BÀI 2. ĐỊNH DẠNG VÀ HOÀN CHỈNH VĂN BẢN
II. ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG THEO MẪU
Sau khi định dạng văn bản với font chữ, cỡ chữ, chữ đậm nghiêng, căn chỉnh lề trái phải,…
ta có thể chép các thuộc tính định dạng đó để áp dụng cho một hay nhiều đoạn văn bản khác bằng cách dùng nút Format Painter trên thanh công cụ.
1.1. Dùng chuột
Đánh dấu văn bản chứa định dạng cần COPY.
Nháy chuột vào nút Format Painter trên thanh Toolbars.
Đánh dấu văn bản muốn chép định dạng (sao cho con trỏ chuột có hình giống nút Format Painter khi bấm di chuột).
Khi chọn xong văn bản, thả phím chuột để chép định dạng.
Chú ý: Nếu thay đổi ý định sau khi đã chọn định dạng này bằng nút Format Painter, ấn phím ESC để hủy bỏ thay đổi.
Nếu copy định dạng cho nhiều đoạn văn bản thì kích đúp chuột vào nút Format Painter rồi chọn (đánh dấu) lần lượt từng đoạn văn bản cần sao chép định dạng như bước 3 và 4 ở trên. Muốn kết thúc việc chép định dạng này ta kích chuột lại nút Format Painter.
Để
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 76 1.2. Dùng bàn phím
Đánh dấu văn bản chứa định dạng cần COPY.
Ấn giữ phím CTRL + SHIFT + C để copy định dạng này.
Đánh dấu văn bản muốn chép định dạng.
Ấn giữ phím CTRL + SHIFT + V để chép định dạng.
2. Thẻ định dạng sẵn có và tự thiết kế (Style)
Việc gắn các thuộc tính chọn trước vào style là tổng hợp các điều chỉnh cần thiết như font, kích cỡ chữ, kiểu chữ, căn chỉnh Paragraph,... và chọn tên Style đại diện cho các điều chỉnh này. Khi cần dùng các thuộc tính này chỉ cần đánh dấu văn bản và chọn tên Style tương ứng trong danh sách liệt kê của hộp Style trên thanh chứa các định dạng nhanh.
2.1. Cách tạo Style nhanh
Định dạng cho một đoạn văn bản các thuộc tính cần thiết về kiểu cách chữ, Paragraph, Bullet, Shading,…
Đánh dấu đoạn văn bản đó.
Chọn menu Format/ Style.
Chọn New trong cửa sổ cửa sổ Style, đặt tên Style trong cửa sổ New style.
Tích vào nút Add to template, để sử dụng trong các lần sau.
Tích vào nút Update automatically để nếu có thay đổi về định dạng trên Style đó thì các văn bản dùng Style đều tự động cập nhật định dạng này.
Chọn nút Shortcut Key để tạo phím nóng cho Style (nếu cần), nhập vào tổ hợp phím nóng, chọn Asign để ghi nhận Shortcut đó, sau đó chọn Close đóng cửa sổ tạo Shortcut.
Chọn OK để chấp nhận Style vừa tạo.
Chọn Apply để kết thúc, chọn Cancel để huỷ bỏ Style vừa tạo.
2.2. Cách dùng Style
Đánh dấu đoạn cần dùng Style.
Chọn trên hộp Style tên Style tương ứng hoặc dùng phím nóng (nếu có) để dùng Style định dạng đó.
2.3. Sửa một Style đã tạo
Chọn menu Format/ Style, chọn tên Style trong hộp Style, rồi chọn Modify.
Nếu muốn sửa tên nhập tên mới vào hộp Name, chọn Format để sửa các định dạng cần thiết như Font, Paragraph...
Chọn OK để kết thúc sửa chữa/ chọn Cancel để huỷ bỏ các sửa chữa.
Chọn Apply để chấp nhận sửa chữa trên Style đó.
2.4. Xoá một Style đã có
Chọn menu Format/ Style, chọn tên Style trong hộp Style, rồi chọn Delete để xóa Style đó.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 77 Chú ý: Nên đặt Style theo cách phân chia của tài liệu, khi đó có sự thống nhất chung
giữa các đề mục trong suốt tài liệu.
