CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.3.2. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin KTQT trong doanh nghiệp
(a) Xây dựng các định mức chi phí
Định mức chi phí là sự kết tinh các khoản chi phí tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm thông qua sản xuất hoặc thử nghiệm. Định mức tiêu chuẩn là
Kế toán trưởng
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Lập sổ sách và
BCTC
Lập dự toán ngắn và dài
hạn; lập định mức
Bộ phận thu nhận, tổng hợp,
phân tích
Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị
mức hao phí theo tiêu chuẩn để thực hiện một đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn. Để xây dựng được định mức chi phí khoa học và hợp lý thì công tác xây dựng định mức phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Phải xác định được đúng đơn vị công việc tiêu chuẩn để xây dựng định mức cho từng bộ phận.
- Xác định đúng loại chi phí nào cần xây dựng định mức. Loại chi phí cần xây dựng định mức phải có tính chất chung là ổn định trong công việc tiêu chuẩn, không phụ thuộc vào quy mô của hoạt động. Chỉ có biến phí thì DN mới ước lượng được mức hao phí của nó cho một đối tượng xây dựng định mức, còn các khoản chi phí có tính chất như định phí thì khi phân bổ cho một đơn vị sản lượng nó bị phụ thuộc vào quy mô của hoạt động. Quá trình xây dựng định mức chi phí là công việc đòi hỏi năng lực chuyên môn và trách nhiệm của người xây dựng định mức. Nhân viên KTQT, nhân viên kỹ thuật, nhân viên vật tư, nhà quản trị am hiểu HĐSXKD của doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin cần thiết về giá cả, các chi phí chung, các thiết kế kỹ thuật liên quan sản phẩm để tiến hành xây dựng định mức.
(b) Xây dựng hệ thống dự toán ngân sách:
Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp đều hoạt động theo mục tiêu đã xác định. Mọi doanh nghiệp khi kinh doanh, hoạt động đều đặt mục tiêu vì lợi nhuận. Các doanh nghiệp phải xây dựng các chiến lược dài hạn, ngắn hạn nhằm ổn định môi trường kinh doanh, và giúp cho nhà quản trị chủ động trước sự biến động của môi trường kinh doanh. Dự toán chính là sự cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn, các kế hoạch tổng thể trong một khoảng thời gian xác định. Vậy dự toán là dự kiến mô tả một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn lực tài chính của DN để đảm bảo cho hoạt động DN diễn ra ổn định, góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động. Dự toán là công cụ để lập kế hoạch và kiểm tra được sử dụng trong quá trình HĐKD của doanh nghiệp. Dự toán chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn,
các nguồn lực khác như con người, TSCĐ, NVL, tài nguyên thiên nhiên của doanh nghiệp theo định kỳ và được thể hiện thông qua hệ thống các biểu mẫu, các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Dự toán là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực tế. Từ đó phát hiện ra những nhân tố tác động đến sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế để đưa ra các biện pháp thích hợp. Đồng thời qua quá trình phân tích để thấy được các định mức đã xây dựng và các dự toán đã lập phù hợp với thực tế chưa. Dự toán của DN rất phong phú và đa dạng phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và mục tiêu doanh nghiệp mà chia thành nhiều loại khác nhau. Hệ thống dự toán trong DN được thể hiện trong sơ đồ 1.7.
- Theo nội dung của HĐSXKD, dự toán được chia làm các dạng sau: Dự toán tiền, dự toán chi phí, dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán vốn đầu tư, dự toán sản lượng sản xuất và tồn kho….
- Theo kỳ dự toán thì chia thành dự toán ngắn hạn và dài hạn.
Nếu dựa vào phương pháp lập thì dự toán được chia thành dự toán linh hoạt và dự toán tĩnh. Dự toán tĩnh thường lập được lập trước khi tiến hành SXKD theo mức độ hoạt động đã xác định trước. Dự toán tĩnh thích hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định, và không phù hợp với việc so sánh, phân tích và kiểm soát chi phí nhất là đối với chi phí SXC. Vì do mức hoạt động kế hoạch thường có sự chênh lệch với hoạt động thực tế của DN. Chính vì vậy dự toán tĩnh thường chỉ sử dụng cho việc lập kế hoạch cho hoạt động SXKD của DN. Dự toán linh hoạt (động) thường được lập theo nhiều mức độ hoạt động trong phạm vi giới hạn của một hoạt động. Nếu dự toán linh hoạt được lập trước khi tiến hành HĐSXKD thì có thể xem là công cụ của hoạch định và nếu được lập sau khi kết thúc chu kỳ kinh doanh thì được xem là công cụ của kiểm soát. Do vậy tính hữu hiệu của dự toán linh hoạt rất cao cho việc so sánh số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức độ hoạt động nhằm kiểm soát các hoạt động xảy ra. Dự toán trong doanh nghiệp có rất nhiều loại tuy nhiên
trong phạm vi của luận án này tác giả chỉ đề cập sâu đến các loại dự toán chi phí SXKD của doanh nghiệp sản xuất. Dự toán chi phí SXKD bao gồm dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí NVLTT, dự toán chi phí NCTT, dự toán chi phí SXC, dự toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN, dự toán GVHB.
