CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin KTQT trong các DNCBTS
Mục tiêu tổ chức hệ thống KTQT trong các DNCBTS là thu thập và cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo mọi cấp nhằm hoạch định, đánh giá và quản trị các HĐSXKD. Để đạt được mục tiêu đề ra hệ thống KTQT phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: Thống kê các nguồn lực của DN; kiểm soát và phân tích HĐSXKD; hoạch định; dự báo và đánh giá dự báo. Để giải quyết được mục tiêu đề ra, tác giả đưa ra một số giải pháp như sau:
3.3.2.1. Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán
(d) Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí
Định mức là mức hao phí cần thiết và hợp lý về nguyên liệu, nhân công, chí phí khác tiêu hao để thực hiện hoàn thành một khối lượng sản phẩm.
Qua đó để đánh giá, phân tích giữa chi phí thực tế phát sinh, để giảm được những chi phí không hợp lý. Muốn xây dựng được định mức chi phí phù hợp, chính xác phải xác định đúng đơn vị công việc tiêu chuẩn để xây dựng định mức chi phí. Hiện nay các DNCBTS chưa được chú trọng nhiều đến công tác lập định mức, nhiều DN xây dựng định mức dựa trên kinh nghiệm mang tính chất ước lượng. Chính vì điều này đôi khi ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị như quyết định mua NVL, hay quyết định sản xuất hay từ chối đơn hàng. Như vậy khi xây dựng định mức phải có cơ sở khoa học, phải xác định được các đối tượng có liên quan đến công tác xây dựng định mức và yêu cầu khi xây dựng định mức phải bao gồm cả lượng và giá. Thành phần
3.1 như sau:
Bảng 3. 1: Thành phần tham gia xây dựng định mức chi phí
Thành phần Tham gia xây dựng định mức
Ban giám đốc X
Trưởng phòng, ban, giám đốc chi nhánh X
Phòng kỹ thuật, KCS X
Phòng vật tư X
Phòng tổ chức hành chính X
Phòng kế toán tài chính X
Phòng kế hoạch X
Phòng kinh doanh X
Trong các DNCBTS các định mức cần xây dựng đó là: Định mức chi phí NVLTT, định mức chi phí NCTT và định mức chi phí SXC. Trong luận án tác giả chỉ đề cập định mức CPNVLTT và CPNCTT.
Định mức chi phí NVLTT:
Đối với định mức chi phí NVLTT cần xây dựng định mức về giá và định mức về lượng tiêu hao nguyên liệu. Định mức về giá nguyên liệu:
Nguyên vật liệu đối với các DNCBTS có thể được mua tại thị trường trong nước, cũng có thể nhập khẩu. Tùy thuộc vào tình hình giá cả thị trường, mùa vụ, đặc điểm yếu tố xã hội, và chính sách tỷ giá nếu là nguyên liệu nhập khẩu để xây dựng định mức giá. Để có giá ổn định phục vụ cho xây dựng định mức, các DN có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp đối với nguyên liệu nhập nhập khẩu và nguyên liệu thu mua tự các DN nuôi trồng theo một mức giá ổn định và sử dụng giá này làm định mức.
Định mức về lượng tiêu hao nguyên vật liệu:
nguyên vật liệu trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm
= vật liệu cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm
+ hao hụt cho phép
+ liệu cho sản phẩm hỏng (cho phép)
Định mức chi phí nguyên vật liệu một
đơn vị sản phẩm = Định mức giá nguyên
vật liệu x Định mức lượng nguyên vật liệu
Định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một khối lượng sản phẩm.
Định mức giá của một giờ công lao động trực tiếp gồm tiền lương cơ bản, các khoản trích theo lương và các khoản phụ cấp.
Định mức lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một khối lượng sản phẩm. Khi xây dựng định mức thời gian phải tính đến thời gian nghỉ ngơi, thời gian giải quyết các nhu cầu cá nhân, thời gian bảo dưỡng máy móc...
