BÀI 2. ĐỊNH DẠNG VÀ HOÀN CHỈNH VĂN BẢN
III. SỬA LỖI VÀ HOÀN THIỆN VĂN BẢN
1.1. AutoText
Khi soạn thảo văn bản có nhiều nhóm từ, đoạn văn, danh từ riêng được lặp đi lặp lại nhiều lần. Do đó ta chỉ cần soạn các từ, đoạn văn đó một lần và gắn cho chúng một TÊN hoặc một từ viết tắt. Khi cần dùng lại các cụm từ đó ta chỉ gõ TÊN và yêu cầu Word thay thế lại bằng từ nhập vào. Có thể dùng AutoText do Word tạo sẵn hoặc tự tạo.
Dùng các mục nhập AutoText có sẵn
Tuỳ thuộc vào phần văn bản đang tạo ở tài liệu, AutoText chứa các tên hay dùng. Để dùng mục nhập có sẵn:
Chọn menu Insert/ AutoText trên thanh menu chính.
Chọn kiểu AutoText từ danh sách các tên có sẵn Nhấp chuột một tên để chèn mục nhập vào văn bản
Tạo một mục AutoText mới
Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo AutoText.
Chọn menu Insert/ AutoText/ New hoặc ấn giữ ATL + F3
Xuất hiện cửa sổ Creat AutoText, nhập tên đại diện cho đoạn đó.
Chọn OK khi chấp nhận mục nhập đó, chọn CANCEL khi huỷ bỏ.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 79
Sử dụng mục nhập AutoText tự tạo
Gõ tên của mục nhập AutoText cần dùng lại.
Gõ phím F3
Xoá mục nhập AutoText
Chọn menu Tools/ AutoCorrect, chọn tab AutoText.
Chọn tên mục nhập cần xoá trong cửa sổ Chọn nút Delete để xoá
Chọn OK để kết thúc 1.2. AutoCorrect
Bản chất của AutoCorrect là tự động sửa lỗi chính tả, thay thế các từ gõ sai bằng các từ đúng khi soạn thảo. Trong Word có kèm theo số lượng lớn các từ đã được biên tập lại, bao gồm các nhiều lỗi viết sai chính tả và lỗi đánh văn bản theo thói quen. Bên cạnh việc tự động sửa các lỗi sai của AutoCorrect trong Word (xem mục Tìm kiếm, sửa lỗi và thay thế văn bản ngay dưới đây), có thể bổ sung các Correction theo ý của bạn, hoặc thiết lập các AutoCorrect để nhanh chóng chèn vào một đoạn văn bản dài được định dạng trong khi chỉ cần nhập vào một số ký tự. Khi đó tác dụng của AutoCorrect tương tự như trong AutoText, nhưng đôi khi việc tự động sửa lỗi của AutoCorrect lại xảy ra ngoài ý muốn của bạn.
Thiết lập mục nhập để thay thế khi soạn thảo
Đánh dấu từ/ nhóm từ/ đoạn văn bản đã định dạng.
Chọn menu Tools/ AutoCorrect, sau đó chọn tab AutoCorrect.
Nhập tên đại diện cho nhóm từ đó vào hộp Replace.
Chọn kiểu thay thế
Plain Text: Chỉ thay thế nội dung.
Formatted Text: Thay thế cả phần định dạng kiểu chữ.
Ví dụ: Có mục nhập cần thay thế Debon và mang tên dbo trong AutoCorrect.
- Nếu chọn Plain Text: Khi gõ dbo debon - Nếu chọn Formatted Text: Gõ dbo Debon Ấn nút Add để thêm vào danh sách thay thế.
Chọn OK để kết thúc.
Sử dụng AutoCorrect khi soạn thảo:
Gõ tên đại diện cho nhóm từ định thay thế vào văn bản, Word sẽ tự động thay thế cho bạn khi gõ phím Backspace.
Xoá một AutoCorrect
Chọn menu Tools/ AutoCorrect, sau đó chọn tab AutoCorrect.
Nhập tên đại diện cho nhóm từ đó định xóa vào hộp Replace.
Chọn nút Delete để xoá.
Kết thúc chọn nút OK.
