CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.1. Những nhân tố chủ quan
1.2.1.1. Nhân tố về quy mô, ngành nghề, mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Để tổ chức KTQT tại doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lý, buộc các nhà quản trị xác định rõ về quy mô hoạt động, đánh giá các nguồn lực để kiểm soát chi phí, phân tích ngành nghề hoạt động, sản phẩm sản xuất, đưa ra các mục tiêu, chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nhà quản trị phải đảm bảo tính nhất quán, xuyên suốt trong quá trình thực hiện mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo mọi hoạt động kế toán thông suốt, thông tin kế toán được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng và đáp ứng yêu cầu đặt ra.
1.2.1.2. Nhân tố về tổ chức sản xuất, công nghệ sản xuất
Việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung và công tác KTQT nói riêng cần xem xét về yếu tố đặc điểm hoạt động SXKD, đặc điểm sản phẩm, quy trình công nghệ áp dụng đơn giản hay phức tạp, xem xét đặc điểm các bộ phận, các khâu sản xuất. Sự phối hợp giữa bộ phận KTQT với bộ phận sản xuất là hết sức quan trọng để đánh giá lại các dự toán, định mức và là nguồn thông tin quan trọng để nhà quản trị đưa ra các quyết định về tài chính về sản xuất trong tương lai. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức sản xuất, công nghệ kỹ thuật, năng suất sản xuất, cơ cấu sản phẩm mà KTQT sẽ tổ chức phân công ghi chép các nghiệp vụ, xây dựng các báo cáo từng giai đoạn, từng hoạt động để phục vụ cho mục đính báo cáo kế toán cũng như báo cáo quản trị.
1.2.1.3. Nhân tố về nhận thức của nhà quản lý và trình độ cán bộ áp dụng KTQT
Việc tổ chức và áp dụng KTQT phụ thuộc chủ yếu vào trình độ nhận thức của nhà quản trị cấp cao từ việc đưa ra định hướng, chủ trương đến quá trình tổ chức, thực hiện, kiểm soát toàn bộ quá trình và sau cùng là đánh giá kết quả thực hiện trước, sau khi thực hiện áp dụng KTQT. Nhà quản trị cấp cao sẽ xác định được nhu cầu thông tin cần dùng, cách thức sử dụng thông tin KTQT một cách hiệu quả để từ đó đưa ra các quyết định quản trị dựa trên những thông tin đã được sàng lọc phân tích và dựa vào quyết đoán của bản thân. Ngoài ra, nhà quản trị cần xác định đối tượng nhận và sử dụng thông tin, từ đó phân cấp cho việc xử lý thông tin cho từng bộ phận, cá nhân ví dụ các thông tin phục vụ cho cơ quan thuế phải theo các khuôn mẫu hiện hành; thông tin chi tiết phục vụ cho nhà đầu tư, cổ đông theo ý định của doanh nghiệp;
thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị để ra các quyết định quản trị.
Sắp xếp các phòng ban chức năng hợp lý, khoa học, phân công công việc phù hợp cho từng bộ phận, cá nhân sẽ giúp họ phát huy hết khả năng đạt hiệu quả tối đa trong công việc. Việc đào tạo cán bộ kế toán có chuyên môn cao ảnh hưởng rất nhiều đến việc cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời, trình độ cán bộ KTQT thể hiện thông qua các phân tích các tình huống, các dự báo và nội dung tham vấn cho nhà quản trị.
1.2.2. Những nhân tố khách quan:
1.2.2.1. Nhân tố các quy định pháp lý, quản lý ngành nghề kinh doanh:
Quy định pháp lý là các chính sách kinh tế tài chính mà các cơ quan nhà nước ban hành để hướng dẫn hoặc bắt buộc doanh nghiệp thực hiện. Luật kế toán, các chế độ, các thông tư hướng dẫn, các chuẩn mực kế toán hiện hành ảnh hưởng đến việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán trong đó tác động rất lớn vào công tác tổ chức KTTC nói chung và KTQT nói riêng. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, các yêu cầu đặt ra của các cơ quan quản lý
ngành, các doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy KTQT hợp lý, phù hợp với các nguồn lực của doanh nghiệp, phù hợp với đặc trưng sản phẩm của doanh nghiệp.
Nhu cầu tiêu dùng thủy sản ngày càng cao và đa dạng trên thế giới, do đó sự hấp dẫn của ngành CBTS ngày càng tăng. Thị trường tiêu thụ thủy sản lớn thu hút ngày càng nhiều nhà đầu tư, các nhà chiến lược mới. Họ luôn tìm kiếm các ưu thế nổi trội hơn các đối thủ cạnh tranh dẫn đến môi trường cạnh tranh gay gắt về giá thành sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm.
