BÀI 2. ĐỊNH DẠNG VÀ HOÀN CHỈNH VĂN BẢN
I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Định dạng chủ yếu là việc trang trí các ký tự - kiểu, kích cỡ và font của chúng - sắp xếp và trình bày các Paragraph như căn chỉnh, xác định lề, khoảng cách giữa các dòng, các đoạn văn bản. Bên cạch đó, định dạng còn là việc trang trí và trình bày các trang – các cột, các tiêu đề (Header – Footer), các khung viền và nền trang trong tài liệu.
1. Cách chọn/ đánh dấu văn bản để tạo thuộc tính
Để thay đổi bất cứ thuộc tính nào của một đối tượng, trước tiên bạn phải chọn/ đánh dấu đối tượng đó.
1.1. Chọn/ đánh dấu khối văn bản bất kỳ - Cách 1: Dùng chuột
Kích chuột để định vị điểm bắt đầu đánh dấu
ấn và di chuột đến hết đoạn cần đánh dấu rồi thả chuột - Cách 2: Dùng phím
Di chuyển con trỏ đến vị trí bắt đầu đánh dấu
ấn giữ SHIFT khi di chuyển con trỏ đến hết đoạn cần đánh dấu
Chú ý: Nếu khối văn bản cần chọn bắt đầu từ đầu dòng, di chuyển chuột đến lề trái và có dạng hình thì bấm giữ phím trái chuột khi di chuyển chọn khối văn bản cần đánh dấu.
1.2. Chọn/ đánh dấu khối văn bản đặc biệt
- Khối văn bản là một từ: Đặt con trỏ chuột vào giữa từ, rồi kích đúp chuột.
- Khối văn bản là một đoạn: Đặt con trỏ chuột trong đoạn đó và kích chuột ba lần.
- Khối văn bản là cả tài liệu: Đặt con trỏ chuột lên đầu văn bản, ấn giữ phím CTRL và kích chuột. Hoặc có thể chọn tổ hợp phím CTRL+A.
2. Sao chép/ cắt dán, xoá văn bản 2.1. Sao chép/ cắt dán đoạn văn bản
Muốn thao tác trên đoạn văn bản, đoạn văn bản phải được đánh dấu trước.
- Cách 1: Dùng chuột Chọn khối văn bản
Bấm phải chuột vào đoạn văn bản đã đánh dấu, chọn lệnh Copy (đối với sao chép)/ Cut (đối với cắt dán).
Di chuột đến hết vị trí cần sao chép/ dán, sau đó bấm phải chuột vào vị trí đó rồi chọn Paste.
- Cách 2: Dùng phím Chọn khối văn bản
Bấm giữ CTRL + C (đối với sao chép)/ CTRL + X (đối với cắt dán).
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 65 Di chuuyển đến vị trí cần sao chép/ dán, và bấm giữ CTRL + V.
Chú ý: Có thể thao tác tương tự bằng dùng các lệnh có sẵn trên thực đơn Edit.
2.2. Xoá đoạn văn bản
Đánh dấu đoạn văn bản, rồi ấn phím Delete.
Chú ý: Để hủy bỏ 1 thao tác nào vừa thực hiện, chọn menu Edit/ Undo, hoặc dùng tổ hợp CTRL+Z. Bạn có thể tìm thấy nút lệnh tương ứng để làm công việc này trên thanh công cụ Standard.
3. Định dạng font chữ trong văn bản
Các thao thay đổi thuộc tính chữ trong văn bản gồm các việc sau: chọn kiểu font chữ, cỡ chữ, tạo chữ nghiêng/ đậm.. Có thể dùng câu lệnh trong mục lệnh Format hoặc dùng thanh định dạng. Tuy nhiên, các thao tác này đều qua các bước cơ bản sau:
− Chọn/ đánh dấu văn bản cần thay đổi thuộc tính,
− Thực hiện thao tác thích hợp tác động lên khối văn bản đã chọn.
