BÀI 4. LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU
I. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG BIỂU
Một bảng cho phép ta hệ thống các thông tin thành cột (column) và hàng (row). Mỗi mục trong bảng gọi là ô (cell) thì độc lập với các mục khác. Ta có thể định dạng trong bảng, tính toán trong bảng, định dạng từng ô riêng biệt. Các ô có thể chứa văn bản, số liệu, đồ thị, tranh ảnh,… nhưng không chứa được một bảng khác.
1. Chèn bảng vào văn bản
Di chuyển con trỏ đến nơi muốn chèn bảng,
Chọn menu Table/ Insert để mở cửa sổ Insert Table, Nhập số dòng/ cột vào hộp Row/ Column tương ứng,
Chọn OK, khi đó một bảng chưa định dạng được chèn vào văn bản.
2. Điều chỉnh độ rộng, chiều cao của cột, dòng
2.1. Dùng chuột
Di chuyển trỏ chuột đến đường phân chia cột cần điều chỉnh, xuất hiện mũi tên 2 chiều (có dạng ←→ ).
Bấm giữ và di chuột đến độ rộng và chiều cao thích hợp rồi thả chuột.
2.2. Dùng menu
Đánh dấu dòng/ cột cần điều chỉnh
Chọn hàng: Di chuyển trỏ chuột đến bên trái ngoài bảng, xuất hiện chuột hình , bấm giữ và di chuột đến hết các dòng cần chọn và thả phím chuột.
Chọn cột: Di chuyển trỏ chuột lên phía trên ngoài bảng, xuất hiện chuột hình , sau đó bấm giữ và di chuột trong khi chọn các cột.
Chọn menu Table/ Properties và chọn tab Row/ Column tương ứng để điều chỉnh kích thước.
Chọn OK khi kết thúc.
3. Định dạng dữ liệu trong bảng
Có thể điền văn bản vào bảng biểu, khi đó việc định dạng font, paragraph cho cả bảng nói chung, hay cho từng ô nói riêng giống như cách định dạng các đoạn văn bản thông thường.
Để di chuyển giữa các ô trong bảng dùng phím TAB, nếu di chuyển ngược lại bấm giữ SHIFT + TAB.
Các dữ liệu trong bảng cũng có thể được định dạng font chữ, hay paragraph như đối với đoạn văn bản thông thường. Để định dạng dữ liệu trong bảng trước hết phải chọn được ô/
cột/ hàng cần định dạng, sau đó chọn menu Format/ Font nếu muốn định dạng font và kiểu chữ hoặc chọn menu Format/ Paragraph nếu muốn định dạng Paragraph…
4. Định hình lại một bảng biểu
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 100 Có thể thay đổi số lượng các ô trong bảng như chèn hoặc xoá các ô, các hàng, các cột, hoặc trộn các ô hay phân chia ô.
4.1. Thêm hàng
Có thể chèn thêm hàng/ cột vào bất cứ vị trí nào trong bảng. Nếu chèn cột, Word tự động chèn vào phía bên phải ô có điểm chèn các cột có cùng định dạng với cột được chọn. Nếu chèn hàng thì chèn phía trên hàng có điểm chèn số hàng có cùng định dạng tương ứng với số hàng được chọn.
a. Chèn thêm hàng vào bên trên/ dưới một hàng trong bảng Di chuyển đến hàng phía dưới vị trí cần chèn thêm
Chọn menu Table/ Insert/ rồi chọn Row Above để chèn trên hoặc chọn Row Below để chèn dưới.
b. Chèn một hàng vào dưới hàng cuối cùng
Đôi khi bạn cần bảng tạo ra dài hơn, đơn giản là chèn thêm các hàng vào cuối bảng. Khi đó, di chuyển chuột đến ô cuối cùng, rồi ấn TAB, khi đó hàng được chèn thêm vào có cùng định dạng với hàng phía trên.
4.2. Thêm cột
Di chuyển đến cột cần chèn thêm cột
Chèn bên trái cột: Table/ Insert/ Column to the Left Chèn bên phải cột: Table/ Insert/ Column to the Left
Chú ý: Có thể chèn nhiều hàng/ cột vào bảng cùng một lúc, khi đó chỉ cần đánh dấu/ chọn số hàng/ cột định chèn và thao tác tương tự như trên.
4.3. Xóa đi các ô, hàng/ cột Di chuyển đến ô cần xoá Chọn menu Table/ Delete/ Cells
Chọn kiểu cần xoá trong cửa sổ Delete Cells
Shift Cell Left: Xóa ô và dịch chuyển các ô từ phải sang bù vào ô đó.
Shift Cell Left: Xóa ô và dịch chuyển các ô từ dưới lên bù vào ô đó.
Delete Entire Row: Xoá cả hàng chứa ô đó.
Delete Entire Column: Xoá toàn bộ cột chứa ô đó.
4.4. Xoá hàng/ cột
Đánh dấu hàng/ cột định xoá
Chọn menu Table/ Delete/ chọn Row nếu xoá hàng hoặc Column nếu xóa cột.
4.5. Trộn nhiều ô thành một
Word cho phép trộn các ô, làm cho nội dung của ô đó được kết hợp thành một ô hợp nhất.