Định mức chi phí lao động trực tiếp một đơn vị sản phẩm
=
Định mức giá lao
động trực tiếp x Định mức lượng thời gian lao động trực tiếp
Trên cơ sở tìm hiểu về kỹ thuật chế biến, tác giả tính toán định mức NVLTT và NCTT cho sản phẩm cá tra Fillet. Số liệu tính toán được thể hiện trong bảng 3.2 và bảng 3.3.
Năm: N / Sản phẩm: Tôm, Cá
STT Nguyên liệu Số lượng/SP Định mức
giá Định mức chi phí (kg/sp) (đ/kg) (đ/sp)
I Tôm
1 Tôm PRD thẻ …..
II Cá
1 Cá tra Fillet. 2,7 20.000 54.000
Tổng cộng
(Nguồn: Tác giả tính toán)
Bảng 3. 3: Định mức chi phí NCTT Năm: N / Sản phẩm: Cá tra Fillet STT Công đoạn ĐVT Thời
gian/sp
Đơn giá Định mức chi phí
(đ/sp) (đ/giờ)
1 Rửa Giờ công … ….
2 Đánh vảy Giờ công …
3 Fillet Giờ công …
4 Lột da Giờ công …
5 Phân cỡ Giờ công …
6 Xếp khuôn Giờ công ….
7 …. Giờ công …
Tổng cộng 2 5.2 10.4
(Nguồn: Tác giả tính toán) Qua bảng 3.2 và bảng 3.3. DNCBTS tiến hành xây dựng định mức chí phí sản xuất sản phẩm cá tra Fillet như sau:
Sản phẩm: Cá tra Fillet Khoản mục chi phí Định mức
lượng Định mức
giá Định mức chi phí (đ) Nguyên vật liệu trực tiếp 2,7kg/sp 20.000đ/kg 54.000đ/sp Nhân công trực tiếp 2 giờ/sp 5.200đ/giờ 10.400đ/sp
Chi phí sản xuất chung 10.300đ/sp
Tổng cộng 74.700đ/sp
(Nguồn: Tác giả tính toán) - Nhà quản trị cần có nguồn thông tin về tình hình biến động của chi phí NVLTT, NCTT để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Phân tích biến động của CPNVLTT và CPNCTT thể hiện như sau:
- Phân tích biến động chi phí NVLTT. Nguyên nhân biến động CPNVTT được xác định bởi hai yếu tố giá và lượng.
(1) Biến động về giá = Lượng thực tế x (Giá thực tế - Giá định mức) (2) Biến động lượng = Giá định mức x (Lượng thực tế - Lượng định mức)
- Căn cứ vào các sổ chi tiết, chứng từ kế toán, số liệu DNCBTS được tính toán như sau:
Bảng 3. 5: Tổng hợp tình hình sản xuất thực tế tại DNCBTS
Sản phẩm Khối lượng TP sản xuất thực tế (kg)
Khối lượng cá tra thu mua thực tế (kg)
Giá xuất kho thực tế
Khối lượng cá tra xuất dùng cho SX
(kg) 1.Cá tra Fillet 256.000 700.200 20.500đ/sp 700.200
2. Tôm - - - -
3.Mực - - - -
Tổng cộng - - - -
(Nguồn: Tác giả tính toán)
động chi phí NVLTT. Phân tích biến động chi phí NVLTT gồm có biến động giá và biến động lượng
(1) Phân tích biến động giá:
- Giá cá tra định mức: 20.000đ/kg
- Giá cá tra thực tế xuất kho: 20.500đ/kg - Lượng cá tra thực tế: 700.200
- Biến động về giá nguyên liệu = (22.500-20.000) x 700.200 = +350.100.000
Từ số liệu phân tích ta thấy biến động như vậy không tốt. Và tìm được nguyên nhân biến động là do giá mua NVL tăng.
