BÀI 4. LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU
II. SẮP XẾP, TÍNH TOÁN SỐ LIỆU TRONG BẢNG
Sau khi đưa nội dung vào bảng và định dạng bảng, các dữ liệu đưa vào có thể được sắp xếp cho phù hợp hay thực hiện tính toán số liệu trong bảng.
1. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Nội dung trong bảng có thể được sắp xếp các cách khác nhau theo cột dữ liệu kiểu số hay theo cột văn bản. Việc sắp xếp có thể nhằm mục đích nhấn mạnh một mặt nào đó của nội dung, hay dùng để phân tích số liệu,…
Có hai cách sắp xếp: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần và theo thứ tự giảm dần. Cột dùng để sắp xếp được gọi là khoá sắp thứ tự.
Dữ liệu trong bảng có thể được sắp xếp theo một khoá hoặc nhiều khoá. Nếu dữ liệu trong bảng là text (văn bản) thì việc sắp xếp được thực hiện theo thứ tự từ điển.
1.1. Sắp xếp theo một khoá (single key)
Chọn bảng hoặc di chuyển đến bảng cần sắp xếp dữ liệu, Chọn menu Table/ Sort để mở cửa sổ thoại Sort,
Chọn kiểu thông tin của cột sắp xếp trong hộp Type của phần Sort by, Chọn cách sắp xếp:
Ascending: Sắp xếp tăng dần Descending: Sắp xếp giảm dần
Phần My List has để thông báo bảng có dòng tiêu đề cột:
- Nếu đánh dấu cả cột số liệu và bảng của bạn có dòng tiêu đề thì chọn Header row để khi sắp xếp chỉ sắp xếp với vùng dữ liệu và bỏ qua ô Heading của cột.
- Nếu đánh dấu chỉ vùng dữ liệu trong cột cần sắp xếp thì chọn No header row.
Kết thúc chọn OK.
1.2. Sắp xếp theo nhiều khoá (multiple keys)
Có nghĩa là dữ liệu trong bảng được sắp xếp theo từ hai khóa (cột) trở lên.
Di chuyển đến bảng cần sắp xếp, Chọn menu Table/ Sort,
Các phần Sort by, Then by thể hiện mức độ ưu tiên trong sắp xếp. Có nghĩa là dữ liệu được sắp xếp theo cột chỉ định ở phần Sort by trước, sau đó mới được sắp xếp theo cột được chỉ định ở phần Then By,
Các phần lựa chọn khác tương tự trong sắp xếp theo một khoá, Kết thúc chọn OK.
Chú ý: Nếu chọn No header row trong phần My list has, thì phần Sort by hay Then by chỉ xuất hiện tên cột theo mặc định của Word. Còn nếu chọn Header row, thì phần Sort by hay Then by sẽ xuất hiện tiêu đề cột mà bạn đặt cho chúng.
Nếu bảng có tiêu đề cột nhiều hơn một dòng, MS Word mặc định tiêu đề chỉ chiềm một dòng. Khi sắp xếp nếu đánh dấu cả bảng và chọn Heading row thì
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 104 việc sắp xếp có thể không như ý muốn. Cách tốt nhất là chỉ đánh dấu vùng dữ liệu và chọn No header row sẽ đảm bảo việc sắp xếp đạt kết quả.
2. Tính toán trong bảng
Các thao tác tính toán chỉ thực hiện trên cột có kiểu dữ liệu số. Word cho phép thực hiện một vài phép tính trên bảng biểu như tính tổng số, hay phép nhân/ chia đơn giản.
2.1. Thế nào là địa chỉ ô
Trong bảng tính mỗi ô đều có một địa chỉ gọi là địa chỉ tham chiếu ô. Cột được tính từ phía bên trái của bảng bắt đầu lần lượt A, B, C,… và hàng được tính từ trên xuống dưới bắt đầu 1, 2, 3,… Khi đó địa chỉ của mỗi ô có dạng địa chỉ cột hàng.
Ví dụ: A1 là ô thuộc cột thứ nhất (A) và thuộc hàng thứ nhất.
Có thể tính toán trong phạm vi 1 ô hoặc nhiều ô, nhưng nhìn chung cách tạo công thức tính toán đều theo các bước sau:
Di chuyển con trỏ đến ô cần chèn công thức
Chọn menu Table/ Formula để mở cửa sổ tạo công thức
Gõ công thức vào hộp Formula bao gồm cả tham chiếu ô tính, hoặc chọn công thức tương ứng trong hộp Paste function.
