CHƯƠNG III CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL
BÀI 1 MICROSOFT EXCEL VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
III. CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN ĐỂ TẠO LẬP BẢNG BIỂU
1.1. Tạo một file mới
Chọn menu File/New hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + N.
1.2. Mở một file có sẵn trên đĩa
− Chọn menu File/ Open, xuất hiện cửa sổ Open,
− Chọn thư mục chứa file đó trong hộp Look in,
− Chọn tên file cần tìm ở hộp List box ngay dưới Look in và chọn Open hoặc kích đúp vào tên file đó.
1.3. Lưu một file lên ổ đĩa
− Chọn menu File/ Save hoặc Save as để ghi lên đĩa với tên khác, hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + S,
− Lựa chọn thư mục để lưu trữ file ở hộp Save in trong cửa sổ Save,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 115
− Gõ tên file lưu lại vào hộp File name và chọn Save để kết thúc.
1.4. Đóng một file đang mở
Chọn menu File/ Close hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + W.
2. Làm việc với các trang tính (Worksheet - Sheet) 2.1. Chèn thêm một trang tính vào file đang làm việc
Trong mỗi một file có thể mở và làm việc với nhiều trang tính (worksheet) khác nhau, và để chèn thêm một trang tính mới vào workbook đang làm việc thì chọn menu Insert/
Worksheet, khi đó một sheet trắng được chèn vào trước sheet đang làm việc (Sheet đang làm việc là sheet đang nhận những tác động của người dùng, khi đó tên sheet trên thanh Worksheet bar được bật sáng).
Có thể bấm phải chuột vào tên sheet phía sau vị trí cần chèn sheet mới, chọn Insert trong menu nhanh và chọn worksheet trong cửa sổ Insert.
2.2. Thay đổi tên của trang tính
Một sheet có tên mặc định là Sheet1, Sheet2,…, để thay đổi tên sheet cho phù hợp với yêu cầu của người dùng thì
− Chọn menu Format/Sheet/Rename, hoặc bấm phải chuột vào tên sheet cần thay đổi trên Sheet bar rồi chọn Rename trong menu nhanh đó,
− Gõ tên mới của sheet vào Sheet bar,
− Kết thúc gõ ENTER.
2.3. Di chuyển vị trí của trang tính hoặc copy cả trang tính
Di chuyển trang tính từ vị trí này sang vị trí khác hoặc copy trang tính sang một sheet khác cùng file hay khác file, giả sử muốn chuyển Sheet11 lên trước sheet3 thì làm
− Kích hoạt Sheet định di chuyển,
− Chọn menu Edit/Move or Copy Sheet để mở cửa sổ Move or Copy,
− Nếu di chuyển đến vị trí mới khác file hiện hành, chọn tên file được hiển thị trong hộp To book,
− Lựa chọn vị trí để di chuyển/copy đến (ví dụ chọn sheet3) trong hộp Before sheet,
− Nếu muốn tạo bản copy thì tích vào hộp check box Creat a copy,
− Chọn OK khi kết thúc.
2.4. Xoá một trang tính
− Chọn sheet cần xóa,
− Chọn menu Edit/ Delete sheet hoặc bấm phải chuột vào tên trang tính trên Sheet bar, rồi chọn Delete.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 116
3. Di chuyển trong Excel và đánh dấu vùng dữ liệu 3.1. Di chuyển giữa các cửa sổ
Mỗi Workbook (File) được mở ra sẽ là một cửa sổ (môi trường làm việc) trong Excel.
Việc di chuyển từ Workbook này sang Workbook khác chính là việc di chuyển từ cửa sổ làm việc này sang cửa sổ làm việc khác. Chính khả năng di chuyển dễ dàng khiến cho công việc của bạn trở nên hiệu quả và mềm dẻo hơn. Tức là có thể di chuyển/ sao chép dữ liệu từ Workbook này sang Workbook khác hết sức đơn giản.
Có hai cách để di chuyển giữa các cửa sổ:
Dùng chuột
− Kích chuột vào Title bar của cửa sổ cần làm việc
− Khi đó Title bar của Workbook đó được tô màu xanh, tức là cửa sổ được kích hoạt.
Dùng menu
− Chọn menu Window hoặc dùng tổ hợp phím ALT + W
− Chọn tên Workbook cần di chuyển đến.