3.1. Thay đổi font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, mầu sắc a. Dùng menu trên thực đơn chính
Đánh dấu đoạn văn bản cần thay đổi Chọn Format/ Font trên menu
Khi cửa sổ Font xuất hiện, chọn Font chữ thích hợp từ hộp Font Chọn kiểu chữ ngiêng/ đậm trong Font style
Chọn cỡ chữ tuỳ thích trong Size
Lựa chọn màu chữ trong mục Font Color
Nếu muốn gạch chân văn bản chọn Underline style Chọn OK khi đã hoàn thành
b. Thanh công cụ
Đánh dấu đoạn văn bản cần thay đổi
Chọn Font, kích cỡ, kiểu chữ,… trên thanh công cụ.
Chú ý: Có thể định dạng như sau: Bôi đen văn bản, bấm phải chuột vào khối văn bản đã chọn, sau đó chọn Font trên menu vừa xuất hiện. Các thao tác thay đổi thuộc tính cũng thực hiện tương tự như khi dùng menu chính.
Nhận xét: Tất cả các cách thực hiện nêu trên đều có thể định dạng chữ theo ý muốn.
− Việc thao tác định dạng trên thanh công cụ chỉ có thể làm từng bước, từng lựa chọn.
− Sử dụng cửa sổ định dạng, do cửa sổ này có màn hình Preview nên người dùng dễ dàng quan sát sự thay đổi trên khối văn bản, cũng như thực hiện đồng loạt các thay đổi đối với khối văn bản đó.
3.2. Một số chức năng khác trong định dạng font
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 66 Trong thay đổi thuộc tính của chữ, việc tạo hiệu ứng Effect cho chữ đôi khi cũng có tác dụng. Dưới đây là một số Effect hay sử dụng, nếu lựa chọn Effect nào thì kích chuột vào ô vuông bên cạnh Effect đó:
− Superscipt: Chỉ số trên
− Subscipt: Chỉ số dưới
− Shadow: Tạo độ bóng cho chữ
− Smallscap: Chữ hoa nhỏ
3.3. Co dãn độ rộng chữ và giữa các ký tự Dùng tab Character Spacing trong cửa sổ Font
− Scale: Kéo dãn/ nén chữ.
− Spacing: Kéo dãn/ thu hẹp khoảng cách giữa các ký tự, với kích cỡ xác định bởi ô By bên cạnh.
− Position: Đưa văn bản lên cao/ xuống thấp so với dòng cơ bản.
3.4. Tạo hiệu ứng cho cả khối văn bản
Dùng tab Text Effect trong cửa sổ Font, sau đó chọn trong hộp Effect tương ứng như nhấp nháy nền văn bản, chữ nhấp nháy,…
4. Định dạng Paragraph (đoạn văn bản)
Mỗi đoạn văn bản trong tài liệu cần phải điều chỉnh ngang dọc, trên dưới, hay mang một số đặc tính khác. Cũng tương tự như các phần khác, đoạn văn bản cần định dạng cần phải được đánh dấu, nếu không đánh dấu, thì định dạng sẽ tác động lên đoạn văn bản nào chứa con trỏ văn bản.
4.1. Điều chỉnh ngang (Alignment) Đánh dấu Paragraph cần định dạng.
Chọn Format/ Paragraph trên thanh menu chính hoặc bấm phải chuột vào vùng văn bản đã đánh dấu và chọn Paragraph.
Chọn kiểu căn chỉnh trong hộp Alignment - Left: Căn lề trái
- Right: Căn lề phải
- Centered: Căn lấy tâm là giữa hai lề, dàn dòng về hai phía - Justified: Căn thẳng cả lề phải và trái
Chọn Indentation để lùi dòng văn bản tính từ mép lề trái/ phải - Left: Lùi dòng văn bản vào so với lề trái
- Right: Lùi dòng văn bản vào so với lề phải
- Special: Các yêu cầu khác cho các dòng của đoạn như:
First line: Dòng đầu tiên của đoạn văn bản
Hanging: Vị trí bắt đầu của các dòng còn lại trong đoạn văn bản.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 67 4.2. Điều chỉnh dọc
Đánh dấu Paragraph cần định dạng.
Chọn Format/ Paragraph trên thanh menu chính hoặc bấm phải chuột vào vùng văn bản đã đánh dấu và chọn Paragraph.
