CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.3.1. Các mô hình tổ chức bộ máy KTQT trong doanh nghiệp
Là loại mô hình mà hệ thống kế toán của doanh nghiệp bao gồm sự kết hợp của KTTC và KTQT, hệ thống TK kế toán được sử dụng theo chế độ kế toán và theo KTTC. Các chuyên gia kế toán sẽ đảm nhiệm hai nhiệm vụ là thu nhận và xử lý thông tin KTTC và KTQT. Mô hình này phù hợp các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản, sản phẩm ít đa dạng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tần suất ít. Các công việc của kế toán được thực hiện cho mỗi phần hành kế toán thường cụ thể hóa như sau:
- Căn cứ vào chứng từ ban đầu để ghi vào các sổ KTTC và KTQT;
- Cuối kỳ hoặc theo yêu cầu nhà quản trị, kế toán tiến hành lập các báo cáo kế toán: báo cáo KTTC và KTQT;
- Phân tích, đánh giá kết quả thu được so với các dự toán, định mức đã xây dựng;
- Xử lý thông tin, cung cấp kịp thời để phục vụ ra quyết định cho mọi đối tượng
Ưu điểm: dễ áp dụng dựa trên nền tảng hoạt động kế toán đã có của doanh nghiệp, từ đó kết hợp KTTC với KTQT để tiết kiệm chi phí, thông tin được truyền đạt trong nội bộ nhanh chóng đến nhà quản trị.
Hạn chế: khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sẽ gây nên sự quá tải trong hoạt động kế toán vì chưa chuyên môn hóa từng lĩnh vực KTTC & KTQT.
Sơ đồ 1. 4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp KTTC với KTQT
Mô hình tách rời KTTC với KTQT [6, 23]
Là loại mô hình thường được vận dụng vào các doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh doanh đa ngành nghề, hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, đa dạng sản phẩm, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tần suất nhiều. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp gồm hai bộ phận là KTTC và KTQT, các chuyên gia KTQT độc lập với chuyên gia KTTC, hai bộ phận có thể chung hoặc tách ra thành hai phòng chức năng.
Bộ phận KTTC: KTTC được tổ chức riêng, việc ghi chép các nghiệp vụ, sổ kế toán và báo cáo kế toán tách rời với KTQT. KTTC thu thập, xử lý, lập BCTC cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, phục vụ báo cáo thuế. KTTC tuân thủ theo các nguyên tắc, quy định của Nhà nước.
Bộ phận KTQT: KTQT sử dụng hệ thống kế toán riêng, tách rời hoàn toàn với KTTC. Hệ thống KTQT được tổ chức thành bộ máy riêng, sử dụng hệ thống TKKT, sổ kế toán và báo cáo kế toán nội bộ tách rời với KTTC.
KTQT xây dựng hệ thống hoá thông tin một cách chi tiết hoặc theo yêu cầu nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Các công việc cụ thể của KTQT được cụ thể hóa như sau:
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Lập dự toán ngắn và dài
hạn
Bộ phận thu
nhận thông tin Bộ phận tổng
hợp, phân tích Bộ phận tư vấn ra quyết định
quản trị
- Lập dự toán, định mức chi phí, ngân sách cho các bộ phận và toàn doanh nghiệp.
- Căn cứ vào chứng từ ban đầu, hướng dẫn… để ghi vào các sổ KTQT theo nhu cầu của các nhà quản trị
- Tiến hành lập các báo cáo KTQT theo yêu cầu của nhà quản lý và thực tế các doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá kết quả thu được so với các dự toán, định mức đã xây dựng để đưa ra các thông tin thích hợp.
- Thu nhận thông tin thích hợp để phục vụ ra quyết định kinh doanh tối ưu.
Ưu điểm: đáp ứng tốt khi doanh nghiệp mở rộng thêm quy mô, quản trị tách biệt KTTC và KTQT, thông tin chuyển đến nhà quản trị để rõ ràng, độc lập.
Hạn chế: chi phí để xây dựng và áp dụng mô hình lớn, sự liên kết giữa hoạt động KTTC và KTQT chưa rõ nét.
Với mô hình này, hệ thống KTQT sẽ phát huy được tối đa vai trò của mình, tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải trang trải rất nhiều chi phí để vận hành mô hình này. Theo tác giả vận dụng mô hình này không thích hợp trong điều kiện hiện tại của các DN sản xuất Việt Nam
Sơ đồ 1. 5: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tách rời KTTC với KTQT Mô hình hỗn hợp giữa mô hình hết hợp và mô hình tách rời [6, 23]
Mô hình hỗn hợp là mô hình vừa có tính tách rời vừa có tính kết hợp.
Trong đó, một số bộ phận của KTQT vừa được tổ chức tách biệt và vừa được tổ chức kết hợp với KTTC. Ưu điểm mô hình này là vừa đáp ứng được nhu cầu công việc của tổ chức vừa giảm được chi phí do tận dụng nhân lực trong bộ máy kế toán và cũng là bước đệm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và hướng đến việc áp dụng mô hình tổ chức bộ máy KTQT tách rời. Bên cạnh đó, hạn chế của mô hình là công việc quản lý sẽ trở nên phức tạp hơn, mô hình này đòi hỏi nhà quản lý phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ, thiết kế cơ cấu tổ chức công việc, phối hợp công việc giữa hai bộ phận.
Theo tác giả, mô hình này có tính linh hoạt cao và việc cung cấp thông tin cho các quyết định quản trị sẽ nhanh chóng. Tuy nhiên cũng đòi hỏi các DN phải có những trang trải những chi phí nhất định để tổ chức vận hành bộ máy, đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin và chi phí đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng cán bộ công nhân viên để vận hành hệ thống.
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Lập sổ sách và
BCTC Lập dự toán
ngắn và dài hạn; lập định
mức
Bộ phận thu nhận, tổng hợp, phân tích
Bộ phận tư vấn ra quyết định quản trị
Sơ đồ 1. 6: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp KTTC với KTQT Mỗi doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu cụ thể khi lựa chọn và tổ chức mô hình KTQT dựa trên thực tế và khả năng của doanh nghiệp mình. Từ đó phân tích, đánh giá các chi phí, lợi ích, hiệu quả khi vận hành hệ thống.
Đối với các DN có quy mô vừa và nhỏ, sản phẩm đơn giản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít thì việc lựa chọn áp dụng mô hình kết hợp là phù hợp sẽ giảm được chi phí vận hành mà vẫn đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Ngược lại, nếu DN có quy mô lớn, hoạt động SXKD phức tạp, đa ngành nghề, nghiệp vụ phát sinh thường xuyên liên tục, khả năng mở rộng quy mô trong tương lai thì cần thiết phải cân nhắc lựa chọn mô hình tách rời hay hỗn hợp tùy thuộc vào khả năng của bản thân doanh nghiệp.