Sau khi hoàn thành việc chọn bố cục, người sử dụng đã có thể bắt đầu soạn thảo nội dung cho Slide đầu tiên.
1. Chọn và thay đổi template của các Slide
Để tiết kiệm thời gian và sức lực sau này, đó là tạo một kiểu thiết kế chung (template) cho toàn bộ các Slide của bài trình diễn. Kiểu thiết kế chung (template) là một tập hợp các định dạng cho tất cả các Slide, bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu chữ cho các loại tiêu đề trong Slide; màu nền, hoa văn nền, màu đồ thị; các ảnh đưa thêm vào,… Do kiểu thiết kế chung sẽ được áp dụng cho toàn bộ các Slide của bài trình diễn, nên người dùng đỡ mất thời gian cho việc thay đổi định dạng từng Slide sau này. Tuy nhiên trong khi soạn thảo nội dung từng Slide, người dùng vẫn có thể thay đổi một số thuộc tính định dạng khác với mẫu thiết kế ban đầu cho 1 số Slide nào đó.
1.1. Chọn kiểu Template
− Nếu trong bước tạo phiên trình diễn chọn Blank Presentation, PowerPoint áp dụng một template trắng có sẵn.
− Hoặc chọn nút From Design Template, thì chọn Template tương ứng từ danh sách trong cửa sổ tương ứng.
1.2. Thay đổi kiểu Template
Người dùng có thể chọn một kiểu template khác trong danh sách có sẵn. Để thay đổi template này:
− Chọn menu Format/ Apply Design Template,
− Chọn template từ danh sách trong cửa sổ Apply Design Template,
1.Kích chọn một kiểu
bố cục
Danh sách các kiểu bố cục Slide
Tên của kiểu bố cục được
2. Kích chọn OK
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 178
− Chọn nút Apply.
2. Thay đổi thuộc tính của template đã chọn – sử dụng Slide Master
Nếu người dùng vẫn chưa hoàn toàn ưng ý với một template đã chọn thì có thể sửa đổi các định dạng trong template đó cho phù hợp với mình hơn. Công cụ Slide Master đcho phép người dùng có thể tuỳ biến một mẫu thiết kế sẵn (template). Muốn sử dụng Slide Master, làm như sau:
− Chọn menu View/ Master/ Slide Master, xuất hiện màn hình làm việc với Slide Master,
− Thực hiện định dạng với trang Slide Master,
− Thực hiện định dạng với trang Slide Title Master,
− Khi kết thúc, chọn menu View/ Normal để quay trở về chế độ làm việc cụ thể với từng Slide.
“Slide chủ” chứa các định dạng chung của toàn bộ các Slide trong bài trình diễn.
Mỗi thay đổi định dạng áp dụng cho “Slide chủ” đều có hiệu lực đối với toàn bộ các Slide. Người dùng có thể đưa vào các thay đổi về định dạng cho Slide chủ.
2.1. Thay đổi các định dạng về chữ
“Slide chủ” chứa hai khối văn bản lớn: khối trên cùng dành cho tiêu đề lớn của các Slide còn gọi là tiêu đề mức 0, khối dưới dành cho nội dung các Slide, bao gồm các mức tiêu đề nhỏ hơn, từ mức 1, đến mức 5 (hình ở trên). Để thay đổi định dạng chữ cho mức tiêu đề nào, trước hết phải di chuyển con trỏ vào dòng chứa tiêu đề đó
− Chọn menu Format/ Font để mở cửa sổ Font,
− Thực hiện thay đổi về font (tương tự trong MS Word),
− Chọn OK khi kết thúc.
Slide chủ Tiêu đề chính
Các tiêu đề mức nhỏ hơn
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 179 2.2. Thay đổi kiểu đánh số hoặc gạch đầu dòng
− Chọn menu Format/ Bullets and Numbering để mở cửa sổ Bullets and Numbering,
− Nếu là đánh số chọn Tab Numbered,
− Nếu là gạch đầu dọng chọn Tab Bulleted,
− Chọn kiểu tương ứng trong danh sách (làm giống MS Word),
− Nếu thay đổi kích thước của biểu tượng thì tăng/ giảm trong phần Size,
− Thay đổi màu của biểu tượng trong phần Color,
− Chọn OK khi kết thúc.
