1.1. Lưu 1 bài trình diễn lên đĩa
Nếu là lần đầu tiên ghi lên đĩa, thì cần phải chọn thư mục chứa file và đặt tên cho file trình diễn. Thông thường tên 1 file trình diễn tạo bởi PowerPoint có dạng tổng quát là: tên_chính.ppt, trong đó tên_chính do người soạn thảo tự đặt, còn phần đuôi .ppt do PowerPoint tự gán thêm vào.
Có thể chọn lưu file với kiểu PowerPoint Show (chọn trong hộp Save as Type ở ngay dưới hộp File name), file sẽ có đuôi là .pps. Với kiểu file này, bạn có thể vẫn thực hiện được trình diễn ngay cả khi máy tính đó không có phần mềm MS PowerPoint.
1.2. Mở một bài trình diễn
− Chọn menu File/ Open,
− Chọn bài trình diễn từ thư mục lưu trữ,
− Chọn nút Open.
2. Thực hiện in ấn
Trong PowerPoint, người dùng có thể in ra bài trình diễn của mình dưới dạng một Slide trên một trang hoặc nhiều Slide trên một trang. Thuật ngữ trong PowerPoint gọi việc in trang in gồm
− Nhiều Slide là in Handout,
− Một Slide là in Slides.
Để in chọn menu File/ Print. Trong cửa sổ Print, người dùng cần thay đổi các thông số của trang in như: hướng in, kích thước trang in,… nếu không muốn dùng các thông số mặc định.
2.1. Thay đổi các thông số trang in
− Chọn menu File/ Page Setup, cửa sổ Page Setup xuất hiện,
− Chọn kích thước của trang trong Slide sized for,
− Chọn hướng của trang Slide trong Slides: đứng/ ngang (Portrait/ Landscape),
− Chọn hướng của trang Handout trong Handouts,
− Chọn OK để kết thúc.
2.2. In một Slide trên một trang
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 189
− Chọn menu File/ Print để mở cửa sổ Print,
− Chọn máy in trong hộp Name của phần Printer,
− Chỉ định vùng in trong Print range: tất cả (All), slide hiện hành (Current slide), các slide sẽ chỉ ra trong hộp (Slides),
− Chọn số bản in trong phần Copies,
− Chọn phần Print what là Slides,
− Chọn OK để bắt đầu in, khi đó mỗi slide sẽ được in trên 1 trang A4.
2.3. In nhiều Slide trên một trang
Làm tương tự như cách in trong phần 2.2, tuy nhiên chỉ khác trong phần Print what chọn Handout. Sau đó, trong phần Handouts là chỉ định số slide sẽ in trong 1 trang A4 (Slide per page) và thứ tự các slide trong 1 trang (Order).
3. Trình diễn ra sao??
Để trình diễn, chọn menu Slide Show/ Show hoặc bấm phím F5 hoặc chọn nút Slide show trên thanh chỉ định cách hiển thị.
Cách trình diễn như sau: Trong khung nhìn Slide Show, các Slide sẽ chiếm toàn màn hình, mỗi thời điểm chỉ 1 Slide được hiện ra. Để dịch chuyển tiến lui giữa các Slide, người trình diễn dùng 1 số nút bấm hoặc kích chuột:
− Tiến: kích chuột hoặc bấm PgUp.
− Lui: bấm PgDn.
− Dừng trình diễn: bấm phím Esc.
− Dịch chuyển đến 1 Slide bất kỳ:
o Bấm chuột phải lên điểm bất kỳ của màn hình, rồi chọn Go/ Slide Navigator từ menu hiện ra.
o Chọn Slide cần chuyển đến trong danh sách các slide, rồi chọn Go To.
− Giữa các lần chuyển tiếp Slide, người trình diễn có thể dừng lại để thuyết minh về các nội dung trong Slide hiện thời trước khi chuyển sang Slide mới.
Chú ý: Nếu bạn cần đến Slide có số thứ tự nào đó, thì gõ số thứ tự rồi bấm phím Enter.
