CHƯƠNG III CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL
BÀI 1 MICROSOFT EXCEL VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
II. GIAO DIỆN VÀ MỘT SỐ KHÁI NIỆM TRONG EXCEL
1.1. Cửa sổ làm việc với Excel
− Thanh tiêu đề (Title bar): Ghi tên file đang làm việc và bao gồm các nút điều khiển, phóng to, thu nhỏ và đóng cửa sổ ở góc phải trên của màn hình.
− Thanh thực đơn (Menu bar): Gồm 9 nhóm lệnh chính của Excel.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 112
− Thanh công cụ chuẩn (Standard bar): biểu tượng đại diện cho các lệnh thường dùng với workbook.
− Thanh định dạng (Formatting bar): tương tự trong MS Word.
− Thanh công thức (Formular bar): Hiển thị hộp tên, tọa độ ô, nút huỷ bỏ, nút lựa chọn, nút hàm và tham chiếu của ô hiện hành cùng nội dung dữ liệu gõ hoặc công thức của ô hiện hành.
− Thanh trang tính (Worksheet bar): Đó là khu vực ngay phía trên thanh trạng thái, thể hiện dãy các worksheet có trong file.
− Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị báo cáo chế độ hoạt động của Excel.
1.2. Excel worksheet windows
− Thanh tiêu đề (Title bar): Gồm các nút phóng to, thu nhỏ và đóng cửa sổ.
− Tiêu đề cột (Column border): ghi ký hiệu của từng cột theo chữ cái A, B, C,...
− Tiêu đề dòng (Row border): Ghi số thứ tự của từng dòng 1, 2, 3,... Nút giao giữa Column border và Row border là nút lựa chọn/ đánh dấu cả Worksheet.
− Màn hình của trang tính: Hiện một phần của trang tính, thông thường phần hiển thị gồm 9 cột và 20 dòng.
− Ô hiện hành (Active cell): Ô hiện hành, địa chỉ của ô được ghi trên thanh công thức.
− Thanh cuộn (Scroll bar): Gồm hai thanh thước ngang/ dọc ở bên phải và phía dưới của trang tính.
− Thẻ trang tính (Sheet tab): Hiển thị tên trang tính.
2. Một số khái niệm trong Excel 2.1. Cấu trúc trang tính
Th tiêu đề Th thực đơn Th công cụ chuẩn/
định dạng Th công thức
Th trang tính Th trạng thái Th tiêu đề trang
Tiêu đề cột
Tiêu đề dòng Thanh cuộn
Ô hiện hành
Thẻ trang tính
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 113
− Bảng tính (Workbook): là một tập hợp các tài liệu khác nhau, tất cả được gộp chung thành một nhóm. Một workbook bao gồm từ 1 đến 255 sheet riêng biệt. Trong một workbook thường tập hợp các loại bảng tính dữ liệu, đồ thị có mối liên hệ với nhau.
− Trang tính (Sheet): là một bảng tính gồm trên 4 triệu ô, dùng để chứa dữ liệu nhập vào và các công thức để thực hiện các yêu cầu về tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng tính có tên mặc định là Sheet*, và được đánh thứ tự từ 1.
− Cột (Columns): là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc, mỗi cột có độ rộng mặc định là 8.38 pt và trong mỗi bảng tính có 256 cột.
− Dòng (Rows): là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang, trong mỗi bảng tính bao gồm 65536 dòng.
− Ô (Cells): là giao điểm giữa 1 cột và 1 dòng. Mỗi ô được xác định bởi toạ độ, gọi là địa chỉ của ô đó. Ví dụ, tại cột A và ở dòng thứ 2 thì xác định ô có địa chỉ là A2.
− Vùng/ miền (Range): là tập hợp các ô liền nhau tạo ra một khối dữ liệu hình chữ nhật hoặc hình vuông. Địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới của vùng đó. Ví dụ vùng A1:C5.