(2) Phân tích biến động lượng:
- Giá cá tra định mức: 20.000đ/kg
- Lượng định mức: 2.7 x 256.000 = 691.200 - Lượng cá tra thực tế: 700.200
- Biến động về lượng nguyên liệu = (700.200 -691.200) x 20.000 = + 180.000.000
Sự biến động của chi phí NVLTT các DNCBTS có thể sử dụng bảng 3.6 để phân tích:
Bảng 3. 6: Phân tích chi phí NVLTT Tên sản phẩm (hoặc chi tiết sản phẩm)
Đvt: 1.000đ
Tên nguyên vật liệu sử
dụng
Định mức Thực hiện Chi phí nguyên vật liệu tính theo
Mức độ biến động của các
nhân tố
Giá Lượng Giá Lượng Định mức
Lượng thực tế x
giá định mức
Thực tế Giá Lượng
Cá tra 20 2,7 22,5 2,73 13.824.000 14.004.000 15.754.500 350.1 180
Tôm
Cá
Mực
Cộng Phế liệu thu
hồi
Cộng chi phí trong
giá thành
(Nguồn: Tác giả tính toán) Từ số liệu phân tích, ta thấy biến động như vậy là không tốt. Lượng nguyên liệu tăng thêm +180.000.000 so với thực tế, dẫn đến chi phí cũng tăng thêm. Từ thông tin đó nhà quản trị sẽ tìm được nguyên nhân dẫn đến sự tăng thêm về CPNVL. Nguyên nhân có thể ở khâu thu mua lựa chọn sản phẩm không tốt, khâu vận chuyển bảo quản không tốt dẫn đến cá không tươi, thất thoát trong quá trình sản xuất, tay nghề nhân công không cao dẫn đến hao hụt trong chế biến…
- Phân tích biến động của CPNCTT chịu ảnh hưởng của hai nhân tố đó là đơn giá lao động trực tiếp và năng suất lao động trực tiếp theo công thức:
Biến động
về giá = Số giờ làm
việc thực tế x Mức giá thực tế - Mức giá định mức
Biến động
về lượng = Mức giá
định mức x Số giờ làm
việc thực tế - Số giờ theo định mức
Căn cứ vào các sổ chi tiết, chứng từ kế toán, số liệu được tính toán như sau:
- Chi phí cho nhân công trực tiếp = 1.277.999.500 - Chi phí cho bộ phận gián tiếp sản xuất = 141.999.950
- Thống kê số giờ công nhân đã sản xuất ra sản phẩm cá Fillet là 240.750 giờ. Phân xưởng 1 chỉ sản xuất cá Fillet. Chỉ lấy NCTT chế biến để phân tích
- Đơn giá lao động thực tế = 1.277.999.500/ 240.750 = 5.308 đ/giờ
- Căn cứ vào số liệu đã tính toán, tiến hành phân tích biến động chi phí NCLTT. Phân tích biến động chi phí NCTT gồm có biến động giá và biến động lượng.
(1)Phân tích biến động giá:
- Giá lao động định mức: 5.200đ/giờ - Giá lao động thực tế: 5.308đ/giờ - Số giờ thực tế: 240.750
- Biến động về giá lao động = (5.308- 5.200) x 240.750 = +26.001.000
- Từ số liệu phân tích ta thấy biến động như vậy không tốt. Và tìm được nguyên nhân biến động là do một số nguyên nhân như: nhân công tay nghề cao nghỉ việc, đơn giá tiền lương tăng….
(2) Phân tích biến năng suất:
- Giá lao động định mức: 5.200đ/giờ
- Số giờ lao động định mức: 2x 256.000 = 512.000 giờ - Số giờ thực tế: 240.750 giờ
- Biến động về năng suất = (240.750 - 512.000) x 5.200
= -1.410.500.000.
- Từ số liệu phân tích ta thấy tìm được nguyên nhân biến động là do một số nguyên nhân như: nhân công tay nghề nâng cao, các công đoạn sắp xếp hợp lý. Sự biến động của CPNCTT các DNCBTS có thể sử dụng bảng 3.7 để phân tích:
Tên sản phẩm: Cá tra fillet Đvt:1.000
phận Bộ xuất sản
Định mức Thực hiện Chi phí nhân công trực
tiếp tính theo Mức độ biến động của các nhân tố
Giá giờ Số việc làm
Giá
giờ Số làm việc
Định mức
Số giờ làm việc thực tế x giá định
mức
Thực
tế Giá Lượng
PX1 5,2 512 5.308 240.8 2.662,4 1.251,9 1.277,9 26.001 -
1.410.500.000
PX 2
….…..