4. Kết thúc làm việc với MS PowerPoint
Để kết thúc làm việc với PowerPoint, chọn nút đóng cửa sổ (nút đỏ ở góc phải trên của cửa sổ), hoặc chọn menu File/ Exit.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 190
PHỤ LỤC A - MỘT SỐ LĨNH VỰC TRONG KHOA HỌC MÁY TÍNH
Cơ sở toán học
Khoa học máy tính có liên quan chặt chẽ tới nhiều lĩnh vực của Toán học như Đại số Boolean, Toán rời rạc, Lý thuyết đồ thị, Logic Toán, Xác suất thống kê, Lý thuyết thông tin... Do vậy các kết quả từ những lĩnh vực này sẽ có ảnh hưởng tới Khoa học máy tính.
Lý thuyết tính toán
Lĩnh vực Lý thuyết tính toán nhằm nghiên cứu trả lời hai câu hỏi: một bài toán cho trước có thể giải được trên máy tính hay không và bài toán đó có thể giải được với hiệu quả như thế nào. Cần chú ý rằng không phải mọi bài toán đều có thể giải được bằng máy tính, trong đó bài toán về kiếm tra tính dừng (halting problem) là một ví dụ quan trọng mà Alan Turing đã chỉ ra vào năm 1936. Bài toán được phát biểu như sau:
Cho một chương trình cùng dữ liệu đầu vào, cần xác định xem nếu chương trình thực thi trên dữ liệu đã cho thì chương trình có dừng (kết thúc) không.
Khi một bài toán có thể giải được (trên máy tính) thì ta cần đánh giá hiệu quả của thuật toán để giải bài toán đó. Có hai phương diện cần xem xét khi đánh giá thuật toán, đó là độ phức tạp thời gian và độ phức tạp không gian, liên quan tương ứng với số bước tính toán và dung lượng bộ nhớ cần thiết để thực hiện tính toán.
Thuật toán và Cấu trúc dữ liệu
Thuật toán là một tập hợp các bước có thứ tự cần thực hiện để giải quyết bài toán. Bên cạnh đó dữ liệu sẽ được xử lý trong quá trình thực hiện thuật toán. Lĩnh vực Cấu trúc dữ liệu và thuật toán nghiên cứu cách thức tổ chức dữ liệu kết hợp với thuật toán phù hợp để có thể giải bài toán một cách hiệu quả.
Ngoài nội dung trên, lĩnh vực thuật toán cũng quan tâm tới các phương pháp thiết kế thuật toán như chia để trị, quy hoạch động, phương pháp ăn tham, phương pháp heuristic.
Ngôn ngữ lập trình và chương trình dịch
Nghiên cứu các phương pháp luận lập trình như lập trình cấu trúc, lập trình logic, lập trình hướng đối tượng, lập trình trực quan và đặc tính của từng loại ngôn ngữ lập trình. Song song với vấn đề về ngôn ngữ lập trình là vấn đề cài đặt, điều này có liên quan đến việc xây dựng các chương trình dịch (chương trình có nhiệm vụ chuyển một chương trình từ ngôn ngữ bậc cao sang ngôn ngữ bậc thấp để máy tính có thể thực
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 191 thi). Các phương pháp phân tích cú pháp, phân tích từ vựng, sinh mã, tối ưu mã là nội dung nghiên cứu của chương trình dịch.
Cơ sở dữ liệu
Nghiên cứu việc tổ chức dữ liệu một cách có hệ thống để các chương trình máy tính có thể truy vấn có hiệu quả. Chúng ta có thể lấy ví dụ về dữ liệu của một trường đại học, bao gồm rất nhiều dữ liệu về sinh viên, giáo viên, cán bộ. Mỗi đối tượng lại có nhiều dữ liệu riêng, chẳng hạn như sinh viên có họ tên, ngày sinh, địa chỉ, thời khoá biểu, điểm thi... Vậy làm thế nào để tổ chức dữ liệu để khi cần có thể trả lời một cách nhanh chóng và chính xác cho các yêu cầu.