2.2. Các loại địa chỉ ô
Địa chỉ tham chiếu của một ô hay của một vùng các ô sẽ chỉ cho Excel biết phải tìm các giá trị hay dữ liệu nào sẽ tham gia vào công thức. Bằng cách tham chiếu, bạn có thể sử dụng được nhiều phần dữ liệu khác nhau của trang tính vào trong công thức hoặc sử dụng giá trị của một ô nào đó trong nhiều công thức khác nhau. Có thể tham chiếu đến vùng các ô trong cùng trang tính (worksheet), hoặc ở trang tính khác trong cùng một bảng tính (workbook), hay thậm chí trong một workbook khác (tham chiếu ngoài - external reference), hoặc từ một chương trình khác (tham chiếu từ xa - remote reference). Tuy nhiên dù bằng cách nào đi chăng nữa, thì tham chiếu vẫn chính là việc chỉ ra địa chỉ các ô sẽ tham gia vào công thức. Có các loại tham chiếu sau:
a. Tham chiếu (Địa chỉ) tương đối
Khi xây dựng công thức, tham chiếu tới 1 ô hoặc một vùng các ô thường dựa trên vị trí tương đối của nó so với ô chứa công thức. Ví dụ, nếu ô C5 chứa công thức là =A4; thì Excel sẽ tìm giá trị ở bên của ô trên nó 1 dòng và cách nó 2 cột về phía bên trái. Do đó địa chỉ này được gọi là tham chiếu tương đối.
Khi bạn copy công thức mà có sử dụng địa chỉ tương đối, Excel tự động điều chỉnh tham chiếu sang một địa chỉ tương đối khác so với vị trí chứa công thức được copy sang. Giả sử ta copy công thức từ ô C5 (là =A4) sang ô F6 thì công thức được điều chỉnh tương ứng với ô F6 sẽ là =D5 (trên ô F6 1 dòng dòng 5, cách về bên trái ô F6 2 cột cột D, do đó địa chỉ ô trong công thức sẽ là D5).
Ví dụ: Công thức trong ô C3 = A3 + B3
Nếu sao chép sang ô C4, thì công thức C4 = A4 + B4, có nghĩa tự động thay đổi địa chỉ tương ứng.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 114 b. Tham chiếu (Địa chỉ) tuyệt đối
Nếu bạn không muốn Excel thay đổi, điều chỉnh lại tham chiếu khi sao chép công thức sang một ô khác, thì dùng địa chỉ tuyệt đối. Ví dụ: Nếu công thức của bạn là
=A5*$C$1 và bạn copy công thức sang 1 ô khác thì Excel chỉ tự động điều chỉnh lại tham chiếu ô A5 còn tham chiếu C1 sẽ không thay đổi.
Có thể tạo tham chiếu tuyệt đối cho 1 ô bằng cách đặt dấu $ đằng trước phần tham chiếu mà không muốn thay đổi. Sau khi chọn tham chiếu ô đó, bấm phím F4 để chuyển địa chỉ thành tuyệt đối.
Ví dụ: Công thức trong ô C3 = $A$3 + $B$3
Nếu sao chép sang ô C4, thì công thức C4 = $A$3 + $B$3 Nếu sao chép sang ô D3, thì công thức D3 = $A$3 + $B$3 c. Tham chiếu (Địa chỉ) hỗn hợp
Số thự tự dòng hoặc ký hiệu cột ghi trong công thức sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới. Trong địa chỉ hỗn hợp có dùng ký tự $ để chỉ ra cột hay dòng sẽ không thay đổi khi sao chép. Sau khi chọn tham chiếu ô, bấm phím F4 lần lượt để chọn địa chỉ hỗn hợp mong muốn.
Ví dụ:
Tương đối cột và tuyệt đối dòng: cột thay đổi và dòng không thay đổi.
C4 = $A4 + B$4, sao chép sang ô D4 = $A4 + C$4 Nếu sao chép sang ô E4 thì ô E4 = $A4 + D$4
Tuyệt đối cột và tương đối dòng: cột không thay đổi và dòng thay đổi.
C4 = $A4 + B$4, sao chép sang ô C5 = $A5 + B$4 Nếu sao chép sang ô C6 thì ô C6 = $A6 + B$4