Lưu ý chỉ làm việc với khối các ô hình chữ nhật. Để trộn ô ta làm như sau:
Đánh dấu các ô định trộn
Chọn menu Table/ Merge Cells hoặc bấm phải chuột vào các ô đánh dấu, chọn Merge Cells.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 101 4.6. Chia nhỏ các ô
Đánh dấu các ô định phân chia
Chọn menu Table/ Split Cells hoặc bấm phải chuột vào các ô vừa đánh dấu, chọn Split Cells.
Nhập số hàng/ cột định chia thành vào cửa sổ Split cells.
Chọn OK khi kết thúc.
4.7. AutoFit
Chức năng này cho phép tự động điều chỉnh bảng cho phù hợp như điều chỉnh độ rộng của cột cho vừa nội dung bên trong ô dài nhất thuộc cột, hoặc điều chỉnh bảng cho vừa cửa sổ hoặc chia lại kích cỡ của các ô cho đều,…
Chia lại kích thước hàng/ cột cho đều thì đánh dấu các hàng/ cột định chia, chọn menu Table/ AutoFit/ Distribute Rows Evenly (đối với hàng) hoặc Distribute Column Evenly (đối với cột).
4.8. Sao chép/ cắt dán dữ liệu trong bảng
Việc sao chép/ cắt dán nội dung của các ô trong bảng này cùng tương tự như đối với khối văn bản thông thường.
4.9. Căn chỉnh dữ liệu trong bảng
Đánh dấu hàng/ cột hay ô định căn chỉnh
Bấm chuột vào vùng đánh dấu, chọn Cells Alignment Sau đó chọn kiểu căn chỉnh thích hợp
Chú ý: Đối với các cột văn bản thường được căn trái, cột kiểu số thường được căn phải 4.10. Lặp lại tiêu đề bảng trong các trang khác
Khi dữ liệu của bạn quá dài, việc lặp lại tiêu đề của bảng trong các trang kế tiếp giúp cho việc xem tài liệu được dễ dàng và rõ ràng hơn. Cách làm như sau:
Đánh dấu các dòng tiêu đề của bảng, Chọn menu Table/ Heading row repeat,
Kết quả dòng tiêu đề xuất hiện trong tất cả các trang có bảng này.
4.11. Thay đổi hướng chữ trong bảng
Có thể xoay chiều của dữ liệu trong bảng, bằng cách:
Chọn ô cần xoay ngang văn bản, Bấm phải chuột vào ô vừa đánh dấu, Chọn Text Direction trong menu,
Chọn hướng xoay văn bản trong cửa sổ Text Direction, Kết thúc chọn OK.
4.12. Định dạng bảng theo Style sẵn có
Có thể sử dụng các định dạng có sẵn bằng cách Di chuyển vào bảng cần định dạng,
Chọn menu Table/ Table AutoFormat để mở cửa sổ Table AutoFormat,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 102 Chọn kiểu tương ứng trong hộp Table Styles,
Chọn cách áp dụng Style cho bảng trong phần Apply special formats to
− Heading rows: dòng tiêu đề
− Last row: dòng cuối bảng
− First column: cột đầu tiên bên trái
− Last colum: cột cuối cùng
Nếu muốn thay đổi định dạng trên Style đó chọn Modify, Kết thúc chọn Apply.
5. Viền khung và tô màu cho bảng biểu
Một bảng khi chèn vào tài liệu thì bảng đó xuất hiện trên màn hình với các khung viền bao quanh mỗi ô. Để thay đổi các viền khung bao quanh ô hoặc của bảng, ta làm
5.1. Cách 1
Đánh dấu bảng/ ô cần định dạng,
Chọn menu Table/ Table Properties xuất hiện cửa sổ, chọn tab Table, Chọn nút Borders and Shading, xuất hiện cửa sổ Borders and Shading, Làm thao tác viền khung hay tô màu nền theo cách đã học từ trước, Chọn OK khi kết thúc.
Chú ý: Bước 2,3 có thể thay bằng việc chọn menu Format/ Border and Shading.
5.2. Cách 2
Một cách khác, dùng các chỉ định lệnh trên thanh menu lệnh tương ứng của Table như kẻ viền, định dạng căn chỉnh trong dòng/ cột, đổ mầu nền… Tuy nhiên cách chọn lệnh thên thanh công cụ của Table cũng chỉ thực hiện được từng lệnh một thay vì thực hiện một loạt các thao tác cùng một lúc trong cửa sổ.
6. Chèn các đối tượng vào bảng
Có thể chèn tranh, ảnh hay ký tự đặc biệt hoặc một WordArt vào bảng biểu. Các thao tác thực hiện cũng tương tự như việc chèn trong văn bản thông thường. Việc thể hiện/ trình bày các đối tượng đều có thể được định dạng theo ý muốn của bạn. Word còn cho phép chèn Bullets hay cài đặt TAB vào bảng, các thao tác tương tự như cài đặt thông thường.
Nhưng cần chú ý, khi chèn phải di chuyển đến ô cần chèn, sau đó mới thực hiện các thao tác khác.
Việc chèn một đối tượng vào bảng biểu cũng có tác dụng tạo sự chú ý đến nội dung thể hiện trong bảng...
Không có việc gì khó Chỉ sợ lòng không bền Đào núi và lấp biển Quyết chí ắt làm nên.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 103