Với mỗi đối tượng đưa vào Slide, người dùng có thể tạo hiệu ứng cho chúng.
Cách tạo hiệu ứng cũng làm tương tự như đối với các thành phần khác của Slide.
1. Chèn ảnh vào Slide 1.1. Chèn ảnh từ Clipart
Clipart là bộ sưu tập ảnh phân loại theo chủ đề, có sẵn trong PowerPoint. Để chèn ảnh từ Clipart, làm như sau:
− Chọn menu Insert,/ Picture/ ClipArt,
− Chọn ảnh từ thư viện ClipArt (tương tự Word),
− Chọn Insert rồi chọn OK để kết thúc.
1.2. Chèn ảnh từ file
Nếu có 1 file ảnh trên đĩa, ta có thể chèn ảnh đó vào Slide như sau:
− Chọn menu Insert,/ Picture/ From File,
− Thực hiện chọn ảnh từ thư mục lưu trữ,
− Chọn Insert để chèn vào Slide.
1.3. Một số thao tác đối với ảnh
− Để thay đổi kích thước của ảnh sau khi chèn: kích chọn ảnh, định vị chuột vào các nút điều khiển kích thước ảnh, nhấn & giữ phím chuột trái, rồi kéo rê theo các hướng sao cho đạt được kích thước mong muốn.
− Để dịch chuyển ảnh: kích chọn ảnh, định vị chuột vào trong ảnh, nhấn & giữ phím chuột trái, rồi kéo rê đến vị trí mong muốn.
− Xoá ảnh: kích chọn ảnh, ấn phím Delete.
2. Chèn bảng biểu vào Slide 2.1. Cách chèn bảng
− Chọn menu Insert/ Table,
− Điền số cột và dòng vào ô Number of columns và Number of rows,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 185
− Chọn OK để kết thúc 2.2. Soạn thảo bảng
− Kích chuột vào các ô cần soạn thảo, gõ văn bản
− Để thay đổi kích thước các hàng, cột: định vị chuột vào các đường biên rồi kích và giữ phím chuột trái, rê chuột sang trái, phải, lên trên xuống dưới cho đến khi đạt được kích thước mong muốn,
− Để thêm một hàng: kích chuột phải vào vị trí hàng cần thêm, chọn Insert Rows,
− Để xoá một hàng: bôi đen hàng cần xoá, kích chuột phải lên vùng bôi đen, chọn Delete Rows,
− Để thêm 1 cột: bôi đen 1 cột tại vị trí cần chèn, kích chuột phải vào vùng bôi đen, chọn Insert Columns,
− Để xoá một cột: bôi đen cột cần xóa, kích chuột phải lên vùng bôi đen, chọn Delete Columns,
− Xoá dữ liệu trong bảng: bôi đen phần dữ liệu cần xoá, ấn phím Delete,
− Để trộn một số ô thành một ô: bôi đen các ô cần nhập, kích chuột phải vào vùng bôi đen, chọn Merge Cells,
− Để phân tách 1 ô thành 2 ô:
o Chọn menu View / Toolbars/ Tables & Borders o Kích chuột vào ô cần phân tách
o Kích nút Split Cell trên thanh công cụ vừa mở
− Có thể định dạng đường viền, màu nền, font chữ,... bằng chọn nút tương ứng trên thanh công cụ.
− Để xoá toàn bộ bảng: kích chuột phải vào 1 trong 4 đường biên ngoài cùng của bảng, chọn Cut trong Menu nhanh vừa mở.
− Để dịch chuyển toàn bộ bảng sang 1 vị trí mới trong Slide: kích và giữ chuột trái vào 1 trong 4 đuờng biên ngoài cùng của bảng, kéo rê chuột đến vị trí mới.
− Để thay đổi kích thước của bảng: kích chuột trái vào bảng, 8 nút điều khiển kích thước xuất hiện trên các đường biên ngoài cùng. Định vị chuột vào các nút điều khiển này, bấm giữ chuột trái rồi rê chuột đến khi đạt được kích thước mong muốn.
3. Chèn đồ thị vào Slide 3.1. Chèn đồ thị
− Chọn nút Insert Chart trên thanh công cụ chuẩn (hoặc chọn menu Insert/
Chart),
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 186
− Đồ thị và bảng số liệu mặc định tương ứng hiện ra. Có thể sửa các số liệu trên bảng số liệu mặc định bằng cách kích chuột vào các ô số liệu của bảng và gõ số liệu mới. Đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo các số liệu mới.