Cộng trong CP
(Nguồn: Tác giả tính toán) (e)Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống dự toán:
Khi tổ chức hệ thống KTQT trong DN thì không thể bỏ qua việc tổ chức hệ thống dự toán vì nó là một nội dung quan trọng. Lập dự toán trong DN không những cho phép kiểm soát các mục tiêu đã đặt ra mà còn phân bổ các nguồn lực khan hiếm một cách hiệu quả nhất. Xây dựng hệ thống dự toán bao gồm các công việc như: Xác định phương pháp luận về lập dự toán trong doanh nghiệp, tổ chức quá trình dự toán.
Xác định phương pháp luận lập dự toán là xây dựng hệ thống dự toán cho DN. Công tác tổ chức dự toán thể hiện ở trách nhiệm trong lập dự toán, xây dựng mối quan hệ giữa các trung tâm trách nhiệm khi lập dự toán và các quy định về lập dự toán.
Công tác lập dự toán sẽ hoàn toàn không có ý nghĩa nếu thiếu hoạt động kiểm soát việc thực hiện dự toán và ra quyết định quản lý theo kết quả kiểm soát. Do đó, xây dựng hệ thống dự toán cần phải xây dựng phương pháp kiểm soát dự toán. Quy trình kiểm soát là tiến hành kiểm tra công tác lập dự toán, so sánh các chỉ tiêu thực tế đạt được với các chỉ tiêu kế hoạch và phân tích sự sai lệch giữa thực tế và kế hoạch đề ra theo phụ lục 3.1; 3.3; 3.4.
Sơ đồ 3.2: Phản ánh trình tự logic của quá trình lập dự toán trong các DNCBTS, tuy nhiên sơ đồ này không thể phản ánh tất cả các mối quan hệ qua lại giữa các loại dự toán với nhau.
Sơ đồ 3. 2: Quy trình lập dự toán cho các doanh nghiệp chế biến thủy sản
Các tài liệu dự toán cơ bản
Dự toán
bán hàng Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí nguyên vật liệu
Dự toán chi phí sản xuất
chung
Dự toán tiền vốn
Báo cáo lãi lỗ
Dự toán chi phí
tiền lương
Dự toán giá thành sản phẩm
Dự toán chi phí bán hàng
Dự toán chi phí QLDN
Bảng CĐKT
Dự toán đầu tư Dự toán
dự trữ sản xuất
thống KTQT cho các DNCBTS được thể hiện qua Bảng 3.8
Bảng 3. 8: Nội dung và phương pháp lập các loại dự toán
Loại dự toán Nội dung và cách lập
1.Dự toán bán hàng
Dự toán bán hàng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác lập dự toán. Việc đánh giá số lượng sản phẩm tiêu thụ ảnh hưởng đến tất cả các loại dự toán tiếp theo. Dự toán bán hàng được xây dựng dựa trên cơ sở: nhu cầu về sản phẩm, thị trường tiêu thụ, người tiêu dùng, đặc trưng mùa vụ của sản phẩm...Trong đó dự đoán nhu cầu là bước quyết định trong dự toán bán hàng, và khi dự toán cần quan tâm đến các tác động sau đây:
- Các yếu tố tự nhiên, xã hội tác động đến sản phẩm (khí hậu, dịch bệnh...; quy định vệ sinh an toàn thực phẩm các tiêu chuẩn về xuất khẩu thủy sản)
- Mức tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong quá khứ, và xu hướng vận động mức tiêu thụ theo thời gian.
- Chính sách giá cả của DN, đơn giá cho từng mặt hàng cụ thể.
- Các đơn đặt hàng của DN chưa có khả năng cung cấp và những đơn đặt hàng dự kiến.
- Tình hình đối thủ cạnh tranh.
- Chính sách marketing của doanh nghiệp sắp tới.
- Nhu cầu thị hiếu của khách hàng, tình hình biến động của thị trường.
