CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
2.3. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG KTQT TẠI CÁC DNCBTS
2.3.2. Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin KTQT trong các DNCBTS
Định mức chi phí là định mức kinh tế kỹ thuật về mức hao phí nguyên vật liệu và nhân công để sản xuất ra một sản phẩm, hoặc một nhóm sản phẩm.
Từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán và làm tiêu chuẩn để đánh giá và kiểm tra kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc xây dựng định mức cho các DNCBTS là tương đối khó khăn vì đặc điểm của sản phẩm thủy sản rất đa dạng đối với nguồn nguyên liệu đầu vào; kích cỡ, size của tôm, cá, mực, ghẹ… không đồng đều. Qua kết quả khảo sát có 100% doanh nghiệp có lập định mức, chủ yếu các doanh nghiệp lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và định mức thời gian trên một sản phẩm. Qua khảo sát phỏng vấn sâu trực tiếp tại công ty cổ phần Đại Thành, công ty cổ phần Hải sản Nha Trang, công ty TNHH Hải Hà (Bảng 2.9) tác giả thấy rằng công tác lập định mức về
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán tiền lương
Kế toán thanh
toán
Kế toán công nợ, kế toán DT Kế toán
TSCĐ Kế toán
chi phí, thành giá
Kế toán Vật tư
là định mức về mặt lượng NVL cần thiết để sản xuất một mã sản phẩm cụ thể.
Đây là cơ sở để xác định khối lượng NVL xuất kho cho việc sản xuất mã sản phẩm nhất định bằng cách lấy định mức về lượng NVL nhân với số sản phẩm cần sản xuất. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu chỉ phục vụ cho công tác kế toán, đối với các DN này định mức do bộ phận kế toán thực hiện thông qua thống kê kinh nghiệm. Qua phỏng vấn sâu tại các DN trên tác giả nhận thấy qua thống kê kinh nghiệm kế toán trưởng tự xây dựng bảng tiêu hao NVL, đến cuối kỳ sau khi tổng hợp chi phí thực tế tiến hành đối chiếu với định mức sau đó điều chỉnh số liệu cho phù hợp cho công tác KTTC. Tuy nhiên đa phần các DNCBTS đều cho rằng mục đích sử dụng định mức tại các doanh nghiệp là để kiểm soát chi phí.
Đối với định mức CPNCTT cũng được xây dựng bởi phòng kỹ thuật sau đó căn cứ vào bảng chấm công tính lương, bảng thống kê sản phẩm sản xuất để tính lương. Các DNCBTS sử dụng định mức như một tiêu chuẩn để doanh nghiệp kích thích người lao động tiết kiệm chi phí bằng cách so sánh hao phí định mức với thực tế.
Bảng 2. 9: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
STT Tên thành phẩm Đơn vị tính
Định mức nguyên liệu
tiêu hao Diễn giải
(1) (2) (4) (5) (6)
1 Cá tra fillet Kg 3,00 3,00 kg nguyên liệu cá tra / 1 kg thành phẩm
2 Phế liệu Kg 1,65 1,65 kg nguyên liệu cá tra / 1 kg phế liệu
3 Mỡ cá Kg 5,00 5,00 kg phế liệu cá tra / 1 kg mỡ cá 4 Bột cá Kg 5,56 5,56 kg phế liệu cá tra / 1 kg bột cá (Nguồn: Công ty cổ phần Đại Thành)
thống KTQT doanh nghiệp, chính là sự đo lường thực hiện các mục tiêu dài hạn, các kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại các đơn vị và gửi phiếu điều tra tới các DN thì tác giả nhận thấy công tác lập dự toán tại các DN này chưa được chú trọng, các DN có thực hiện lập dự toán nhưng chưa đầy đủ để phục vụ mục đích của KTQT. Tác giả đã gửi phiếu điều tra về các loại dự toán như Dự toán bán hàng; Dự toán sản xuất; Dự toán dự trữ sản xuất; Dự toán chi phí nguyên vật liệu; Dự toán CPSXC; Dự toán chi phí tiền lương; Dự toán giá thành sản phẩm; Dự toán CPBH; Dự toán CPQLDN; Dự toán tiền vốn; Dự toán đầu tư; BCĐKT dự toán. Kết quả thu được công tác lập các loại dự toán của DNCBTS như sau Dự toán bán hàng 62/103 DN; Dự toán sản xuất 69/103 doanh nghiệp; Dự toán dự trữ sản xuất 59/103doanh nghiệp; Dự toán chi phí nguyên vật liệu 74/103 DN; Dự toán CPSXC 51/103; Dự toán chi phí tiền lương 36/103 DN;