3.2. Di chuyển giữa các trang tính
Trong một Workbook dữ liệu có thể để ở nhiều Sheet khác nhau. Nó tương tự như việc trong một chiếc tủ có rất nhiều ngăn kéo (workbook), và mỗi ngăn kéo lại có các cặp tài liệu (Sheet) khác nhau.
Với mỗi Workbook, phía dưới vùng làm việc có thẻ trang tính (Sheet tab), hiển thị bạn đang làm việc ở sheet nào. Nếu muốn di chuyển sang sheet khác đơn giản chỉ việc kích chuột vào biểu tượng của sheet đó.
Nếu tên sheet không hiển thị ra trên thanh đó, bạn kích chuột vào các nút ở góc trái/
phải ( ) của thanh này, cho đến khi nào tìm thấy sheet cần dùng thì kích chuột vào tên sheet đó.
3.3. Di chuyển trong một sheet
Do tổ chức của trang tính dưới dạng bảng, khi đó các ô trong bảng là độc lập tương đối với nhau. Có nghĩa là làm việc với ô nào thì ô đó là ô hiện hành, mọi thao tác chỉ có tác dụng trên ô đó mà thôi.
Để di chuyển đến các ô trong trang tính, dùng các phím chuyển hướng có trên bàn phím như ENTER, PageUp/PageDown, /, /,... Chức năng của các phím này tương tự như trong Word. Tuy nhiên, nếu không làm việc trong một ô cụ thể nào thì phím / là di chuyển sang trái/ phải một ô.
3.4. Đánh dấu vùng dữ liệu
Khi có một thao tác thay đổi thuộc tính của ô nào đó, hay chỉ định vùng tính toán ta phải chọn được vùng nhận thao tác đó. Từ đây, quy định gọi việc chọn vùng là đánh dấu hay bôi đen.
Ví dụ: Có một phần trang tính như sau:
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 117
A B C D E
1 2 3 4 5
Giả sử cần đánh dấu vùng được tô mầu, khi đó ô B2 được coi là ô góc trái trên và ô D4 được gọi là ô góc phải dưới của vùng cần đánh dấu.
Dùng chuột
− Kích chuột phải vào ô góc trái trên của vùng cần đánh dấu,
− Bấm giữ phím chuột trái và di chuyển đến ô góc phải dưới của vùng,
− Thả phím trái chuột, kết quả vùng trên được đánh dấu.
Dùng bàn phím
− Di chuyển ô hiện hành đến ô góc trái trên của vùng,
− Bấm giữ phím SHIFT,
− Di chuyển ô hiện hành đến ô góc phải dưới của vùng,
− Sau đó, thả phím SHIFT.
3. Nhập dữ liệu vào bảng tính 3.1. Khái niệm dữ liệu
Dữ liệu trong Excel là các thông tin kiểu văn bản, kiểu số hoặc kiểu ngày tháng được nhập vào bảng tính.
Do vậy khi làm việc với dữ liệu trong bảng tính cần phải biết cách nhập các loại dữ liệu và quản lý dữ liệu đó như thế nào để làm việc có hiệu quả.
3.2. Nhập văn bản (text)
Để nhập văn bản hay bất kỳ kiểu dữ liệu nào, trước hết phải xác định ô cần nhập dữ liệu và ô đó trở thành ô hiện hành. Khi nhập văn bản, nội dung gõ vào sẽ xuất hiện trong ô hiện hành và ở trên thanh công thức. Kết thúc nhập dữ liệu gõ phím ENTER, khi đó ô ngay dưới ô vừa nhập dữ liệu trở thành ô hiện hành. Có thể thay vì gõ ENTER thì gõ phím TAB để chuyển sang ô ở bên phải ô vừa nhập dữ liệu. Với dữ liệu kiểu text, Excel tự động căn chỉnh dữ liệu theo lề bên trái của ô.
3.3. Nhập số (number)
Với dữ liệu kiểu số, khi nhập xong dữ liệu được tự động căn lề phải và dữ liệu chỉ bao gồm dãy số. Nếu xuất hiện một ký tự khác số hoặc khác dấu (+/-) Exxcel tự coi dữ liệu đó là kiểu text.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 118 Chú ý: Nếu muốn coi giá trị số nhập vào là một chuỗi ký tự, bạn chỉ cần nhập thêm dấu
‘ trước khi nhập số đó.