2.3. Thay đổi các định dạng về nền
Người dùng có thể thay đổi màu hoặc kiểu hoa văn trang trí nền của các Slide như sau:
− Chọn menu Format/ Background để mở cửa sổ Background,
− Chọn nút để chọn màu nền từ bảng màu,
− Nếu muốn hiển thị thêm màu chọn More Color, nếu muốn đổ màu có hiệu ứng chọn Fill Effect,
− Chọn nút Apply để chấp nhận đổ màu cho Slide hiện tại, hoặc chọn Apply to All để đổ màu cho tất cả các Slide.
3. Soạn thảo và tạo định dạng trên Slide
Trong màn hình soạn thảo, một Slide được chia thành một số vùng soạn thảo được bao bọc bởi các đường chấm chấm. Vùng trên cùng là vùng dành cho tiêu đề chính của Slide, các vùng còn lại dành cho nội dung Slide. Muốn soạn thảo vùng nào thì định vị chuột vào vùng đó rồi bắt đầu gõ nội dung.
3.1. Soạn thảo nội dung
Trong vùng soạn thảo nội dung Slide, các đoạn văn bản do người dùng gõ vào được phân loại thành 5 mức phân cấp khác nhau, mỗi mức có thể có các định dạng riêng (font chữ, gióng biên, căn lề, màu chữ, kiểu gạch đầu dòng,…) theo template được chọn và do người dùng thiết lập thêm. Các mức dưới được gióng biên thụt vào bên phải so với các mức trên. Cách gõ văn bản như sau:
− Người dùng gõ vào các đoạn văn bản cách nhau bởi các dấu Enter,
− Để chuyển một đoạn văn bản từ mức trên xuống mức dưới, đặt trỏ chuột vào đầu đoạn văn bản, bấm phím Tab,
− Để chuyển một đoạn văn bản từ mức dưới lên mức trên, đặt trỏ chuột vào đầu đoạn văn bản, bấm phím Shift + Tab,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 180 Trong khi soạn thảo, có thể định dạng về chữ và nền cho Slide. Tuy nhiên các thay đổi định dạng (font chữ, màu nền...) chỉ có tác dụng trên Slide hiện thời, không ảnh hưởng tới các Slide khác.
3.2. Thêm một Slide rỗng mới
Khi soạn thảo xong 1 Slide, cần chuyển sang một Slide mới để soạn thảo tiếp nội dung trình diễn, làm như sau:
− Chọn menu Insert/ New Slide,
− Chọn bố cục cho Slide mới (tương tự như cách chọn bố cục ở trên)
− Chọn OK để chấp nhận việc thêm Slide mới theo bố cục đã chọn.
3.3. Di chuyển giữa các Slide
− Dùng phím: nhấn phím PgUp để di chuyển về Slide trước, PgDn để di chuyển sang Slide sau.
− Dùng cửa sổ Layout: Trong cửa sổ Layout của khung nhìn Normal, kích chọn Slide muốn di chuyển đến.
3.4. Xoá một Slide
− Di chuyển đến Slide cần xóa khỏi bài trình diễn,
− Chọn menu Edit/ Delete Slide.
Chú ý: Có thể xóa Slide trong khung nhìn Slide Sorter, cũng có thể xoá các Slide bằng cách chọn Slide rồi bấm Delete hoặc chọn từ menu View/ Delete Slide.
3.5. Thay đổi thứ tự các Slide
− Dùng cửa sổ Layout: Trong cửa sổ Layout của khung nhìn Normal, kích chọn Slide muốn thay đổi thứ tự. Nhấn và giữ phím chuột trái, kéo rê đến vị trí mong muốn.
− Dùng khung nhìn Slide Sorter: chọn menu View/ Slide Sorter, chọn các Slide cần di chuyển, bấm và giữ phím trái chuột trong khi kéo đến vị trí mong muốn.
4. Tiêu đề cuối trang (footer)
PowerPoint cho phép người dùng có thể đưa vào cuối mỗi Slide các thông tin như: số hiệu Slide, ngày tháng tạo lập Slide, và tiêu đề cuối trang (footer).
