CHƯƠNG III CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL
BÀI 2. THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
II. CÁC CÁCH ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
Cũng tương tự như trong Word, đối với mỗi ô ta cũng có thể định dạng font cho dữ liệu trong ô, căn chỉnh dữ liệu, viền khung, hay tô mầu nền cho ô đó,… Nhưng do trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, do đó ta cũng có thể định dạng lại kiểu dữ liệu cũng như định dạng dữ liệu hiển thị,… Việc thay đổi định dạng kiểu hầu hết được áp dụng trên dữ liệu kiểu ngày tháng và dữ liệu kiểu số.
Ví dụ 1: Khi nhập dữ liệu vào là dãy số 123456, Excel tự động hiểu đó là kiểu số thông thường và dữ liệu được căn lề phải. Nhưng nếu người sử dụng là một nhân viên kế
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 125 toán, hay một chuyên gia về tài chính thì cách định dạng số như trên có thể là không phù hợp hoặc họ muốn đổi thành dạng tiền tệ như sau: $123,456.00,…
Ví dụ 2: Dữ liệu là 12/12/2001, Excel tự động hiểu là dữ liểu kiểu ngày tháng, nhưng người dùng lại muốn hiển thị là tháng phải được viết tắt bằng 3 ký tự đầu tiên của tên tháng và hiển thị 12-Dec-2001. Khi đó việc định dạng lại dữ liệu rất hợp lý và dễ dàng cho người dùng.
1. Định dạng dữ liệu thông thường Thao tác định dạng gồm các bước sau:
− Đánh dấu vùng dữ liệu cần định dạng, chọn menu Format/ Cell… hoặc bấm phải chuột vào vùng đánh dấu, chọn Format Cell,
− Khi xuất hiện hộp thoại Format, tiến hành các định dạng trong các Tab định dạng,
− Chọn OK để kết thúc.
1.1. Định dạng font (Tab Font)
Cho phép thay đổi font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,… Ý nghĩa các chọn lựa đều giống trong MS Word.
- Font: Chọn font chữ - Font style: Kiểu chữ - Size: Cỡ chữ
- Underline: Chỉ định có gạch chân phía dưới - Color: Mầu của chữ kể cả đường gạch chân - Effect: Chỉ định hiệu ứng chữ
1.2. Căn chỉnh Paragraph (Tab Alignment)
Cho phép thay đổi cách căn chỉnh lề của dữ liệu trong ô..
- Text alignment: Căn chỉnh dòng dữ liệu trong ô Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang của ô Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc của ô - Orientation: Thay đổi hướng chữ
Có thể xoay hướng xuất hiện dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo kim trong trục đồng hồ, hoặc nhập độ nghiêng của dữ liệu trong phần Degree.
- Text control: Điều khiển dữ liệu
Wrap text: Chiều cao của ô tự mở rộng cho dữ liệu tràn xuống dòng dưới.
Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ cho vừa với độ rộng của ô.
Merge Cells: Trộn nhiều ô với nhau, tuy nhiên các ô cần trộn phải được đánh dấu trước khi định dạng.
1.3. Viền khung cho bảng biểu (Tab Border)
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 126 Có thể làm rõ nét bảng tính bằng cách dùng đường viền, bằng cách vẽ những đường viền xung quanh một phần nào đó của bảng tính sẽ làm cho bảng tính thêm phần sinh động. Khi đó, đường viền làm cho bảng tính của bạn rõ ràng và người khác nhìn vào bảng tính sẽ dễ hiểu hơn.
Với mỗi ô trong bảng tính có thể thay đổi thuộc tính đường viền có nghĩa là hoặc có hoặc không có đường viền, đường viền có thể là đường liền nét hay đường đứt đoạn,…
- Presets: Thiết lập lại kiểu các viền None: Các ô đó không có đường viền Outline: Có đường viền bên ngoài
Inside: Có đường viền ranh giới giữa các ô. Nút này chỉ xuất hiện khi có nhiều hơn 1 ô được chọn (đánh dấu vùng các ô chứ không định dạng được thuộc tính này cho 1 ô).
- Line: Lựa chọn kiểu đường viền - Color: Chỉ định mầu của đường viền
- Border: Chỉ định các đường viền trên, dưới, trái, phải,... của ô 1.4. Tô mầu nền (Tab Patterns)
Mỗi một ô trong bảng có thể được thay đổi hoặc tô mầu nền khác nhau. Việc tô màu nền sẽ giúp cho bảng tính hấp dẫn và gây được sự chú ý của người dùng đến dữ liệu này. Để tô màu ta chỉ cần lựa chọn mầu trong bảng mầu có sẵn.