Dự toán bán hàng được tính như sau
Dự toán bán hàng = khối lượng dự tính x Giá bán dự kiến.
Dự toán bán hàng cho các DNCBTS sẽ được lập cho cả năm.
2. Dự toán Là kế hoạch sản xuất sản phẩm đo bằng hiện vật, được lập dựa
sản xuất trên cơ sở dự toán bán hàng, năng lực sản xuất của doanh nghiệp, dự toán tồn kho và đơn hàng của khách.
Dự toán sản xuất = Dự toán bán hàng + Dự toán sản phẩm tồn kho cuối kỳ - Dự toán tồn kho đầu kỳ.
3. Dự toán chi phí nguyên vật
liệu
Mục đích lập dự toán CPNVLTT sẽ xác định được từng loại nguyên vật liệu mua vào nhằm đảm bảo được kế hoạch sản xuất trong kỳ. Dự toán CPNVL được lập dựa trên cơ sở dự toán sản phẩm sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu = Dự toán sản phẩm sản xuất trong kỳ x Định mức chi phí
Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua vào trong kỳ
Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua = Tổng mức tiêu hao NVL + Lượng NVL dự trữ cuối kỳ - Lượng NVL tồn kho đầu kỳ
4. Dự toán chi phí nhân
công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập trên cơ sở dự toán sản xuất, định mức thời gian sản xuất một đơn vị sản phẩm và đơn giá thời gian lao động cho một đơn vị sản phẩm
Dự toán chi phí tiền lương = Dự toán sản phẩm sản xuất trong kỳ x Đơn giá tiền lương tính/1 đvsp
5. Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí SXC phản ánh tất cả các chi phí liên quan đến sản xuất sản phẩm, trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí công nhân trực tiếp. Chi phí sản xuất chung bao gồm định phí sản xuất chung và biến phí sản xuất chung.
Dự toán chi phí sản xuất chung = ∑Định phí sản xuất chung + ∑Biến phí sản xuất chung
6. Dự toán giá thành sản phẩm
Dự toán giá thành sản phẩm = Dự toán tổng chi phí sản xuất + Dự toán thành phẩm tồn kho đầu kỳ - Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ
7. Dự toán Dự toán chi phí bán hàng (chi phí quảng cáo, hoa hồng cho các
hàng tiêu thụ. Không thể kỳ vọng vào doanh số tăng trong khi giảm đầu tư vào hoạt động kích thích tiêu thụ sản phẩm. Đặc trưng của các DNCBTS đã điều tra là tiêu thụ nhiều loại sản phẩm nhưng không thể xác định được chi phí bán hàng riêng cho từng loại sản phẩm. Như vậy đối với dự toán chi phí bán hàng ta tiến hành ước tính tỷ lệ từng yếu tố chi phí so với doanh thu bán hàng cùng kỳ và sử dụng tỷ lệ này để dự báo chi phí bán hàng cho dự toán
Dự toán chi phí bán hàng = Dự toán định phí bán hàng + (Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ x Định mức chi phí bán hàng)
8. Dự toán chi phí quản
lý doanh nghiệp
Bao gồm tất cả các chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của DN như: chi phí trợ cấp cho phòng nhân sự, chiếu sáng cho các công trình phi sản xuất, công tác phí, dịch vụ điện thoại...Không thể xây dựng định mức được đối với khoản chi phí này, nên sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm.
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp = Dự toán định phí quản lý doanh nghiệp + (Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ x Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp)
9. Dự toán thu tiền
Dự toán thu tiền phải căn cứ vào doanh thu bán hàng kỳ dự toán, từ đó dựa vào chính sách thanh toán, thời hạn nợ của khách hàng, dự kiến nợ phải thu khó đòi
Dự toán tổng thu tiền từ HĐKD = Dự toán thu tiền bán hàng + Thu nợ khách hàng
Dự toán thu tiền bán hàng = Dự toán doanh thu bán hàng x Tỷ lệ thu tiền trực tiếp
Thu nợ khách hàng = Nợ đến hạn thu – Nợ khó đòi