Một trong các khái niệm quan trọng trong Cơ sở dữ liệu là mô hình cơ sở dữ liệu. Một số mô hình đã được nghiên cứu là mô hình phẳng, mô hình phân cấp, mô hình mạng, mô hình quan hệ, trong đó mô hình quan hệ được sử dụng phổ biến nhất. Cơ sở dữ liệu có phạm vi ứng dụng rộng rãi, đặc biệt trong công tác quản lý.
Công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm nghiên cứu các bước trong quá trình phát triển phần mềm, ứng dụng để tạo ra các phần mềm theo đúng yêu cầu của khách hàng, bàn giao đúng thời hạn với chi phí và công sức phù hợp.
Ngoài nội dung nghiên cứu về các mô hình quy trình (ví dụ như mô hình thác nước, mô hình lặp) lĩnh vực này còn quan tâm đến các phương pháp hình thức để kiểm tra tính chính xác của phần mềm ở mức đặc tả và thiết kế. Hầu hết các phần mềm quan trọng như ngân hàng, hàng không đều sử dụng các phương pháp hình thức nhằm tránh rủi ro khi phần mềm hoạt động.
Trí tuệ nhân tạo
TTNT là một nhánh quan trọng trong Khoa học máy tính liên quan tới các hành vi thông minh của máy tính. Mục đích của nó là nghiên cứu và chế tạo những chiếc máy thông minh, đặc biệt là các chương trình thông minh. TTNT cũng liên quan tới việc sử dụng máy tính để tìm hiểu trí tuệ con
người song nó không hạn chế ở các cơ chế xử lý thông minh của con người. TTNT được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh tế, y học, quân sự, trò chơi... Một số nội dung ứng dụng điển hình là suy luận tự động, nhận dạng, robot, học máy, hệ chuyên gia.
Ngoài các lĩnh vực trên, KHMT còn quan tâm tới các lĩnh vực như Đồ họa, Xử lý ảnh, Tương tác người-máy và liên quan mật thiết tới nhiều lĩnh vực Công nghệ thông tin như Mạng, Viễn thông, Hệ thống thông tin, Kiến trúc máy tính, Hệ điều hành.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 192
PHỤ LỤC B – QUÁ TRÌNH KHỞI ĐỘNG HỆ THỐNG MÁY TÍNH
Khi máy tính được bật lên, một loạt các thao tác bên trong nó sẽ tự động được thực hiện cho tới khi người sử dụng có thể làm việc. Quá trình này được gọi là quá trình khởi động (thuật ngữ tiếng Anh là boot, boot-up, hay bootstrap. Nó xuất phát từ câu thành ngữ "lift yourself up by your bootstraps" có nghĩa là tạo ra một cái gì đó từ không có gì).
Có hai kiểu khởi động : khởi động lạnh (cold boot) là lúc đầu máy tính đang tắt và bạn bật nó lên, khởi động nóng (warm boot) là sự thiết lập (reset) lại hệ thống trong khi máy tính đang bật (ấn nút reset hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del).
Trước khi xem xét quá trình khởi động của máy tính, ta hãy làm quen với BIOS và CMOS là hai thành phần chủ yếu tham gia vào quá trình này :
• BIOS (Basic Input/Output System) là một phần mềm nằm trong bộ nhớ ROM, nó cung cấp các chức năng vào/ra cơ bản với phần cứng máy tính. Đặc biệt trong BIOS có chương trình POST (Power-On Self-Test) có nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra một số phần cứng cơ bản của máy tính trong quá trình khởi động.
• CMOS (Complementary Metal Oxide Semiconductor) là một chip nhớ lưu thông tin cấu hình phần cứng và các thiết đặt của BIOS. Bộ nhớ này được nuôi bằng một pin đặc biệt, không phụ thuộc vào nguồn điện của máy tính.