Tiêu đề cuối trang là một đoạn văn bản ngắn bất kỳ, thông thường là các thông tin về cá nhân người tạo lập hoặc trình diễn Slide, chẳng hạn như họ tên, cơ quan,…
4.1. Đưa vào nội dung footer
Có thể đưa nội dung footer cho từng trang Slide hoặc tiêu đề cho các trang trình diễn khi in (handout).
− Chọn menu View/ Header and Footer,
− Nếu đưa nội dung footer của từng Slide chọn Tab Slide,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 181
− Nếu đưa nội dung footer của trang in chọn Tab Notes and Handouts,
− Tích vào hộp Date & Time để thêm ngày giờ: tự động cập nhật theo hệ thống (Update automatically) hay cố định (Fixed) do người dùng gõ vào,
− Tích vào hộp Slide Number để thêm số thứ tự trang trình diễn,
− Tích vào hộp Footer để thêm tiêu đề cuối trang, nội dung được gõ vào hộp ngay dưới,
− Chọn nút Apply to All hoặc Apply để chấp nhận các thông tin trên.
4.2. Định dạng footer
− Chọn menu View/ Slide Master,
− Chọn phần Date Area, Footer Area, Number Area, rồi tiến hành các định dạng cần thiết (tương tự như định dạng cho các phần khác trong Slide Master),
− Kết thúc chọn menu View/ Normal để quay trở lại chế độ làm việc với các Slide.
5. Đưa vào các hiệu ứng động (Animation) 5.1. Hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide
Một tính năng được ưa chuộng trong các bài trình diễn của PowerPoint, đó là các Slide trình diễn không chỉ gồm các dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng có thể “nhảy múa” dưới sự điều khiển của người trình diễn cùng với sự phát ra các âm thanh vui tai, sinh động. Cụ thể hơn, người dùng có thể đưa vào các hiệu ứng động sao cho lúc trình diễn, sau mỗi lần nhấn phím hay kích chuột, các thành phần văn bản lần lượt hiện ra theo nhiều kiểu khác nhau: bay ra từ bên trái, từ bên phải, từ trên xuống, dưới lên, theo kiểu xoáy trôn ốc,… kèm theo nhiều loại âm thanh.
Để đưa vào các hiệu ứng như vậy trong Slide hiện thời, làm như sau:
− Chọn menu Slide Show/ Custom Animation để mở cửa sổ Custom Animation,
− Mỗi một thành phần trong Slide có tên tương ứng trong phần Check to animate slide objects, tích vào thành phần cần tạo hiệu ứng,
− Chọn Tab Effect, chọn hiệu ứng và cách thực hiện hiệu ứng đó trong 2 hộp đầu tiên trong phần Entry animation and sound,
− Chọn âm thanh trong hộp tiếp theo,
− Nếu muốn có hiệu ứng phụ sau khi thực hiện xong hiệu ứng trên, chọn hộp trong phần After animation,
− Nếu muốn hiệu ứng được thực hiện theo từng chữ, từng từ hay từng dòng chọn vào hộp trong phần Introduce Text,
− Để xem trước hiệu ứng, chọn nút Preview,
− Kết thúc chọn OK.
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 182 5.2. Đặt giờ hay thay đổi trật tự thực hiện hiệu ứng
− Chọn menu Slide Show/ Custom Animation để mở cửa sổ Custom Animation,
− Chọn Tab Timer and Order,
− Chọn thành phần cần thay đổi vị trí thực hiện, sau đó bấm nút để thay đổi,
− Nếu muốn thực hiện tự động hiệu ứng cho các thành phần chọn Automatically After rồi đặt thời gian vào hộp.
− Kết thúc chọn OK.
5.3. Hiệu ứng động khi chuyển tiếp giữa các Slide
Các hiệu ứng động cũng có thể được đưa vào để chuyển tiếp giữa các Slide lúc trình diễn. Điều đó có nghĩa là, khi người trình diễn bấm một phím để chuyển Slide, Slide mới “bay” ra thay chỗ cho Slide cũ, hiệu ứng động chính là các cách
“bay ra” của Slide mới này.