còn các loại dự toán còn lại không lập. Tác giả nhận thấy công tác lập dự toán phục vụ cho mục đích đảm bảo được nguyên liệu, nhân công và các chi phí khác phục cho việc sản xuất được kịp thời, tuy nhiên giữa dự toán và thực tế nguyên vật liệu cần cho sản xuất hàng CBTS còn phụ thuộc vào yếu tố khác như: thời tiết, khí hậu, mùa vụ, môi trường, dịch bệnh thiên tai... Qua câu hỏi khảo sát “DN có phân tích chênh lệch giữa thực tế và dự toán không” thì 100/103 DNN chưa phân tích, so sánh với kết quả thực hiện. Do vậy các DNCBTS sẽ không thấy được sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế thực hiện, và các DN hoàn toàn không đánh giá nguyên nhân chênh lệch, để từ đó tìm các nhân tố tác động đến sự chênh lệch này để đưa ra các biện pháp phù hợp. Như vậy cho thấy rằng các DNCBTS chưa thực sự quan tâm đến việc lập dự toán làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. (Bảng 2.10)
Bảng 2. 10: Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
STT Nội dung Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ)
1 Công suất nhà máy (năm) 20,000,000 2 Nhu cầu cá nguyên liệu CBTS 38,461,538
3
Định mức từ 100% nguyên liệu đầu vào, thu được 52% cá tra fillet thành phẩm, 47%
phụ phẩm, 1% hao hụt 4 Cá tra thành phẩm sau mạ
băng 24,000,000 46,000 1,104,000,000,000
5 Phụ phẩm: đầu, xương, mỡ
cá.. 18,076,923 7,000 126,538,461,538
6 Doanh thu cá tra fillet + phụ
phẩm 1,230,538,461,538
7 Chi phí 1,149,215,521,671
8.1 + Nhu cầu cá nguyên liệu 38,461,538 -
Cá tra NL công ty nuôi 24,719,904 19,534 đ/kg 482,877,833,056 Cá tra mua ngoài 13,741,634 24,000 đ/kg 329,799,227,077 8.2 + CP vận chuyển cá nguyên liệu 38,461,538 800 đ/kg 30,769,230,769 8.3 + Nguyên VL phụ 38,461,538 1,200 đ/kg 46,153,846,154 8.4 + Điện, nước sản xuất 38,461,538 1,200 đ/kg 46,153,846,154 8.5 + Lương sản xuất 38,461,538 2,500 đ/kg 96,153,846,154 8.6 + Chi phí khác: 38,461,538 600 đ/kg 23,076,923,077 8.7 + Bán hàng 38,461,538 2,000 đ/kg 76,923,076,923 8.8 + Quản lý doanh nghiệp 38,461,538 200 đ/kg 7,692,307,692
8.9 + Khấu hao 38,461,538 250 đ/kg 9,615,384,615
9 LNTT và lãi vay 81,322,939,867
(Nguồn: Công ty cổ phần Thủy sản Bình Minh năm 2015)
2.3.2.2. Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về KTQT của các DNCBTS
Thông tin của KTQT bao gồm thông tin tương lai và thông tin quá khứ.
Các thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị gọi là thông tin quá khứ. Thông tin tương lai được thu thập dựa trên các phương pháp dự báo, lập dự toán, lập kế hoạch và phân tích thông tin...Thông tin tương lai thu nhận được qua các thông tin về dự toán sản xuất, dự toán về bán hàng, định mức xây dựng các loại chi phí, kế hoạch số lượng sản phẩm sản xuất…. Thông tin mang tính định tính hoặc định lượng…Chất lượng của thông tin nhà quản trị nhận được phụ thuộc rất nhiều vào thông tin gốc ban đầu. Khi DN thực hiện tốt công tác tổ chức thu nhận thông tin ban đầu thì việc hệ thống hóa, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho nhà quản trị sẽ đạt hiệu quả cao. Hệ thống chứng từ, hệ thống định mức và dự toán ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thông tin ban đầu của công tác KTQT.