Chọn kiểu căn chỉnh trong hộp Line Spacing
- Single: Khoảng cách giữa các dòng đều nhau - 1.5 lines: Dòng trên cách dòng dưới 1.5 dòng - Double: Dòng trên cách dòng dưới 2 dòng
- Multiple: Các dòng cách nhau một khoảng tùy chọn Chọn OK khi đã chọn xong
4.3. Điều chỉnh khoảng cách so với đoạn văn bản trên/ dưới Đánh dấu Paragraph cần định dạng.
Chọn Format/ Paragraph trên thanh menu chính hoặc bấm phải chuột vào vùng văn bản đã đánh dấu và chọn Paragraph.
Chọn kiểu căn chỉnh trong hộp Spacing
- After: Khoảng cách so với đoạn văn bản phía trên - Before: Khoảng cách so với đoạn văn bản phía dưới Chọn OK khi đã chọn xong
4.4. Dùng thanh Ruler để định dạng văn bản
Có thể dùng thước để căn chỉnh ngang một Paragraph. Ở hai đầu đánh dấu vùng làm việc có các nút điều khiển và .
Để sử dụng các nút này, di chuyển con trỏ chuột lên nút đó, bấm và kéo di chuyển đến vị trí yêu cầu.
− First Line Indent: Vị trí bắt đầu dòng đầu tiên của Paragraph.
− Hanging Indent: Vị trí bắt đầu các dòng tiếp theo của Paragraph.
− Left Indent: Đánh dấu khoảng cách của đoạn so với lề trái.
− Right Indent: Đánh dấu khoảng cách của đoạn so với lề phải.
Nhận xét: Cách sử dụng thước rất trực quan và dễ sử dụng nhưng nếu trong trường hợp cần định dạng một cách chính xác thì quả là khó khăn hơn dùng cửa sổ định dạng tương ứng.
5. Đánh số đoạn văn bản
Để nhấn mạnh đoạn văn bản hoặc đánh số các đoạn văn bản trong tài liệu ta sử dụng:
Đánh dấu các Paragraph cần đánh số hay đánh hoa thị.
Chọn Format/ Bullets and Numbering trên thanh menu chính hoặc bấm phải chuột vào vùng văn bản đã đánh dấu và chọn Bullets and Numbering.
Khi cửa sổ xuất hiện, lựa chọn cách đánh dấu bằng cách kích chuột vào mẫu đánh dấu trong cửa sổ
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 68 - Tab Bulleted: Đánh dấu bằng các biểu tượng
- Tab Numbered: Đánh dấu bằng số thứ tự, ký tự theo thứ tự - Tab Outline: Đánh dấu theo hệ thống phân cấp
Chọn OK khi đã chọn xong 5.1. Tab Bulleted
− Có thể lựa chọn các mẫu biểu tượng có sẵn bằng cách kích chuột vào mẫu đó, hoặc thay đổi mẫu bullet bằng cách kích chuột vào nút Customize ở gần cuối cửa sổ.
− Khi xuất hiện cửa sổ tiếp theo, kích chuột vào Bullet, sau đó lựa chọn biểu tượng thay đổi trong cửa sổ Symbol ngay sau đó.
− Kết thúc chọn OK để chấp nhận sự thay đổi.
5.2. Tab Numbered
− Tương tự như chọn Bullet, nếu muốn thay đổi một kiểu đánh dấu nào chọn nút Customize
− Khi xuất hiện cửa sổ Customize, thực hiện các thao tác như định dạng font chữ (Number Format), kiểu đánh số (Number Style), xác định vị trí đánh dấu, vị trí bắt đầu văn bản (Text Position),...
− Kết thúc chọn OK để chấp nhận sự thay đổi.
6. Định dạng viền khung, tạo nền mờ cho văn bản
Có thể bổ sung khung viền/ đổ bóng cho một ký tự, một từ hay một đoạn văn bản thậm chí cho cả trang văn bản. Việc định dạng viền khung đều theo các bước sau:
Đánh dấu các đối tượng cần viền khung/ tạo nền.
Chọn Format/ Border and Shading trên thanh menu chính hoặc bấm phải chuột vào vùng văn bản đã đánh dấu và chọn Border and Shading.
Khi cửa sổ xuất hiện, tiến hành các thao tác định dạng viền khung/ tạo nền cho đối tượng.