− Chọn menu Slide Show/ Slide Transition, xuất hiện cửa sổ Slide Transition,
− Chọn kiểu hiệu ứng trong hộp thuộc phần Effect,
− Chọn tốc độ chạy hiệu ứng: Chậm (Slow), Vừa (Medium) hay Nhanh (Fast),
− Tích tương ứng vào hộp, nếu muốn việc chuyển trang được thực hiện khi:
Kích chuột/ Bấm Enter (On mouse click) hay Tự động sau thời gian (Automatically after)
− Chọn âm thanh đi kèm khi chuyển trang trong phần Sound,
− Chọn nút Apply to All hoặc Apply để chấp nhận thay đổi.
6. Chèn liên kết
6.1. Đưa vào các siêu móc nối (Hyperlink)
Có thể đưa vào một siêu móc nối đến 1 trang Web khác, một file văn bản, hay đến 1 Slide bất kỳ vào trong Slide. Khi trình diễn, có thế chọn vào nơi chèn siêu móc nối để mở đối tượng tương ứng trên móc nối đó.
a. Chèn móc nối
− Đánh dấu văn bản cần gắn móc nối,
− Chọn menu Insert/ Hyper Link, cửa sổ Insert Hyper Link xuất hiện,
− Lần lượt điền các tham số sau
o Nếu muốn chọn File cần liên kết, chọn nút File… rồi tìm đến tên file cần thiết,
o Nếu muốn chọn liên kết tới trang Web thì chọn nút Web page…,
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 183 o Nếu chỉ muốn liên kết tới một Slide trong cùng phiên trình diễn chọn nút Bookmark…, rồi chọn tên Slide hoặc số thứ tự Slide trong cửa sổ tương ứng rồi chọn nút OK.
− Chọn OK để kết thúc.
Chú ý: Các thao tác định dạng chữ của Hyperlink làm tương tự như đối với chữ.
b. Sửa/ gỡ bỏ móc nối
− Chọn văn bản chứa móc nối cần sửa/ gỡ bỏ
− Chọn menu Insert/ Hyper Link
− Nếu muốn sửa đổi các tham số đối với Hyperlink, kích chuột vào Hyperlink, sau đó lặp lại các thao tác như khi chèn.
− Nếu muốn gỡ bỏ chọn nút Remove Link.
− Chọn OK khi kết thúc.
6.2. Đưa vào các nút tác động (Action Button)
Nút tác động là nút mà khi kích chuột vào, sẽ thực hiện một hành động nào đó, chẳng hạn như chuyển về đầu bài trình diễn, về cuối bài trình diễn, chạy một ứng dụng nào đó, móc nối đến một file trình diễn nào đó,…
a. Chèn Action Button
− Chọn menu Slide Show/ Action Button,
− Chọn nút tác động từ danh sách,
− Di chuyển vào Slide, bấm giữ phím trái chuột để tạo ra nút Action trong trang đó,
− Trong cửa sổ Action Settings, chọn nút Hyperlink to,
o Để liên kết đến 1 Slide bất kỳ, chọn dòng Slide… trong danh sách, o Để mở 1 phiên trình diễn khác, chọn Other PowerPoint Presentation,
o Để mở 1 file bất kỳ, chọn Other File,
− Để đưa hiệu ứng âm thanh cho nút chọn tích vào Play Sound, chọn kiểu âm thanh từ danh sách trong hộp bên dưới.
− Chọn OK để kết thúc.
b. Thay đổi tên nhãn
Nếu muốn đưa vào nút một dòng chữ làm nhãn cho nút, ví dụ như “OK”, “Chuyển”... làm như sau:
− Kích chuột phải lên nút,
− Kích chọn Edit Text,
− Gõ vào dòng nhãn cho nút,
− Kích chuột ra vùng Slide bên ngoài nút để kết thúc việc gõ nhãn nút c. Di chuyển/ Xóa nút
Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 184
− Chọn nút cần di chuyển/ xóa,
− Bấm giữ phím trái chuột và di chuyển đến vị trí mới.
− Nếu xóa chỉ cần chọn Delete.
d. Định dạng nút
− Chọn nút cần định dạng,
− Bấm phải chuột, chọn Format từ menu,
− Tiến hành định dạng tương tự như định dạng các hình thể trong Word.