(c) Tổ chức chế độ chứng từ KTQT trong DNCBTS
Qua bảng tổng hợp khảo sát các đặc điểm chủ yếu cho ta thấy các doanh nghiệp này tuân thủ theo các quy định về chính sách kế toán, 91,3%
DNCBTS đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp (QĐ số 15/2006/QĐ- BTC năm 2006 của BTC và thông tư số 244 năm 2009 bổ sung, sửa đổi QĐ 15 và từ 01/01/2015 là thông tư 200) và số còn lại theo quy định của CĐKTDN nhỏ và vừa (QĐ số 48/2006/QĐ- BTC năm 2006 của BTC và thông tư số 138 năm 2011 sửa đổi bổ sung QĐ 48. Theo thông tư 200 chứng từ mang tính chất hướng dẫn và cho phép các DN được tự thiết kế cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù SXKD của DN. Do vậy về cơ bản các DN thường mẫu hướng dẫn trong CĐKTDN theo 5 loại chỉ tiêu gồm chỉ tiêu tiền tệ, HTK, TSCĐ, tiền lương, bán hàng và tự thiết kế thêm các chứng từ cho phù hợp với đặc thù sản xuất CBTS như:
Đối với nguyên vật liệu: Các DN sử dụng mẫu chứng từ, phiếu giao nhận nguyên liệu, bảng kê mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập
dụng ngay. Mua xong chuyển ngay cho sản xuất chế biến nên phiếu nhận nguyên liệu được sử dụng để phản ánh nguyên liệu mua vào xuất ngay cho sản xuất chế biến.
- Đối với tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị hoàn tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ.
- Đối với TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, giấy đề nghị cấp TSCĐ.
- Đối với công nợ: Bảng phân tích tuổi nợ của khách hàng, bảng đánh giá tiến độ thanh toán.
- Đối với lao động: Thẻ chấm công, bảng chấm công, bảng tự nhận xét đánh giá của từng cá nhân, bảng danh sách lương, bảng danh sách thưởng, bảng theo dõi BHXH, bảng thông báo lương.
Nhìn chung xuất phát từ nhu cầu thông tin của DN, nên hầu hết các DNCBTS vận dụng tương đối tốt hệ thống chứng từ theo quy định của BTC.
Tuy nhiên để thông tin cung cấp được chính xác, có độ tin cây cao, đòi hỏi trình tự luân chuyển chứng từ khâu lập, tiếp nhận, xử lý, kiểm tra, phân loại, ghi chép lưu trữ phải được quy định cụ thể, nhất quán. Trình tự lập, kết cấu và quy định về lập, luân chuyển các chứng từ nội bộ theo yêu cầu quản lý DN và các nhà quản trị. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong DN căn cứ chủ yếu vào hệ thống chứng từ mẫu do chế độ CĐKTDN hướng dẫn và các văn bản pháp luật khác ban hành, các chứng từ doanh nghiệp tự thiết kế thường có đủ các nội dung chủ yếu theo quy định tại điều 17 Luật kế toán năm 2003 (nay là điều 16 Luật kế toán năm 2015). Do đó thông tin trên các chứng từ ban đầu thu thập chủ yếu phục vụ KTTC, chưa đủ thông tin ban đầu để thiết lập các báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Đa phần các doanh nghiệp sử dụng chứng từ phục vụ cho KTQT đều sử dụng chung chứng từ của bộ phận kế toán (chiếm khoảng 92% trên tổng số doanh nghiệp khảo sát) như vậy cho thấy rằng các DNCBTS chưa thiết kế được những chứng từ riêng phục vụ cho
chủ yếu phục vụ cho công tác KTTC.