1.2.2.2 Nhân tố môi trường kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế
Môi trường kinh doanh bao gồm các yếu tố như văn hóa, xã hội, dân cư, thu nhập, yếu tố kinh tế, tự nhiên, toàn cầu hóa…Môi trường kinh doanh tác động rất lớn đến việc lựa chọn và tổ chức vận hành KTQT trong doanh nghiệp, môi trường lành mạnh sẽ tạo môi trường tốt cho doanh nghiệp hoạt động, tạo sự bình đẳng cho các doanh nghiệp.
Yếu tố kinh tế tác động rất lớn đến hiệu quả SXKD của doanh nghiệp như là sự tăng trưởng kinh tế, mức lãi suất ngân hàng, tỷ giá hối đoái, lạm phát. Sự tăng trưởng kinh tế dẫn đến bùng nổ về nhu cầu dẫn đến nhiều nhà đầu tư quan tâm mở rộng quy mô sản xuất, đáp ứng tối đa nhu cầu tiêu dùng nhưng ngược lại nền kinh tế suy giảm sẽ dẫn đến dư thừa công suất máy móc thiết bị, dư thừa các nguồn lực dẫn đến sức ép cạnh tranh ngày một nặng nề.
Mức lãi suất tác động đến chi phí đầu vào vì hầu hết các DNCBTS cần một lượng vốn rất lớn cho việc thu mua, dự trữ nguyên liệu cho sản xuất liên tục.
Sự chuyển dịch tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp đến các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu, chẳng hạn như khi giá trị của nội tệ thấp so với giá trị của các đồng tiền nước nhập khẩu, các sản phẩm làm trong nước sẽ rẻ so với các sản phẩm làm ở nước ngoài; đồng nội tệ có giá trị thấp hay suy giảm sẽ thuận lợi cho các đối thủ cạnh tranh nước ngoài, nhưng ngược lại tạo ra cơ hội cho việc tăng doanh số xuất khẩu. Lạm phát làm giảm tính ổn định của nền
kinh tế, làm cho nền kinh tế tăng trưởng chậm, lãi suất tăng cao, trong trường hợp lạm phát tăng thì việc tổ chức KTQT sẽ bị tác động lớn, việc đầu tư mở rộng quy mô sẽ mạo hiểm và rủi ro cao đối với doanh nghiệp.
Môi trường hội nhập kinh tế quốc tế có ảnh hưởng lớn đến kết quả đầu tư, kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Các chính sách bảo hộ, mở cửa của các quốc gia; sự ổn định hay biến động về chính trị như tranh chấp, khủng bố, khủng hoảng về nhập cư; các thái độ ứng xử hợp tác quốc tế giữa các nước lớn với các nước nhỏ, giữa các nước phát triển với các nước đang phát triển…tất cả đều có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường quốc tế ổn định là cơ sở để các doanh nghiệp tiến hành nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD. Việc cạnh tranh toàn cầu trong xu hướng hội nhập sẽ đem lại những thuận lợi cho doanh nghiệp nhưng cũng mang đến không ít những khó khăn, thách thức khi hội nhập tại nước đang phát triển, nó đòi hỏi các doanh nghiệp cạnh tranh nhau gay gắt về chi phí, chất lượng. Trong ngành CBTS chi phí và chất lượng sản phẩm là hai yếu tố đặt lên hàng đầu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thông tin KTQT trong DNCBTS sẽ giúp cho nhà quản trị quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng đa dạng nhu cầu và tăng năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh quốc tế.
1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Gắn với nền kinh tế thị trường phát triển, kế toán cũng liên tục phát triển và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị ngày càng cao, đa dạng.
KTQT hiện nay đóng một vai trò quan trọng trong việc phân tích, đánh giá việc thực hiện chi phí, doanh thu, lợi nhuận, là công cụ quan trọng trong hệ thống cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời và mang tính dự báo giúp nhà quản trị nhanh chóng đưa ra các quyết định quản trị về tài chính, sản xuất, kinh doanh, tổ chức trong doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống KTQT cho mỗi loại hình doanh nghiệp là khác nhau dựa trên đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và đặc biệt là nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị trong việc ra quyết định để từ đó phát huy tối đa hiệu quả trên cơ sở tổ chức bộ máy gọn nhẹ, khoa học, phù hợp. Nội dung tổ chức hệ thống KTQT là tổng hợp nhiều mặt, các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin KTQT, thể hiện kết quả của quy trình công việc KTQT và phương pháp kỹ thuật KTQT là phương tiện để đạt được nội dung của KTQT. Nội dung KTQT cần phải hướng đến việc xây dựng hệ thống thông tin kinh tế, tài chính liên quan với các tác động đến quy trình tạo ra giá trị trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị quy trình tạo ra giá trị. Để quản trị quy trình tạo ra giá trị, thông tin đầu tiên cần phải có đó là thông tin về chi phí, doanh thu, và lợi nhuận và chính những thông tin quyết định đến nhận thức, đo lường giá trị gia tăng của quy trình tạo giá trị.