- Color: Tô nền là một màu thuần
- Pattern: Tô mầu nền là các kiểu hoa văn...
1.5. Định dạng lại dữ liệu kiểu số, ngày tháng (Tab Number)
Với dữ liệu trong bảng là số hay kiểu ngày tháng ta đều có thể định dạng lại cho dữ liệu đó. Trong quá trình làm việc với bảng tính việc thay đổi dữ liệu cũng như thay đổi cách hiển thị dữ liệu là không thể tránh khỏi.
Ví dụ:
A B C D
1 444444 $ 444,444.00
2 -33434 ($ 33,434.00)
3 123456 $ 123,456.00
Giả sử các ô B1, B2, B3 có dữ liệu là kiểu số, và người dùng là nhân viên tài chính, nên họ muốn các dữ liệu phải được hiển thị là dấu tiền tệ (ví dụ $), và số âm phải được viết trong dấu ngoặc đơn,… Khi đó ta sẽ lựa chọn kiểu dữ liệu là Currency, với phần dư là 2 số, số âm được để trong ký tự () và được tô màu đỏ,…. Dữ liệu sau khi định dạng sẽ giống trong các ô D1, D2, D3. Điều này là hoàn toàn có thể làm được trong Excel, nên hết sức thuận lợi cho người dùng.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 127 - Category: Lựa chọn kiểu dữ liệu
General: Kiểu số thông thường Currency: Kiểu tiền tệ
Accounting: Kiểu kế toán tài chính...
- Decimal place: Phần dư sau dấu chấm thập phân - Negative number: Quy định với số âm.
Chú ý: Người dùng có thể tạo ra cách hiển thị riêng cho một giá trị nào đó, bằng cách tự xây dựng định dạng đó. Để làm như vậy, trước hết
− Chọn ô hay vùng địa chỉ ô cần định dạng, chọn menu Format/Cells,
− Chọn tab Number trong cửa sổ Format Cells,
− Chọn Custom trong mục Category,
− Gõ cách định dạng vào hộp Type, hay chọn kiểu có sẵn trong danh sách ở dưới,
− Chọn OK khi kết thúc.
2. Thẻ định dạng tự động
Cũng giống như trong Word, việc gán các định dạng của một ô nào đó vào một thẻ có tên và tái sử dụng thẻ đó khi cần thiết là chức năng hữu hiệu của Style. Dùng Style trong Excel tức là gán định dạng lưu lại trên thẻ đó cho một ô khác hay một dãy các ô khác, giúp cho việc định dạng các ô hiệu quả và thuận tiện hơn.
2.1. Tạo Style
Cách tạo Style cũng tương tự như trong Word và theo các bước sau:
− Thao tác các định dạng cần thiết cho Style trên 1 ô,
− Chọn menu Format/ Style,
− Gõ tên Style vào hộp Style name của cửa sổ Format Style,
− Chọn OK khi kết thúc.
2.2. Sử dụng Style
− Chuyển con trỏ đến ô hay đánh dấu các ô cần dùng Style,
− Chọn menu Format/ Style,
− Chọn tên Style cần dùng trong hộp Style name,
− Chọn OK để chấp nhận dùng Style đó.
2.3. Thay đổi định dạng của Style
− Chọn menu Format/ Style,
− Chọn tên Style cần dùng trong hộp Style name,
− Chọn nút Modify, thực hiện các thay đổi cho Style trong cửa sổ Format Cells,
− Chọn OK để kết thúc thay đổi,
− Chọn OK để chấp nhận thay đổi.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 128 2.4. Xoá Style
− Chọn menu Format/ Style,
− Chọn tên Style trong hộp Style name,
− Chọn Delete, bấm OK kết thúc.
2.5. Nhận xét
Tính năng của Style cũng tương tự như việc dùng Paste Special, tuy nhiên với Paste Special thì không chỉ dừng lại việc sao chép định dạng mà còn có chức năng sao chép các ghi chú, sao chép độ rộng cột,… Do đó, tùy theo khả năng của người dùng để lựa chọn cách giải quyết.
3. Định dạng theo điều kiện
Định dạng theo điều kiện là việc tiến hành định dạng tự động cho các ô có giá trị thỏa mãn một tiêu chí nào đó do người dùng yêu cầu.