Thông tin tương lai thể hiện thông qua các thông tin về dự toán sản xuất, định mức chi phí, kế hoạch số lượng sản phẩm sản xuất… Qua khảo sát tại các DNCBTS tác giả nhận thấy hệ thống định mức vẫn chủ yếu xây dựng là định mức tiêu hao về mặt số lượng cho từng chủng loại và quy cách, chỉ có khoảng 20,4% trong tổng số doanh nghiệp khảo sát có xây dựng định mức chi phí, công tác lập dự toán có thực hiện cụ thể: Dự toán bán hàng chiếm 60,2%;
Dự toán sản xuất 67%; Dự toán chi phí nguyên vật liệu 19,4% theo phụ lục 2.15; Dự toán chi phí tiền lương chiếm 35% theo như phụ lục 2.16; Dự toán chi phí sản xuất chung chiếm 49,5% theo phụ lục 2.17. Một số DN có lập kế hoạch sản xuất tuy nhiên không so sánh giữa kế hoạch và thực tế có chênh lệch không, để từ đó tìm nguyên nhân tác động đến biến động để có các quyết định phù hợp trong kinh doanh. (Bảng 2.11).
Như vậy cho thấy, việc xây dựng định mức chi phí và dự toán ngân sách vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp chú trọng, do đó sẽ gây khó khăn trong việc lập dự toán chi phí. Bên cạnh đó nhân viên thực hiện KTQT chưa được đạo tạo, chưa có kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin KTQT, và lãnh đạo các DNCBTS cũng chưa thực sự quan tâm đến thông tin KTQT cung cấp để ra các quyết định quản lý.
Bảng 2. 11: Kế hoạch sản xuất
STT Sản phẩm/Tổ Khối lượng (kg) Tỷ lệ (%)
1 Ghẹ mảnh - Tổ P1 520.000 44,83
2 Cá đông lạnh - Tổ P2 390.000 33,62
3 Mực - Tổ P3 250.000 21,55
Tổng 1.160.000 100
(Nguồn: Dự toán sản xuất công ty cổ phần Hải sản Nha Trang năm 2015)
(a) Thực trạng tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT các yếu tố sản xuất:
Tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT các yếu tố sản xuất của các DNCBTS bao gồm: KTQT hàng tồn kho, KTQT lao động và tiền lương và KTQT tài sản cố định.
Một là, tổ chức phân loại và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Đối với công tác quản trị HTK trong các DNCBTS rất quan trọng vì nguồn nguyên liệu đầu vào yêu cầu phải được bảo quản theo quy trình nghiêm ngặt để bảo đảm chất lượng tốt nhất, do bảo quản khó, quá trình thu mua ảnh hưởng nhiều yếu tố khách quan. Chất lượng đầu ra yêu cầu cao, đạt tiêu chuẩn HACCP. Tổ chức tốt công tác KTQT hàng tồn kho sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong các quyết định phù hợp.
Về phân loại hàng tồn kho: Các DNCBTS chủ yếu lựa chọn phân loại tiêu thức như sau: theo yêu cầu quản lý thông tin KTTC (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang,…); căn cứ vào nguồn gốc của hàng tồn kho (hàng tồn kho mua ngoài, có DNCBTS có nguồn nguyên liệu tự nuôi trồng như Công ty cổ phần Đại Thành nguồn cá tra vừa tự nuôi vừa mua ngoài, Công ty cổ phần thủy sản Thông Thuận, nguyên vật liệu tôm để sản xuất gồm vừa nuôi được vừa mua ngoài. Căn cứ vào công dụng của HTK đối với quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm các DNCBTS thường phân loại nguyên vật liệu thành (nguyên liệu chính: tôm, cá, mực, ghẹ..; vật liệu phụ: băng keo, nước đá, màu, hương vị; nhiên liệu…).
Về tính giá hàng tồn kho và phương pháp kế toán chi tiết HTK:
Hàng tồn kho của các DNCBTS được phản ánh theo giá gốc. Đối với giá nhập kho do mua ngoài được tính như sau: Giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí phát sinh trong quá trình thu mua (một số NVL đầu vào của một số DN vẫn phải nhập khẩu vì nguyên liệu nhập khẩu ổn định hơn). Phần lớn DNCBTS lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh và phương pháp bình quân gia quyền cố định. Đa số các DN tổ chức phương pháp kế toán chi tiết HTK là phương pháp thẻ song song, đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi chép và cung cấp thông tin.