Bỏ qua việc thay thế một AutoCorrect
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 80 Ấn giữ CTRL + Z để huỷ bỏ thay thế AutoCorrect đó.
Tắt chế độ AutoCorrect
Chọn menu Tools/ AutoCorrect, sau đó chọn tab AutoCorrect, và xoá dấu () trong hộp Replace text as you type.
2. Tìm kiếm, sửa lỗi và thay thế văn bản 2.1. Tìm kiếm từ trong văn bản
Word tự động đánh dấu các đoạn, từ được yêu cầu tìm kiếm trong văn bản. Công việc rất thuận lợi khi bạn cần tìm từ cần thiết, di chuyển hoặc thay đổi nội dung từ hoặc cách hiển thị của chúng.
Chọn menu Edit/ Find hoặc ấn giữ CTRL + F,
Chọn tab Find trong cửa sổ Find and Replace, nhập từ/ đoạn văn bản cần tìm kiếm vào hộp Find what,
Kích chuột vào Find Next để bắt đầu tìm, Chọn CANCEL để kết thúc tìm.
Các option hay dùng khi tìm kiếm:
- Match Case: Tìm kiếm văn bản phù hợp mẫu.
Ví dụ: Tìm cụm ký tự “ăn”, khi đó nếu có xuất hiện từ “văn bản” hoặc “ăn cơm”
trong tài liệu đều được Word lựa chọn.
- Find whole words only: Tìm kiếm các từ độc lập phù hợp mẫu.
Ví dụ: Tìm cụm ký tự “ăn”, khi đó “ăn cơm” được Word lựa chọn còn “văn bản”
không phù hợp.
2.2. Thay thế văn bản
Chọn menu Edit/ Find hoặc ấn giữ CTRL + F.
Chọn tab Replace trong cửa sổ Find and Replace, nhập từ/ đoạn văn bản cần tìm kiếm vào hộp Find what.
Nhập từ để thay thế vào hộp Replace with.
Kích chuột vào Find Next để bắt đầu tìm.
Chọn Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm thấy.
Chọn Replace All nếu muốn thay thế tất cả các từ tìm thấy.
Chọn CANCEL để kết thúc.
2.3. Sửa lỗi tự động
Chọn menu Tools/ AutoCorrect và chọn tab AutoCorrect.
Correct TWo INitial CApitals: Tự động sửa ký tự hoa thứ hai trong một từ thành ký tự thường.
Ví dụ: Correct TWo INitial CApitals Correct Two Initial Capitals
Capitalize first letter of centences: Tự động viết hoa ký tự đầu câu.
Ví dụ: It’s rain. it is very bad. It’s rain. It is very bad.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 81
Capitalize name of days: Tự động viết hoa đầu tên ngày trong tuần.
Ví dụ: monday Monday
Chú ý: Dùng cửa sổ Find and Replace để di chuyển nhanh đến trang nào đó bằng cách ấn giữ CTRL + G, sau đó nhập số trang định di chuyển đến vào cửa sổ Enter page number và chọn nút Go to để di chuyển đến đó, chọn CANCEL khi kết thúc.
Có thể soát lỗi chính tả Tiếng Anh bằng cách chọn menu Tools/ Spelling and Grammar.
Để bỏ chế độ tự động chỉ ra lỗi về từ, ngữ pháp của Word, chọn menu Tools/
Options. Sau đó chọn tab Spelling and Grammar, bỏ tích (không chọn) trong hộp Check grammar as you type và hộp Check spelling as you type.
3. Soạn thảo nhanh văn bản
Trên thực tế, nhiều tài liệu có các nội dung giống nhau chẳng hạn như các tài liệu trong công ty có tên công ty, các thông tin chung về công ty, biểu tượng công ty…, hay trong một bức thư có phần địa chỉ người nhận, người gởi, phần nội dung chung, hay cách trình bày…, hoặc một tờ báo giá có thể gửi đến nhiều khách hàng, giấy mời… Vì vậy, việc soạn thảo lại nhiều lần sẽ rất mất thời gian, và đôi khi cách định dạng mỗi lần có thể khác nhau, dẫn đến sự không thống nhất. Word cho phép tạo văn bản mẫu (template), trong đó phần nội dung chung mà các văn bản cùng loại đều có được soạn thảo và định dạng sẵn, thiết lập trang in…, khi cần có thể tái sử dụng chúng. Thêm vào đó, Word cho phép trộn in thư gởi cho nhiều người nhưng phần này sẽ được đề cập tới trong Bài 4.