Ví dụ: Với cột Điểm có các giá trị trong khoảng [-1,10]. Người dùng muốn định dạng hiển thị cho cột Điểm theo tiêu chí sau: Nếu điểm dưới 0 thì hiển thị giá trị màu đỏ và chữ đậm có nền vàng (Red, Bold; Pattern); nếu điểm dưới 5 thì hiển thị giá trị màu xanh lá và chữ đậm nghiêng (Green, Bold Italic); nếu điểm là 10 thì hiển thị màu xanh, có viền khung và đổ màu nền (Blue, Border, Pattern).
3.1. Gắn định dạng theo điều kiện cho dữ liệu
Trong một dãy giá trị, MS Excel cho phép định dạng hiển thị với tối đa 3 điều kiện.
Cách định dạng hiển thị theo điều kiện như sau:
− Đánh dấu vùng giá trị cần định dạng,
− Chọn menu Format/ Conditional Formatting… để mở cửa sổ Conditional Formatting,
− Lựa chọn trong hộp combo thứ nhất để chỉ ra định dạng cho giá trị (Cell Value Is) hay cho công thức (Fomular Is),
− Nếu chọn Cell Value Is thì chọn trong hộp Combo thứ hai toán tử điều kiện của phép so sánh, ví dụ chọn Less than (nhỏ hơn),
− Nhập giá trị hay chọn giá trị cho biểu thức điều kiện trong hộp text thứ ba và thứ tư (nếu có), ví dụ nhập giá trị 0,
− Chọn nút Format để quy định hiển thị cho các giá trị thỏa mãn điều kiện đó,
− Tiến hành các định dạng cần thiết trong cửa sổ Format Cells tương ứng, ví dụ Tab Font chọn Bold, Color Red; Tab Pattern chọn Yellow,
− Chọn 2 lần nút OK để chấp nhận định dạng trên.
3.2. Thêm điều kiện định dạng mới cho dữ liệu
− Đánh dấu vùng giá trị cần thêm định dạng,
− Chọn menu Format/ Conditional Formatting… để mở cửa sổ Conditional Formatting,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 129
− Chọn nút Add để thêm điều kiện, khi đó trong cửa sổ xuất hiện phần lựa chọn cho điều kiện mới,
− Tiến hành các thao tác như các bước trong phần 3.1.
3.3. Thay đổi định dạng cho điều kiện
− Đánh dấu vùng giá trị cần thay đổi định dạng,
− Chọn menu Format/ Conditional Formatting… để mở cửa sổ Conditional Formatting,
− Chọn nút Format của điều kiện cần thay đổi để quy định định dạng,
− Thực hiện thao tác định dạng như trong phần 3.1,
− Chọn OK để chấp nhận sự thay đổi định dạng.
3.4. Xóa điều kiện định dạng
− Đánh dấu vùng giá trị cần xóa định dạng,
− Chọn menu Format/ Conditional Formatting… để mở cửa sổ Conditional Formatting,
− Chọn nút Delete để mở cửa sổ Delete Conditional Format,
− Chọn tích (√) vào các điều kiện cần xóa,
− Chọn OK để chấp nhận hủy định dạng.
4. Địng dạng theo khuôn mẫu có sẵn (Autoformat)
Trong MS Excel đã xây dựng sẵn một số kiểu định dạng, có thể chọn một trong các mẫu này để định dạng bảng.
4.1. Sử dụng khuôn mẫu định dạng
− Đánh dấu vùng giá trị cần định dạng,
− Chọn menu Format/ AutoFormat… để mở cửa sổ AutoFormat,
− Kéo thanh cuộn để tìm và lựa chọn kiểu định dạng có sẵn,
− Nếu muốn sử dụng một phần định dạng nào đó của khuôn mẫu, chọn nút Option…, bỏ dấu tích (√) cho các phần không muốn sử dụng định dạng này. Các phần lựa chọn gồm: Number (Kiểu số), Font (Kiểu Font chữ), Alignment (Căn chỉnh dữ liệu), Border (Viền khung), Patterns (Tô màu nền), Width/Height (Độ rộng cột/Chiều cao dòng).
− Chọn OK để chấp nhận sử dụng khuôn mẫu.
Chú ý: Việc thay đổi khuôn mẫu khác cho bảng cũng làm tương tự như trên.
4.2. Hủy bỏ việc dùng khuôn mẫu
− Đánh dấu vùng giá trị cần bỏ định dạng,
− Chọn menu Format/ AutoFormat… để mở cửa sổ AutoFormat,
− Kéo thanh cuộn xuống cuối cùng danh sách khuôn mẫu,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 130
− Chọn khuôn mẫu có tên None,
− Chọn OK để kết thúc.