3.2. Soạn thảo đồ thị
− Việc soạn thảo, thiết lập các tùy chọn và định dạng đồ thị được làm tương tự như trong Word.
− Có thể thay kiểu đồ thị, thiết lập việc hiển thị các thành phần của đồ thị.
4. Chèn sơ đồ tổ chức vào Slide
Sơ đồ tổ chức là sơ đồ phân cấp hình cây từ trên xuống dưới. Các thành phần của sơ đồ bao gồm: tiêu đề của sơ đồ, các nút sơ đồ, đường nối giữa các nút, nền sơ đồ. Sau đây là một ví dụ mô tả các thành phần của sơ đồ:
4.1. Cách chèn sơ đồ tổ chức
− Chọn menu Insert/ Picture/ Organization Chart, xuất hiện màn hình soạn thảo sơ đồ,
− Thực hiện nhập thông tin vào các nút tương ứng của sơ đồ, bằng cách kích chuột vào nút cần nhập,
− Để đưa vào tiêu đề của sơ đồ, bôi đen dòng chữ “Chart Title” trên đỉnh sơ đồ, rồi gõ nội dung tiêu đề.
4.2. Đưa thêm các nút sơ đồ
− Xác định một nút làm mốc trong sơ đồ,
− Sau đó xác định vị trí tương đối của nút mới so với nút làm mốc. Có 5 vị trí tương đối có thể có: nút mức trên, nút mức dưới, nút cùng mức bên trái, nút cùng mức bên phải, nút trung gian.
− Thao tác đưa thêm 1 nút mới vào sơ đồ: kích chuột vào một nút công cụ (tương ứng với vị trí tương đối của nút mới) trên thanh công cụ của màn hình (xem hình sau), sau đó kích chuột vào nút làm mốc trên sơ đồ.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 187
4.3. Các thao tác soạn thảo khác a. Thao tác chọn
− Chọn 1 nút sơ đồ: kích vào nút đó.
− Chọn một nhóm các nút sơ đồ: Bấm phím CTRL hoặc ALT trong khi dùng chuột chọn các nút trong sơ đồ. Nếu chọn toàn bộ các nút bấm CTRL + A.
− Thao tác chọn các đường nối giữa các nút làm tương tự như với các nút.
Nếu chọn toàn bộ các đường nối: kích chuột phải trên phần nền màn hình soạn thảo (phần trống không có vẽ sơ đồ), chọn Select/ Connecting Lines.
b. Xoá 1 nút hoặc 1 nhóm nút
− Kích chọn nút hoặc nhóm nút đó, bấm phím Delete.
c. Thay đổi kiểu dáng sơ đồ
Có thể thay đổi kiểu dáng của 1 phần hoặc toàn bộ sơ đồ
− Chọn toàn bộ hoặc 1 phần sơ đồ
− Chọn menu Styles, sau đó kích chọn kiểu dáng trong danh sách.
d. Thay đổi phông chữ, kiểu chữ, kích thước chữ
− Chọn các nút muốn thay đổi
− Chọn menu Text/ Font,
− Thực hiện chọn các phần định dạng tương ứng trong cửa sổ Font,
− Chọn OK để kết thúc.
e. Thay đổi màu nền và viền của nút
− Chọn các nút muốn thay đổi,
− Kích chuột phải lên một nút để hiển thị menu
o Thay đổi màu nền chọn Color, o Thay đổi kiểu bóng chọn Shadow,
o Thay đổi kiều viền, màu đường viền và kiểu đường chọn lần lượt Border Style, Border Color và Border Line Style.
4.4. Quay về màn hình soạn thảo Slide
− Sau khi đã soạn thảo hoàn chỉnh sơ đồ, để quay về màn hình soạn thảo Slide, kích vào nút đóng cửa sổ soạn thảo sơ đồ (góc trên bên phải cửa sổ).
− Trong cửa sổ Microsoft Organization Chart, chọn Yes.
Kích vào đây để đưa vào nút
mức dưới
Kích vào đây để đưa vào nút cùng
mức bên trái
Kích vào đây để đưa vào nút cùng mức bên phải
Kích vào đây để đưa vào nút
mức trên
Kích vào đây để đưa vào nút
trung gian
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 188
− Trong màn hình soạn thảo Slide, sơ đồ tổ chức được coi như một đối tượng đồ họa, các thao tác dịch chuyển, phóng to, thu nhỏ, xoá làm hoàn toàn tương tự như đối với ảnh.
− Từ màn hình soạn thảo Slide, muốn soạn thảo sơ đồ thì kích đúp chuột vào sơ đồ.