Kết thúc chọn OK.
Chú ý: Công thức nhập vào hộp Formula phải bắt đầu bằng dấu (=), tiếp đến tên phép tính, sau đó trong ngoặc là địa chỉ các ô hoặc tham chiếu vùng các ô được tính.
Nếu muốn danh sách các ô tham chiếu liền nhau trong cùng 1 hàng/ cột hay khối các ô dùng (Địa chỉ ô đầu tiên:Địa chỉ ô cuối cùng).
Nếu muốn tự tạo công thức mà không dùng hàm có sẵn của Word thì dùng các ký tự biểu thị các phép toán bình thường.
Nếu muốn tính tổng của tất cả các ô trong cột đó thì chỉ cần di chuyển đến ô cuối cùng của cột đó rồi ấn nút Σ (Auto Sum) trên thanh công cụ Tables and Borders.
2.2. Các phép tính hay dùng
− Product: Nhân các số trong danh sách tham chiếu ô.
− Max: Tìm số lớn nhất trong danh sách các ô.
− Min: Tìm số nhỏ nhất trong danh sách các ô.
− Sum: Tính tổng các số trong danh sách các ô.
− Average: Tính trung bình cộng của dãy số.
2.3. Các tham chiếu ô đặc biệt
− Above: Tất cả các ô phía trên thuộc cột chứa tham chiếu ô này.
− Below: Tất cả các ô phía dưới thuộc cột chứa tham chiếu ô này.
− Left: Tất cả các ô bên trái thuộc hàng chứa tham chiếu ô này.
− Right: Tất cả các ô bên phải thuộc hàng chứa tham chiếu ô này.
Ví dụ:
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 105 Cho bảng số liệu như sau:
Lương chính = Số ngày công * Hệ số * Tiền công/ ngày Thực lĩnh=Lương chính – Tạm ứng
Với Tiền công/ ngày = 20000, thuế thu nhập 10% lương chính
Có thể tự tạo công thức tính Lương chính là = B2*C2*20000, hoặc dùng hàm có sẵn của Word đó là = Product(B2,C2,20000)
Lương cao nhất = Max(E2:E5) Lương thấp nhất = Min(E2:E5) Tổng lương = Sum(Above)
Thuế thu nhập = 10%*E6 = Product(E6,10%)
BẢNG LƯƠNG THÁNG 07/2001
Họ và tên Ngày công Hệ số Tạm ứng Lương chính Thực lĩnh
Nguyễn Văn A 30 2.92 50000 1752000 1702000
Đào Duy T 26 3.5 100000 1820000 1720000
Trần Mạnh Toàn 25 4 120000 2000000 1880000
Lê Thị Minh Gái 22 1.92 89000 844800 755800
Tổng cộng 6416800 6057800
Lương cao nhất 1880000
Lương thấp nhất 755800
Thuế thu nhập 641680
Tuy nhiên chỉ thực hiện tính toán trong Word các phép tính đơn giản, còn với các phép tính phức tạp, hay đòi hỏi dùng lại công thức đó nhiều lần thì làm trong Word quả là mất thời gian và kém hiệu quả.
2.4. Sửa công thức tính
Để sửa công thức tính của ô, đánh dấu ô cần sửa công thức, chọn menu Table/ Formula…, sửa công thức với các thao tác giống như khi tạo công thức đó.
Nếu việc sửa công thức đơn giản, có thể làm theo cách: đánh dấu ô đó, bấm phải chuột và chọn Toggle Field Codes ở menu nhanh. Mã công thức xuất hiện trong ô đó, thực hiện sửa công thức. Khi kết thúc sửa công thức, bấm phải chuột và chọn Update Field để cập nhật thay đổi đó.
2.5. Cập nhật giá trị cho ô tính toán
Nếu giá trị trong các ô tham gia vào công thức tính có thay đổi cần phải cập nhật giá trị mới cho ô liên quan. MS Word không tự động cập nhật giá trị này. Để cập nhật, đánh dấu hoặc di chuyển đến ô chứa công thức cần cập nhật, bấm phải chuột và chọn Update field ở menu nhanh.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 106