Có thể tạo Style mới luôn mà không cần dựa trên một đoạn văn bản đã định dạng, bằng cách trong cửa sổ Style thì định dạng font, paragraph cho Style đó.
3. Mục lục tự động
Dựa trên các Style đã tạo cho văn bản có thể tạo mục lục dựa trên các Style đó. Khi đó việc tạo Style quả là có ý nghĩa, nó giúp cho việc thiết lập mục lục dễ dàng, hơn nữa văn bản trở nên sáng sủa và được trình bày hết sức khoa học. Mục lục nói cách khác đó là tạo liên kết trong văn bản, từ mục lục này có thể di chuyển đến nội dung văn bản một cách nhanh chóng.
Để tạo mục lục cho văn bản, trong văn bản đó đã chứa các đoạn văn bản có sử dụng Style để xây dựng mục lục. Thông thường các đoạn văn bản này là tiêu đề các phần nội dung.
3.1. Cách tạo mục lục tự động
Chọn menu Insert/ Index and Tables, chọn tab Table of Content trong cửa sổ thoại Index and Tables.
Tích () vào hộp:
- Show page numbers: Hiển thị số thứ tự trang trong mục lục - Right align page numbers: Căn chỉnh số trang theo lề phải Chọn kiểu Leader (chỉ dẫn) Tab như trong định dạng Tab.
Chọn độ sâu của mục lục ở hộp Show levels.
Chọn Option để xác định Style tương ứng từng mức trong mục lục.
Tích () vào hộp Style trong cửa sổ Table of Content Options để thông báo các phần trong mục lục lấy từ Style.
Nếu mục lục được xây dựng từ Style do người dùng định nghĩa, cần chỉ rõ Style đó tương ứng mức nào trong mục lục. Xóa toàn bộ số thứ tự mức do Word tự động chỉ ra ở các Style khác.
Chọn OK chấp nhận thứ tự Style đó.
Chọn OK khi kết thúc việc tạo mục lục.
Chú ý: Độ sâu của mục lục thể hiện sự chi tiết của mục lục
Mức 1: Bài 1 ...1 Mức 2: I. Định dạng văn bản ...3 Mức 3: 1. Định dạng font chữ...5 Vì tên Style được sắp xếp theo thứ tự ABC, do dó khi đặt tên Style nên có
dạng aStyle để các Style tự thiết kế ở phía trên đầu danh sách Style, thuận tiện khi tìm kiếm hay sử dụng.
3.2. Cập nhật lại nội dung mục lục
Khi có sự thay đổi nội dung tiêu đề, việc sửa chữa lại các tiêu đề này không tự động cập nhật sang Mục lục. Thậm chí sự thay đổi nội dung của Mục lục cũng không thay đổi nội
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 78 dung của tài liệu. Để những thay đổi trong tài liệu được cập nhật sang mục lục tự động, bạn thực hiện như sau:
Di chuyển con trỏ đến vị trí xuất hiện nội dung Mục lục, Bấm phải chuột, và chọn Update Field từ menu nhanh, Chọn vào Update entired table để cập nhật toàn bộ nội dung, Chọn vào Update page number để cập nhật lại số thứ tự trang, Chọn OK.
3.3. Định dạng cho Mục lục
Có thể định dạng lại cách hiển thị của mục lục như Font chữ, kiểu chữ, định dạng Paragraph,… Khi thay đổi trên một mức nào đó, thì các dòng nội dung ở cùng mức được tự động cập nhật theo.
Di chuyển con trỏ đến lề bên trái của mức mục lục cần định dạng Khi chuột chuyển thành hình mũi tên, bôi đen mức mục lục đó Sau đó thực hiện những định dạng theo yêu cầu.
3.4. Di chuyển nhanh đến nội dung của một mức tiêu đề
Cách này thực sự có lợi khi bạn cần di chuyển nhanh đến một mục nào đó, đơn giản bạn chỉ cần di chuyển đến tiêu đề mức đó trong mục lục, khi con trỏ xuất hiện hình bàn tay thì kích chuột trái vào tiêu đề đó. Khi đó, con trỏ soạn thảo được di chuyển đến ngay vị trí nội dung văn bản theo đúng yêu cầu.