Bảng 2. 12: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)
Tháng 12 năm 2015
Mã kho: 152 Chi nhánh: Phân Xưởng 1
Tên kho: Vật tư Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản
đối ứng ĐVT Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi chú Số hiệu Ngày,
tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
A B C D E 1 2 3 = 1x2 4 5 = 1x4 6 7 = 1x6 8
Mã hàng: CA Tên hàng: Cá tra nguyên liệu
NKNLC/11/1947 01/12 Nhập cá Nguyễn Văn
Khuê 331 Kg 17.600,00 13.126,30 231.022.880 13.126,30 231.022.880
NKNLC/12/1443 01/12 Nhập cá Trần Văn Tài 331 Kg 23.000,00 44.651,50 1.026.984.500 106.986,30 2.375.040.330
XKNLC/11/82 01/12 Xuất cá đưa vào sản
xuất 621 Kg 21.546,36 32.658,80 703.678.262 74.327,50 1.671.362.068
NKNLC/12/2463 25/12 Nhập cá nguyễn Văn
Bé Tùng 331 Kg 20.800,00 100.482,50 2.090.036.000 100.482,50 2.500.033.537
XKNLC/12/80 30/12 Xuất cá đem gia công 621 Kg 21.546,36 50.188,00 1.081.361.436
Cộng 2.729.465,30 58.810.034.680 2.729.465,30 58.810.034.680
Tổng cộng 2.729.465,30 58.810.034.680 2.729.465,30 58.810.034.680
(Nguồn: Công ty cổ phần Bình Minh)
Về mã hóa danh điểm hàng tồn kho: Hàng tồn kho trong các DNCBTS rất đa dạng về chủng loại, về quy cách, kích cỡ size, qua tìm hiểu thực tế có theo dõi từng loại mã sản phẩm. Ví dụ như tại công ty cổ phần Thông Thuận Cam Ranh các loại tôm được ký hiệu theo đặc điểm sản phẩm và kích cỡ như Tôm RPD T 61-70: Tôm thẻ tẩm gia vị; Tôm RPD S 90-120: Tôm thẻ siêu sạch.
Hệ thống TKKT và sổ kế toán sử dụng: Các công ty đã sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với đặc điểm HĐSXKD, và quy định của BTC. Các TK liên quan đến HTK mở thêm tài khoản chi tiết, tùy thuộc vào đặc điểm, quy định của doanh nghiệp và yêu cầu thông tin của các cấp quản lý. Tuy nhiên DN chưa tổ chức HTTK phục vụ cho việc ghi chép dữ liệu theo từng trung tâm trách nhiệm đồng thời không đảm bảo được mục đích của KTQT trong việc kiểm soát hoạt động của DN thông qua việc thực hiện các dự toán ngân sách
Hai là, tổ chức phân loại và xử lý thông tin lao động tiền lương Đặc thù đối với các DNCBTS, người lao động tham gia trực tiếp tạo ra sản phẩm chiếm tỷ lệ lớn, chất lượng sản phẩm, năng suất sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề của người lao động.
Tuy nhiên đối với công nhân trực tiếp tham gia sản xuất lại có trình độ học vấn không cao, làm việc mang tính chất mùa. Khả năng vai trò người lao động, ảnh hưởng không nhỏ đến các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Do vậy, tình hình sử dụng lao động hợp lý trên số lượng, cơ cấu, chất lượng lao động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến KQKD của doanh nghiệp. Để đảm bảo cho các nhà quản trị sử dụng nguồn lao động và chính sách trả tiền công phù hợp, KTQT cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu về nguồn lao động, tiền công một cách hợp lý. Qua kết quả khảo trên tổng số 103 doanh nghiệp loại hình doanh nghiệp khác nhau, có 70 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ 68% có tổ chức công tác KTQT lao động và tiền lương.
Các DNCBTS hiện nay đều phân loại lao động theo tiêu thức tương đối