3.4. Nhập ngày tháng (date/ time)
Với dữ liệu kiểu ngày tháng, thì phải tuân thủ quy tắc nhập mm/dd/yy, có nghĩa là nhập tháng trước sau đó mới đến ngày.
4. Sửa đổi và sao chép dữ liệu trong bảng tính 4.1. Sửa đổi dữ liệu
Trong quá trình làm việc dữ liệu nhập vào bảng tính có thể có sai sót, do vậy dữ liệu trong bảng tính phải được thay đổi sao cho chính xác.
− Xác định trước ô cần sửa đổi dữ liệu,
− Ấn phím F2 hoặc kích đúp chuột vào ô đó, thay đổi dữ liệu của ô,
− Kết thúc gõ ENTER.
4.2. Sao chép dữ liệu
Trong bảng tính một khối dữ liệu nào đó có thể xuất hiện ở nhiều nơi, sao chép chính là cách để hạn chế thời gian khi phải nhập dữ liệu nhiều lần.
Cách 1
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần sao chép,
− Chọn menu Edit/ Copy hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + C,
− Di chuyển đến vị trí cần sao chép tới,
− Chọn menu Edit/ Paste hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + V.
Cách 2:
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần sao chép, di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của vùng dữ liệu sao cho con trỏ thành hình mũi tên,
− Bấm giữ phím CTRL trong khi bấm giữ phím trái chuột và di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần copy tới, sau đó thả phím CTRL và chuột.
Sao chép đặc biệt (Special paste)
Do trong một ô có thể có 2 phần nội dung, trong đó phần 1 là nội dung dữ liệu và phần 2 là nội dung công thức của ô đó, nên khi sao chép Excel cho phép lựa chọn các sao chép. Đặc tính này giúp cho Excel trở thành công cụ làm việc hữu hiệu và linh hoạt. Để có thể sao chép đặc biệt dùng như sau:
− Đánh dấu vùng dữ liệu định sao chép,
− Chọn menu Edit/ Copy hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + C,
− Chọn menu Edit/ Paste Special,
− Lựa chọn cách dán trong hộp thoại Paste Special
All: Copy cả nội dung, công thức và cả định dạng của ô...
Formulas: Copy chỉ công thức
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 119 Values: Copy phần nội dung
Formats: Copy định dạng của ô,…
Ngoài ra có thể copy kết hợp với việc thực hiện thao tác như Cộng (Add), Trừ (Subtract), Nhân (Multiply), Chia (Divide) hay chuyển dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại (Transpose), hay copy liên kết (Paste Link) với dữ liệu gốc.
− Chọn OK khi kết thúc.
Chú ý: Việc copy kết hợp với thao tác tính toán chỉ thực hiện được khi bạn dán lên 1 vùng có dữ liệu nào đó. Khi đó, MS Excel thực hiện thao tác tương ứng giữa các giá trị trong vùng copy với các giá trị trong vùng paste.
A B C D E
1 2 3
2 3 2
3 4 7
4 5 4
5 6
Giả sử vùng copy là (A1:A4), thực hiện Paste special lên vùng có địa chỉ (C2:C5) và thao tác thực hiện là chọn Multiply ở phần Operator trong cửa sổ Paste Special. Khi đó giá trị trong vùng (C2:C5) có giá trị lần lượt là (4, 21, 16, 30).
4.3. Di chuyển (cắt dán) dữ liệu
Một khối dữ liệu nào đó có thể được di chuyển sang vị trí mới.
Cách 1
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần di chuyển (cắt dán),
− Chọn menu Edit/ Cut hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + X,
− Di chuyển đến vị trí mới,
− Chọn menu Edit/ Paste hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + V.
Cách 2:
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần di chuyển,
− Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của vùng dữ liệu sao cho con trỏ thành hình mũi tên,
− Bấm giữ phím trái chuột và di chuyển trỏ chuột đến vị trí mới, sau đó thả phím CTRL và chuột.
4.4. Xoá dữ liệu
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần xóa,
− Chọn menu Edit/ Delete hoặc dùng phím DELETE.
4.5. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 120 a. Tìm kiếm
− Chọn menu Edit/ Find hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + F,
− Gõ nội dung tìm vào hộp Find what của cửa sổ Find,
− Chọn Find next, nếu cần thay thế chọn Replace và nhập dữ liệu cần thay thế vào hộp Replace with, sau đó chọn Replace.
b. Thay thế
− Chọn menu Edit/ Replace hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + H,
− Gõ nội dung cần tìm vào Find what và nội dung sẽ thay thế vào hộp Replace with.