Sơ đồ 1. 7: Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp sản xuất [7]
Dự toán tiêu thụ
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí NVL trực tiếp
Dự toán giá vốn hàng bán
Dự toán tiền mặt
Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ Dự toán tồn
kho cuối kỳ
Dự toán báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh Dự toán chi phí lao động
trực tiếp
Dự toán chi phí bán hàng
và quản lý
Dự toán chi phí sản xuất
Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu lập dự toán ngân sách
Để có thể tổ chức hệ thống dự toán chi phí các DN phải thực hiện theo một quy trình thống nhất từ việc thu thập thông tin đầu vào, sắp xếp, phân loại và tổng hợp theo từng chỉ tiêu, từng yêu cầu quản lý. Thu thập thông tin đầu vào để lập dự toán được cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau trong DN như bộ phận kỹ thuật, bộ phận thị trường, bộ phận chiến lược kinh doanh…Thông tin đầu vào cho các dự toán chi phí bao gồm: Các mục tiêu của kỳ kế hoạch như chính sách bán hàng, chính sách phát triển sản phẩm, nhu cầu nhân lực, mục tiêu thị trường, mục tiêu thị phần; Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện dự toán chi phí của kỳ trước; Các nhân tố như chính sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đoái, chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với DN;
Thông tin dự báo HĐSXKD kỳ này như: mức tăng doanh thu, mức tăng chi phí bán hàng, tỷ lệ dự trữ nguyên liệu, vốn vay dự kiến vốn vay.
Tổ chức lập dự toán ngân sách
Theo định kỳ đã xác định, DN tiến hành lập dự toán chi phí SXKD nghiệp phải xác định mục tiêu của DN để lập dự toán phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Trình tự lập dự toán ở các doanh nghiệp khác nhau nhưng để có những dự toán chi phí có cơ sở và có tính thống nhất cao, dự toán có thể được thực hiện theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, mô hình thông tin 2 xuống 1 lên và mô hình thông tin 1 lên 1 xuống.
- Mô hình thông tin 1 xuống: Các chỉ tiêu dự toán được định ra từ cấp quản lý cao nhất, được chuyển xuống cho cấp quản lý cấp trung gian xét duyệt, và cuối cùng chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch tổ chức hoạt động cho từng bộ phận trong DN. Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên dễ gây ra tình trạng không thực hiện được. Do đó yêu cầu các nhà quản lý cấp cao phải có cái nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị tăng tính thực tiễn.
- Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên: Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao của DN mang tính dự thảo, được phân bổ xuống các đơn vị trung gian, và cấp đơn vị trung gian sẽ phân bổ xuống cấp cơ sở. Lập dự toán theo mô hình này có những thuận lợi là thu hút và tập trung được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Tuy nhiên có hạn chế, mô hình dự toán này đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua, và nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt sẽ không cung cấp kịp thời thông tin cho kỳ kế hoạch.
- Mô hình thông tin từ dưới lên: Dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Các bộ phận cấp thấp nhất căn cứ vào khả năng, năng lực của mình để lập các chỉ tiêu của bộ phận mình sau đó sẽ trình quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của các cấp cơ sở và căn cứ vào năng lực và tính thực tiễn của bộ phận mình để tiến hành lập dự toán trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp các chỉ tiêu dự toán cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện DN về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hướng các bộ phận đến thực hiện mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua dự toán cấp trung gian. Cấp trung gian xét duyệt thông qua cấp cơ sở.
Hệ thống định mức chi phí gắn với từng đơn vị yếu tố chi phí và được sử dụng như công cụ kiểm tra thông tin thông qua việc so sánh chúng với thực tế từ đó làm nổi rõ vấn đề cần quan tâm. Hệ thống dự toán ngân sách có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoạt động nào bởi nó cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tương lai; là cơ sở để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện để qua đó phát hiện nhân tố khác biệt và có các biện pháp điều chỉnh. Hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán ngân sách có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó hệ thống định mức chi phí là một trong số những cơ sở để dự tính chi phí trong tương lai đồng thời thông qua việc kiểm
soát dự toán đánh giá định mức xây dựng đã phù hợp với thực tế chưa để có cơ sở xây dựng định mức mới.
1.3.2.2. Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về KTQT
Thu nhận thông tin ban đầu là khâu đầu tiên của toàn bộ công tác tổ chức hệ thống KTQT, nó cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Về nội dung, công tác thu nhận thông tin ban đầu về KTQT bao gồm tổ chức thu nhận thông tin quá khứ và tổ chức thu nhận thông tin tương lai. Để có nguồn thông tin hữu hiệu phục vụ cho công tác quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp, yêu cầu thông tin về KTQT được thu nhận ban đầu phải đa dạng và phong phú, chính xác do đó yêu cầu công tác thu thập thông tin phải được tổ chức một cách khoa học.
