mạng và phần mềm.
- Vận hành và cải tiến
Trong quá trính vận hành có những bất cập gây lãng phì hoặc những sai lệch khi ứng dụng thí sẽ có yêu cầu sửa đổi và cải tiến. Nhà quản lý CNTT xác định các cải tiến và tiến hành nên kế hoạch cùng với nhân viên CNTT của công ty để thực hiện việc cải tiến đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty. Sau đó nhà quản lý CNTT tiến hành báo cáo về hiệu quả của việc ứng dụng CNTT và thực trạng cải tiến trong công ty.