− Chọn cách tìm theo từng dòng (By Rows) hoặc cột (By Column) vào phần Search.
− Chọn Replace All nếu thay thế toàn bộ, chọn Replace nếu tìm từng mẫu và quyết định thay thế.
4.6. Nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc
Thông thường có thể sao chép nội dung 1 ô này sang nhiều ô khác nhau bằng việc dùng cách sao chép dữ liệu thông thường (như mục 4.2. ở trên). Tuy nhiên có cách làm khác giúp sao chép dữ liệu nhanh hơn.
a. Sao chép dữ liệu vào nhiều ô
− Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của dãy ô cần có dữ liệu đó,
− Đánh dấu vùng cần sao chép dữ liệu,
− Chọn menu Edit/ Fill/ Down (CTRL + D, nếu muốn sao chép xuống các ô bên dưới) hoặc Edit/ Fill/ Right (CTRL + R, nếu muốn sao chép sang các ô bên phải).
Ví dụ: Ta có bảng sau:
A B C E
1 Mặt hàng Đơn giá Số lượng
2 Bồn Senta 1,700,000 5
3 7
4 8
5 9
6 Bồn INAX 1,560,000 2
Giả sử ô A3 đến A5 có dữ liệu giống ô A2, ô B3 đến B5 có dữ liệu giống B2, khi đó vùng cần sao chép dữ liệu sẽ là (A2:B5) - vùng được tô màu. Gõ nội dung vào ô A2 vào B2. Sau đó đánh dấu vùng (A2:B5) và chọn menu Edit/ Fill/ Down, kết quả các ô (A3:B5) có dữ liệu giống ô A2 và B2.
b. Điền tự động (Autofill)
Nếu trong bảng tính có chuỗi dữ liệu có cùng tính chất nào đó (ví dụ tăng/ giảm tuyến tính) thì ta có thể dùng chức năng điền tự động.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 121 Cách làm:
− Nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên trong dãy các ô có cùng tính chất,
− Đánh dấu 2 ô, di chuyển con trỏ đến góc phải dưới khối ô vừa đánh dấu,
− Khi con trỏ chuyển thành hình (+), thì bấm giữ phím phải chuột và di chuột đến các ô còn lại của dãy,
− Đến ô cuối cùng của dãy thả phím trái chuột kết thúc việc Autofill.
Ví dụ: Có một bảng tính như sau:
A B C D E F G
1 1 3 5 7 9
2 2 12/12/01
3 12/13/01
4 ...
5 A1 A2 ...
6
Giả sử các ô (A1:A6) được nhập là các số thứ tự từ 1 đến 6. Khi đó, đánh dấu ô (A1:A2), di chuyển trỏ chuột đến góc phải dưới của A2, sau đó bấm giữ trái chuột khi di chuột đến các ô (A3:A6). Excel sẽ tự động phân tích là người dùng muốn dữ liệu trong các ô tăng dần, mỗi lần tăng là 1 đơn vị. Kết quả, các ô được đánh số từ 1 đến 6.
Tương tự, với dãy ô (A1:E1) nhưng trong trường hợp này mỗi lần tăng là 2 đơn vị, do vậy dữ liệu sẽ có dạng như trong bảng trên. Khi đó, ta nhập giá trị vào 2 ô A1 và B1, tiến hành Autofill theo cách ở trên cho các ô còn lại.
Đối với dữ liệu kiểu ngày (date) như ô F2 và F3,... hay dữ liệu kiểu ký tự (text) như B5 và C5,... mà có một số đặc tính chung khác thì ta cũng có thể làm tương tự.
Lợi ích
− Đặc tính này đặt biệt có lợi đối với việc sao chép công thức để tính toán dữ liệu trong bảng. Khi dữ liệu sắp xếp theo từng cột dữ liệu thì việc sao chép dữ liệu từ dòng trên xuống các dòng dưới đã giảm đáng kể thời gian tính toán và tăng thêm lợi ích của dùng Excel.
− Ngoài ra, Excel còn cho phép điền tự động giá trị cho các ô tính toán bằng cách Autofill như trên. Cách làm cụ thể cũng tương tự như trên.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 122