Chọn OK để chấp nhận định dạng 6.1. Tab Border
Dùng để viền khung cho ký tự hay khối văn bản.
Setting: Lựa chọn các kiểu viền khung - None: Loại bỏ đường viền
- Box: Viền khung bao quanh khối văn bản đánh dấu - Shadow: Viền khung hình hộp có bóng
- 3-D: Viền khung với hình ảnh 3 chiều
- Custom: Chọn đường viền tuỳ ý, khi đó định vị các đường viền ở bên phía Preview bằng cách kích chuột vào các nút chỉ định đường viền khung ở xung quanh hộp Preview.
Style: Chọn kiểu đường viền trong danh sách các kiểu viền.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 69
Color: Chọn mầu cho đường viền.
Width: Xác định độ dày của đường viền.
Horizontal Line: Chọn đường kẻ ngang ngay vị trí hiện hành của con trỏ văn bản.
Khi kích chuột vào nút này, một cửa sổ khác xuất hiện cho phép lựa chọn kiểu đường ngang bằng cách kích chuột vào hình cần chèn, sau đó chọn Add. Đường kẻ ngang trang trí có dạng như dưới đây:
6.2. Tab Page Border
Viền khung cho trang văn bản cũng tương tự như Tab Border, tuy nhiên có thể chọn viền khung nghệ thuật.
Art: Kích chuột vào hộp này để chọn kiểu viền.
6.3. Tab Shadow
Có thể bổ sung màu sắc theo các mẫu hoa văn và tạo bóng khác nhau cho đoạn văn bản đánh dấu.
− Fill: Tô màu nền, chọn tô bằng một mầu duy nhất.
− Partern: Lựa chọn mẫu nền bằng cách pha mầu theo tỷ lệ.
− Color: Chọn mầu nền khi pha mầu.
6.4. Apply to
Việc chọn một giá trị trong hộp Apply to cho phép kiểu định dạng trên áp dụng cho đối tượng nào. Tùy chọn Text, Paragraph tương ứng với việc định dạng Border/ Shading.
− Text: áp dụng cho khối văn bản
− Paragraph: áp dụng cho đoạn văn bản
− Whole document: áp dụng cho toàn bộ các trang trong văn bản
− This section: chỉ áp dụng cho phần văn bản chứa con trỏ hiện hành.
− This section – First page only: chỉ áp dụng cho trang đầu của phần văn bản.
− This section – All except first page: áp dụng cho tất cả các trang trong phần văn bản trừ trang đầu tiên của phần đó.
Nút Option: chỉ định khoảng cách từ vị trí viền trang đến mép giấy.
7. Thiết lập trang in (Page Setup)
Thông thường khi bắt đầu soạn thảo văn bản, nên thiết lập các thông số trình bày để tài liệu được hiển thị đúng với ý muốn trình bày của mình. Lưu ý, việc định dạng trang in có thể được thực hiện trên từng phần khác nhau của văn bản.
Chọn menu File/ Page Setup, khi đó xuất hiện cửa sổ Page setup.
Chỉ định các thông số cho văn bản
− Margin: Xác định khoảng cách lề cho trang văn bản
− Paper size: Thiết lập khổ giấy
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 70
− Layout: Định dạng hiển thị trong mỗi trang Chọn OK khi kết thúc
7.1. Tab Margin
− Top/Bottom: Khoảng cách lề phía trên/ dưới của trang văn bản.
− Left/ Right: Khoảng cách lề trái/ phải của trang văn bản.
− Gutter: Xác định khoảng cách để đóng bìa.
− From edge: Xác định lề cho Header và Footer.
− Apply To: Các thông số vừa thiết lập áp dụng trên vùng nào/ cả tài liệu.
7.2. Tab Page Size
− Size: Lựa chọn cỡ giấy (Letter, A3, A4,…)
− Orientation: Đặt trang giấy Portrait/ Landscape 7.3. Tab Layout
− Header and Footer: Có tiêu đề khác nhau giữa trang chẵn và trang lẻ (Difference odd and even page), hoặc khác giữa trang đầu tiên với các trang khác (Difference first page).