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của việc thu nhận thông tin ban đầu, yêu cầu việc tổ chức chứng từ phải được quan tâm để đảm bảo các thông tin cung cấp phù hợp và đáng tin cậy. Do đó yêu cầu DN phải thiết lập các loại chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ để theo các sự kiện phát sinh của doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ thu thập thông tin ban đầu phục vụ cho KTQT, sử dụng hệ thống chứng từ do doanh nghiệp tự thiết kế trên cơ sở hướng dẫn của nhà nước nhằm phục vụ cho từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần cụ thể hóa hệ thống chứng từ, nội dung các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với nội dung KTQT. Chứng từ KTQT thiết kế không chỉ lập bộ phận kế toán mà còn có thể lập ở nhiều bộ phận liên quan như bộ phận vật tư, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế hoạch...
Các chỉ tiêu lập tại các mẫu chứng từ phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thu nhận thông tin một cách đầy đủ nhất. Việc ghi chép và quy trình luân chuyển chứng từ được quy định rõ ràng, khoa học và hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban
đầu ở từng bộ phận trong đơn vị phải được quy định rõ ràng, tránh tình trạng lập trùng lắp hoặc bỏ sót.
Thông tin ban đầu của KTQT bao gồm cả thu thập thông tin tương lai.
Thông tin tương lai là những thông tin giúp cho các nhà quản trị dự đoán về tình hình phát sinh các hoạt động xảy ra trong tương lai. Thu thập thông tin tương lai dựa trên cơ sở thông tin của báo cáo KTQT kỳ thực hiện, các tài liệu kỹ thuật sản xuất, tài liệu thống kê sản xuất nội bộ doanh nghiệp và của ngành, các thông tin về chính sách thuế, lãi vay, chính sách ngoại tệ, chính sách của Nhà nước đối với doanh nghiệp.
Công tác tổ chức hệ thống thu nhận thông tin ban đầu phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, quy mô tổ chức quản lý HĐSXKD, tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.3.2.3. Tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT trong doanh nghiệp
Trong nội dung này tác giả trình bày tổ chức công tác KTQT trên cơ sở những nội dung cơ bản của KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất. Xét theo nội dung thông tin mà KTQT cung cấp, tác giả tập trung phân tích nội dung chủ yếu của KTQT các doanh nghiệp sản xuất gồm: KTQT các yếu tố sản xuất như: KTQT hàng tồn kho, KTQT tiền lương, KTQT tài sản cố định;
KTQT chi phí và giá thành sản phẩm và tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn, dài hạn.
Tổ chức phân loại và xử lý thông tin kế toán là cơ sở để ghi chép, tập hợp số liệu kế toán và lập các báo cáo kế toán cũng chính là nội dung quan trọng trong quy trình tổ chức công tác kế toán. Chính vì vậy yêu cầu phải đảm bảo các nội dung sau:
- Hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT, làm cơ sở tính toán và xây dựng các chỉ tiêu liên quan;
- Hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT được thực hiện phù hợp với từng DN cụ thể, kết hợp với việc sử dụng HTTK kế toán và sổ kế toán phục
vụ công tác KTQT tại DN.
- Nội dung thông tin phải đảm bảo được độ tin cậy, phù hợp, và được cung cấp kịp thời.
(a) Tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT về các yếu tố sản xuất KTQT các yếu tố sản xuất trong doanh nghiệp là KTQT hàng tồn kho, KTQT TSCĐ và KTQT lao động, tiền lương
Một là, tổ chức phân loại và xử lý thông tin hàng tồn kho.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp CBTS bao gồm nhiều chủng loại, quy cách, kích cỡ, nhiều mặt hàng với mục đích sử dụng khác nhau. Nhà quản lý cần thông tin để theo dõi quá biến động của HTK kho để có các quyết định xử lý phù hợp.
Mỗi nhóm HTK có đặc điểm khác nhau nên yêu cầu KTQT cần xây dựng các chỉ tiêu theo dõi chính xác cung cấp cho nhà quản lý. Do đó để đáp ứng yêu cầu hạch toán và quản trị HTK cần quan tâm đến các nội dung cơ bản như:
Phân loại vật tư, hàng hóa, thành phẩm theo các tiêu thức khác nhau như tính chất (đặc biệt chú trọng vì đối các DNCBTS tính chất về nguyên liệu rất dễ ươn thối rữa), vai trò trong quá trình sản xuất, nguồn gốc. Xây dựng mã hóa danh điểm vật tư, theo dõi số hiện có, số đã sử dụng và số hiện còn tại DN đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán. Mã hóa danh điểm hàng tồn kho là quy định cho mỗi thứ hàng tồn kho một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số có kết hợp với các chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Mỗi doanh nghiệp có thể tự lập danh điểm theo cách riêng nhưng phải đảm bảo thống nhất mã hóa trong toàn doanh nghiệp, thống nhất kỳ hạch toán yêu cầu dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Mã hóa danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng nhất quán giữa các bộ phận quản lý liên quan trong DN, nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng loại. Các DN có thể xây dựng hệ thống tài khoản KTQT riêng