Quá trình khởi động của máy tính được chia làm hai giai đoạn liên tiếp nhau : kiểm tra hệ thống và nạp hệ điều hành. Chi tiết nội dung thực hiện trong từng giai đoạn khởi động phụ thuộc vào từng loại BIOS, tuy nhiên về cơ bản gồm các bước sau :
Quá trình kiểm tra hệ thống :
0. Bạn bật máy tính hoặc khởi động lại.
1. Bộ cung cấp điện (Power Supply) bên trong máy tính bắt đầu hoạt động. Nó sẽ đợi đến khi nhận được đủ năng lượng để cung cấp cho toàn bộ máy tính. Tiếp theo nó truyền tín hiệu Power Good đến bộ vi xử lý để thông báo rằng CPU có thể bắt đầu thực hiện lệnh. Thời gian này kéo dài từ 0.1 đến 0.5 giây.
2. CPU tìm đến lệnh trong ROM BIOS tại địa chỉ FFFF:0000 để thực hiện. Lệnh này gồm 16 byte và là một câu lệnh nhảy (JMP) đến chương trình khởi động thực sự.
3. BIOS thực hiện việc kiểm tra các phần cứng cơ bản như bus, RAM... Bất kì một lỗi nào phát hiện được trong quá trình kiểm tra này sẽ được thông báo dưới dạng các tiếng bíp (beep-code).
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 193 4. BIOS kiểm tra card màn hình (video card) và thực thi chương trình BIOS của chính card màn hình đó nằm trong vùng địa chỉ từ C000:0000 đến C780:0000.
Chương trình này nhằm khởi tạo và hiển thị các thông tin về card màn hình. Tiếp theo BIOS tìm và thực hiện BIOS của các thiết bị khác.
5. BIOS hiển thị màn hình khởi động (startup screen).
6. BIOS xác định xem đây là khởi động lạnh hay nóng. Nó sẽ tìm đến địa chỉ 0000:0472 để kiểm tra nếu giá trị ở đây là 1234h thì là khởi động nóng, còn không là khởi động lạnh.
7. Nếu là khởi động lạnh, BIOS kiểm tra từng ô nhớ trong RAM, bàn phím, chuột và các card PCI. Nếu là BIOS hỗ trợ chế độ Plug and Play (cắm và chạy), nó sẽ tự động dò (detect) các thiết bị và thiết lập cấu hình cho chúng(chẳng hạn như ổ CD).
8. BIOS hiển thị thông tin hệ thống, bao gồm các chi tiết về vi xử lý, ổ cứng và ổ mềm, bộ nhớ, màn hình... Những thông tin này được hiện ra rất nhanh nên hầu như bạn chỉ có thể xem lướt qua.
9. BIOS đọc thông tin trong CMOS và xác định thiết bị khởi động chứa hệ điều hành cần nạp.
Nạp hệ điều hành :
10. Chương trình Bootstrap Loader (BL) trong BIOS thực hiện việc nạp hệ điều hành.
Nếu thiết bị khởi động là đĩa cứng, BL sẽ tìm đến sector đầu tiên của đĩa để lấy thông tin khởi động, sector này gọi là Master Boot Record – MBR (với đĩa mềm thì là Boot Record).
Tiếp theo BL nạp MBR vào bộ nhớ tại địa chỉ 0000:7C00 và kiểm tra nó có hợp lệ không. MBR là hợp lệ nếu chữ kí (signature) nằm ở 2 byte cuối cùng của nó có giá trị 55AAh.
MBR gồm 2 thành phần chính là bảng phân hoạch (Partition Table) mô tả cách bố trí của đĩa và chương trình nạp phân hoạch (Partition Loader) chứa các lệnh khởi động. (Trong trường hợp có nhiều hệ điều hành thì Partition Loader được thay bằng Boot Loader cho phép người sử dụng lựa chọn hệ điều hành để nạp.) Sau khi nạp MBR vào bộ nhớ, BIOS chuyển điều khiển cho Partition Loader. Partition Loader đọc thông tin trong Partition Table và tìm đến sector đầu tiên của phân hoạch khởi động gọi là Boot Record. Boot Record là sector chứa các thông tin về phân hoạch khởi động như số byte trên sector, số sector trên cluster... và một câu lệnh nhảy .