KTQT tập trung vào việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của nhà quản trị. KTQT đặt trọng tâm cho tương lai nhiều hơn vì nhu cầu thông tin của nhà quản lý có mục tiêu cho tương lai. Do vậy nhà quản trị cần thông tin định hướng cho tương lai. nhà quản trị cần có các thông tin để thực hiện các chức năng quản trị và mỗi nhà quản trị lại có phương án thực hiện các chức năng khác nhau nên nội dung KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin cho thực hiện các phương án quản trị. Nhà quản trị cần có hệ thống thông tin liên quan đến việc triển khai thực việc kế toán cụ thể trong các mô hình tổ chức kết hợp hay tách biệt với kế toán tài chính. Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp có thể theo chức năng thông tin kế toán hoặc chu trình thông tin kế toán.
Tổ chức KTQT theo chức năng thông tin kế toán, thông tin kế toán thường được tổ chức theo hai nội dung cơ bản: thu nhận thông tin và phân tích xử lý thông tin. Thông tin kế toán gồm có thông tin quá khứ, thông tin quá khứ căn những nội dung kinh tế đã xảy ra và thông tin tương lai là nhưng
thông tin mà nhà quản trị cần dự toán, dựa trên những phương pháp kỹ thuật khoa học. Trên cơ sở những thông tin thu nhận được các chuyên gia kế toán sẽ tiến hành so sánh đối chiếu giữa thực tế với định mức, dự toán, kế hoạch từ đó sẽ xác định được các nhân tố tác động để từ đó đưa ra các quyết định ứng xử kịp thời [23].
Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chu trình thông tin kế toán.
Chu trình thông tin kế toán thường thể hiện qua những khâu cơ bản như: Tổ chức hạch toán thông tin ban đầu qua hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức tính giá và tổ chức hệ thống báo cáo KTQT. Đối với các mẫu chứng từ thiết kế sử dụng cho KTQT sẽ xây dựng các chỉ tiêu phù hợp với tình hình thực tế, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức tài khoản KTQT cần phải xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản trị, gắn với điều kiện thực tế kinh doanh để mở các tài khoản và sổ kế toán phù hợp. Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT. Báo cáo KTQT chính là sản phẩm cuối cùng của các chuyên gia kế toán trong quá trình xử lý và thu thập thông tin cung cấp cho nhà quản lý. Thiết kế biểu mẫu, xây dựng các chỉ tiêu phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà nhà quản trị, để từ đó có thể cung cấp thông cho nhà quản trị các cấp có được các quyết định kinh doanh thích hợp cho các HĐSXKD của doanh nghiệp.[23].
Theo quan điểm tác giả tổ chức hệ thống KTQT cho các DNCBTS đang là vấn đề rất mới, nguồn lực nhân sự am hiểu chưa sâu sắc về lĩnh vực này nên tác giả lựa chọn cách tiếp cận tổ chức KTQT theo chức năng thông tin. Như vậy nội dung tổ chức hệ thống KTQT trong DNCBTS bao gồm hai mảng nội dung chính: Đó là tổ chức bộ máy KTQT trong doanh nghiệp; và tổ chức hệ thống thông tin KTQT theo chức năng quản trị và nội dung thông tin cần quản lý.
Nội dung của tổ chức hệ thống thông tin KTQT, tác giả trình bày trong luận án bao gồm bốn nội dung:
- Xác định mục tiêu của doanh nghiệp thông qua tổ chức xây dựng định mức và dự toán ngân sách kinh doanh;
- Tổ chức thu thập thông tin ban đầu về KTQT;
- Tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT;
- Tổ chức công tác lập báo cáo KTQT và phân tích thông tin nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
Trong luận án, tác giả sẽ trình bày tổ chức hệ thống KTQT trên cơ sở những nội dung cơ bản của KTQT xét theo thông tin KTQT cung cấp phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp CBTS, trong mỗi nội dung sẽ chỉ rõ cách thức tổ chức thực hiện.