3.1. Cách tạo văn bản mẫu Chọn menu File/ New
Xuất hiện cửa sổ New, chọn vào Template của phần Create New.
Kết thúc chọn OK
Soạn thảo và định dạng các phần xuất hiện trong văn bản mẫu.
Lưu file, sau đó đóng file lại.
− Mặc định, MS Word lưu file vào thư mục Templates của MS Office.
− Nếu muốn lưu văn bản mẫu vào thư mục của bạn, thì chọn vị trí lưu như cách lưu thông thườg.
Chú ý: Có thể tạo một văn bản mẫu bằng cách tạo một Document thông thường, bao gồm các thông tin có trong văn bản mẫu. Sau đó, lưu văn bản chọn File/ Save as chọn kiểu tệp là Document Template trong hộp Save as type của cửa sổ Save as.
3.2. Dùng văn bản mẫu để tạo file mới
Trường hợp 1: Nếu văn bản mẫu được lưu trong thư mục Templates của MS Office:
Chọn menu File/ New,
Chọn tên file template cần thiết trong tab General của cửa sổ New, Chọn OK,
Lưu file vừa mở,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 82 Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.
Trường hợp 2: Nếu văn bản mẫu được lưu trong thư mục cá nhân của người dùng:
Di chuyển đến vị trí lưu file trong cửa sổ Windows Explore, Chọn file template,
Chọn menu File/New hoặc kích đúp chuột vào biểu tượng file này, Làm theo bước 4, 5 giống trường hợp 1.
3.3. Sửa văn bản mẫu
Trường hợp 1: Nếu văn bản mẫu được lưu trong thư mục Templates của MS Office:
Chọn menu File/ New,
Chọn tên file template cần thiết trong tab General của cửa sổ New, Chọn kiểu Template trong phần Creat new, rồi chọn OK,
Thực hiện thay đổi cần thiết, Chọn menu File/Save as,
Chọn tên file Template cũ cần ghi đè, chọn OK với cửa sổ hỏi việc ghi lên file đã tồn tại,
Chọn Save để chấp nhận việc thay đổi.
Trường hợp 2: Nếu văn bản mẫu được lưu trong thư mục cá nhân của người dùng:
Di chuyển đến vị trí lưu file trong cửa sổ Windows Explore, Chọn file template,
Chọn menu File/Open, Thực hiện thay đổi cần thiết, Lưu file, đóng file khi kết thúc.
4. Xem và in văn bản 4.1. Print Preview
Sau khi hoàn chỉnh văn bản, có thể tiến hành xem tài liệu trước khi in
Chọn menu File/ Print Preview hoặc nút tương ứng trên thanh công cụ Standard, Văn bản hiển thị dưới dạng trang khi in,
Để xem một, hoặc nhiều trang chọn nút One page hoặc Multiple pages, Có thể sửa văn bản trong chế độ in bằng cách chọn nút Magnifier,
Để kết thúc chế độ xem in chọn nút Close 4.2. In văn bản
Chọn menu File/ Print (phím tắt CTRL + P) hoặc nút tương ứng trên thanh công cụ Standard,
Thiết lập thông số khi in trong cửa sổ Print o Printer: chọn máy in từ danh sách có thể
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 83 o Page range: chọn vùng in là toàn bộ văn bản (All) hay trang hiện hành
(Pages), vùng đã chọn (Selection) hay một số trang nào đó (Pages – gõ dãy các trang vào ô này). Nếu in các trang rời rạc thì số thứ tự trang cách nhau bởi dấu phẩy (,), còn trong khoảng thì dùng dấu (-)
o Print what: nội dung cần in
o Print: lựa chọn cách in tất cả các trang trong vùng (All pages in range) hay chỉ trang chẵn (Even pages) hoặc trang lẻ (Odd pages)
o Copies: số lượng bản in
o Zoom: quy định bao nhiêu trang trên 1 tờ Chọn OK để thực hiện in theo yêu cầu trên.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 84