11. Câu lệnh nhảy của Boot Record được đưa vào bộ nhớ để CPU thực hiện. CPU nhảy đến đoạn chương trình nạp hệ điều hành và thực hiện chương trình này.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 194 12. Sau khi hệ điều hành nạp xong, người sử dụng thao tác trên máy tính một cách
bình thường (thông qua hệ điều hành).
13. Chẳng hạn như bạn chạy chương trình Microsoft Word để soạn thảo văn bản hay chạy Internet Explorer để duyệt Internet...
14. Sau khi làm xong mọi công việc, bạn chọn tắt máy tính (shut-down). Hệ điều hành sẽ đóng tất cả các chương trình và lưu lại hiện trạng của hệ thống. Tiếp theo nếu nó hỗ trợ việc tắt nguồn thì máy tính sẽ tự động tắt, còn không bạn phải tự ấn nút tắt nằm trên case.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 195
PHỤ LỤC C – BẢNG MÃ ASCII
Hex 0 1 2 3 4 5 6 7
0 NUL
0 DLE
16 SP
32 0
48
@ 64
P 80
`
96 p
112
1 SOH
1 DC1
17
! 33
1 49
A 65
Q 81
a 97
q 113 2 STX
2 DC2
18
“ 34
2 50
B 66
R 82
b 98
r 114 3 ♥♥♥♥
3 DC3
19
# 35
3 51
C 67
S 83
c 99
s 115 4 ♦♦♦♦
4 DC4
20
$ 36
4 52
D 68
T 84
d 100
t 116 5 ♣♣♣♣
5
NAK 21
% 37
5 53
E 69
U 85
e 101
u 117 6 ♠♠♠♠
6 SYN
22
&
38 6
54 F
70 V
86 f
102 v
118 7 BEL
7 ETB
23
‘ 39
7 55
G 71
W 87
g 103
w 119 8 BS
8
CAN 24
( 40
8 56
H 72
X 88
h 104
x 120
9 HT
9 EM
25 )
41 9
57 I
73 Y
89 I
105 y
121
A LF
10 SUB
26
* 42
: 58
J 74
Z 90
j 106
z 122
B VT
11 ESC
27 +
43
; 59
K 75
[ 91
k 107
{ 123
C FF
12 FS
28 ,
44
<
60 L
76
\ 92
l 108
| 124
D CR
13 GS
29 -
45
= 61
M 77
] 93
m 109
} 125
E SO
14 RS
30 .
46
>
62 N
78
^ 94
n 110
~ 126 F SI
15 US
31 /
47
? 63
O 79
_ 95
o 111
DEL 127
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 196
Hex 8 9 A B C D E F
0 Ç 128
É 144
á 160
░ 176
└ 192
╨ 208
α 224
≡ 240 1 ü
129 ổ
145 í
161
▒ 177
┴ 193
╤ 209
ò 225
± 241 2 é
130 ặ
146 ó
162
▓ 178
┬ 194
╥ 210
Γ 226
≥ 242 3 â
131 ô
147 ú
163
│ 179
├ 195
╙ 211
π 227
≤ 243 4 ọ
132 ử
148 ủ
164
┤ 180
─ 196
╘ 212
Σ 228
⌠ 244 5 à
133 ò
149 ẹ
165
╡ 181
┼ 197
╒ 213
σ 229
⌡ 245 6 ồ
134 û
150 ê
166
╢ 182
╞ 198
╓ 214
à 230
÷ 246 7 ỗ
135 ù
151 º
167
╖ 183
╟ 199
╫ 215
τ 231
≈ 247 8 ê
136 ÿ
152
¿ 168
╕ 184
╚ 200
╪ 216
Φ 232
° 248 9 ở
137 ệ
153
⌐ 169
╣ 185
╔ 201
┘ 217
Θ 233
ã 249 A è
138 ĩ
154
ơ 170
║ 186
╩ 202
┌ 218
Ω 234
ã 250 B ù
139
¢ 155
ẵ 171
╗ 187
╦ 203
█ 219
δ 235
√ 251 C ợ
140
£ 156
ẳ 172
╝ 188
╠ 204
▄ 220
∞ 236
ⁿ 252 D ì
141
¥ 157
¡ 173
╜ 189
═ 205
▌ 221
φ 237
² 253 E Ä
142
₧ 158
ô 174
╛ 190
╬ 206
▐ 222
ε 238
■ 254 F Å
143 ƒ
159
ằ 175
┐ 191
╧ 207
▀ 223
∩ 239
255
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 197
PHỤ LỤC D – INTERNET
Internet là gì?