− Vertical Alignment: Căn chỉnh theo chiều dọc trang văn bản
− Line Number: Đánh số thứ tự các dòng trong trang văn bản
− Border: Viền khung cho trang văn bản (tương ứng với việc chọn tab Page border trong phần Border and Shading)
Chú ý: Có thể thay đổi khoảng cách lề bằng cách co dãn khoảng cách đó trên thanh thước ngang và dọc.
− Left/ Right Margin: Căn chỉnh lề trái phải của trang văn bản.
− Top/ Bottom Margin: Khoảng cách trên/ dưới của trang văn bản.
8. Ngắt văn bản (Break)
Ngắt văn bản là việc chèn thêm một dấu ngắt cứng vào một vị trí nào đó của văn bản. Với một văn bản thông thường, nội dung tự tràn từ dòng này sang dòng khác, từ trang này trang khác nếu như hết dòng hay hết trang đó. Để có thể kết thúc một đoạn văn bản, một cột hay một trang một cách cố ý, ta sử dụng ngắt văn bản.
8.1. Thêm ngắt vào văn bản
Di chuyển đến vị trí cần thêm ngắt, Chọn menu Insert/ Break,
Lựa chọn kiểu ngắt
− Page break: Ngắt văn bản sang trang mới (CTRL + Enter),
− Column break: Ngắt văn bản sang cột mới,
− Text wrapping break: Ngắt văn bản sang dòng mới (SHIFT + Enter),
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 71
− Section break types: Ngắt văn bản thành từng phần: sang trang kế tiếp (Next page); sang trang chẵn/ lẻ (Even/ Odd page),
Chọn OK
Trong đó: Section là một phần của văn bản mà trong đó có thể thiết lập các lựa chọn định dạng riêng cho nó. Khi bạn muốn thay đổi thuộc tính của một vài trang nào đó như đánh số dòng, số cột hay tiêu đề đầu/ cuối cũng như thay đổi hướng giấy, kích thước lề,… thì bạn tạo một section riêng cho các trang này.
8.2. Xóa ngắt văn bản
Di chuyển đến đầu vị trí cần xóa ngắt, bấm phím Backspace cho đến khi các ngắt được xóa hết đi.
9. Thêm tiêu đề trên/ dưới trang văn bản (Header and Footer) 9.1. Văn bản chỉ có một tiêu đề trên/ dưới
Nếu tài liệu có nhiều trang, trên mỗi trang cần có tiêu đề chung ở phần lề trên (Header)/
dưới (Footer) thì tiến hành các bước:
Chọn menu View/ Header and Footer, văn bản bị mờ đi và kích hoạt phần nhập tiêu đề cho văn bản,
Nhập các thông tin cần xuất hiện trên phần Header, Di chuyển sang phần Footer để nhập thông tin cho Footer
Chọn Close của cửa sổ Header and Footer hoặc kích đúp chuột vào phần văn bản chính khi hoàn thành.
Chú ý: Khi cần sửa nội dung tiêu đề, chỉ cần chọn theo bước để mở phần tiêu đề để sửa.
Hoặc kích đúp chuột vào phần tiêu đề trên/ dưới của trang văn bản cũng có thể mở phần tiêu đề này. Có nhiều cách thiết lập Header và Footer khác nhau, tùy theo nhu cầu có thể chọn kiểu Header/Footer cho phù hợp.
Ngoài nội dung do bạn tự nhập vào, có thể chèn vào tiêu đề trên/ dưới các thông tin xuất hiện trên thanh công cụ Header and Footer
9.2. Tiêu đề trang đầu tiên khác các trang còn lại
Nhiều khi trong tài liệu của bạn, trang đầu tiên có nội dung khác với các trang khác. Khi đó bạn muốn Header và Footer của trang này cũng khác các trang còn lại của tài liệu. Việc làm hết sức đơn giản nhưng đòi hỏi các bạn phải hiểu vấn đề một cách rõ ràng.
Cách làm như sau:
Chọn menu File/ Page Setup, chọn Tab Layout
Chọn hộp kiểm tra Different First Page trong nhóm Headers & Footers,
Chèn số thứ
tự trang Chèn tổng
số trang Chèn ngày Chèn giờ
Định dạng số
trang Same as
Previous Show
Next Show
Previous