CHƯƠNG III CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL
BÀI 2. THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
V. CÁC PHÉP TÍNH CƠ BẢN TRONG EXCEL
Chức năng tính toán và sắp xếp số liệu là thành phần cốt lõi của Excel. Tuy nhiên việc tính toán và xây dựng công thức phải tuân theo một số yêu cầu sau:
− Khi nhập công thức tính cho một ô phải bắt đầu bằng dấu =
− Trong công thức có thể dùng địa chỉ ô (địa chỉ tham chiếu) có chứa giá trị để tham gia biểu thức tính
− Có thể dùng công thức tự tạo đơn giản hoặc dùng các hàm có sẵn (function) của Excel.
− Giữa địa chỉ các ô tham gia vào công thức phải có một ký hiệu phép tính số học hoặc dấu chỉ định vùng tham gia công thức(:) hay dấu phân cách đối số (,).
Ví dụ: A4 + B4 ⇒ Hợp lệ
A4 B4 ⇒ Không hợp lệ
Đối với công thức tính toán đơn giản dùng các phép tính số học thông thường như +, -,
*, /, ^ (hàm mũ).
2. Cách xây dựng các công thức đơn giản 2.1. Bài toán
Dưới đây là Bảng tính lương tháng 12 của công ty ALPHA
A B C D E F G
1 BẢNG LƯƠNG THÁNG 12/2001
2 Mức cơ bản 25000
3 STT Họ tên Ngày công Lương chính Phụ cấp Bảo hiểm Thực lĩnh
4 1 Lê Thanh Hà 23 575000
5 2 Ng Linh Chi 26
6 3 Hà Thị Lý 25
7 4 Trần Hiếu 19
8 5 Ng Mạnh Hà 26
9
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 135 Trong đó:
Lương chính = Ngày công * Mức cơ bản (cho trước 25000) Phụ cấp = 1/2 Lương chính
Bảo hiểm = 25% Lương chính
Thực lĩnh = Lương chính + Phụ cấp - Bảo hiểm 2.2. Xây dựng công thức
− Với cột Lương chính (D), trong ô D4 ta gõ công thức tính như sau:
= C4 * 25000 ⇒ Giá trị ô D4 = 23 * 25000 = 575000
hoặc có thể dùng địa chỉ ô D2 có chứa giá trị Mức cơ bản, để địa chỉ ô D2 không thay đổi khi copy công thức thì dùng địa chỉ tuyệt đối $D$2
= C4 * $D$2 ⇒ Giá trị ô D4 = 23 * 25000 = 575000
− Với cột Phụ cấp (E), trong ô E4 ta có công thức tính sau:
= D4/2 ⇒ Giá trị ô E4 = 575000/2 = 287500
− Với cột Bảo hiểm (F), tương tự như cột Phụ cấp:
= 25% * D4 ⇒ Giá trị ô F4 = 25% * 575000 = 143750
− Với cột Thực lĩnh (G), thì có công thức như sau:
= D4 + E4 - F4 ⇒ Giá trị ô G4 = 575000 + 287500 - 143750 = 718750
Khi xây dựng công thức tại ô cần tính, ta gõ dấu =, tiếp đến là địa chỉ các ô (có thể dùng chuột để chỉ định ô hoặc các phím mũi tên trên bàm phím để di chuyển đến ô cần tính) và các phép tính tham gia trong công thức.
Chẳng hạn như với ô D4, ta làm như sau:
− Gõ dấu =,
− Dùng chuột di chuyển đến ô C4, khi đó địa chỉ ô xuất hiện trong công thức và ở ngay sau dấu =,
− Gõ ký tự * (thể hiện đó là phép nhân),
− Gõ số 25000 vào tiếp đó, hoặc di chuyển chuột đến ô D2 và ấn phím F4,
− Bấm phím ENTER để kết thúc việc nhập công thức, khi đó có nghĩa là lấy giá trị ô C4 nhân với số 25000 để tính giá trị cho ô D4 này.
2.3. Dùng Autofill để tính giá trị cho các ô còn lại
= C4 * 25000 Dấu thông báo nhập công thức
Địa chỉ ô Lương chính Phép tính nhân Số tiền 1 ngày công
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 136 Với các ô còn lại dùng chức năng Autofill để lấp đầy giá trị (có thể làm theo cách hướng dẫn trong phần b mục 4.6 Nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc), hoặc theo cách dưới đây:
Ví dụ: Với các ô (D5:D8) của cột Lương chính ta làm như sau:
− Di chuyển con trỏ đến ô cần chép công thức (ô D4 là ô hiện hành),
− Di chuyển trỏ chuột đến vị trí như hình vẽ,
− Khi xuất hiện hình dấu + thì kích đúp phím phải chuột hoặc bấm và giữ phím phải chuột trong khi di chuyển đến các ô cần chép công thức,
− Kết quả các ô dưới được tính toán theo công thức như ô D4.
Trong Autofill có dùng đến địa chỉ tương đối khi sao chép công thức. Có nghĩa với ô D4 thì công thức là C4*25000 thì chép sang ô D5 thì công thức là C5*25000, tương tự với các ô khác.
Chú ý
− Autofill chỉ sao chép công thức cho dãy các ô liền nhau, có nghĩa nếu gặp một dòng trống đầu tiên trong bảng thì việc chép công thức sẽ dừng lại.
Ví dụ: Với Bảng lương của ví dụ trên
3 STT Họ tên Ngày công Lương chính Phụ cấp Bảo hiểm Thực lĩnh
4 1 Lê Thanh Hà 23 575000 287500 143750 718750
5 2 Ng Linh Chi 26 650000
6 3 Hà Thị Lý 25 62500s0
7 4 Trần Hiếu 19 475000
8
9 5 Ng Mạnh Hà 26
10
Khi dùng Autofill cho dãy ô E5:E9, thì chỉ sao chép được công thức cho các ô E5:E7 mà thôi, việc sao chép cho ô E9 là không thành công vì dòng 8 để trống, nên Excel chỉ hiểu dãy ô đến E7 là hết.
− Cách khắc phục: Dùng cách kéo di chuột sẽ giúp bạn điền giá trị cho tất cả các ô mà mong muốn. Tuy nhiên, tại các ô trống đó sẽ xuất hiện số 0, do sao chép công thức giá trị các ô tham gia vào công thức đều được coi bằng 0.
575000
+
Vị trí đặt trỏ chuột xuất hiện dấu hiệu cho phép Autofill
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 137