Internet là mạng máy tính toàn cầu, kết nối các mạng trên toàn thế giới (network of networks) dựa trên giao thức TCP/IP. Ngày nay, Internet ngày càng trở nên quen thuộc và được sử dụng rộng rãi, nó đưa con người xích lại gần nhau, thu gần khoảng cách giữa các nước, các châu lục.
Là một mạng toàn cầu, Internet cung cấp một khối lượng thông tin khổng lồ, rất đa dạng, phong phú thuộc đầy đủ các lĩnh vực từ khoa học tự nhiên, môi trường, giáo dục cho đến âm nhạc, ẩm thực... Nói một cách ngắn gọn thì Internet là một kho thông tin, trên đó có đủ mọi thứ mà bạn mong muốn.
Sự ra đời của Internet liên quan tới cuộc chiến tranh lạnh giữa Mỹ và Liên xô sau thế chiến thứ 2. Trước những thành tựu về khoa học kĩ thuật của Liên xô, Mỹ e ngại sẽ phải đối đầu với một cuộc chiến tranh hạt nhân. Chính vì lý do đó mà vào năm 1960, Bộ quốc phòng Mỹ được chỉ đạo xây dựng một mạng máy tính kết nối các thành phố quan trọng để nếu như có một cuộc chiến như vậy xảy ra thì thông tin liên lạc vẫn được duy trì. Mạng này được biết đến với tên gọi ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network), là tiền thân của Internet sau này.
Sau đó một vài cơ quan của chính phủ cũng như các trường đại học đã tham gia vào ARPANET. Thông tin trên mạng trở nên ngày càng đa dạng tuy nhiên nó vẫn chủ yếu thuộc về quân sự. Năm 1980, Quỹ khoa học quốc gia (National Science Foundation - NSF) có dự án thiết đặt các siêu máy tính tại các trường ĐH lớn trên lãnh thổ Mỹ.
Điều này kéo theo sự ra đời của mạng NSFNET kết nối các tổ chức giáo dục thông qua đường điện thoại tốc độ cao. Ngoài ra, cùng thời gian này một số mạng khác cũng xuất hiện như USENET, BITNET... Mặc dầu vậy đến tận cuối những năm 1980, các mạng này mới được kết nối lại và tạo thành xương sống của Internet. Đến thời điểm này đã có hàng nghìn các trường đại học, trung tâm nghiên cứu, công ty và các tổ chức chính phủ kết nối Internet, thậm chí một số cá nhân và công ty nhỏ cũng gắng chịu một chi phí cao để truy cập Internet. Thông tin trao đổi chủ yếu là thư điện tử và các báo cáo khoa học.
Đầu những năm 1990, nhờ sự phát minh ra kĩ thuật siêu văn bản của Timothy Berners-Lee tại Tổ chức nghiên cứu hạt nhân Châu âu (CERN - European Organization for Nuclear Research), Internet đã thực sự bùng nổ với sự tham gia của các chính phủ cũng như tổ chức và cá nhân đơn lẻ trên toàn thế giới. Một vài chuyên gia đã nhận xét rằng khối lượng tin tức truyền qua Net cứ mỗi tháng lại tăng 20%.
Nếu như hồi đầu tốc độ truyền của ARPANET chỉ là 56,000 bit /giây (56 kbps - kilo bit per second) thì đến nay tốc độ truyền của Internet đã đạt đến 45 triệu bit /giây.
Thậm chí nhờ các công nghệ tiên tiến, các chuyên gia còn cho rằng có thể nâng con số